Cómo escoger el PMS perfecto para tu alojamiento: la guía definitiva

Si estás leyendo esto, probablemente sea porque eres anfitrión de un alojamiento turístico o, al menos, aspiras a serlo. Independientemente de cual sea el caso, una cosa es segura: eres consciente de la importancia de contar con una herramienta rápida y fiable para gestionar tu negocio, y por eso quieres informarte a fondo para escoger bien tu PMS.

Enhorabuena: estás en el lugar adecuado. La guía que tienes frente a ti cubre todos los factores que debes considerar antes de elegir un PMS para tu negocio, qué funcionalidades puede esperar (¡y cuáles son innegociables!) y, por supuesto, cómo te puedes beneficiar.

¿Suena bien, verdad? Sigue leyendo para conocer todas las claves o, si lo prefieres, descarga la guía en formato PDF totalmente gratis. Para ello, sólo tienes que completar el formulario que aparece a continuación:

¿Qué es exactamente un PMS?

PMS es la abreviatura de “Property Management System” en inglés; literalmente, “sistema de gestión de propiedades”. Sin embargo, en español, cuando no decimos PMS, utilizamos sinónimos como software de gestión de propiedades o software de alquiler vacacional.

Lo llamemos como lo llamemos, un PMS es esencialmente un programa informático utilizado para simplificar la gestión diaria de los negocios de alojamiento turístico.

Los PMS son soluciones todo en uno que permiten sincronizar y gestionar anuncios, calendarios, reservas, mensajes y mucho más a través de varias plataformas a la vez (como Airbnb o Booking) y en tiempo real, además de crear una página web mediante la cual aceptar reservas directas y pagos libres de comisiones en tu alquiler vacacional.

Un buen PMS también te puede ayudar a gestionar las limpiezas, el mantenimiento o la contabilidad de tu propiedad, por sí mismo o mediante integraciones con software especializado de terceros.

Básicamente, ¡es como tener un asistente virtual que te ayuda con todas las tareas de tu día a día!

¿Realmente necesito un PMS?

Los beneficios de usar un PMS son aplicables a casi todos los anfitriones.

Ante todo, serás más productivo: dedicarás mucho menos tiempo a completar tareas administrativas; tiempo que podrás dedicar a atender mejor a tus huéspedes, por ejemplo.

Si gestionas varios alojamientos en múltiples plataformas de Internet, un buen PMS es un auténtico salvavidas que te ayudará a ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero. Te contamos cómo exactamente en los próximos párrafos.

¿Con qué tareas me puede ayudar un PMS?

Gestionar un alquiler vacacional puede ser una experiencia muy gratificante, pero no siempre es fácil. Todos los días hay que encargarse de numerosas tareas, y ahí es donde entra en juego un PMS.

Pero, ¿qué problemas resuelve concretamente un PMS? Echemos un vistazo más de cerca a algunos de los retos más comunes a los que se enfrentan los anfitriones y exploremos cómo un PMS puede ayudarte a resolverlos.

• Procesos manuales: Muchos anfitriones siguen confiando en las hojas de cálculo o los apuntes a mano. Sin embargo, esos métodos son lentos y propensos a errores. Un PMS te permite automatizar esas tareas, reduciendo los errores y haciendo que las cosas funcionen mejor.

• Gestión de canales: La gestión de canales puede ser un verdadero reto, sobre todo cuando son varios a la vez. Un PMS te ayudará a evitar los problemas derivados de ella, como el overbooking, las reservas que se solapan, los errores derivados de la introducción manual de datos y las tarifas incoherentes.

• Comunicación: A veces, a los gestores de alojamientos turísticos les resulta difícil mantener informado a todo el mundo: a su equipo, a los propietarios y a los huéspedes. Un PMS es la solución perfecta, pues permite que los miembros del equipo pueden chatear, los propietarios recibir actualizaciones y los huéspedes encontrar toda la información importante que necesitan.

• Gestión de reservas: Si gestionas múltiples propiedades en varias plataformas de alquiler vacacional, a veces puede resultar complicado gestionar todas las reservas de forma eficiente. Sin embargo, un PMS te permite actualizar la disponibilidad del alojamiento y gestionar reservas y pagos automáticamente.

• Contabilidad: ¡Olvídate de hojas de cálculo! Un buen PMS incluirá herramientas para crear facturas, hacer un seguimiento de los gastos y generar informes financieros.

