Se hai una casa vacanze o un b&b o un Airbnb, non puoi non sapere che la legge, e in particolare il T.U.L.P.S., art. 109, ti impone di registrare chi soggiorna presso la tua struttura e di comunicare gli ospiti alla Questura, proprio come fanno gli hotel o le pensioni. Un tempo, questo dovere era molto fastidioso, perché ti costringeva ad andare in Questura o a inviare una raccomandata A/R alla stessa per effettuare la comunicazione. Oggi, fortunatamente, anche questo comparto si è digitalizzato, e per fare la registrazione cliente albergo alla Questura ti è sufficiente andare sul portale Alloggiati Web.
Come registrare gli ospiti in Questura? Se non sai come iscriverti al portale Alloggiati Web e non riesci a comunicare gli ospiti alla questura, ti è sufficiente leggere questa breve guida per capire come registrare gli ospiti Airbnb o casa vacanze sul portale Alloggiati, in base a quanto previsto dalla Gazzetta Ufficiale. Anche sul portale è comunque presente una pagina FAQ Alloggiati Web, che ti conviene leggere anche se contiene riferimenti al certificato digitale che non sono più validi.
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Cos’è il portale Alloggiati Web
Il portale Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato che permette ai proprietari o ai gestori di strutture turistiche alberghiere ed extralberghiere di comunicare in modo digitale i dati degli alloggiati presso di loro, riempiendo di fatto delle schede con i dati richiesti degli ospiti. In pratica, ormai da anni, il portale sostituisce quello che un tempo veniva fatto portando manualmente le registrazioni clienti albergo alla Questura.
Inizialmente, il sistema ha riscontrato molte problematiche legate al certificato digitale e alla compatibilità con i diversi browser. Ecco perché, dal 12 gennaio 2022, tale certificato digitale è stato sostituito da un nuovo sistema.
Alloggiati Web: come iscriversi al portale?
In realtà non si tratta di un’iscrizione, ma di ottenere le credenziali per l’accesso al portale. La prima cosa che devi fare per ottenere le credenziali Alloggiati Web è andare alla Questura più vicina a te (vedi qui se non sai dov’è) e farti rilasciare le credenziali per accedere alla pagina del portale dove potrai registrare i tuoi ospiti. In questura, ti daranno tutte le indicazioni necessarie da fornire per ottenere le credenziali alloggiati web. Ad esempio, potrebbero richiederti la licenza di esercizio dell’attività o la ricevuta SUAP, oltre l’eventuale partita iva e i tuoi documenti personali. Ti ricordiamo che puoi contattare la questura anche per email o per telefono, se per caso avessi problemi ad andare di persona.
Come registrare gli ospiti sul portale Alloggiati Web?
Per prima cosa, dovrai prendere nota dei loro dati anagrafici: tipo di documento e suo numero e luogo di rilascio, nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, data di arrivo e supposta data di partenza. Non dovrai, come si faceva un tempo, fotografare o fotocopiare il documento, perché è vietato ai sensi del Regolamento generale per la protezione dei dati personali 2016/679 (General Data Protection Regulation, GDPR) ma semplicemente appuntarti i dati (gli ospiti extra UE dovranno fornire il passaporto o un altro documento parificato al passaporto in forza di accordi interstatali).
Per gli ospiti stranieri è sufficiente che tu inserisca lo stato nei campi luogo di nascita, cittadinanza e luogo di rilascio.
Una volta che avrai i dati a portata di mano, potrai andare sul portale Alloggiati Web, entrare con le credenziali che ti avranno dato in Questura, inserendo il tuo username e password.
