Todos los anfitriones de alquileres turísticos en España deben completar el proceso de registro de viajeros siempre que acojan huéspedes, independientemente de la tipología de su alojamiento. Hotel, camping, vivienda turística… Da igual: la obligación es para todos desde diciembre de 2024.
Las multas por no cumplir la nueva normativa pueden ser demoledoras. Según la Agencia Española de Protección de Datos, seguir fotocopiando el DNI de tus huéspedes puede costarte una multa de hasta el 4% de tu facturación anual. Sí, como lo oyes.
Pero, ¿cómo hacer correctamente el registro? ¿Dónde? ¿Cuándo?
Para facilitar el proceso, el Ministerio del Interior ha creado el portal SES.HOSPEDAJES, que sustituye a, por lo menos, Hospederías de la Guardia Civil y WebPol/E-HOTEL, su equivalente de la Policía Nacional.
Si aún no tienes claro qué es SES.HOSPEDAJES, cómo darte de alta o cómo registrar a los viajeros, en este artículo resolvemos tus dudas y te guiamos paso a paso.
Sigue leyendo para conocer las respuestas o, si lo prefieres, introduce tus datos a continuación para acceder gratis a la grabación de nuestro webinar sobre SES.HOSPEDAJES con Álvaro Graciani y Giulia Dedeu. ¡No te arrepentirás!
¿Qué es SES.HOSPEDAJES, el nuevo registro de viajeros?
SES.HOSPEDAJES es la plataforma habilitada por el Ministerio del Interior para que las personas físicas o jurídicas puedan cumplir con las nuevas obligaciones de registro documental y envío de información sobre los huéspedes, tipificadas en el Real Decreto 933/2021 y que, hasta hace unos años, se llevaban a cabo mediante el envío del parte de viajeros.
¿En qué consiste la nueva normativa de registro de viajeros?
La nueva normativa dice que los anfitriones deberán usar SES.HOSPEDAJES para enviar los datos de los viajeros, entre los que se encuentran algunos francamente difíciles de verificar, como el parentesco o la dirección completa de cada uno de los huéspedes. Puedes encontrar la lista completa de datos en el Anexo 1 del citado decreto.
Esta norma aplica a todo tipo de operadores turísticos, plataformas digitales y personas físicas no profesionales, es decir, propietarios de alquiler vacacional, hoteles, hostales, albergues, pensiones, casas rurales, campings, etc. Todos ellos tienen la obligación de identificar ante las autoridades a los huéspedes a los que alquilan sus alojamientos y serán los responsables de la veracidad de los datos aportados por los huéspedes.
¿Es obligatorio usar SES.HOSPEDAJES para registrar a los viajeros o huéspedes?
Si aún no estás usando SES.HOSPEDAJES, la respuesta es clara: hazlo ya. Teóricamente, todos los anfitriones deberían haber empezado a utilizar la plataforma el 2 de enero de 2023, pero, ante las dificultades de la propia administración para implementar la plataforma con fiabilidad, el plazo se pospuso en varias ocasiones y se estableció como fecha definitiva el 1 de octubre de 2024. Así que sí, es obligatorio desde hace meses.
¿Puedo usar otras plataformas?
Aunque durante un tiempo era posible seguir haciendo el registro de viajeros mediante Hospederías de la Guardia Civil, WebPol/E-HOTEL o a través de la web de los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza si el alojamiento estaba en Cataluña o País Vasco, esto ya se ha terminado.
Ahora mismo la única opción para registrar a los viajeros es usar SES.HOSPEDAJES. Así que, si aún no has empezado a usar esta plataforma, no lo pospongas más.
Cómo darse de alta en SES.HOSPEDAJES
Antes de empezar a utilizar SES.HOSPEDAJES, deberás contar con un certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico en vigor, pues, de lo contrario, no podrás acceder a la plataforma. Asimismo, deberás tener instalado en tu ordenador el programa Autofirma.
Una vez hecho esto, deberás seguir los siguientes pasos:
1. Accede a la aplicación SES.HOSPEDAJES
Accede a SES.HOSPEDAJES a través de este enlace y regístrate en la plataforma. Para ello, deberás buscar en la página el «Acceso al registro de establecimientos y entidades» y hacer clic en la arroba que aparece a la derecha. Serás redirigido a una página en la que podrás escoger qué método quieres usar para identificarte.
2. Registra tu alojamiento
A continuación, verás una pantalla con dos opciones. Escoge «Registro» en la izquierda y haz clic en «Rellenar formulario».
