Cualquier anfitrión que lleve un tiempo acogiendo huéspedes a través de Airbnb sabe que no es raro tener que responder a las mismas preguntas una y otra vez. ¿Cómo se entra al alojamiento? ¿Cuándo son el check-in y el check-out? ¿Tenéis lavadora/plancha/microondas/etc.?
Si gestionas un sólo alojamiento, puede ser tedioso, pero si son varias, puede llegar a ser imposible responder a tantas preguntas. He aquí donde entran en escena una de las funcionalidades más útiles de Airbnb: los mensajes automáticos.
Los mensajes automáticos de Airbnb son un recurso que todo anfitrión debería conocer y, probablemente, aprovechar. Recuerda que la experiencia del huésped es clave si se quieren obtener reseñas positivas con consistencia, algo que sin los mensajes automáticos se antoja difícil.
¿Un par de ejemplos? Las confirmaciones de reserva o de cancelación: a nadie le agrada la incertidumbre que viene con tener que esperar varias horas para recibirlas.
Por este motivo, en Lodgify hemos decidido escribir este artículo, en el que te contaremos todo lo que debes saber sobre los mensajes automáticos en Airbnb: qué son exactamente, cuándo y para qué se pueden utilizar y cómo configurarlos. Sigue leyendo para descubrirlo.
¿Qué son los mensajes automáticos de Airbnb?
Los mensajes automáticos o programados de Airbnb son una funcionalidad desarrollada por la plataforma de San Francisco con el objetivo de que los anfitriones no tengan que escribir una y otra vez los mismos mensajes para responder a preguntas frecuentes de los viajeros.
Concretamente, los mensajes automáticos son plantillas que puedes crear dentro de Airbnb y configurar para que se envíen automáticamente a los viajeros y/o huéspedes cuando éstos realicen acciones específicas, como formalizar una reserva o el check-out.
¿Cuándo debería utilizar los mensajes automáticos?
Te responderemos a la gallega, es decir, con una pregunta:
“¿Alguna vez se te ha olvidado contestar a un huésped, o simplemente has tardado más de la cuenta?”
Probablemente sí. Al fin y al cabo, somos humanos, no máquinas. Por mucho empeño que le pongas a gestionar tu negocio, no es realista estar todo el día enganchado al móvil, esperando a que un viajero en la otra punta del mundo se decida a mandarte un mensaje.
Por tanto, nuestra opinión es que todo anfitrión que esté en Airbnb debería plantearse utilizar los mensajes automáticos. Nada te impedirá enviar mensajes personalizados si así lo deseas, pero a la vez, estarás aprovechando las grandes ventajas de la automatización.
Algunas situaciones concretas para las que te puede interesar crear mensajes automáticos en Airbnb son:
Confirmación de reserva
Hoy en día, recibir un mensaje tras la confirmación de la reserva es el estándar, por muchos y muy buenos motivos. Ten en cuenta que, cuando uno se va de vacaciones, lo último de lo que quiere estar pendiente es de si su anfitrión ha visto su reserva o no.
Si configuras un mensaje automático en Airbnb para que se envíe siempre que se produzca una confirmación de reserva, despejarás cualquier tipo de duda en tus huéspedes, haciendo gala de un nivel de comunicación excelente.
Antes de la llegada
Una buena o mala experiencia de hospedaje suele empezar mucho antes de llegar al alojamiento. La comunicación es clave durante el periodo que transcurre entre la confirmación de la reserva y el check-in.
Por este motivo, te aconsejamos utilizar la funcionalidad de mensajes automáticos de Airbnb para enviar un email con las instrucciones de entrada a la propiedad y otra información de interés para los huéspedes unos pocos días antes de su llegada.
Algunos ejemplos de información de interés que no debería faltar en tu mensaje son los horarios de check-in, las instrucciones de llegada o la contraseña del Wifi, por ejemplo.
Tras la llegada
¡Hora de establecer contacto! Envía un correo electrónico a tus huéspedes preguntando si hay algo en lo que puedas ayudarles o simplemente preguntando cómo van las cosas. Tienes una gran oportunidad para demostrar tu compromiso con su experiencia.
Puede parecer un detalle insignificante, pero comprobar que todo va bien dejará sin duda una buena impresión en tus huéspedes.
