Ajouter une nouvelle location saisonnière dans le portefeuille d’une conciergerie ou d’une agence immobilière spécialisée est une étape qui demande de la précision, de l’organisation et une approche stratégique. En effet, dans le secteur compétitif de la location saisonnière, chaque détail compte. C’est pourquoi nous avons voulu créer une liste de contrôle pour la gestion de nouvelles propriétés.
En tant que conciergerie, il est important de bien préparer la location d’une nouvelle propriété. Cela vous permettra de créer une relation de confiance entre votre entreprise et le propriétaire de la location saisonnière. Une bonne gestion dès le début des opérations peut ouvrir la voie à un partenariat fructueux entre la conciergerie et le propriétaire de la location saisonnière.
Pour vous aider dans ce processus, nous avons créé une checklist téléchargeable destinée à tous les gestionnaires immobiliers, que vous soyez une conciergerie ou bien que vous veniez de vous lancer dans la gestion de locations saisonnières. Cette liste peut également être utilisée pour le changement de gestionnaire locatif. Nous verrons comment assurer la gestion d’un nouvel hébergement étape par étape peut améliorer votre stratégie de gestion immobilière et libérer le plein potentiel de votre entreprise de location de saisonnière. Suivez le guide !
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Avertissement : Cet article ainsi que cette liste de contrôle s’adressent aux gestionnaires immobiliers qui louent des biens en courte durée. En France, cette activité nécessite la détention de la carte G, qui est une carte professionnelle immobilière. La carte G est obligatoire pour la gestion des baux de location et des loyers.
Dans les cas précis des conciergeries, il peut être envisageable d’exercer sans détenir la carte G. Dans ce cas, vous devrez gérer les annonces des propriétaires par le biais de plateformes de réservation. Pour cela, les annonces doivent être établies au nom du propriétaire du bien (et non au vôtre). De plus, les transactions financières (les montants payés par les voyageurs) doivent être associées au compte du propriétaire (et non à celui de votre entreprise). Il vous est également interdit de prendre des réservations directement sur votre propre site sans détenir la carte G.
Veuillez consulter un expert juridique ou un avocat spécialisé pour s’assurer que votre activité de gestion de locations est conforme à la réglementation en vigueur.
Qui a besoin d’une liste de contrôle pour la gestion de location saisonnière ?
La liste de contrôle pour la gestion immobilière est un outil indispensable pour tous les propriétaires et gestionnaires de biens immobiliers dans le secteur de la location saisonnière (ou location courte durée), car elle permet d’assurer une transition efficace lors de la mise en location d’un hébergement. Elle peut être utilisée pour le changement de gestionnaire locatif de location saisonnière.
Pour les sociétés de gestion immobilière et les conciergeries, cette checklist est une feuille de route complète pour commencer une nouvelle collaboration avec un propriétaire et mettre en location un hébergement. Cela permet de procéder étape par étape, en les guidant à travers les étapes importantes, telles que l’aménagement de la propriété et le marketing.
Les propriétaires peuvent en savoir plus sur les attentes et les responsabilités des deux parties, tout en sachant comment optimiser leur hébergement, notamment en améliorant les équipements ou en ciblant certains clients potentiels.
Les clients bénéficient indirectement de cette liste, car elle permet d’optimiser l’hébergement et facilite le processus de changement de gestionnaire jusqu’à la mise en location et les réservations. Cette ressource est donc utile à tous : propriétaires, conciergeries et futurs clients heureux !
Pourquoi avoir besoin d’une liste de contrôle ?
Les sociétés de gestion immobilière jouent un rôle essentiel dans le secteur de la location saisonnière, en faisant le lien entre les propriétaires et les voyageurs à la recherche d’un séjour mémorable. Gérer de nouvelles locations saisonnières ou changer de gestionnaire locatif peut avoir un impact significatif sur le succès d’une société de gestion immobilière.
