Plusieurs hôtes sur Airbnb ont déjà reçu de nombreux avis positifs et ont même fini par obtenir le statut de “Superhost”.
En effet, le succès d’un Superhost s’explique notamment par une bonne communication et des avis positifs. La communication est la règle numéro 1 d’un bon accueil et séjour pour vos voyageurs. Ensuite, il faudra bien évidemment vous démarquer avec d’autres éléments importants tels que vos photos, votre description détaillée et le prix de la nuitée.
Une bonne communication avec vos invités c’est aussi une réponse réactive, efficace et claire dans vos messages. Cependant, cette tâche peut devenir redondante puisque vous recevez plusieurs fois les mêmes questions dans la journée. Heureusement qu’il existe l’outil “d’automatisation des messages sur Airbnb” pour vous faire gagner du temps et de l’énergie. Mais il faudra rédiger et planifier vous même vos propres messages avant de les automatiser.
C’est pourquoi nous vous donnons ici quelques exemples de messages automatiques à sauvegarder sur Airbnb. Ces exemples couvrent des sujets essentiels qui vont contribuer à une bonne expérience voyageur et augmenter positivement la relation hôte-invité.
La messagerie automatisée sur Airbnb
L’envoi de messages aux invités est l’un des aspects les plus fastidieux du travail quotidien d’un hôte Airbnb. C’est pourquoi il existe l’outil de pré-enregistrement des messages sur Airbnb afin de pouvoir gagner du temps et de l’efficacité dans votre quotidien.
De quoi s’agit les messages pré-enregistrés sur Airbnb ?
Les messages pré-enregistrés vous permettent de gagner en temps et en énergie puisque l’outil de messagerie automatique sur Airbnb sauvegarde vos modèles de messages pré-enregistrés et prêt-à-utiliser.
Vous pouvez alors enregistrer vos propres messages de check-in et check-out qui seront personnalisés et faciles à envoyer. Plus besoin de perdre du temps à formuler vos phrases.
Ou sont sauvegardés les messages automatiques sur Airbnb ?
Comme vous l’avez probablement déjà deviné, les messages pré-enregistrés se trouvent dans la section messages de votre compte d’hébergement Airbnb. Autrement dit dans le boîte de dialogue avec vos invités.
La messagerie où vous dialoguez avec votre invité comporte un lien “Utiliser un message sauvegardé” en bas. Pour pouvoir appliquer ou créer un nouveau message à sauvegarder, il suffit de cliquer sur ce lien.
Comment pré-enregistrer un message sur Airbnb ?
Connectez-vous à votre compte Airbnb sur le site web et :
- Accédez à un fil de discussion avec un voyageur.
- Cliquez sur « Utiliser un message sauvegardé » dans la boîte de dialogue. Si vous n’avez encore aucun message sauvegardé, il vous sera demandé d’en créer un.
- Donnez un titre à votre message, rédigez-le, puis cliquez sur « Enregistrer ».
- Vos messages sauvegardés s’affichent lorsque vous cliquez sur « Utiliser un message sauvegardé ». Choisissez simplement le message à envoyer, puis cliquez sur « Envoyer le message ».
Si vous êtes sur votre smartphone, connectez-vous sur votre compte Airbnb puis :
- Accédez à un fil de discussion avec un voyageur.
- Appuyez sur l’icône « Document » à côté de la boîte de dialogue. Si vous n’avez encore aucune réponse sauvegardée, il vous sera demandé d’en créer une.
- Appuyez sur « Rédiger une nouvelle réponse », puis donnez un titre.
- Appuyez sur « Rédiger une réponse », écrivez votre message, puis appuyez sur « Enregistrer » et « Terminé ».
- Vos réponses sauvegardées s’affichent lorsque vous appuyez sur l’icône « Document » à côté de la boîte de dialogue. Choisissez simplement la réponse à envoyer, appuyez dessus, puis sur « Envoyer ».
