Si vous avez décidé de vous lancer dans la conciergerie Airbnb, vous savez ce que veut dire “avoir plusieurs casquettes”. Vous êtes à la fois comptable, agent d’entretien, organisateur ou organisatrice de voyage, décorateur ou décoratrice d’intérieur, et j’en passe ! Les to-do listes font partie de votre quotidien.
Pour garder une gestion organisée et pouvoir développer votre activité de conciergerie, il est essentiel de pouvoir simplifier certaines tâches, sinon vous risquez de couler (et votre entreprise avec) !
Voici une liste de différents outils et applications pour automatiser la gestion de votre conciergerie Airbnb et accroître l’efficacité opérationnelle de votre entreprise de location courte durée.
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Un logiciel de location saisonnière
C’est le B.A.- BA dirait-on. Dès que vous commencez à gérer plusieurs locations Airbnb, il est important d’utiliser une plateforme centralisée pour garder un œil sur tous vos hébergements.
Les logiciel de location saisonnière, aussi appelé PMS (Property Management System – système de gestion locative), vous permettent de gérer toute votre activité locative au quotidien, ainsi que de piloter les tâches de votre équipe, garder un œil sur le suivi des tâches, et d’automatiser les processus essentiels comme l’envoi de messages, l’enregistrement des invités, etc.
Un logiciel de location saisonnière vous permet de centraliser toutes les données importantes, des réservations à la facturation, facilitant grandement l’organisation de votre activité de conciergerie Airbnb.
Un Channel Manager ou gestionnaire de canaux
Le Channel Manager est un outil indispensable si vous publiez des annonces sur plusieurs plateformes comme Airbnb, Booking.com, Abritel, etc. Cette solution vise à synchroniser toutes vos réservations, disponibilités, calendriers et tarifs à partir d’un seul endroit.
Un Channel Manager réduit le risque d’erreurs telles que les oublis de mise à jour des calendriers ou les erreurs de tarification. Vous évitez ainsi les risques de doubles réservations, susceptibles de compromettre votre activité de conciergerie !
De plus, toutes les informations sont centralisées et vous pouvez souvent trier les hébergements selon certains critères comme les propriétaires ou les villes des locations. Cela garantit une gestion plus précise et professionnelle de vos propriétés.
Une solution de tarification dynamique
Les logiciels de location saisonnière intègrent parfois des fonctionnalités avancées telles que la tarification dynamique comme avec Lodgify Dynamic Pricing ou Price Labs pour optimiser vos revenus grâce au Revenue Management.
Ces solutions analysent la concurrence, la demande, les tendances du marché et les caractéristiques spécifiques de vos hébergements pour créer des suggestions de prix sur mesure.
L’utilisation de la tarification dynamique peut être un argument supplémentaire au moment de convaincre les propriétaires.
C’est ce que la conciergerie de Rennes Guestylogi mettez en avant dans une publication récente à l’attention des propriétaires avec lesquelles ils travaillent : “Grâce à l’extension Lodgify Dynamic Pricing, un algorithme analyse les tendances du marché, les tendances locales, et les annonces similaires pour mettre automatiquement à jour les tarifs de votre appartement ou maison. En utilisant Lodgify, c’est moins de paramétrages manuels pour nous, et 20% de revenus en plus pour vous !”
Un outil de gestion financière
La gestion financière est l’un des aspects les plus importants (et surement les plus casse-tête aussi) de la gestion des locations courte durée. Heureusement, il existe des outils pour vous aider dans la gestion de votre comptabilité et le suivi de vos revenus.
En France, des solutions comme Sage et Concierge Organizer simplifient la gestion de votre comptabilité, la répartition des dépenses et la gestion des paiements. Grâce à des outils performants de comptabilité, vous n’aurez plus à effectuer toutes les tâches manuellement et vous éviterez également les erreurs lors des paiements.
