Como Gerir um Alojamento Local: 7 Dicas Essenciais 

Uma questão pertinente que muitos proprietários se colocam quando já têm tudo preparado para dar início ao seu negócio é: ‘Como posso gerir o meu alojamento local?’. Esta pergunta tem diferentes abordagens dependendo do número de propriedades que gere e do tipo de alojamento que tem. Contudo, existem alguns fatores essenciais que todos os tipos de aluguer de temporada devem ter em atenção, uma vez que respondem às necessidades que a maioria dos gestores de propriedades sentem em algum momento.

Fazer uma limpeza profunda do frigorífico, ver as reservas em cada uma das agências online de viagens e ainda dar as boas vindas ao seu hóspede, podem parecer tarefas que lhe vão ocupar demasiado tempo, mas não tem que ser assim.

Ter um sistema que o permita organizar tudo isto, que seja de confiança e fiável, é a resposta para como gerir o seu alojamento local. Um planejamento antecipado, que tenha o hóspede em primeiro lugar e responda a todas as tarefas que as reservas pedem é o primeiro passo para elevar o seu negócio ao próximo nível (e para não deixar de ter uma vida tranquila no processo).

Antes de partilharmos dicas úteis para a gestão da sua propriedade, deixamos-lhe o nosso template do contrato de aluguer para alojamento local, que lhe vai ser útil quando receber os seus próximos hóspedes. Descarregue-o aqui: 

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ISENÇÃO DE RESPONSABILIDADE: Esta minuta serve apenas como guia para um contrato de arrendamento para alojamento local. Deve sempre procurar aconselhamento jurídico de um advogado antes de finalizar qualquer documento legalmente vinculativo. Certifique-se que revê e atualiza o seu contrato regularmente para cumprir com as alterações nas leis locais, estaduais ou federais.

Em seguida, oferecemos-lhe algumas dicas para que possa fazer a gestão do seu alojamento local de forma mais eficiente:

Tenha um Calendário de Reservas Centralizado

Um calendário de reservas é algo que já se deve ter dado conta de que vai precisar, para se poder organizar e se preparar para o seu próximo hóspede. Isto é crucial para poder rever tudo o que tem que fazer, sem deixar escapar tarefas fundamentais como uma limpeza da propriedade ou um check-in.

Contudo é de notar que este calendário deve conter todas as reservas que tem, de todos os sítios por onde os seus hóspedes podem reservar. Assim pode visualizar todas as reservas dos diferentes agentes de viagens online como do Airbnb, Booking.com e até das estadias que vêm diretamente do seu site, num só sítio. Com um channel manager para alojamento local tem a possibilidade de conectar todos os seus calendários num só. Este calendário centralizado, que é atualizado automaticamente, permite-lhe deixar para trás o processo de verificar manualmente as suas reservas.

A importância de sincronizar todas as reservas das diferentes OTAs (Online Travel Agencies) advém dos problemas que podem surgir ao ver separadamente cada calendário. Fazer isto, pode levar a que tenha reservas em excesso ou duplicadas, portanto se quer evitar este tipo de chatices, um calendário centralizado é a melhor solução.

 

Automatize Tarefas

Automatizar tarefas que são repetitivas é a chave para que a carga de trabalhos das suas reservas seja significativamente menor. Isto pode significar automatizar taxas, simplificar o procedimento de check-out ou até de enviar mensagens automáticas aos seus hóspedes.

Ser obrigado a ir presencialmente à sua propriedade para gerir cada estadia pode ser uma grande dor de cabeça, especialmente quando se tratam de tarefas simples.

Um bom exemplo é automatizar a entrada e saída dos seus hóspedes, desta forma não tem que se deslocar fisicamente para receber os seus convidados, que pode ser muito útil se eles se atrasarem ou se tiverem uma viagem marcada para horas tardias.

