Comment annuler une réservation Booking.com ?
En tant que propriétaire sur Booking.com, vous avez la possibilité d’annuler une réservation sans frais sous certaines conditions. Cependant, il est important de savoir que Booking.com privilégie la flexibilité pour les voyageurs et recommande de limiter les annulations pour éviter des pénalités ou des impacts négatifs sur la visibilité de votre annonce. Voici ce que vous devez savoir pour annuler une réservation en tant que propriétaire et comment faire pour éviter les pénalités.
Comprendre les conditions d’annulation Booking.com
Sur Booking.com, les conditions d’annulation dépendent en grande partie de la politique que vous avez définie lors de la configuration de votre annonce. Il est donc crucial de bien choisir les politiques d’annulation qui correspondent à vos besoins.
Voici les différentes politiques que vous pouvez proposer aux invités :
- Politique flexible : Permet aux voyageurs d’annuler sans frais jusqu’à un certain nombre de jours avant l’arrivée.
- Politique stricte : Prévoit des frais d’annulation si le voyageur annule après une date limite.
- Non remboursable : Le voyageur doit payer le montant total de la réservation même s’il annule.
C’est à vous de définir la date limite pour une annulation sans frais si vous choisissez une politique avec la possibilité de remboursement. En ce qui concerne les conditions de paiements, à vous de définir les montants à payer au moment de la réservation et les échéances de paiement.
Comment définir de nouvelles conditions d’annulation ?
- Connectez-vous à votre compte sur l’Extranet Booking.com.
- Accédez à l’onglet Établissement et sélectionnez Conditions.
- Cliquez sur Créer de nouvelles conditions d’annulation.
- Indiquez si vous souhaitez offrir une période d’annulation gratuite et précisez le délai maximum pour que le client puisse annuler sans frais avant son arrivée.
- Définissez le montant à facturer si le client annule après la période d’annulation gratuite ou en cas de non-présentation (ou si aucune période d’annulation gratuite n’est proposée).
- Enfin, cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos nouvelles conditions.
Généralement, Booking.com recommande aux propriétaires de proposer des conditions d’annulation flexibles car cette condition fait souvent partie des critères de choix des voyageurs et permet d’avoir une conversion plus importante en termes de réservations.
Sur la plateforme, il est plus facile pour les voyageurs d’annuler par rapport aux propriétaires. Toutefois, en tant que propriétaire, vous pouvez exceptionnellement demander l’annulation d’une réservation pour des raisons justifiées.
Raisons pour annuler une réservation Booking.com sans frais
Vous ne pouvez pas annuler une réservation pour des raisons arbitraires sans risquer de pénalités. Voici les raisons légitimes pour demander une annulation sans frais en tant que propriétaire :
Carte de crédit invalide
Si une réservation a été effectuée avec une carte de crédit invalide, vous devrez signaler le paiement comme invalide. Si le client n’actualise pas les informations bancaires sous 24h (2h pour les réservations de dernière minute), alors vous pourrez annuler sans frais.
Prépaiement ou dépôt de garantie non reçu
Si vous n’avez pas reçu le prépaiement ou le dépôt de garantie conformément à vos conditions, vous pouvez également le signaler à Booking.com. Vous devez signaler le paiement comme invalide, puis le client aura 24h (2h pour les réservations de dernière minute) pour mettre à jour les informations de paiement. Sinon, la réservation pourra être annulée.
No-show ou non-présentation
Si le client ne présente pas le jour de l’arrivée, vous pouvez annuler son séjour sur votre Extranet.
Doubles réservations
En cas de surréservation, vous pouvez être exempté de frais si vous pouvez proposer un hébergement similaire avec des caractéristiques équivalentes au client. Vous ne paierez pas la commission de la double réservation si vous êtes inscrit sur la plateforme depuis moins de 30 jours ou si vous n’avez pas reçu plus de 4 doubles réservations au cours des 12 derniers mois. Dans le cas contraire, la réservation sera facturée.
Comportement inapproprié
Si vous avez des motifs raisonnables de penser que le comportement du client pose un risque (comme des dommages potentiels ou un non-respect des règles de l’établissement), alors vous pouvez faire une demande d’annulation auprès de Booking.com.
Attention ! Si vous n’êtes pas en mesure d’accueillir les clients suite à une double réservation ou des problèmes techniques, vous devrez lui trouver un hébergement aux caractéristiques similaires ou supérieures et le reloger à vos frais. Vous devez immédiatement contacter le service client de Booking.com dans ce cas. Si vous ne trouvez pas de logement similaire, le service client se chargera de trouver un autre logement, toujours à vos frais.
Pour éviter les doubles réservations qui peuvent rapidement entacher la réputation de votre entreprise de location saisonnière et vous coûter cher, il est recommandé d’utiliser un Channel Manager Booking.com qui vous permettra de synchroniser tous vos hébergements et réservations à partir d’un seul calendrier centralisé. Ainsi vous pourrez avoir vos disponibilités toujours à jour sur tous les canaux : Booking.com, Abritel, Airbnb…
Comment faire une demande d’annulation sur Booking.com ?
- Accédez à l’Extranet ou à l’application Pulse.
- Allez dans l’onglet Réservations.
- Choisissez la réservation que vous souhaitez annuler.
- Cliquez sur Demander l’annulation de la réservation.
- Indiquez la raison de l’annulation.
- Cliquez sur Envoyer.
Selon le motif de l’annulation et les conditions d’annulation que vous avez définies, il se peut que vous soyez tenu de payer des frais ou non. Cela dépend des termes spécifiques que vous avez établis pour chaque réservation, tels que les délais d’annulation gratuits ou les pénalités en cas d’annulation tardive.
Si le client vous demande d’annuler la réservation, vous devrez l’indiquer dans le motif de la demande d’annulation. Votre client recevra ensuite un e-mail contenant la demande d’annulation. La réservation restera active jusqu’à ce que le client accepte cette demande. Dès que le client aura validé l’annulation, vous recevrez tous les deux un e-mail de confirmation.
Maintenant que vous en savez plus sur comment annuler une réservation Booking.com, voyons comment contacter le service client. Cela est nécessaire dans le cas où vous êtes dans l’obligation d’annuler une réservation ou si vous faites face à une double réservation.
Pour plus d’informations sur la plateforme Booking.com, téléchargez gratuitement notre guide complet pour les propriétaires.
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