Podemos afirmar, sin miedo a equivocarnos, que la experiencia del huésped juega un papel fundamental en la industria del alquiler vacacional. Este concepto, que engloba una serie de estrategias para garantizar la mejor relación posible con los huéspedes, tiene como objetivo final su fidelización. Entre todas estas estrategias, la comunicación es uno de los elementos al que hay que prestarle más atención.
Si tú mismo/a has estado en un alquiler vacacional, sabrás que una buena atención y comunicación consigue crear una buena impresión, incluso antes de que tus huéspedes lleguen a tu propiedad. Aun así, a veces puede ser abrumador para los anfitriones: escribir mensajes y correos electrónicos profesionales a cada huésped conlleva mucho tiempo, especialmente si gestionas más de una propiedad. Al tratarse de un factor importante, ¡hay que encontrar soluciones para facilitar su gestión!
Ya sea para enviar un mensaje a tus huéspedes antes, durante o después de su estancia, en este artículo encontrarás varias plantillas de mensajes para Airbnb para optimizar tu tiempo mientras gestionas tu alquiler vacacional.
¿Qué son los mensajes guardados de Airbnb?
Gracias a los mensajes guardados de Airbnb, ya no tendrás que escribir el mismo párrafo de bienvenida y responder a las mismas preguntas una y otra vez. Esta función te permite guardar fácilmente tus plantillas en la plataforma.
Para crear un mensaje guardado deberás dirigirte a cualquier hilo de mensajes con un huésped y hacer clic en “Utilizar un mensaje guardado”. Si es tu primera vez usando esta herramienta, te dará la opción de crear uno nuevo. Escribe el título e inserta la plantilla de mensaje que desees. Una vez lo hayas creado, ¡aparecerá en tu lista de mensajes guardados!
Si cuentas con un software de alquiler vacacional como Lodgify, que se integra con Airbnb y sincroniza tus mensajes, también puedes automatizar estos mensajes desde tu cuenta de Lodgify.
Independientemente de la herramienta que uses para enviar tus mensajes automatizados, ¿has pensado en algunos ejemplos que deberías tener preparados?
Piensa en preparar una plantilla agradeciendo a los huéspedes por su reserva en tu propiedad, información de tu propiedad, las instrucciones para el check-in, recomendaciones de la zona o un recordatorio para que te dejen una reseña. Ofrece a tus huéspedes toda la información que ofrecerías a un familiar cercano que viene a visitarte y recuerda usar siempre un tono cercano y respetuoso.
Al usar plantillas no solo estás ahorrando horas de trabajo, sino que también te asegurarás de que todos los huéspedes reciban siempre la misma información de calidad. El margen de error humano se reduce notablemente y con ello, mejorarás la calidad de tu atención al cliente. Mejor servicio, ¡mejor negocio!
Los beneficios de las respuestas automáticas
¿Cuántas veces, por circunstancias externas, no has podido responder a los huéspedes cuando tocaba? Si eres humano/a alguna vez te habrás retrasado tus respuestas. Es poco realista esperar que propietarios y gestores de alquileres vacacionales estén enganchados a sus ordenadores o teléfonos todo el día, pero no hacerlo puede afectar negativamente a la experiencia de los huéspedes. Ahí es donde entra en juego la automatización, que literalmente ¡salva tu día!
Las respuestas automáticas son mensajes, correos electrónicos o SMS que se programan y automatizan. Se envían cuando un huésped o potencial huésped hace una acción específica, como por ejemplo, reservar tu propiedad o hacer el check-out. Así, finalmente podrás dejar de lado ese agobio de todos los correos electrónicos y gestión que conlleva este negocio.
Correos electrónicos automáticos
Puedes organizar tus mensajes automáticos directamente desde tu email personal o usando el sistema de reservas de Lodgify para facilitarte el proceso con una gran cantidad de herramientas (como por ejemplo traducir tus mensajes hasta en 10 idiomas diferentes). Instalar o activar mensajes automáticos puede transformar totalmente tu atención al cliente y llevar tu negocio de alquileres vacacionales al éxito.
Tus huéspedes no solo recibirán respuestas inmediatas y atención, sino que tendrás la libertad de relajarte un rato sin tener que estar pendiente de tu teléfono. En otras palabras, ¡es un win-win que no puedes dejar escapar!
Cómo escribir una buena plantilla de mensaje
La clave para escribir la plantilla de mensajes perfecta, es hacerla personalizada. Aunque quieras responder a los huéspedes lo más rápido posible, no querrás que sientan que les está hablando un robot. Ten esto en mente cuando crees o elijas tus plantillas de mensajes. Un buen mensaje debe incorporar toda la información general además de un toque personal y único.