Se se está a perguntar ‘Mas como é que o meu hóspede entra em casa se eu não lhe der as chaves?’ a resposta é simples: hoje em dia existem uma série de formas seguras de deixar os seus hóspedes entrar na sua casa de aluguer de curta duração. Isto pode ser feito através de fechaduras de WIFI, eletrônicas, ou até inteligentes. Também, existem formas mais tradicionais de o fazer, como contratar alguém que possa tratar dos check-ins e check-outs, mas claro, isto vem com custos adicionais.

Ter esta abordagem à gestão de tarefas é de extrema importância, não só porque poupa o tempo que dedica a cada alojamento como, para o caso dos que não gerem alojamentos locais a tempo inteiro ou o fazem à distância, o podem fazer muito mais eficazmente ao concentrar-se apenas nas tarefas que de facto têm que ser feitas por si.

 

Garanta a Limpeza e Manutenção do seu Alojamento Local

Uma das primeiras coisas que os seus hóspedes vão reparar, e uma das quais tem mais impacto, é se o alojamento está limpo, desinfetado e com tudo a funcionar bem, portanto é importante investir na limpeza e manutenção do seu alojamento. Quer seja um serviço que contrata, quer seja você que faz esta parte, é crucial que tenha uma forma fiável de lidar com estes assuntos.

A limpeza do seu alojamento é algo obrigatório que não pode ser deixada para mais logo. Não se esqueça de guardar tempo entre as suas reservas para esta tarefa, e, se for o caso, de ter uma equipa de qualidade que se encarregará disto. Avaliações negativas sobre uma propriedade que não é bem mantida são extremamente difíceis de contornar, e fáceis de evitar se fizer uma boa gestão das suas reservas.

Também se deve preocupar em fazer uma lista de pessoas de confiança que façam serviços de manutenção: como um canalizador, um eletricista ou até o típico faz-tudo. Contacte-os e certifique-se que eles estão disponíveis para resolver rapidamente problemas que possa ter no seu alojamento de curta duração, uma falta de energia, uma inundação ou uma fechadura que não funciona, são tudo eventos que podem acontecer. Estar prevenido para este tipo de situações, de forma a resolvê-las rapidamente, vai ajudá-lo com futuras complicações.

Um task manager pode ajudar bastante nesta parte, com ele pode ver quando tem que fazer cada tarefa e o seu estado, mantendo tudo sob controle. Pode até incluir uma checklist de limpeza de alojamento local para se assegurar que todos os protocolos de limpeza são cumpridos e estão ao nível que idealiza para o seu alojamento.

 

Proteja a sua Propriedade

Sabemos que uma das dificuldades dos proprietários de alojamentos de temporada são os estragos que podem seguir a um aluguer que não corre tão bem. Proteger a sua propriedade é fundamental para que as estadias dos seus hóspedes sejam tranquilas, e para que não tenha estas preocupações.

Seja isto com um contrato de arrendamento, com um livro de regras da casa ou até com um seguro de propriedade, estas opções vão protegê-lo a si e à sua propriedade contra quaisquer danos que possam ocorrer.

Existem algumas outras medidas que pode tomar de forma a proteger a sua propriedade, como por exemplo apenas dar a morada exata do seu aluguer de férias quando a reserva for concluída e o pagamento for recebido. Outra opção é usar aplicações como a Minut que o informam se os seus hóspedes estão a exceder os limites de ruído.

 

Tenha o seu Site e as suas Listagens Atualizadas

Com um website pode personalizar toda a experiência do seu hóspede, ao incluir boas campanha, conteúdo otimizado através de SEO, ou uma parte ‘sobre si’ irá poder estabelecer uma relação mais próxima com os seus possíveis hóspedes, que pode fazer toda a diferença na hora que eles pensam qual é o melhor alojamento local.

Para além disto, um site atualizado é uma boa forma de conseguir ter exposição para receber reservas diretas. Certifique-se que mantém as suas listagens, o seu site e as fotos dos seus anúncios atualizados e de que responde a todas as mensagens e comentários dos seus hóspedes.