Seguidamente, entrarás a un formulario en el que deberás introducir cierta información sobre tu alojamiento («Datos de la entidad) y sobre ti mismo («Domicilio particular y datos de contacto»).
Verás que hay una casilla que dice «Envío de comunicaciones por servicio web». Si vas a realizar el envío de los partes manualmente, déjala como está, pero si vas a automatizarlo mediante alguna aplicación de terceros, como Chekin o Check-in Scan asegúrate de marcarla.
3. ¡Listo!
Si lo has hecho todo bien, pronto recibirás un correo electrónico del Ministerio del Interior confirmando tu inscripción, en el que aparecerán tu número de registro, código de arrendador y código de establecimiento. ¡Asegúrate de guardarlo a buen recaudo!
Adicionalmente, también recibirás un set de credenciales, que te permitirán acceder a SES.HOSPEDAJES sin necesidad de utilizar tu certificado digital o DNIe.
Cómo registrar viajeros en SES.HOSPEDAJES
¡Enhorabuena! Te has dado de alta en SES.HOSPEDAJES, pero ahora queda la parte de realizar el envío de los partes de viajeros. ¿Complicado? En absoluto.
Si utilizas alguna aplicación de terceros, como las mencionadas anteriormente, Checkin y Check-in Scan, el envío se realizará automáticamente a través de la misma y no necesitarás acceder a SES.HOSPEDAJES para nada. Si quieres saber cómo automatizar este proceso, te lo contamos un poco más abajo.
Si prefieres hacerlo directamente en la plataforma, una vez que estés dentro de SES.HOSPEDAJES, deberás rellenar un formulario por cada viajero y con sus datos correspondientes, y hacer clic en “Enviar”. Así de fácil.
¡Ojo! Una vez registrado, deberás entrar a SES.HOSPEDAJES mediante el «Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes o alquiler de vehículos» (encuéntralo aquí), pudiendo utilizar como credenciales tu certificado electrónico, cl@ve o el usuario y contraseña escogidos durante el proceso de registro inicial.
¿Me pueden multar por no estar registrado en SES.HOSPEDAJES o no registrar a mis huéspedes?
Sí, y las cuantías no son precisamente bajas. Por norma general, las multas por no realizar el registro de viajeros o hacerlo de forma incompleta se mueven entre los 100 € y los 600 €, si son de carácter leve, o entre 601 € a 30.000 €, si son graves.
¿Qué es carácter leve? Por poner un ejemplo, enviar el parte sin el documento de identidad del huésped en cuestión o hacerlo fuera de plazo.
Una infracción de carácter grave, por su parte, podría ser que directamente no te hubieses registrado en SES.HOSPEDAJES o que no comuniques los datos de tus huéspedes.
¿Qué hago si un huésped se niega a dar sus datos?
La respuesta es sencilla y breve: podrás denegar su acceso al alojamiento y el de todos los viajeros que se nieguen a hacerlo.
¿Es posible automatizar el registro de viajeros?
Sí. Algunos software de alquiler vacacional, como Lodgify, están integrados con aplicaciones que permiten automatizar el proceso de registro de huéspedes en cualquiera de las plataformas del Ministerio del Interior, incluida SES.HOSPEDAJES.
Chekin y Check-in Scan son dos de nuestras favoritas. Estas aplicaciones te permiten enviar los partes de viajeros a las autoridades en cuestión de minutos, mediante un proceso tan simple como escanear los documentos de identidad de los huéspedes, recoger sus firmas y pulsar en “Enviar”.
Además, si eres usuario de Lodgify, tienes un 20% de descuento en Check-in Scan. No está mal, ¿no?
Si acoges a huéspedes con cierta frecuencia, contar con la ayuda de una aplicación de este tipo puede ser un auténtico salvavidas con el que podrás ahorrar tiempo y preocupaciones.
Conclusiones
Si el propio registro de viajeros ya era una cuestión de la que surgían un sinfín de dudas y preguntas, con la transición a la plataforma SES.HOSPEDAJES estas se han quintuplicado.
Recuerda que por aburrido que te resulte el proceso, llevarlo a cabo con diligencia es clave para evitar recibir sanciones por parte de las autoridades. Dicho esto, esperamos que con este artículo te hayamos podido ayudar a tener un poquito más claro cómo funciona el proceso.
¿Sigues teniendo dudas? Rellena tus datos a continuación para acceder totalmente gratis a la grabación de nuestro webinar «SES.HOSPEDAJES: ¿cómo funciona el nuevo registro de viajeros?», con explicaciones prácticas de Álvaro Graciani y Giulia Dedeu.