7 exemples de messages sauvegardés suggérés par des hôtes
Qu’est ce qui fait qu’un message est bon ? Et bien la préparation de votre message en amont. C’est pourquoi la plateforme Airbnb vous propose l’outil de sauvegarde des messages. Il vous faudra simplement rédiger et planifier vous-même vos propres messages avant de les automatiser. Vous ne savez pas quoi écrire ? Voici 8 exemples de messages sauvegardés prêts à l’emploi qui couvrent plusieurs sujets essentiels !
1. Confirmation de réservation
Une confirmation de réservation avec un petit « merci » immédiat indique aux voyageurs que vous avez bien reçu leur demande et que vous êtes prêt à les accueillir..
John, un hôte Airbnb de Westcliffe, dans le Colorado nous partage que : « Généralement, je modifie les premières phrases pour les personnaliser un peu. Jusqu’à présent, tous les voyageurs ont bien réagi et semblent aimer le fait d’avoir toutes les informations à l’avance. »
« Bonjour [Nom de l’invité],
Je vous remercie d’avoir réservé chez nous.
Pourriez-vous nous indiquer l’heure à laquelle vous arriverez ? Cela me permettra de mieux vous accueillir.
Si vous avez besoin d’indications pour vous rendre dans mon logement ou de conseils sur [ville du logement], n’hésitez pas à me contacter au [téléphone] ou m’envoyer un email à [adresse email].
N’hésitez pas si vous avez des questions, je ferai de mon mieux pour vous aider.
Bonne journée, à bientôt en [mois du séjour]. »
2. La non possibilité d’accueillir
Bien que vous voudriez pouvoir accueillir tout le monde, il est parfois impossible de le faire pour X raisons. Vos réponses devront alors être formulées avec délicatesse, clarté et politesse.
Voici quelques exemples de messages sauvegardés pour ce cas de figure :
Exemple 1 :
« Bonjour [Nom de l’invité],
Nous sommes sincèrement désolés. Pour le bien-être de votre enfant, nous ne sommes pas en mesure d’accueillir de jeunes familles.
Nous veillerons à adapter notre logement dans le futur pour les enfants. En attendant, n’hésitez pas à venir chez nous si jamais vous décidez de faire un voyage en amoureux ou avec vos amis.
En espérant que vous trouverez un logement qui soit parfaitement adapté à vos besoins.
Passez de bonnes vacances !
[Votre Nom] »
Exemple 2 :
« Bonjour [Nom de l’invité],
Nous sommes désolés d’avoir dû annuler votre réservation.
Pour des raisons [sanitaires, professionnels, de structures, etc – expliquez votre raison avec clarté], nous ne pouvons vous accueillir. Nous espérons que vous pourrez nous rendre visite une autre fois.
Bonne vacances !
[Votre Nom]»
« Bonjour [Nom de l’invité],
Je suis navrée de vous annoncer que votre réservation n’a pas pu être confirmée.
Notre chien est un mâle et nous voulons éviter tout problème avec les chiens des voyageurs.
En espérant que vous trouverez un logement qui soit parfaitement adapté à vos besoins, nous vous souhaitons un super séjour !
Bon courage !
[Votre Nom] »
3. Avant l’arrivée : message de bienvenue et itinéraires du logement
On dit souvent que l’expérience d’un invité commence bien avant qu’il ne mette les pieds dans votre location de vacances. Quelques jours avant l’arrivée des voyageurs, vous pourriez alors envoyer un message de bienvenue avec vos itinéraires pour arriver à votre logement. Il faut savoir que Airbnb envoie également automatiquement des itinéraires aux voyageurs. N’hésitez donc pas à synthétiser un maximum votre message.
« Bonjour [Nom de l’invité].
Nous sommes impatients de vous accueillir. Voici les itinéraires pour venir chez nous via :
- Google Maps : [lien]
- Autres systèmes GPS : [lien]
- Itinéraires par la route : [directives routières]
- Itinéraires en transports en commun : [directives transports en commun]
- Toutes les autres options de transport : [directives transports, à partir de l’aéroport ou d’une gare par exemple]
Vous trouverez nos suggestions dans la section « Se déplacer » de notre annonce, et nous vous encourageons à les lire afin de profiter au maximum de votre voyage.