Tornar-se mais independente das OTAs é crucial para poder crescer o seu negócio, por isso é essencial incluir também um motor de reservas que permita aos seus hóspedes fazerem reservas diretamente no seu website.

Mantenha uma Boa Comunicação com os seus Hóspedes

Um dos aspetos que não pode, de forma alguma, esquecer-se é de procurar sempre ter uma boa comunicação com os seus hóspedes. No final de contas, a experiência que o seu cliente tem é a chave para que tenha boas opiniões sobre o seu alojamento local, e avaliações positivas fazem toda a diferença para o seu negócio.

Estar disponível para responder a todas as questões dos seus hóspedes é de extrema importância para um melhor serviço ao cliente. Enviar mensagens para dar seguimento às estadias que tem é uma excelente forma de conectar com os seus hóspedes. Os pequenos detalhes tornam o seu alojamento especial, e o escolhido pelos consumidores.

Ter um sítio onde tem todas as mensagens das diferentes listagens torna o processo de responder aos hóspedes mais fácil, uma vez que tem todas as mensagens no mesmo sítio e assim não deixa nenhuma esquecida.

Este processo é ainda mais prático quando pode aceder à sua caixa de entrada unificada a partir do seu telefone. Isto permite-lhe responder aos seus hóspedes a qualquer momento, a partir de qualquer sítio, não deixando nenhuma mensagem escapar.

Outros detalhes que pode também ter em atenção é de oferecer no seu livro de informações uma secção  de boas vindas em que sugere alguns sítios que os seus hóspedes podem visitar, ter uns miminhos preparados a espera deles quando fazem o check-in, ou deixar alguns objetos que podem ser úteis durante as estadias (por exemplo uma guarda sol se o seu alojamento local está perto da praia).

Uma boa forma de enviar automaticamente o seu livro de informações é através de mensagens automáticas. Pode ter acesso a este tipo de funcionalidades através de ferramentas de automatização para alugueres de temporada.

 

Utilize um Software de Gestão de Propriedades para Alojamento Local

Uma plataforma centralizada onde pode gerir todas as suas reservas, tarefas, contabilidade e comunicações com hóspedes pode fazer a diferença da noite para o dia na gestão da sua propriedade.

Pode ser muito útil para gerir as suas reservas, supervisionar as atribuições de tarefas que fez, gerir a sua equipa e manter a contabilidade do seu alojamento local em dia, tudo isto sem ter que estar presencialmente nas propriedades.

Com um sistema de gestão de propriedades como a Lodgify vai poder administrar e gerir as suas operações, ao mesmo tempo que aumenta o seu número de reservas.

Conclusão

Não se esqueça que para gerir um alojamento local pode ter que pedir licenças de exploração, que podem variar de sitio para sitio, portanto reveja quais são as regulamentações da sua localidade antes de começar a pôr em prática todas estas dicas.

Alugar um alojamento de curta duração pode parecer uma tarefa sem fim, mas uma vez que entenda os focos principais e tenha um plano para como geri-los e automatizá-los vai se tornar muito mais fácil. Agora que já sabe algumas dicas essenciais que lhe vão facilitar a gestão do seu alojamento local, pode pôr as mãos na massa.

Não se esqueça que pode descarregar gratuitamente o nosso template do contrato de arrendamento para alojamentos locais, para estar pronto para receber os seus próximos hóspedes:

Não consegue ver o formulário para descarregar o Contrato de Arrendamento? Clique aqui.

ISENÇÃO DE RESPONSABILIDADE: Esta minuta serve apenas como guia para um contrato de arrendamento para alojamento local. Deve sempre procurar aconselhamento jurídico de um advogado antes de finalizar qualquer documento legalmente vinculativo. Certifique-se que revê e atualiza o seu contrato regularmente para cumprir com as alterações nas leis locais, estaduais ou federais.