Qu’il s’agisse d’assurer la satisfaction des clients ou de s’adapter aux tendances du marché, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les sociétés de gestion immobilière doivent être méticuleuses lorsqu’elles souhaitent ajouter une nouvelle propriété à leur portefeuille. Examinons ces différents points ensemble.
Optimisation des revenus
Des établissements bien gérés dès le début de la collaboration sont plus susceptibles d’attirer des réservations et de générer des revenus. Les prix, la disponibilité et les stratégies marketing peuvent être optimisés lors de la mise sur le marché, ce qui permet à l’établissement de se positionner de manière compétitive et d’atteindre de meilleurs revenus.
Efficacité opérationnelle
Les gestionnaires immobiliers qui suivent une liste de contrôle bien définie pour chaque nouvelle location saisonnière peuvent garantir que toutes les tâches nécessaires soient réalisées de manière efficace : l’installation de nouveaux équipements, les procédures bureaucratiques, la gestion des tâches de nettoyage, etc.
Lois et réglementations
La gestion d’une nouvelle location saisonnière implique de comprendre et de respecter les réglementations et les lois locales. Les sociétés de gestion immobilière doivent connaître les lois sur le zonage, les exigences en matière de permis et les obligations fiscales liées aux locations courte durée, car le non-respect de ces règles peut entraîner des problèmes juridiques et des pénalités financières. Une liste de contrôle permet de s’assurer que tout est en ordre.
Inventaire
Un suivi précis de l’inventaire est essentiel pour garantir que chaque location de vacances soit correctement équipée et bien entretenue. Les sociétés de gestion immobilière doivent s’assurer que les articles essentiels sont disponibles dans chaque hébergement. Elles doivent également gérer rapidement les dommages.
Résolution rapide des problèmes
Un processus de vérification permet d’identifier rapidement les problèmes potentiels avant l’arrivée des clients. Cette approche proactive permet aux gestionnaires de résoudre à l’avance tout problème technique ou de maintenance, minimisant ainsi les désagréments et les expériences négatives des clients.
Une image de marque et des normes cohérentes
Une société de gestion immobilière se charge souvent de plusieurs locations saisonnières réparties à différents endroits. En suivant les mêmes étapes lors de la mise en location d’un hébergement, vous pouvez mettre en place des normes de qualité pour votre entreprise et forger votre image de marque.
Cette cohérence crée un climat de confiance pour les clients, qui savent qu’ils peuvent s’attendre à un certain niveau de service et de confort, quel que soit l’endroit où se trouve la propriété.
La première impression compte
Lorsqu’un client réserve une location saisonnière, sa première impression est formée bien avant qu’il ne mette les pieds dans la propriété. Un processus de mise en location bien exécuté permet de s’assurer que la propriété est présentée avec précision grâce à des photos de qualité, des descriptions détaillées et des listes d’équipements exactes. Cette première impression peut avoir un impact significatif sur le taux de conversion des réservations et la satisfaction des futurs clients.
Satisfaction des clients et commentaires
Les clients satisfaits sont plus susceptibles de laisser des commentaires positifs et de revenir pour de futurs séjours. Un processus de mise en location efficace permet de s’assurer que les locations saisonnières sont bien préparées, propres et dotées de tous les équipements nécessaires. Cela conduit à des expériences positives pour les clients, qui à leur tour partagent des commentaires élogieux et peuvent faire la promotion de vos locations grâce au bouche à oreille.
Communication et collaboration efficace
Lors d’une première collaboration, les sociétés de gestion immobilière choisissent des canaux de communication clairs avec les propriétaires. Cela permet de définir les attentes et d’éviter les malentendus. Une communication claire permet également aux propriétaires de fournir des informations précieuses sur le logement.
S’adapter aux tendances du marché
Le marché de la location de vacances évolue sans arrêt, les tendances et les préférences des clients changent au fil du temps. L’acquisition d’une nouvelle propriété est l’occasion pour les sociétés de gestion immobilière d’évaluer et de s’adapter à l’évolution de la demande et du marché, en veillant à ce que les offres restent pertinentes et attrayantes pour les clients potentiels.
