O SEF e o Alojamento Local: Saiba o que Tem que Fazer

Se tem um alojamento local de certeza que já ouviu falar de ter que fazer um registo no SEF, e talvez se tenha perguntado, mas o que é que o SEF tem haver com os alojamento locais?

A resposta a isto é mais simples do que parece, afinal está a receber hóspedes estrangeiros na sua casa de férias. Ainda que o espaço da União Europeia seja de livre circulação, todas as pessoas que recebem hóspedes não portugueses no seu alojamento local têm que notificar o Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF). Isto aplica-se aos alojamentos locais, mas não só, também os hotéis e alojamento turísticos o têm que fazer.

Agora vem a parte um bocadinho mais complicada, a de fazer o registo no SIBA do seu alojamento local, de enviar os boletins de alojamento aos devidos hóspedes e de fazer a comunicação ao SEF dos não portugueses que ficam na sua casa de férias. Mas não se preocupe, pode parecer confuso, mas num instante vai pôr todos os pontos nos i.

Se já está informado sobre o que tem que fazer, descarregue já o nosso boletim de alojamento local. Este formulário vem em diferentes idiomas e com todos os campos obrigatórios que tem de submeter no SIBA, para que não tenha mais preocupações!

Não consegue ver o formulário para descarregar o Boletim para o SIBA? Clique aqui.

 

Preciso mesmo de fazer a comunicação ao SEF?

Sim! Todos os gestores de alojamentos locais estão legalmente obrigados a fazer esta notificação ao SEF, não só para controlar os estrangeiros que entram e saem do país, mas também para garantir uma maior segurança de todos os que se hospedam em Portugal.

O artigo 45.º da Convenção de Aplicação do Acordo de Schengen (CAAS) é o que determina esta regra na lei portuguesa, contudo noutros países do mundo, em geral, também existe esta obrigação.

Por vários motivos, ao não registrar os seus hóspedes, como responsável do seu estabelecimento de alojamento local está sujeito a aplicação cumulativa de multas pesadas, podem ir desde coimas até, nos casos mais graves, levar à prisão.

Portanto é importante manter sempre presente que este registo tem mesmo de ser feito… sem espaço para esquecimentos. Uma boa forma de não se esquecer é usar um gestor de tarefas, que lhe permite ter um esboço da lista de coisas que têm de ser feitas diariamente, como este tipo de comunicação ao SEF.

Em que casos se faz esta comunicação?

Todos os cidadãos que não têm nacionalidade portuguesa têm que ser registados, independentemente da sua nacionalidade. Isto inclui cada membro de um grupo ou de um casal, não basta apenas um representante. Também não há restrições de idade, ou seja também deve ser feito o registo de crianças que se hospedam com os seus responsáveis no alojamento.

No caso de um casal que não tem o documento de identificação dos filhos, o Boletim de Nascimento ou um documento equivalente também pode ser aceite. Contudo se não apresentarem qualquer tipo de documento, deverão ser contactadas as autoridades competentes para resolver este a situação.

Preciso de registar os hóspedes que vêm do Airbnb?

Quer os seus hóspedes venham do Airbnb, da Booking.com, da Expedia ou até do Vrbo, qualquer reserva que venha de terceiros, cai sobre si, como explorador do Alojamento Local, a responsabilidade de fazer o registo dos hóspedes no SEF.

Ainda que o Airbnb não faça o registo por si, existem formas de simplificar a sua vida, como por exemplo ao usar outras plataformas que fazem este registo dos viajantes por si, como a Check-in Scan.

É de lembrar que esta responsabilidade de registar estrangeiros não deixa de cair sobre si ao ter uma empresa que faz a gestão do alojamento local por si. Ainda que muitas vezes possa requisitar o serviço de registo no SEF, não dê por garantido que o irão fazer por si.

 

Como posso fazer o registo dos hóspedes no SEF

Hoje em dia todo este processo é feito digitalmente, sendo que nem sequer é aceite o envio por fax como era antigamente. Através do SIBA pode submeter os boletins de alojamento dos seus hóspedes estrangeiros e assim proceder ao envio da comunicação.

Tem 3 dias úteis para comunicar ao SEF a entrada e a saída de cada visitante. Este prazo conta-se por dias inteiros, independentemente da hora a que o registo foi efetuado.

