Todos los anfitriones de alquileres turísticos en España deben completar el proceso de registro de viajeros siempre que acojan huéspedes, independientemente de la tipología de su alojamiento. Hotel, camping, vivienda turística… Da igual: la obligación es para todos.
Las multas por no cumplirla pueden ser demoledoras, a pesar de lo cual esta obligación es una de las menos conocidas y, por si esto fuera poco, desde hace más de un año existen muchas dudas en torno a qué plataforma se debe utilizar para ello.
Te daremos un adelanto: el futuro es SES.HOSPEDAJES, un portal que sustituirá a, por lo menos, Hospederías de la Guardia Civil y WebPol/E-HOTEL, su equivalente de la Policía Nacional. Ahora bien, ¿cuándo, cómo y por qué?
Hemos escrito este artículo para contestar a estas preguntas, echar un poco de luz sobre un tema acerca del que hay muy poca información disponible y guiarte paso a paso a través del proceso de alta y registro de viajeros en SES.HOSPEDAJES.
Sigue leyendo para conocer las respuestas o, si lo prefieres, introduce tus datos a continuación para acceder gratis a la grabación de nuestro webinar sobre SES.HOSPEDAJES con Álvaro Graciani y Giulia Dedeu. ¡No te arrepentirás!
¿Qué es SES.HOSPEDAJES?
SES.HOSPEDAJES es la nueva plataforma habilitada por el Ministerio del Interior para que las personas físicas o jurídicas puedan cumplir con las también nuevas obligaciones de registro documental y envío de información sobre los huéspedes, tipificadas en el Real Decreto 933/2021 y llevadas a cabo mediante el envío del parte de viajeros.
Actualmente, los anfitriones aún pueden utilizar las antiguas plataformas de la Guardia Civil y Policía Nacional para enviar un total de nueve datos sobre cada huésped, tal y como establece la Ley de Seguridad Ciudadana de 2015.
Sin embargo, este método tiene fecha de caducidad, y es que estos portales serán unificados en uno sólo, que, como ya habrás adivinado, es SES.HOSPEDAJES.
La nueva normativa dice que los anfitriones deberán usar SES.HOSPEDAJES para enviar un total de veintiún datos, entre los que se encuentran algunos francamente difíciles de verificar, como el parentesco o la dirección completa de cada uno de los huéspedes.
Por tanto, con SES.HOSPEDAJES no sólo habrá que utilizar una nueva plataforma, sino que también habrá que acostumbrarse a recopilar más información sobre los viajeros. Puedes encontrar la lista completa de datos en el Anexo 1 del citado decreto.
¿Cuándo tengo que empezar a utilizar SES.HOSPEDAJES?
Teóricamente, todos los anfitriones deberían haber empezado a utilizar SES.HOSPEDAJES el 2 de enero de 2023, pero, ante las dificultades de la propia administración para implementar la plataforma con fiabilidad, el plazo ya ha sido pospuesto en varias ocasiones.
Las últimas novedades al respecto nos llegaron a finales de octubre, mediante una circular del Ministerio según la cual el periodo de transición a SES.HOSPEDAJES se ampliaba un año más, hasta el 1 de octubre de 2024.
En consecuencia, por el momento no es obligatorio usar SES.HOSPEDAJES, aunque sí recomendable, sobre todo si nunca has utilizado las plataformas antiguas. Piénsalo de esta manera: ¿qué sentido tiene aprender a usar algo que en un año dejará de funcionar?
Un último apunte: si estás en Cataluña o el País Vasco, no te preocupes por SES.HOSPEDAJES. En estos territorios, el envío del parte de viajeros seguirá realizándose mediante las páginas web de los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza, respectivamente.
Puedes encontrar más información en este artículo.
¿Qué plataformas puedo usar actualmente?
Actualmente, los anfitriones pueden utilizar Hospederías de la Guardia Civil, WebPol/E-HOTEL y la plataforma SES.HOSPEDAJES para realizar el registro de viajeros, salvo que estén en Cataluña o País Vasco, como hemos comentado más arriba.
Si decides optar por alguna de las dos primeras, deberás enviar el parte de viajeros en el formato antiguo, en el que sólo deben aparecer nueve datos sobre los huéspedes y que puedes descargar a través de este enlace.
Sin embargo, ahora mismo nosotros te recomendamos darte de alta en SES.HOSPEDAJES y comenzar a realizar el registro de viajeros a través de esta aplicación, ya que tarde o temprano te verás obligado a hacerlo.
Importante: si envías el parte de viajeros a través de SES.HOSPEDAJES, deberás utilizar el nuevo modelo de veintiún datos, que está disponible en la propia aplicación.
Cómo darse de alta en SES.HOSPEDAJES
Antes de empezar a utilizar SES.HOSPEDAJES, deberás contar con un certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico en vigor, pues, de lo contrario, no podrás acceder a la plataforma. Asimismo, deberás tener instalado en tu ordenador el programa Autofirma.