Resolución de incidencias
Es imposible predecir o evitar problemas relacionados con el mantenimiento de tu alquiler vacacional. Siempre existe la posibilidad de que algo se rompa, pero tener una plantilla preparada de antemano acelerará drásticamente el proceso de reparación.
Antes de la salida
Una noche antes de la salida de tus huéspedes, envíales un recordatorio de los detalles del check-out como la hora y una lista de cosas que te gustaría que hiciesen antes de irse (por ejemplo, cerrar bien toda la propiedad o qué hacer con las llaves).
Con la preparación de las maletas y la vuelta a casa, este recordatorio les ayudará a dejarlo todo correctamente antes de su salida.
Tras la salida
Unos días después de su salida, envía un correo electrónico agradeciendo su visita a tu alquiler vacacional. Es una buena oportunidad para recordarles que te dejen una reseña, o incluso preguntarles directamente cómo fue su estancia. Esta interacción ayudará a reforzar la relación que has ido construyendo a lo largo de la estancia y promoverá su fidelización.
Con el paso del tiempo
Por último – pero no por ello menos importante – enviar correos electrónicos a antiguos huéspedes aumentará la probabilidad de que recuerden tu alquiler vacacional. Tienta a los huéspedes mencionando ofertas, promociones o descuentos que puedas realizar.
¿Cómo puedo crear mensajes automáticos en Airbnb?
Muy fácil.
Antes de nada, deberás iniciar sesión en tu cuenta de anfitrión.
A continuación, dirígete al menú Mensajes, abre el desplegable de carpetas que aparece a la izquierda y haz clic en Mensajes programados. Verás que aparece una opción que dice + Mensaje nuevo. Selecciónala.
Deberás escoger un nombre para la plantilla que vas a crear, y después, escribir tu mensaje. Asegúrate de usar los códigos abreviados para personalizar el mensaje con el nombre de cada huésped, por ejemplo, y no te olvides de seleccionar el idioma correcto.
A continuación, asigna el mensaje a un anuncio o varios, y escoge qué acciones harán que se envíe automáticamente. Por ejemplo, una reserva confirmada, el check-in o el check-out.
Por último, selecciona cuándo debería enviarse (una hora antes, 30 minutos después…) y pulsa en Guardar. Recuerda que la hora de envío dependerá de la zona horaria del anuncio.
¿Cómo escribir un buen mensaje?
Un buen mensaje automático de Airbnb debería, ante todo, no parecer demasiado automático. Afortunadamente, como has visto más arriba, el editor de Airbnb permite añadir códigos abreviados (tokens de personalización) con los que es posible personalizar los mensajes para cada huésped, incluyendo, por ejemplo, su nombre.
Ten en cuenta que, aunque responder a tus huéspedes rápidamente está muy bien, la impresión puede ser mala si el mensaje parece escrito por un robot. Por este motivo, cuando elabores las plantillas de tus mensajes automáticos de Airbnb, asegúrate de:
- Usar códigos abreviados (personalización)
- Usar un tono cercano y agradable
- Incluir tu información de contacto
- Prestar atención a la gramática y la ortografía
Por último, recuerda que las plantillas están pensadas para enviar comunicaciones rutinarias o responder a mensajes comunes. No quieras automatizarlo todo, pues el toque personal también es importante.
¿Existen alternativas?
Ser anfitrión de un alquiler vacacional puede resultar abrumador si tienes que estar constantemente enviando emails. Afortunadamente, los mensajes de automáticos de Airbnb te pueden ayudar a optimizar tu tiempo y mejorar la experiencia de tus huéspedes. Sin embargo, hay herramientas que pueden facilitarte aún más el proceso.
Lodgify ofrece una herramienta de automatización para minimizar la repetición de tareas y simplificar la comunicación con tus huéspedes. Como ya hemos mencionado, las plantillas de mensajes que uses pueden ser personalizadas y programarlas según las acciones que realicen tus huéspedes. Es recomendable que, sobre todo, añadas tu toque personal para obtener un email auténtico y profesional ¡que no te quitará ni un minuto!
Conclusiones
La función de mensajes automáticos de Airbnb es una potente herramienta con la que todo anfitrión debería estar familiarizado, dadas las innegables ventajas que tiene su uso.
Principalmente, trabajarás menos, al no tener que enviar y responder a todos los mensajes a mano. De este modo, tendrás más tiempo disponible para invertirlo en tareas más importantes, como proporcionar una atención al cliente impecable o mejorar tu posicionamiento en Airbnb.
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