Comment mettre en location une nouvelle location
Avant de vous lancer tête baissée dans la location d’un nouvel hébergement, commencez par effectuer les tâches suivantes avant de vérifier votre check list. Cela vous aidera à mettre en location une nouvelle maison étape par étape.
Nouvelle collaboration et révision du contrat
Organisez un entretien avec le propriétaire de la location saisonnière pour lui présenter votre équipe de gestion. Discutez des rôles, des responsabilités et des attentes des deux parties. Présenter le contrat de conciergerie pour la révision et la signature.
Soyez en contact avec les propriétaires bien à l’avance pour rassembler toutes les informations et documents nécessaires. Cette approche proactive donne le ton à une collaboration et une mise en location efficace. Apprenez-en le plus possible sur les objectifs du propriétaire et adaptez tous les services en conséquence, cela favorisera la confiance et les relations à long terme.
Attribution des tâches
Désignez des membres de l’équipe responsables des différentes tâches lors de la mise en location ou le changement de gestionnaire d’un nouvel hébergement. Cela permet de garantir la responsabilité et de simplifier la transition du bien vers votre portefeuille de gestion.
Créer un calendrier
Créez un calendrier pour gérer la mise en location de l’hébergement étape par étape et fixez des délais pour chaque tâche. Un calendrier permet d’éviter de se laisser submerger et garantit un processus cohérent et efficace.
Définir des objectifs clairs
Lors d’une nouvelle collaboration, définissez les objectifs à atteindre pour chaque étape. Des objectifs clairs permettent à l’équipe de rester concentrée et informée tout au long du processus.
Utiliser un logiciel et un Channel Manager efficaces
En utilisant un logiciel de location saisonnière efficace, les gestionnaires peuvent centraliser toutes les opérations, de la gestion des réservations aux tâches de nettoyage, assurant ainsi une transition en douceur pour les clients et le personnel.
Que doit inclure une fiche de contrôle pour la gestion de location saisonnière ?
Comme vous le savez maintenant, une liste de contrôle détaillée pour une nouvelle mise en location ou un changement de gestionnaire permet de s’assurer que toutes les tâches nécessaires sont accomplies systématiquement, ce qui minimise les risques d’oubli et garantit une transition en douceur vers la gestion d’un nouvel hébergement.
Jetons un coup d’œil aux éléments indispensables et aux étapes importantes de votre liste.
Communication avec le propriétaire et contrat de conciergerie
Une partie essentielle du processus de la gestion d’un nouvel hébergement consiste à organiser une réunion avec le propriétaire pour vous présenter, discuter de ses attentes et exposer les grandes lignes de vos services de gestion de locations saisonnières. De plus, c’est l’occasion idéale de présenter le contrat de conciergerie qui explique les responsabilités des deux parties, les frais et les conditions. Assurez-vous que vous êtes tous deux d’accord avant de poursuivre.
Évaluation initiale et documents
Il est essentiel que vous procédiez à une première inspection du logement afin de définir les caractéristiques, les équipements et l’état. Au cours de cette étape, vous devez également rassembler tous les documents nécessaires concernant le bien, y compris la preuve de propriété, le contrat d’assurance et tous les permis ou licences nécessaires.
Cela peut sembler évident, mais n’oubliez pas l’adresse du bien, y compris les coordonnées GPS, et les instructions d’accès au bien, par exemple les codes de verrouillage, les serrures intelligentes, etc.
Conformité et réglementation en matière de sécurité
Vous devrez ensuite vous assurer que le bien répond aux normes de sécurité en installant des détecteurs de fumée, des extincteurs et en indiquant les numéros de téléphone à contacter en cas d’urgence.
