Als Property Manager verwalten Sie mehrere Immobilien und schauen sich im besten Fall gerade bereits nach einer neuen Ferienwohnung um, um Ihr Portfolio zu erweitern. Doch der Erwerb einer neuen Ferienunterkunft kann nur erfolgsversprechend sein, wenn Sie bei dem Erwerb und bei der Übergabe organisiert sind, präzise und strategisch handeln. Denn der Inhaberwechsel sollte problemlos und unkompliziert vonstatten gehen. Damit das gelingt, ist ein gut ausgearbeiteter Onboardingprozess unabdingbar.
Damit ein reibungsloses Onboarding gelingt, haben wir eine Checkliste für die Übergabe von Ferienwohnungen an Property Manager erstellt, die Sie sich unten herunterladen können. Denn die Übergabe bildet nunmal die Grundlage für eine erfolgreiche Partnerschaft zwischen Ihnen als Immobilienverwalter und dem Eigentümer der Ferienimmobilie.
Sind Sie sich immer noch nicht sicher, wozu Sie eine Onboarding Checkliste brauchen oder was diese beinhaltet? Kein Problem! In diesem Artikel gehen wir auf alle Punkte der Onboarding-Checkliste ein, von steuerlichen Bestimmungen bis hin zur Gästeerfahrung. Los geht’s!
Sie können das Formular zum Download der Property Management Übergabe-Checkliste nicht sehen? Klicken Sie hier.
Wer braucht eine Property Management Übergabe-Checkliste?
Eine Checkliste für die Übergabe von Ferienimmobilien ist für beide Parteien mehr als hilfreich: Für den Besitzer der Ferienwohnung sowie den neuen Immobilienverwalter. Wenn Sie sich dem Property Management widmen und besonders an Ferienimmobilien interessiert sind, sollten Sie diese Checkliste also unbedingt herunterladen und im Prozess des Erwerbs einer neuen Ferienwohnung stets zur Hand haben.
Während die Checkliste für Property Manager einen umfassenden Leitfaden für den Onboarding-Prozess bietet und sie durch kritische Schritte wie die Einrichtung und das Marketing der Immobilie führt, gibt sie Ferienwohnungsbesitzern Klarheit, was von der Immobilie erwartet wird. So sollten Sie mit dem Inhaber diese Checkliste durchgehen oder ihm diese gegebenenfalls sogar im Vorhinein zukommen lassen, sodass der Inhaber die Wohnung gegebenenfalls schon vorbereiten und wichtige Unterlagen sammeln kann.
Die Gäste tangiert diese Checkliste nicht direkt, sie profitieren jedoch indirekt von der Ausstattung, dem Zustand der Unterkunft und der Erfahrung, die ihnen somit gewährleistet wird, welches im Umkehrschluss wieder Ihnen hilft.
Im Wesentlichen ist die Checkliste für die Einführung einer Dritten Partei zur Immobilienverwaltung eine vereinheitlichende Ressource, die für alle Parteien das Vermietungserlebnis verbessert und organisierter macht.
Die Relevanz des Onboardings: Warum Sie als PM eine Checkliste brauchen
Immobilienverwaltungsunternehmen spielen eine entscheidende Rolle in der Ferienwohnungsbranche und verbinden Eigentümer von Immobilien mit Reisenden, die einen komfortablen und unvergesslichen Aufenthalt suchen. Wenn Property Manager eine neue Wohnung in Ihr Portfolio aufnehmen, kann dies signifikante Auswirkungen auf den Erfolg eines Property Management Business haben. Demnach sollten im Vorhinein klare Abmachungen getroffen werden und die wichtigsten Punkte für die spezifische Ferienwohnung, sollten der Inhaber und der zukünftige Verwalter gemeinsam durchgehen.
Von der Gewährleistung der Gästezufriedenheit bis zur Einhaltung von Regulierungen gibt es zahlreiche Gründe, warum Property Manager während des Onboardings sorgfältig vorgehen müssen. Also schauen wir einmal rein:
Einnahmen maximieren
Wenn Ferienimmobilien sorgfältig übergeben werden, ist es wahrscheinlicher, dass sie gebucht werden und von Beginn an Einnahmen generieren. Bei der Übergabe können gemeinsam Dinge wie der Preis, die Verfügbarkeit und die Marketingstrategien besprochen werden, welche dann vom Property Manager optimiert werden können. Somit ist die Immobilie dann wettbewerbsfähig und schöpft ihr Einnahmenpotenzial voll aus.