Rispetto agli anni scorsi, il sistema è migliorato non di poco. Infatti, ormai da gennaio 2022 l’accesso al portale viene effettuato anche tramite l’inserimento di una OTP, una one time password che ti arriverà direttamente sul numero del cellulare che avrai segnalato in fase di registrazione. Non più, quindi il certificato digitale da scaricare sul proprio computer, né problematiche di compatibilità tra browser e portale. Tutto dovrebbe andare più liscio e senza complicazioni… e l’Italia dovrebbe finalmente avere un sistema di registrazione in linea con quello degli altri paesi europei. A questo punto potrai registrare i dati sulla scheda ospiti.
Visto che la prassi in altri paesi potrebbe essere diversa dalla nostra, ti consigliamo di mettere nella tua struttura un bel cartello che specifichi come la richiesta di mostrare il documento sia una normativa della legge italiana.
Quanto tempo ho per registrare gli ospiti?
Come di consueto, avrai 24 ore per registrare i tuoi ospiti nel portale Alloggiati Web, se stanno più di una notte. Cambiano invece i termini per gli ospiti che si fermano una sola notte: di questi dovrai registrare i dati entro 6 ore. In entrambi i casi, alla fine della registrazione riceverai una ricevuta con firma digitale che dovrai conservare per 5 anni. In caso di controllo, dovrai mostrarle, pena sanzioni anche belle salate.
Ricordati che, nel caso di ospiti che si fermano almeno per 30 giorni, la registrazione sul portale Alloggiati Web viene sostituita dalla registrazione del contratto di locazione presso l’Agenzia delle Entrate.
Cosa succede se non registro gli ospiti nel portale Alloggiati Web?
Come già accadeva in passato, se non registri gli ospiti violi l’art. 109 del T.U.L.P.S. e verrai denunciato alla Procura della Repubblica. Tale reato prevede l’arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino 206€. In caso di reiterazione di reato verrebbero anche considerate le aggravanti. E poi, naturalmente, c’è il fatto che la tua autorizzazione a svolgere attività ricettiva verrebbe temporaneamente sospesa. Sì, comunicare gli ospiti alla Questura è un fastidio, ma meglio farlo che rischiare.
Cosa fare se il portale Alloggiati non funziona?
Nel caso il portale Alloggiati Web non dovesse funzionare, dovrai comunque registrare gli ospiti inviando i loro dati alla Questura di competenza, tramite una PEC.
Nell’oggetto dovrai indicare “Presenze del giorno XX.XX.XXXX” (giorno mese e anno), nome della struttura ricettiva e numero di accesso (utenza).
Nel corpo della mail dovrai inserire i motivi del mancato caricamento dei dati sul portale Alloggiati Web e, di seguito, i dati degli ospiti.
Come automatizzare l’invio delle schedine sul portale Alloggiati Web?
Facilitare e ottimizzare il processo di registrazione degli ospiti diventa estremamente semplice grazie all’invio automatico delle schedine Alloggiati. La chiave per automatizzare questa procedura risiede nei portali come Vikey, i quali consentono di collegare direttamente il proprio account al portale Alloggiati Web. Ciò permette di automatizzare il processo di check-in e di inviare automaticamente le schedine Alloggiati Web. L’integrazione impeccabile di Vikey con Lodgify semplifica e automatizza il check-in attraverso l’invio automatico dei dati degli ospiti, come richiesto dalla normativa vigente. In altre parole, ottime notizie! Grazie a questa soluzione, è possibile risparmiare un tempo prezioso e alleggerire lo stress associato alla burocrazia italiana.
Conclusioni
Ormai, dopo aver detto addio al certificato digitale, registrare gli ospiti e comunicare i dati alla Questura è molto semplice.
Inoltre, per rendere il tutto ancora più facile, sono stati sviluppati diversi sistemi di registrazione automatizzati, come Checkin, che funziona in modo integrato con Lodgify per aiutarvi a risparmiare ancora più tempo all’arrivo dei tuoi ospiti.
Ricorda che, insieme alla ricevuta, la registrazione clienti alla Questura è uno degli adempimenti burocratici che vanno assolutamente effettuati. Speriamo che questa breve guida possa esserti utile!
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