Un conseil : adressez-vous à la mairie pour savoir exactement quelles sont les réglementations locales pour la location saisonnière. N’oubliez pas non plus qu’en France, la copropriété doit accepter ce type de location dans son règlement.
Aménagement intérieur et rénovation
Sur la base de votre évaluation initiale, vous devez collaborer avec le propriétaire pour meubler et décorer la propriété dans un style qui puisse plaire au public cible.
Nettoyage en profondeur
L’un des points les plus importants de votre liste de contrôle est la coordination du nettoyage et de l’entretien professionnels. Cela doit être fait avant toute publicité, car vous voulez que l’hébergement soit impeccable avant la mise en location.
Inventaire
Dressez un inventaire détaillé de tous les éléments de la propriété, des meubles aux ustensiles de cuisine, afin de repérer les éventuels dommages ou pertes lors des futures locations.
Installation domestiques
En outre, vous devrez faire en sorte que les installations domestiques telles que l’électricité, l’eau, le gaz et internet soient aux normes et fonctionnels, y compris l’organisation et la mise en place des paiements. Il est possible que ces services soient déjà installés dans le logement. Vous devrez alors réfléchir à la manière de les gérer, en déterminant par exemple qui paiera les factures.
Photos
C’est probablement à ce stade que la future mise en location commence à se concrétiser. Veillez à prendre des photos en haute qualité de la propriété à des fins de marketing. Vous pouvez les prendre par vous-même, ou faire appel à un photographe professionnel, car les images sont essentielles pour attirer les réservations.
Site web de réservation et plateformes de réservation
Maintenant que la nouvelle propriété est exactement comme vous voulez que vos invités la trouvent, il est temps de mettre en place un système pour gérer les réservations et les disponibilités. Vous pouvez intégrer la location à un site web préexistant à l’aide d’un widget de réservation ou créer un tout nouveau site web de réservation à l’aide d’un générateur de sites web performant.
De plus, vous pouvez créer de nouvelles annonces pour l’hébergement sur plusieurs plateformes de réservation telles que Airbnb, Booking.com ou encore ABritel en utilisant des descriptions d’annonces en mettant en avant les caractéristiques uniques du logements et en affichant des photos de qualité.
Une fois que tout est publié, vous pouvez synchroniser vos annonces à l’aide un système de gestion de propriétés ou logiciel de gestion locative (Property Management System – PMS en anglais), afin de gérer l’ensemble des réservations, des disponibilités et des tarifs à partir d’une seule et même plateforme.
Amélioration de l’expérience client
A présent, il fait penser à comment assurer la longévité et la durabilité de la location ! Comment faire ? Il vous faut des invités heureux bien sûr ! Créez un kit d’accueil complet, contenant des informations sur la propriété et les environs, y compris des recommandations de restaurants et de choses à faire. Ajoutez également des instructions claires sur l’enregistrement et le départ, le règlement intérieur et les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.
Un conseil : Essayez d’établir des partenariats avec des entreprises locales afin d’offrir à vos clients des services supplémentaires qui soient authentiques et locaux.
Analyse des performances et rapports
Pour être sûr de rester dans la course et de devancer la concurrence sur un marché très compétitif, il est essentiel d’examiner régulièrement les taux d’occupation, les recettes et les dépenses. Ces données seront essentielles pour s’adapter aux tendances du marché.
En bref
En tant que gestionnaire de location saisonnière, quelle que soit la taille de votre portefeuille, il est important de disposer d’un processus d’intégration efficace, transparent et solide lors de la mise en location d’un nouveau bien et le changement de gestionnaire. Cela peut vous aider à suivre les objectifs de votre Business Plan et offre au propriétaire une certaine confiance dans votre stratégie.
Bien entendu, en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez ajouter ou omettre certaines étapes à votre liste de contrôle. Nous espérons toutefois que notre checklist gratuite vous sera utile et qu’elle vous aidera à optimiser les étapes de la mise en location d’une nouvelle propriété.
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