Una vez hecho esto, deberás seguir los siguientes pasos:
1. Accede a la aplicación SES.HOSPEDAJES
Accede a SES.HOSPEDAJES a través de este enlace y regístrate en la plataforma. Para ello, deberás buscar en la página el “Acceso al registro de establecimientos y entidades” y hacer clic en la arroba que aparece a la derecha. Serás redirigido a un página en la que podrás escoger qué método quieres usar para identificarte.
2. Registra tu alojamiento
A continuación, verás una pantalla con dos opciones. Escoge “Registro” en la izquierda y haz clic en “Rellenar formulario”.
Seguidamente, entrarás a un formulario en el que deberás introducir cierta información sobre tu alojamiento (“Datos de la entidad”) y sobre ti mismo (“Domicilio particular y datos de contacto”).
Verás que hay una casilla que dice “Envío de comunicaciones por servicio web”. Si vas a realizar el envío de los partes manualmente, déjala como está, pero si vas a automatizarlo mediante alguna aplicación de terceros, como Chekin, asegúrate de marcarla.
3. ¡Listo!
Si lo has hecho todo bien, pronto recibirás un correo electrónico del Ministerio confirmando tu inscripción, en el que aparecerán tu número de registro, código de arrendador y código de establecimiento. ¡Asegúrate de guardarlo a buen recaudo!
Adicionalmente, también recibirás un set de credenciales, que te permitirán acceder a SES.HOSPEDAJES sin necesidad de utilizar tu certificado digital o DNIe.
Cómo registrar viajeros en SES.HOSPEDAJES
¡Enhorabuena! Te has dado de alta en SES.HOSPEDAJES, pero ahora queda la parte de realizar el envío de los partes de viajeros. ¿Complicado? En absoluto.
Si utilizas alguna aplicación de terceros, el envío se realizará automáticamente a través de la misma, y no necesitarás acceder a SES.HOSPEDAJES para nada.
Sin embargo, si optas por la vía manual, las buenas noticias son que el proceso permanece esencialmente inalterado con respecto a cómo es ahora mismo a través de las páginas de la Guardia Civil y Policía (Hospederías y WebPol).
Esto significa que una vez estés dentro del portal, deberás rellenar un formulario por cada viajero, rellenar los veintiún datos correspondientes y hacer clic en “Enviar”. Así de fácil.
¡Ojo! Una vez registrado, deberás entrar a SES.HOSPEDAJES mediante el «Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes o alquiler de vehículos» (encuéntralo aquí), pudiendo utilizar como credenciales tu certificado electrónico, cl@ve o el ususario y contraseña escogidos durante el proceso de registro inicial.
¿Qué pasa si no registras a tus huéspedes?
Por norma general, las multas por no realizar el registro de viajeros o hacerlo de forma incompleta se mueven entre los 100 € y los 600 €, si son de carácter leve, o entre 601 € a 30.000 €, si son graves.
¿Qué es carácter leve? Por poner un ejemplo, enviar el parte sin el documento de identidad del huésped en cuestión.
Una infracción de carácter grave, por su parte, podría ser que directamente no te hubieses registrado en ninguna de las plataformas disponibles.
¿Me pueden multar por no estar registrado en SES.HOSPEDAJES?
De momento, no, ya que durante el periodo de adaptación (hasta el 1 de octubre de 2024) se seguirán pudiendo utilizar las webs de la Guardia Civil y de la Policía Nacional, así como enviar la antigua versión del parte de viajeros (eso sí, sólo a través de éstas).
Una vez finalizado el periodo de gracia, sí te enfrentarías a una multa, y no precisamente pequeña. Sin embargo, si estás leyendo este artículo, ¡no debería ser tu caso!
¿Es posible automatizar el registro de viajeros?
Sí. Algunos software de alquiler vacacional, como Lodgify, están integrados con aplicaciones que permiten automatizar el proceso de registro de huéspedes en cualquiera de las plataformas del Ministerio del Interior, incluida SES.HOSPEDAJES.
Chekin es una de nuestras favoritas y, encima, es española. Esta aplicación permite enviar los partes de viajeros a las autoridades en cuestión de minutos, mediante un proceso tan simple como escanear los documentos de identidad de los huéspedes, recoger sus firmas y pulsar en “Enviar”.
Si acoges a huéspedes con cierta frecuencia, contar con la ayuda de una aplicación de este tipo puede ser un auténtico salvavidas con el que podrás ahorrar tiempo y preocupaciones.
Conclusiones
Si el propio registro de viajeros ya era una cuestión de la que surgían un sinfín de dudas y preguntas, con la transición a la plataforma SES.HOSPEDAJES éstas se han quintuplicado.
Recuerda que por aburrido que te resulte el proceso, llevarlo a cabo con diligencia es clave para evitar recibir sanciones por parte de las autoridades. Dicho esto, esperamos que con este artículo te hayamos podido ayudar a tener un poquito más claro cómo funciona el proceso.
¿Sigues teniendo dudas? Rellena tus datos a continuación para acceder totalmente gratis a la grabación de nuestro webinar “SES.HOSPEDAJES: ¿cómo funciona el nuevo registro de viajeros?”, con explicaciones prácticas de Álvaro Graciani y Giulia Dedeu.