Effizienz im Tagesgeschäft
Property Manager, die eine Checkliste bei der Übergabe benutzen, vergessen nicht so häufig Dinge, besonders nicht Punkte, die für den Betrieb der Ferienwohnung unabdingbar sind. Eine saubere Übergabe sorgt dafür, dass die Ferienwohnung nicht in einigen Monaten kurzfristig vom Markt genommen werden muss, weil Dokumente nicht vorliegen, die Reinigung nicht funktioniert oder die Fotos nicht ansprechend sind.
Einhaltung legaler und rechtlicher Vorgaben
Die Übergabe einer Ferienimmobilie erfordert nicht nur einen Check der Immobilie, sondern ebenfalls ein Verständnis für die geltenden Vorgaben und die Kontrolle der Einhaltung dieser. Property Management Unternehmen müssen Zweckentfremdungsgesetze, Lizenzen, Steuerverpflichtungen im Zusammenhang mit der Ferienwohnung prüfen, da bei Nichtbeachtung einer dieser Faktoren gewaltige Strafen anfallen können. Durch die Checkliste vergessen Sie auch diesen Punkt nicht.
Kontrolle des Inventars
Eine genaue Inspektion des Inventars ist unabdingbar, um zu gewährleisten, dass jede Ferienwohnung richtig ausgestattet ist und keine Mängel aufweist. Property Manager müssen sicherstellen, dass die Wohnung Instand gehalten wurde, dass jegliche Mängel beseitigt und alle essentiellen Dinge aufgefüllt oder angeschafft werden.
Probleme im Keim ersticken
Zu einem gründlichen Onboarding gehört es, potenzielle Probleme bereits vor der Inbetriebnahme der Ferienwohnung, beziehungsweise vor der Ankunft der Gäste zu erkennen. Dank einer genauen Inspektion und diesem proaktiven Ansatz können Property Manager lange Wartungsarbeiten oder technische Probleme im Voraus angehen und so Unannehmlichkeiten und negative Erfahrungen der Gäste vermeiden oder zumindest minimieren.
Kontinuität und einheitliche Abläufe
Ein Property Management Business verwaltet oft eine Vielzahl an Ferienunterkünften an unterschiedlichsten Standorten. Gleiche, konsistente Übergabe und Onboarding Prozesse helfen dabei, die Qualitäts- und Markenansprüche des Unternehmens einheitlich zu gewährleisten. Somit steht Ihre Marke dann für die gleichen Werte und Qualitätsstandards, was besonders bei den Gästen gut ankommt und bei ihnen dafür sorgt, dass sie mit Ihren Ferienwohnungen einen gewissen Service verbinden.
Der erste Eindruck zählt
Wenn ein Gast eine Ferienwohnung bucht, geht es bei dem ersten Eindruck nicht um das Betreten der Wohnung. Von den paar inserierten Fotos macht sich jeder Gast ein Bild von der Ferienwohnung. Demnach ist eine gute Präsentation mit hochqualitativen Fotos das A&O. Zu einem guten Onboarding Prozess gehört also auch das detaillierte Erfassen von Ausstattungsmerkmalen, das Verfassen eines passenden, ansprechenden Beschreibungstexts und das Schießen von überzeugenden Fotos. Denn diese paar Aktionen werden sich direkt in Ihrer Buchungsrate widerspiegeln.
Gästezufriedenheit und Bewertungen
Zufriedene Gäste hinterlassen mit größerer Wahrscheinlichkeit positive Bewertungen und kommen gegebenenfalls sogar wieder zu Ihnen. Ein effektiver Onboarding-Prozess hilft sicherzustellen, dass die Ferienunterkunft gut vorbereitet, sauber und mit allen notwendigen Annehmlichkeiten ausgestattet ist. Dies führt zu positiven Gästeerfahrungen, die wiederum zu guten Bewertungen und zu positiver Mund-zu-Mund-Propaganda führen.