Cuando escribas una plantilla de mensaje, asegúrate de:
- Empezar con el nombre del huésped
- Mantener un tono cercano y amable
- Dejar espacios para personalizar el texto
- Acabar con tu información de contacto
- Revisar la gramática y ortografía
- Haz plantillas solo para los temas necesarios y repetitivos (el objetivo no es hacer todo automatizado, así que procura bien elegir las plantillas que usarás)
Plantillas de correo electrónico para anfitriones
Al pensar qué correos electrónicos te gustaría automatizar, ponte en la piel de tus huéspedes e imagina exactamente lo que tú esperarías en su lugar. En otras palabras, experimenta tu alquiler vacacional como si fuese la primera vez. ¿La localización es difícil de encontrar? ¿Hay algún interruptor que sea difícil de encontrar? Procura cubrir todos los temas que vayan a facilitar la experiencia de tus huéspedes durante su estancia.
Te dejamos algunas ideas para tus plantillas de mensajes:
Confirmación de reserva
Recibir una confirmación de reserva personalizada realmente puede emocionarte, haciendo que los huéspedes se sientan bien recibidos y emocionados por su viaje.
Antes de la llegada
Habrás oído decir que la experiencia de los huéspedes empieza mucho antes de su llegada a la vivienda. Enviar un email antes de la llegada con el procedimiento del check-in y otra información que puedan necesitar (como la dirección, instrucciones para llegar a tu propiedad desde el aeropuerto o las estaciones de bus/tren, o la contraseña del Wifi) asegurará un buen comienzo de sus vacaciones.
Después del check-in
¡Hora de establecer contacto! Envía un correo electrónico a tus huéspedes preguntando si hay algo en lo que puedan necesitar ayuda o simplemente para preguntar cómo van las cosas; es una gran oportunidad para demostrar tu preocupación por ellos. Puede parecer un detalle insignificante, pero comprobar que todo va bien dejará sin duda una buena impresión en tus huéspedes.
Problemas de mantenimiento
Es imposible predecir o evitar problemas relacionados con el mantenimiento de tu alquiler vacacional. Siempre existe la posibilidad de que algo se rompa, pero tener una plantilla preparada de antemano acelerará drásticamente el proceso de reparación.
Recordatorio del check-out
Una noche antes de la salida de tus huéspedes, envíales un recordatorio de los detalles del check-out como la hora y una lista de cosas que te gustaría que hiciesen antes de irse (por ejemplo, cerrar bien toda la propiedad o qué hacer con las llaves). Con la preparación de las maletas y la vuelta a casa, este recordatorio les ayudará a dejarlo todo correctamente antes de su salida.
Después del check-out
Unos días después de su salida, envía un correo electrónico agradeciendo su visita a tu alquiler vacacional. Es una buena oportunidad para recordarles que te dejen una reseña, o incluso preguntarles directamente cómo fue su estancia. Esta interacción ayudará a reforzar la relación que has ido construyendo a lo largo de la estancia y promoverá su fidelización.
Reconexión
Por último – pero no menos importante – enviar correos electrónicos a antiguos huéspedes aumentará la probabilidad de que recuerden tu alquiler vacacional. Tienta a los huéspedes mencionando ofertas, promociones o descuentos que puedas realizar.
Herramientas para automatizar la comunicación con los huéspedes
Trabajar en la industria del alquiler vacacional puede resultar abrumador si tienes que estar constantemente enviando emails y revisando ortografía. Tener varias plantillas de mensajes listas puede ayudar a optimizar tu tiempo y asegurar una buena experiencia de atención al cliente. Sin embargo, hay herramientas que pueden facilitarte aún más el proceso.
Lodgify ofrece una herramienta de automatización para minimizar la repetición de tareas y simplificar la comunicación con tus huéspedes. Como ya hemos mencionado, las plantillas de mensajes que uses pueden ser personalizadas y programarlas según las acciones que realicen tus huéspedes. Es recomendable que, sobre todo, añadas tu toque personal para obtener un email auténtico y profesional ¡que no te quitará ni un minuto!
Conclusión
Usar los mensajes guardados de Airbnb junto a las plantillas de mensajes reducirá drásticamente tu tiempo invertido en la comunicación. Focaliza toda tu energía en otras tareas más importantes para gestionar tu negocio de alquileres vacacionales. No solo conseguirás una buena atención al cliente, sino que también te sentirás más satisfecho y eficiente con tu negocio. ¡Descarga el siguiente PDF para empezar a organizar tus plantillas de correo electrónico hoy mismo!