• Gestión de limpiezas y mantenimientos: Un PMS te permite asignar automáticamente tareas de limpieza al personal a tu cargo, programar mantenimientos y enviar notificaciones a tu equipo. No sólo eso, sino que puede ayudarle con las nóminas, las facturas y los pagos de los mismos.

• Gestión de huéspedes: Usar un PMS te permitirá mantener organizados los detalles de los huéspedes y las reservas, automatizar las entradas y salidas y gestionar todas las comunicaciones, incluidos contratos de alquiler vacacional y cartas de bienvenida.

• Fijación de precios: Algunos PMS cuentan con funcionalidades de fijación de precios, con las que es posible modificar las tarifas automáticamente en función de la ocupación, la época del año y los precios de la competencia.

¿Cuáles son los beneficios de usar un PMS?

Ahora que ya conoces qué tareas puedes realizar con un PMS, veamos cómo puede beneficiar a tu negocio en términos concretos.

• Ahorro de tiempo: Si quieres trabajar de forma más inteligente, un PMS es la herramienta perfecta. Gestionar automáticamente el procesamiento de pagos, las comunicaciones huéspedes y empleados, los mantenimientos de la propiedad, la asignación de tareas y la rotación de huéspedes, entre otras cosas, te permitirá ahorrar mucho tiempo,

• Mayor satisfacción de los huéspedes: con un PMS, puede ofrecer una mejor experiencia a los huéspedes automatizando las entradas y salidas, la comunicación con los huéspedes, la asignación de tareas al personal y el envío de contratos de alquiler, cartas de bienvenida y guías. También puede facilitar el acceso a la información, las preferencias y las solicitudes de los huéspedes.

• Mayor rentabilidad: usar una herramienta de precios dinámicos junto a tu PMS puede ayudarte a mejorar la rentabilidad del mismo, al ofrecerte información en tiempo real sobre el nivel de ocupación de tu propiedad, la demanda y los precios de la competencia.

• Analítica e informes mejorados: el análisis del rendimiento y la generación de informes suele ser una de las tareas más tediosas. Un PMS te permitirá automatizarla, para poder tomar decisiones basadas en datos en cualquier momento y con agilidad.

• Mayor visibilidad: un PMS puede aumentar la visibilidad online de su propiedad, poniéndola en el radar de muchos más huéspedes potenciales. Potenciar la presencia en redes de tu alojamiento garantiza que los huéspedes puedan encontrarlo y reservar fácilmente.

¿Qué tener en cuenta al escoger un PMS?

La elección del PMS adecuado puede resultar complicada, especialmente dada la gran variedad de alternativas disponibles en el mercado. A la vez, es una tarea crucial, y nadie quiere tener que migrar a un nuevo software cada poco tiempo.

Por tanto, antes de tomar una decisión, es importante tener en cuenta varios factores.

Identifica tus necesidades

Antes de nada, debes saber que estás buscando realmente. Si no identificas primero tus necesidades, corres el riesgo de elegir un PMS que no sea el adecuado para tus circunstancias. Y, reconozcámoslo, nadie quiere perder ni tiempo ni dinero.

Por tanto, antes de empezar, da un paso atrás y evalúa bien tus metas y objetivos.

Características y funcionalidades

No todos los PMS son iguales, y elegir el equivocado puede ser un error costoso. Asegúrate de elegir el PMS perfecto analizando detenidamente tu día a día, las tareas que llevas a cabo y  su importancia. A continuación, asegúrate de seleccionar un PMS que incluya todas las funciones esenciales para agilizar tus operaciones y ayudarte a alcanzar tus objetivos.

Facilidad de uso

Salvo que seas un experto informático, seguramente querrás un PMS que sea fácil de usar e intuitivo. Al fin y al cabo, buscas ser más productivo, ¿no? Un PMS demasiado complejo puede ser contraproducente, o lo que es peor, facilitar que cometas errores que pueden salirte bastante caros, sobre todo en temporada alta. Por lo tanto, asegúreta de elegir un PMS que trabaje para ti, y no en contra tuya.

Integraciones

Otro aspecto a tener en cuenta al elegir un PMS son sus integraciones con herramientas de terceros, como software de fijación de precios, automatización del check-in, procesadores de pagos y demás. ¿El motivo? Si tu PMS se integra con esta clase de herramientas, no tendrás que entrar en cada una de ellas para hacer cambios: podrás gestionarlas todas desde el mismo.