Un outil pour le nettoyage
Même si vous décidez de nettoyer vous même les propriétés au début de votre activité, il est fort probable que vous décidiez par la suite de déléguer les tâches de nettoyage et d’entretien lorsque votre portefeuille sera plus conséquent. Cependant, vous serez toujours responsable de la propreté des hébergements auprès des voyageurs et des propriétaires.
Ne l’oublions pas : le ménage dans une location saisonnière est très différent du ménage que vous faites dans votre maison. Il est nécessaire de bien organiser les équipes pour les entrées et les sorties, mais aussi de former le personnel de nettoyage pour le ménage dans les locations courte durée.
Pour un propriétaire, la mission principale d’une conciergerie est la gestion du ménage et du linge. Même si c’est une idée réductrice, c’est bien souvent la tâche principale qui est attribuée aux conciergeries. Il est plus qu’important d’être intransigeant quant au ménage dans les logements car cela est tout aussi important pour les voyageurs que pour les propriétaires.
Grâce à des logiciels comme Turno et Tidy, vous pouvez programmer des tâches de ménage auprès de votre équipe pour chaque réservation et suivre la réalisation des tâches. Grâce à Turno, vous pouvez également ajouter des listes de tâches et demander des photos pour valider l’exécution de celles-ci mais aussi envoyer des paiements.
PS : Turno est maintenant inclus dans l’abonnement Ultimate de Lodgify sans frais supplémentaires !
Un outil de messagerie automatisée
En automatisant une partie de la communication avec les potentiels invités, vous pouvez gagner du temps, réduire la charge de travail administrative et offrir un service client réactif et personnalisé. Grâce à des réponses préprogrammées et à des déclencheurs basés sur des événements spécifiques comme les enregistrements des invités ou les départs, les conciergeries Airbnb peuvent maintenir une communication fluide avec les clients avant, pendant et après le séjour.
De plus en plus de solutions offrent des outils de communication qui utilisent l’intelligence artificielle. C’est le cas de l’assistant IA de Lodgify qui génère des informations en quelques secondes pour répondre aux questions posées par les (futurs) clients. Plus besoin de répondre un par un aux demandes répétitives des clients !
Des capteurs de maison intelligents
Le pire qu’il puisse arriver pour un propriétaire qui vous laisse la gestion de sa maison entre les mains est de retrouver son bien dans un piteux état. Pour éviter les fiestas, vous pouvez utiliser des capteurs sans caméra qui permettent de contrôler le bruit et l’occupation !
La solution miracle a un nom : Minut, et elle permet aussi depuis peu de détecter la fumée de cigarette à l’intérieur.
Un créateur de site web
Un outil de création de site web de qualité vous permettra de créer votre propre site web de réservation en quelques minutes. Pour votre activité de conciergerie Airbnb, il est important que votre outil de création de site offre des fonctionnalités telles que des options de personnalisation, un système de réservation directe, un design professionnel et une interface adaptée à la lecture sur les mobiles. En effet, un grand nombre de voyageurs réservent leur séjour directement depuis leur smartphone.
Avec votre propre site web de conciergerie Airbnb, vous pourrez commencer à générer des réservations directes. Ainsi, votre activité de conciergerie ne dépendra pas uniquement des plateformes de réservation en ligne et vous pourrez construire votre marque en ligne. En plus, vous éviterez les commissions sur les réservations directes.
Le fait de disposer d’un outil de création de sites web peut même constituer un argument de vente convaincant lorsque vous essayez de convaincre de nouveaux propriétaires. Ceux qui n’ont pas de site web seront impatients de travailler avec quelqu’un qui peut en créer un rapidement, surtout si vous leur expliquez les nombreux avantages des réservations directes.
Un agrégateur de commentaires pour votre site
Lorsqu’un voyageur cherche un logement en ligne, les avis sont le troisième facteur le plus important après l’emplacement et le rapport qualité-prix. C’est pourquoi il est important de mettre en avant les avis positifs que vous avez reçu sur votre site web de conciergerie Airbnb. L’entreprise Revyoos offre une solution ingénieuse pour faire apparaître tous les commentaires reçus grâce à un agrégateur d’avis tout-en-un. En arrivant sur votre site, les clients peuvent voir de suite voir les notes laissées par les derniers voyageurs sur toutes les plateformes.