Les conditions météorologiques pendant votre séjour [dates de séjour] devraient être [prévisions météorologiques].
Avant votre arrivée, n’hésitez pas à nous envoyer vos informations de vol, le nom du bateau et les heures d’arrivée au port et les moyens de transport utilisés (taxi, transport en commun, voiture personnelle).
A bientôt,
[Votre Nom]»
4. Avant l’arrivée : instructions et rappel du règlement intérieur
Envoyer un email avant l’arrivée avec une procédure d’enregistrement automatique et toutes les informations essentielles assureront à vos hôtes un départ positif et une bonne première impression. Ainsi, n’oubliez pas d’indiquer les instructions (code de la porte, code de la boîte à serrure des clés, etc) et les informations supplémentaires (code wifi, clé du parking, numéros d’urgences etc).
Par ailleurs, vous pouvez réitérer une fois de plus le règlement intérieur et les conditions à titre de rappel (Airbnb donne également des consignes à suivre pour l’arrivée).
Voici quelques exemples :
1. Message de bienvenue et instructions
« Bonjour [Nom du voyageur],
Vous avez déjà reçu un itinéraire pour vous rendre dans notre logement. Voici d’autres informations dont vous aurez besoin pour passer un excellent séjour :
Contacts : [nom, email et numéros de téléphone]
Lieu de rendez-vous : [à la maison, au port, à l’aéroport ou à d’autres points de rencontre]
Code de la porte : [code d’entrée]
Wifi : [mot de passe]
Manuel de la maison : [indiquer ou se trouve ce manuel et expliquer son contenu : toutes les instructions et infos du logement]
Faites-nous aussi savoir si vous utilisez des services d’itinérance pour votre téléphone mobile et quelle est votre méthode de communication préférée à votre arrivée (appels téléphoniques, SMS, WhatsApp, Messenger, QQ).
Dans l’attente de vous accueillir prochainement
[Votre Nom]»
2. Les numéros d’urgences et rappel du règlement intérieur
« Bonjour [Nom du visiteur],
C’est presque l’heure de votre voyage à [ville] !
Nous avons établi une liste de numéros à contacter dont vous pourriez avoir besoin (espérons que ce ne soit pas le cas !) durant votre séjour.
- Numéro d’urgence : [numéro]
- Police secours : [numéro]
- Pompiers : [numéro]
- Ambulance : [numéro]
- Médecin (non urgent) : [numéro]
- Vétérinaire d’urgence : [numéro]
- Pharmacie 24/24 et 7j/7 : [numéro]
Nous vous demandons de bien vouloir faire moins de bruits à partir de 22h par respect pour nos voisins qui sont âgés. Vous trouverez notre règlement intérieur ici : [lien du règlement intérieur].
A très vite !
[Votre nom]»
3. Activités, bons plans, bonnes adresses
Concernant les activités, en tant qu’ hôtes, vous disposez de connaissances locales avec lesquelles aucun guide de voyage ne peut rivaliser et ça c’est une de vos valeurs ajoutées !
Nous suggérons alors d’avoir à disposition une liste « d’activités en cas de mauvais temps» et « d’activités populaires » ainsi qu’une liste de bons plans et bonnes adresses. Et pourquoi pas ajouter votre touche de personnalité dans ce message, peut-être bien un peu d’humour ou de joie de vivre à vos recommandations :
« Bonjour [Nom de l’invité],
Je pense que ces activités, adresses et idées pourront vous intéresser :
[Lieux à visiter]
[Bonnes adresses pour manger]
[Cuisines, plats et gourmandises locaux à goûter]
[Bonnes adresses shopping et achats de souvenirs]
[Randonnées faciles dans la région]
[Randonnées pour les plus ambitieux]
[Ce que les coureurs de marathon veulent savoir]
[Activités nautiques]
[Activités en cas de mauvais temps]
[Bons plans (restaurants, promotions, boutiques spécialisés, etc)]
En espérant que ça vous plaira, profitez bien de votre séjour !
