Modèle de facture Booking.com : comment faire une facture client ?
Lorsqu’un voyageur fait une réservation au sein de votre location de vacances sur Booking.com, il est probable que celui-ci vous demande une facture. Mais alors comment faire si Booking.com ne fournit pas de facture aux voyageurs ?
La facture est un document qui a son importance autant pour les hôtes que pour les voyageurs car elle détaille les différents frais et dépenses. En tant que propriétaire ou gestionnaire de location saisonnière, créer une facture de location vous sera utile pour gérer vos comptes, déterminer les revenus exacts obtenus lors des locations, et permettra une traçabilité des services effectués. Ces informations sont nécessaires lors de litiges par exemple.
Voici tout ce que vous devez savoir pour réaliser une facture ainsi qu’un modèle de facture que vous pouvez utiliser pour toutes vos réservations Booking.com.
Qu’est ce que la facture Booking.com ?
Contrairement à d’autres plateformes, Booking.com ne génère pas automatiquement de facture client pour vos invités une fois la réservation confirmée. Le client a accès à sa confirmation de réservation dans la rubrique “Mes réservations”, ce document récapitulatif de la réservation fait office de reçu.
On y retrouve le nom de votre établissement, les dates de la réservation, le nombre de voyageurs, les informations de paiement et le coût total de la réservation incluant la TVA (le cas échéant), les frais et les taxes. Dans la plupart des cas, ce document est suffisant pour un client particulier.
Cependant ce document n’est pas une facture. Lorsqu’un client passe par Booking.com pour réserver votre logement, c’est à vous de générer la facture même si le paiement s’est fait via la plateforme. Booking.com l’explique sur sa page web d’aide aux partenaires :
“Même dans les cas où Booking.com s’occupe du paiement, vous devez fournir une facture au client lors de son départ, au format papier, par e-mail ou les deux (en fonction de la législation locale). En effet, la réservation a lieu entre vous et le client, et non pas avec Booking.com. Booking.com n’est pas responsable de la facturation et n’émet donc aucune facture pour les réservations d’hébergements, ni pour vous ni pour vos clients.”
Un client peut demander une facture dans de nombreux cas de figure : certains voyageurs ont besoin de justificatifs pour des raisons professionnelles, d’autres souhaitent simplement garder une trace de leurs dépenses pour leur budget personnel, et d’autres encore peuvent avoir besoin d’une facture pour leur assurance voyage.
Si un client qui a réservé sur Booking.com exige une facture, vous êtes responsable de lui fournir un document complet. Vous ne savez pas comment procéder ? Pas de panique ! Nous avons préparé ce document rien que pour vous.
Comment avoir une facture sur Booking ?
Comme expliqué plus haut, Booking.com ne fournit pas directement de facture pour les clients. Le client a accès à un document récapitulatif de la réservation. En tant que propriétaire ou gestionnaire, vous êtes responsable de créer et fournir cette facture si elle est demandée. Alors comment faire ?
Première option : Vous pouvez utiliser un modèle de facture Booking.com et inclure toutes les informations nécessaires, comme détaillées ci-dessous.
Deuxième option : Si vous utilisez un logiciel de location saisonnière ou un Channel Manager connecté à Booking.com, ces outils peuvent souvent générer automatiquement des factures pour les clients.
Facture des commissions Booking.com (pour les propriétaires)
Si vous cherchez à obtenir une facture des commissions que Booking.com vous facture, vous pouvez vous rendre dans l’Extranet puis :
- Allez dans l’onglet “Finance” > “Factures”.
- Vous verrez une liste de toutes vos factures de commissions.
- Téléchargez la facture en format PDF.
Vous trouverez le montant des commissions (généralement un pourcentage de chaque réservation confirmée) ainsi que vos informations fiscales (par exemple, votre numéro de TVA si vous l’avez ajouté).
Attention, Booking.com n’ajoute pas automatiquement vos informations fiscales sur les factures des commissions. Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez vérifier ces informations dans votre compte et contacter Booking.com si elles sont manquantes.
Comment créer une facture Booking ?
Lorsque vous allez créer votre facture Booking.com, il faudra veiller à détailler les différents frais tels que le ménage ainsi que tous les frais supplémentaires (s’il y en a) tels que le petit déjeuner, le parking ou encore la taxe de séjour.
Pour être en conformité avec l’administration fiscale et les exigences légales en France, les éléments énoncés ci-dessous devront être indiqués dans la facture :
- La date et le numéro de la facture
- Les informations du propriétaire/gestionnaire ainsi que du voyageur
- Le numéro SIRET ou le numéro d’immatriculation au registre du commerce des sociétés (RCS) si vous êtes une entreprise.
- La TVA, si applicable
- Le nombre de voyageurs total pour cette réservation
- L’adresse du logement
- Les dates de début et fin du séjour
- Le nombre de nuitée total
- Le prix avec les frais détaillés suivi du montant total
- Le mode de paiement
- La signature des deux parties
N’oubliez pas de créer votre facture minutieusement en vérifiant toutes les informations afin de faciliter le mieux possible la transaction et d’éviter tout problème pour les voyageurs.
Pour simplifier le suivi des paiements et des réservations, vous pouvez garder un exemplaire pour vous et fournir un exemplaire signé à votre invité.
Maintenant que vous savez ce que contient une facture Booking vous pouvez commencer à la créer facilement grâce à notre modèle de facture. N’oubliez pas de détailler tous les différents frais !
Faut-il ajouter la TVA à la facture Booking.com ?
En tant que propriétaire ou gestionnaire de location saisonnière, l’ajout ou non de la TVA sur la facture de vos clients dépend de plusieurs facteurs, notamment la réglementation fiscale de votre pays et votre situation spécifique.
TVA pour les factures Booking.com en France
En France par exemple, l’ajout de la TVA sur vos factures dépend de votre statut fiscal et des services que vous proposez (attention à bien vérifier l’actualité car cette réglementation pourrait être amenée à changer !).
Si vous ne proposez que de l’hébergement sans services hôteliers, la TVA n’est généralement pas applicable. Dans ce cas, votre facture peut inclure la mention : “TVA non applicable, article 293 B du CGI.”
Si vous proposez au moins 3 des 4 services hôteliers suivants (petit-déjeuner, linge de maison, nettoyage pendant le séjour, accueil), vous devenez assujetti à la TVA et donc elle devra être indiquée sur la facture. Il en va de même si votre location est un établissement hôtelier ou une résidence de tourisme classé comme un village vacances.
Téléchargez le modèle de facture Booking.com gratuit
Pour prêter main-forte à tous les propriétaires sur Booking.com qui souhaitent établir une facture en bonne et due forme qui soit conforme à la réglementation en vigueur, Lodgify propose un modèle gratuit de facture à télécharger. Idéal pour tout type de location saisonnière.
Vous ne voyez pas le formulaire pour télécharger le modèle de facture de location saisonnière ? Cliquez ici.
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