Un outil de design
En créant votre conciergerie, vous devez également mettre en avant votre marque. Pour se faire, vous devrez promouvoir votre activité en ligne que ce soit sur votre site web, dans les médias, via des campagnes de pubs ou sur vos réseaux sociaux.
Des outils de conception en ligne tels que Canva vous aideront à créer des visuels attrayants et fidèles à l’image de votre marque de conciergerie Airbnb !
Des outils pour améliorer l’expérience client
Il est important d’offrir des expériences positives aux voyageurs pour qu’ils se tournent de nouveau vers votre conciergerie Airbnb pour leurs prochaines vacances. Démarquez de la concurrence en proposant des services exceptionnels grâce à ces outils. A la clé : des avis positifs (très importants pour votre classement sur Airbnb) et des clients satisfaits qui reviennent !
Voici plusieurs solutions qui permettent de créer des expériences positives pour les voyageurs :
Arrivée et enregistrement autonome
Une des étapes les plus importantes pour les voyageurs est leur processus d’arrivée et d’enregistrement. Offrir une expérience fluide dès le début peut contribuer à une expérience globalement positive pour vos invités.
Les solutions d’arrivée et d’enregistrement autonomes comme Vikey et Chekin permettent aux voyageurs de s‘enregistrer à tout moment, sans vous attendre. Cela offre plus de flexibilité aux voyageurs, améliorant ainsi leur satisfaction globale.
Stockage des bagages
Voyager avec des bagages peut parfois être encombrant et fatigant, surtout si les voyageurs ont des heures d’arrivée et de départ incompatibles avec l’organisation de votre conciergerie Airbnb. En offrant un service de stockage des bagages, les invités peuvent stocker leurs bagages hors de l’hébergement en toute sécurité et sans vous déranger.
La solution Stasher permet à vos clients de rechercher et de trouver un endroit sûr et pratique pour garder leurs bagages avant l’enregistrement ou après le départ. Ce service est disponible dans de nombreuses villes françaises.
Création de guides numériques
Grâce aux guides numériques et personnalisables, vos invités auront accès à toutes les informations utiles sur l’hébergement et les attractions locales pendant leur séjour.
Des solutions comme Dack et Folio permettent de créer des guides sur mesure pour chaque invité, fournissant des détails sur les équipements de l’hébergement, les instructions d’utilisation, les recommandations de restaurants, les activités à proximité, les transports en commun et bien plus encore.
Ces guides offrent une expérience personnalisée et pratique pour les voyageurs. En intégrant ces solutions à votre service de conciergerie, vous pouvez offrir un niveau de service supérieur à vos clients et renforcer leur satisfaction tout au long de leur séjour.
Gestion des cautions
Fini le calvaire des chèques de caution ! Des outils comme Swifkly vous permettent de créer des demandes de dépôt de garantie en ligne de manière simple, vous simplifiez ainsi l’enregistrement des invités et protégez vos locations.
En bref
Pour maintenir une gestion organisée et développer votre conciergerie, l’automation de certaines tâches est primordiale. Sans cela, vous risquez de compromettre votre activité de location courte durée. Heureusement, une gamme variée d’outils et d’applications est à votre disposition pour optimiser la gestion de votre conciergerie Airbnb.
De la gestion des réservations à la création de guides personnalisés pour les voyageurs, en passant par la synchronisation des tarifs sur différentes plateformes, ces outils vous permettent de gagner du temps, d’augmenter votre efficacité opérationnelle et de fournir des expériences client exceptionnelles. En tirant parti de ces solutions, vous pouvez non seulement simplifier votre travail quotidien, mais aussi renforcer la satisfaction de vos clients et des propriétaires !
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