Onboarding

El onboarding es un proceso que se realiza cuando empiezas a usar un nuevo PMS con el objetivo de que empezar a usarlo te resulte lo más sencillo posible. Normalmente, tu equipo y tú seréis asignados un especialista, que os ofrecerá formación personalizada y se asegurará de que todos sepáis cómo aprovechar al máximo las funciones del PMS.

Soporte

Un PMS no es sólo software; es también una inversión en tu empresa. Por este motivo, contar con un equipo de expertos que se lo conoce al dedillo y está siempre disponible para ayudarte es vital para sacarle el máximo partid y saber que cualquier problema que surja se resolverá con rapidez y eficacia.

Relación calidad-precio

Ten en cuenta el coste al completo, no sólo la inversión inicial. Considera el impacto en el coste mensual de las comisiones de reserva y cualquier otro cargo. Un buen PMS siempre debería ofrecerte una buena relación calidad-precio.

Escalabilidad

¡Da igual si tienes una propiedad o cien! Un buen PMS debe adaptarse a tus necesidades a medida que tu negocio crece, para que no tengas que cambiar de plataforma cada poco tiempo.

Por tanto, antes de escoger, asegúrate de que tu PMS será una opción viable a largo plazo, aunque cambien tus necesidades.

Flexibilidad

Un PMS flexible te permitirá personalizarlo y configurarlo para que se adapte a las necesidades de tu negocio, sin que por ello debas sacrificar funciones esenciales o hacer que la experiencia del usuario se vea afectada.

Reseñas

Antes de elegir tu PMS, busca en Internet opiniones de otros usuarios que lo hayan probado. Asegúrate de conocer sus opiniones sobre aspectos como las funcionalidades, la atención al cliente y si su experiencia ha sido buena en general. Es como recibir una recomendación de un amigo: no comprarías algo sin antes comprobar las opiniones, ¿verdad? Lo mismo vale para elegir un PMS.

Acuerdos con las OTAs

Si está buscando un PMS, asegúrese de que es socio preferente de las principales OTA. Ser socio preferente significa que el PMS las ha impresionado por su rendimiento, fiabilidad y servicio, y demuestra que hay un alto nivel de confianza entre ellas y el PMS.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de un PMS?

Actualmente, gestionar un negocio de alquiler vacacional no es tarea fácil, y a veces es normal sentirse abrumado.

Por este motivo, contar con un PMS potente es fundamental. Desde agilizar las reservas hasta gestionar la limpieza, un buen PMS es como tener un equipo de expertos al alcance de la mano. Con todas las funciones esenciales que necesita para operar de forma más eficiente y ofrecer mejores experiencias a los huéspedes, un PMS es el arma secreta que llevará su negocio de alquiler vacacional al siguiente nivel.

Channel manager

Un channel manager te proporcionará un sistema centralizado para gestionar todos los canales de reservas, asegurándose de que éstas se sincronizan en todos ellos, reduciendo así el riesgo de overbookings o dobles reservas.

Además, con un channel manager, podrá actualizar las tarifas y la disponibilidad en tiempo real, lo que le ayudará a maximizar tus beneficios y mantener alta tu tasa de ocupación.

Sistema de reservas centralizado

Imagínate esto: gestionas un alojamiento maravilloso, pero no das abasto con las reservas. La solución a tu problema es un sistema centralizado de reservas, con el que podrás gestionarlas sin esfuerzo desde un único lugar.

Bandeja de entrada unificada

La bandeja de entrada unificada combina todos tus correos electrónicos, chats y mensajes de las plataformas en un único panel de control siempre actualizado y muy fácil de usar. ¡Se acabó al saltar de canal en canal!

Contar con una bandeja de entrada unificado te ayudará a ahorrar tiempo, evitar errores y garantiza que todas las consultas de tus huéspedes se atiendan rápidamente. Tú y tu personal podréis gestionar todas la comunicaciones con comodidad y eficacia.

Comunicación con los huéspedes

Ofrece a tus huéspedes una experiencia 5 estrellas y, al mismo tiempo, ten más tiempo libre automatizando tus comunicaciones. Un buen PMS te permitirá enviar y programar mensajes personalizados a tus huéspedes mediante SMS y correo electrónico, incluidos documentos importantes como el contrato de alquiler vacacional.

Contabilidad

¡No pierdas el tiempo haciendo números! Si escoges un PMS con funciones de contabilidad, podrás realizar un seguimiento de todas sus reservas y pagos, tanto de huéspedes como de empleados, para ver fácilmente cuáles son tus ingresos y de dónde proceden. ¿Quieres saber cuáles son tus anuncios más rentables? Con un PMS lo sabrás.