Effektive Kommunikation
Bei der Übergabe ist es wichtig, klar festzulegen, wie die weitere Kommunikation abläuft und welche Kanäle genutzt werden sollen. Dadurch werden die Erwartungshaltungen geklärt und Missverständnisse im Nachhinein vermieden. Eine klare Kommunikation ermöglicht es den Inhabern auch, Ihnen wertvolle Einblicke in die Immobilie zu geben.
Am Zeit der Zahn – und der Trends
Der Ferienwohnungsmarkt ist sehr dynamisch, Gästeerwartungen und Trends ändern sich jeder Zeit und Präferenzen entwickeln sich. Bei der Übergabe sollten Property Manager einma eine kleine Situationsanalyse der Immobilie machen und gucken, welche Gästeanforderungen nicht erfüllt wurden oder mittlerweile nicht mehr erfüllt werden und ob die Ferienimmobilie für irgendwelche Trends vielleicht sogar perfektes Potential bietet.
Wie Sie als Property Manager sich für das Onboarding vorbereiten sollten
Bevor Sie sich kopfüber ins kalte Wasser des Onboarding-Prozesses stürzen, sollten Sie die folgenden Aufgaben erledigen, damit Sie mehr Erfolg beim Onboarding haben – Danach können Sie dann fleißig mit dem Abhaken loslegen!
Vertragspartner und Vertrag mit dem Inhaber der Ferienwohnung besprechen
Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem Inhaber der Ferienwohnung, um das Property Management Team vorzustellen. Besprechen Sie die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen beider Parteien. Legen Sie die Property Management Vereinbarung zur Prüfung und Genehmigung vor.
Setzen Sie sich frühzeitig mit den Immobilieneigentümern in Verbindung, um alle notwendigen Details und Unterlagen zu sammeln. Proaktiv auf diesen zuzugehen ist der erste elementare Schritt für einen reibungslosen Einführungsprozess. Erfahren Sie so viel wie möglich über die Ziele des Inhabers und stimmen Sie alle Dienstleistungen und Ihre Pläne darauf ab, da dies das Vertrauen fördert und eine langfristige, erfolgreiche Beziehungen möglich macht.
Aufgaben verteilen und Verantwortlichkeiten festlegen
Weisen Sie Ihren Mitarbeitern unterschiedliche Schritte des Onboarding-Prozesses zu. So können Sie die Übergabe schnell und ordentlich abwickeln, Verantwortliche wissen klar was sie zu tun haben und der Prozess wird einfacher und effizienter.
Einen Zeitplan erstellen
Teilen Sie Ihren Onboarding-Prozess in verschiedene Phasen und setzen Sie sich feste Deadlines für jede Aufgabe oder Phase. Ein genauer Zeitplan hilft Ihnen als Property Manager effizient zu bleiben und Sie stehen nicht direkt vor einem Berg von Aufgaben, sondern können Stück für Stück vorgehen und Ihren Fokus stets auf den nächsten Schritt richten.
Setzen Sie sich klare Ziele
Für jede Etappe des Übergabe Prozesses sollten Sie sich Ziele vornehmen, die Sie erreichen möchten. Klare Ziele sorgen für mehr Motivation, helfen Ihnen die Relevanz der einzelnen Phasen zu erkennen und sind ein Baustein für einen vielversprechenden Start für die neu erworbene Ferienwohnung.
Nutzen Sie ein effektives PMS und einen Channel Manager
In dem Sie ein robustes Property Management System erwerben, wird die Verwaltung Ihrer Ferienwohnungen effizienter, organisierter und leichter. Eine gute Property Management Software kann Operationen zentralisieren, von dem Reservierungsmanagement bis hin zu Instandhaltungsaufgaben und beinhaltet einen Channel Manager. Ein PMS ist somit für Sie als Immobilienverwalter mehr als hilfreich und Gäste der Ferienwohnung profitieren unterbewusst von dieser Software durch einen besseren Service bei einem gleichbleibenden, wenn nicht sogar geringerem Arbeitsaufwand für Property Manager.
Was sollte in einer Property Management Übergabe-Checkliste inkludiert sein?