[Votre nom]»
5. Avez-vous bien dormi ?
Après une première nuit, les hôtes Airbnb recommandent d’envoyer un autre message de “bienvenue” pour demander si tout se passe bien pour eux, notamment s’ils restent plus longtemps. De cette manière, vous pourrez en cas de non satisfaction ou de besoin, adapter et répondre à leur demande le plus vite possible. De plus, cela prouve que vous vous préoccupez vraiment du bien être de vos invités.
« Bonjour [Nom du visiteur],
Avez-vous bien dormi ? Nous espérons que vous passez un agréable séjour.
Merci de nous confirmer que tout va bien et n’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de quoi que ce soit.
P.S. : voici un lien vers le lac le plus proche de notre maison pour profiter de vos meilleures siestes sous le soleil !
Bon séjour,
[Votre nom] ».
6. Départ et Check-out
Il est important d’envoyer un message la veille du départ pour rappeler à vos voyageurs l’heure du départ et une checklist des choses à faire avant de partir (veiller à bien rendre les clés, le ménage, éteindre la chaudière, etc). Après un yper zen et tranquille, il est possible que vos invités oublient de faire certaines choses alors n’hésitez pas à faire un simple rappel. Cela sera bénéfique pour eux comme pour vous car il y a plus de chances que les choses soient faites, facilitant ainsi votre état des lieux.
Voici quelques informations supplémentaires à ne pas louper :
« Bonjour [Nom du voyageur],
C’est déjà l’heure ? Nous regrettons de vous voir partir. Voici un petit rappel amical au sujet du départ :
Heure de départ : demain à [heure de départ]
Itinéraire : [numéros de confirmation de transport vers l’aéroport, le port ou d’autres lieux de transport]
N’oubliez pas de fermer la porte à clé et de bien la remettre dans la boîte à clés sécurisée.
Cela a été un plaisir de vous accueillir et espérons vous accueillir à nouveau !
[Votre nom] »
7. Remerciez et complimentez votre hôte
Quelques jours après le départ de vos invités, vous pouvez leur envoyer un message pour les remercier à nouveau d’avoir choisi votre location de vacances et leur complimenter d’avoir été un super visiteur. Non seulement c’est une excellente occasion de rappeler aux invités de laisser un avis et d’avoir un retour direct de leur séjour, mais vous pouvez aussi renforcer la relation que vous aviez établie avec eux tout au long de leur séjour et favorisera la fidélité à votre propriété.
Exemple 1 :
« Bonjour [Nom de l’invité],
Merci d’avoir choisi notre logement durant votre séjour à [ville].
Nous espérons que vous avez passé un excellent séjour et que vous avez fait un bon voyage de retour.
Dès que vous en aurez le temps, merci de laisser un commentaire au sujet de votre séjour pour nous aider à améliorer nos services d’hospitalité.
Nous espérons pouvoir vous accueillir dans le future,
[Votre nom] »
Exemple 2 :
« Bonjour [Nom du voyageur],
Cela a été un plaisir de vous accueillir ! J’espère pouvoir vous accueillir à nouveau et re-échanger des conversations intéressantes avec vous.
Juste un rappel amical pour vous demander de laisser un commentaire au sujet de votre séjour chez nous pour pouvoir mieux vous accueillir la prochaine fois..
Merci encore d’avoir choisi notre logement. Nous espérons que vous avez effectué un bon retour.
A bientôt je l’espère !
[Votre nom] »
La bonne nouvelle est que l’utilisation d’un message pre-enregistré sur Airbnb réduira considérablement le temps que vous passez à communiquer. Cela dit, vous pourrez diriger votre énergie vers d’autres tâches importantes nécessaires au bon fonctionnement de votre location de vacances. Non seulement votre hospitalité sera au top, mais vous vous sentirez également plus efficace et plus satisfait de votre entreprise.