Gestión de tareas

¿Quieres evitar los malabarismos al gestionar las tareas de tu equipo? Un PMS de calidad ofrece herramientas que te ayudarán a crear y asignar sin esfuerzo tareas recurrentes y puntuales a los miembros de su equipo, garantizando que nada se pierde por el camino. Una vez completada una tarea, recibirás una notificación automáticamente, para que pueda siempre estés al tanto de todo.

Gestión de usuarios

Las herramientas de gestión de usuarios te ofrecen un control total sobre quién tiene acceso a tu PMS y qué puede hacer en él.

Entre otras cosas, podrás configurar credenciales de acceso individuales para cada miembro de tu equipo y asignar permisos en función del rol de cada uno. De este modo, podrás asegurarte de que todo el mundo trabaja de forma eficaz y segura.

Creador de páginas web

¿Te gustaría crear una página web para tu alojamiento a través de la cual en el que obtener reservas, pero no sabes programar? Lo que estás buscando es un creador de páginas web basado en plantillas, que no requiere contar con conocimientos de desarrollo web.

Normalmente, podrás elegir entre una serie de temas prediseñados, y a partir de ahí adaptar el diseño a tu gusto con tus propias fotos, colores y fuentes, entre otras cosas.

La mayoría de los creadores de sitios web incluyen un motor de reservas, reservas en línea y procesamiento de pagos, para que los huéspedes puedan reservar y pagar su estancia directamente en su sitio web y os ahorréis el pago de comisiones a las OTA.

¿Ya tienes página web? Usa un widget de reservas

Si tu alojamiento ya tiene página web, pero no permite aceptar reservas o gestionar pagos, asegúrate de escoger un PMS con widget de reservas externo. Un widget de reservas se integrará a la perfección en tu web y permitirá a los huéspedes reservar cómodamente.

Informes financieros

Los informes financieros son una función esencial que ayuda a los anfitriones a conocer el rendimiento de su negocio. Un PMS suele incluir una serie de informes que proporcionan información detallada sobre ingresos, gastos, beneficios y flujos de caja.

App móvil

Un PMS con aplicación para móviles te permitirá permita gestionar reservas, calendarios, equipos y mensajes estés donde estés. La app debería contar con aproximadamente las mismas funciones que la versión de escritorio, para que tanto tu como el personal a tu cargo podáis acceder a las funciones más importantes sin tener que abrir el portátil.

Integraciones

El tiempo es oro, y más en el sector del alquiler vacacional. Por este motivo, contar con un PMS  que pueda conectarse sin esfuerzo con otras herramientas es vital, y te permirá agilizar tu operativa.

¿Te imaginas poder gestionar las reservas, la limpieza y los check-ins desde un sólo lugar? Hoy en día, con el PMS adecuado, es perfectamente posible.

Algunas de las integraciones más populares son:

• Contabilidad: Estas integraciones permiten que tu PMS se conecte con software de contabilidad, para que puedas sincronizar fácilmente los datos financieros de tu negocio y realizar un seguimiento de su salud financiera. No tendrás que preocuparte de introducir datos a mano: la integración con el PMS se encargarán de ello.
• Precios dinámicos: Las herramientas de precios dinámicos pueden ayudarte a aumentar tus ingresos al establecer tarifas en base a la demanda y la competencia. Gracias al análisis de datos y el machine learning, podrás optimizar tu estrategia de precios al máximo.
• Verificación de huéspedes: Estas herramientas utilizan algoritmos avanzados para analizar la información y el historial de los huéspedes, incluidas las reseñas anteriores, el comportamiento de reserva e incluso la actividad en las redes sociales. Podrás identificar rápidamente posibles señales de alarma y tomar medidas proactivas para evitar cualquier problema con huéspedes conflictivos.
• Domótica: ¿Sabías que con la domótica puedes controlar las luces y la calefacción del alojamiento a distancia? Asimismo, también podrás vigilar los niveles de ruido para evitar fiestas no autorizadas antes de que se produzcan.
• Pagos: Las integraciones con plataformas de pago como Stripe te permitirán aceptar y solicitar pagos online a tus huéspedes, así como pagar a tus empleados.
• Marketing: Conectar tu PMS con herramientas de marketing eficaces, como software de email marketing o las plataformas de alquiler vacacional, puede ayudarte a dar a conocer tu alojamiento a un público más amplio.
• Gestión del mantenimiento: Existen varias herramientas que puedes utilizar para gestionar las solicitudes de mantenimiento y realizar un seguimiento de las tareas de limpieza.
• Gestión del turnover: Entendemos «turnover» como el proceso de preparación de la propiedad entre entradas y salidas de huéspedes. Una integración de este tipo te ayudará a agilizarlo, garantizando que tu alojamiento esté listo para el siguiente huésped lo antes posible.
• Seguros: Estas herramientas no sólo protegen tu propiedad, sino que también te ayudarán a gestionar reclamaciones y reducir  riesgos.