 

O que é o SIBA e o que tem haver com o SEF?

O SIBA, ou Sistema de Informação de Boletins de Alojamento, é o sistema onde pode registar o seu alojamento e assim começar a fazer a comunicação dos hóspedes estrangeiros que ficam no seu alojamento. O registo no SIBA é obrigatório para todos os estabelecimentos de alojamento turístico.

Como pode fazer o registo no SIBA?

Terá que preencher corretamente o formulário disponível para este efeito. Após enviar este formulário, irá receber um e-mail de confirmação da inscrição, assegure-se que o e-mail que utiliza está correto. Este e-mail irá dizer-lhe algo como “em 48 horas vai receber a chave de ativação do Portal SIBA”.

Algo importante a referir é que para se autenticar no SIBA tem que ter um número de estabelecimento. Se ainda não tem este número, terá que fazer o registo do seu alojamento local antes de tudo.

Pode consultar mais sobre o preenchimento do formulário e sobre o Portal SIBA neste Manual do Utilizador, aqui tem a explicação de qualquer questão relativa ao SIBA, quer seja a forma como envia o seu boletim de alojamento ou como tem que preencher os dados corretamente.

O que é o boletim de alojamento?

O boletim do alojamento é um formulário que preenche com as informações dos seus hóspedes, que submete no SIBA para fazer a comunicação ao SEF.

Pode usar o nosso formulário já feito como template, que pode também descarregar no fim deste artigo, com todas as informações obrigatórias a serem preenchidas, feito à sua medida. Imprima o boletim e entregue aos hóspedes para que estes o preencham e assinem no momento que fazem o check-in no seu alojamento local, ou envie-o antes de chegarem.

Para preencher o formulário tem que pedir aos seus hóspedes as informações obrigatórias, que são as seguintes:

• Nome próprio
• Data de nascimento
• Nacionalidade
• Tipo de documento
• Número do documento
• País emissor
• País de residência
• Data de entrada e saída

Estas informações têm que ser preenchidas com atenção uma vez que são enviadas a entidades oficiais, e erros podem levar a multas.

 

Como lidar com hóspedes que se recusam a fornecer os seus dados

Independentemente do tema com que estejamos a lidar, disponibilizar um serviço ao público requer lidar com pessoas, e muitas vezes as reações que recebe podem não ser tão positivas como espera. Até quando se trata de pedir dados que são obrigatórios pedir por lei.

Ter hóspedes que se recusam a fornecer dados é uma realidade que, especialmente nos dias de hoje, acontece.

O truque, como na maioria das vezes, é falar. Comece por explicar o porquê de os hóspedes terem que fornecer estes dados e deixe claro que este tipo de informação é tratada com confidencialidade.

Com calma e diálogo a maioria dos problemas deste tipo podem ser rapidamente resolvidos, algumas coisas que pode dizer aos seus hóspedes de forma a tentar tranquilizá-los são:

• Comece por explicar que está a pedir os dados por motivos legais, este registo decorre de uma obrigação que tem perante a lei portuguesa e do artigo 45.º da Convenção de Aplicação do Acordo de Schengen (CAAS), que existe em muitos outros países do mundo.
• Relembre os seus hóspedes que este registo também é importante para que no caso de uma emergência os serviços de segurança os possam localizar mais rapidamente.
• E deixe claro também que está sujeito a multas pesadas caso não registe os seus hóspedes.

Pode ser também relevante mencionar previamente no contrato de arrendamento que estas informações são obrigatórias para todos os estrangeiros que se hospedam no seu alojamento. Assim, também se assegura que logo à partida estão todos na mesma página.

 

Conclusão

Uma parte bastante burocrática das estadias dos hóspedes que recebe no seu alojamento local é o envio da comunicação de não portugueses ao SEF. Contudo, faz parte do dia-a-dia de um gestor de alojamento local por isso não tem como escapar a esta tarefa.

Com este guia esperemos que saiba tudo o que tem que fazer para não ter quaisquer problemas com o SEF.

Agora que já está inscrito no SIBA, pronto para fazer a comunicação ao SEF e começar a enviar os boletins de alojamento local aos hóspedes, pode descarregar o nosso formulário do boletim gratuitamente:

Não consegue ver o formulário para descarregar o Boletim para o SIBA? Clique aqui.