¿Vale la pena invertir en un PMS?

Normalmente, el coste de un PMS depende de varios factores, como el número de propiedades que gestiones o las funciones que necesites. Por norma general, puedes esperar pagar alrededor de 50 € al mes por cada propiedad, aunque todo depende del software y del plan que escojas.  Además, algunas empresas cobran una cuota inicial de suscripción más allá del coste mensual.

Quizás te parezca que es bastante dinero, pero ten en cuenta que, si los profesionales lo utilizan, es por algo. Normalmente, el extra de ingresos derivado de su uso supera por mucho el coste de la suscripción.

Lodgify tiene tres planes diferentes, que tienen como objetivo satisfacer las necesidades de todos los anfitriones, independientemente del tamaño de su negocio:

• Starter: Una opción asequible para aquellos que se están iniciando en el sector del alquiler vacacional. Podrás disfrutar de funciones como un sitio web personalizable, gestión de reservas y gestión de canales desde tan sólo 10 € al mes.

• Professional: El plan Professional es la opción más popular, y perfecta para los anfitriones que quieren llevar su negocio al siguiente nivel. Obtendrás acceso a una amplia gama de funciones, como mensajería avanzada con los huéspedes, integración con Alquileres Vacacionales de Google y un servicio de atención al cliente mejorado.

• Ultimate: La suscripción Ultimate de Lodgify es una potente solución para auténticos profesionales del alquiler vacacional. Los usuarios del plan Ultimate tiene acceso a un panel de control ampliado, funciones de limpieza y gestión de tareas, módulos de contabilidad y herramientas de gestión de propietarios para gestionar múltiples propiedades con facilidad.

¿Puedo probar antes de comprar?

Antes de suscribirte, es importante probar tu PMS, ya que así sabrás si lo que ofrece es lo que necesitas.

Podrás evaluar las funciones, capacidades y facilidad de uso del software, y, al probarlo en un entorno real, entenderás mejor cómo puede agilizar tus operaciones, mejorar la experiencia de tus huéspedes y potenciar tus ingresos. No sólo eso, sino que te será más fácil identificar posibles problemas o limitaciones antes de tomar una decisión.

La mayoría de los PMS permiten a sus clientes potenciales probar el software antes de comprarlo, mientras que otros van más allá y ofrecen demostraciones gratuitas, en las que expertos muestran las principales funcionalidades del PMS a través de una videollamada personalizada.

¿Cuál es el mejor PMS del mercado?

No hay una respuesta simple a esta pregunta, pues las preferencias y necesidades de cada anfitrión o gestor de propiedades son distintas. Sin embargo, no se nos escapa la importancia de elegir el PMS adecuado.

Por este motivo, es importante tener en cuenta algunos factores. Por ejemplo, ¿cuál es el tamaño de tu negocio? ¿Cuáles son tus objetivos? ¿Qué tipo de propiedades gestionas? Y, por supuesto, ¿qué características y funcionalidades necesitas?

Tomar la decisión correcta requiere que investigues, analices las necesidades de tu negocio y pruebes distintos software. Ante todo, ¡tómate tu tiempo y no te precipites!

Lodgify es una excelente opción para cualquier negocio de alquiler vacacional que busque agilizar sus operaciones y maximizar su rentabilidad. La facilidad de uso y gran versatilidad de este PMS hacen que gestionar alojamientos, reservas y finanzas sea mucho más fácil de lo que podrías creer.

No sólo eso, sino que, con una atención al cliente de primera y un compromiso con la innovación constante, puedes confiar en que nuestro software estará ahí para ayudarte en cada paso del camino. ¿Por qué esperar? Prueba Lodgify gratis durante 7 días sin compromiso y descubre si es el PMS perfecto para tu negocio de alquiler vacacional.