Nun, wo wir bereits auf all die Gründe eingegangen sind wieso eine Onboarding-Checkliste für die Übergabe mehr als wichtig ist, gehen wir auf die Punkte an, die Sie unbedingt auf Ihrer Checkliste wiederfinden sollten. Eine detaillierte Checkliste sorgt dafür, dass sie die Aufgaben alle übersichtlich zusammen haben und nichts in der neuen Ferienwohnung vergessen.
Wenn Sie sich keine eigene Checkliste erstellen wollen, können Sie sich hier unsere Übergabe-Checkliste für Property Manager herunterladen.
Anderernfalls können Sie sich anhand dieser Kriterien Ihre eigene Liste zusammenstellen:
Kommunikation mit dem Inhaber und Verwaltungsvertrag
Ein wichtiger Teil der Übergabe ist – wie wir bereits erwähnt haben – das Treffen mit dem Inhaber der Ferienwohnung, bei dem Sie sich vorstellen, die Erwartungen des Inhabers notieren und erörtern und Ihre Dienstleistungen und Ihr Vorgehen erläutern. Außerdem ist dies die perfekte Gelegenheit, um den Verwaltungsvertrag vorzulegen, in dem die Verantwortlichkeiten, Gebühren und Bedingungen aufgeführt sind. Vergewissern Sie sich, dass Sie beide einverstanden mit den jeweiligen Konditionen sind, bevor Sie fortfahren.
Inspektion der Ferienwohnung
Es ist wichtig, dass Sie eine persönliche Inspektion der Ferienimmobilie durchführen, um sich ein wahrheitsgetreues Bild von den Eigenarten, der Ausstattung und dem Zustand der Immobilie zu machen. In diesem Schritt sollten Sie auch alle erforderlichen Unterlagen der Immobilie zusammentragen, darunter Eigentumsnachweise, Versicherungsnachweise und alle relevanten Genehmigungen oder Lizenzen.
Es mag offensichtlich erscheinen, aber vergessen Sie auf keinen Fall, sich auch die Basics der Immobilie zu notieren wie Adresse, einschließlich der GPS-Koordinaten, die Anweisungen für den Zugang zur Immobilie, z. B. unterschiedliche Türen, sämtliche Codes, intelligente Schlösser usw.
Sicherheitsvorschriften und Regulierungen
Anschließend müssen Sie sicherstellen, dass die Immobilie den Sicherheitsvorschriften entspricht, die für einen Beherbergungsbetrieb gelten, indem Sie Rauchmelder und gegebenenfalls sogar Feuerlöscher installieren sowie Kontaktinformationen für den Notfall erkenntlich aushängen.
Bonus Tipp: Sprechen Sie mit einem lokalen Anwalt und versichern Sie sich, dass Sie jegliche lokalen und nationalen Vorschriften in der neuen Ferienimmobilie befolgen.
Innendesign und Möbel
Mit jeglichen Tipps vom Inhaber aus dem Übergabegespräch und Ihren Eindrücken von der Ferienwohnung sollten Sie mit dem Inhaber ein Gespräch suchen, um über eine neue Inneneinrichtung oder den Austausch einzelner Elemente zu sprechen. Schließlich wollen Sie, dass Ihre Zielgruppe auch schnell überzeugt von der Ferienimmobilie ist.
Komplettreinigung der Ferienimmobilie
Einer der wichtigsten Punkte auf Ihrer Checkliste ist die Koordinierung der professionellen Reinigung. Besonders bei einer Übergabe von einem Verwalter zum nächsten sollte eine Komplettreinigung stattfinden. Schließlich soll Ihre Ferienwohnung ja auch makellos aussehen, bevor Sie anfangen, diese zu vermarkten. Außerdem sehen Sie bei einer Tiefenreinigung Makel, die gegebenenfalls bei Routine-Reinigungen übersehen werden.
Management des Inventars
So langsam sieht die Ferienwohnung gut aus, sie muss jedoch auch benutzerfreundlich sein. Erstellen Sie eine detaillierte Inventarliste aller Gegenstände in der Immobilie, von Möbeln bis zu Küchenutensilien, erfassen Sie was noch fehlt und erstellen Sie eine “Master-Inventar” Liste. So können Sie nach jedem Check-Out sehen, ob etwas fehlt und gegebenenfalls ersetzt werden muss.
Ausstattung ausbessern und Zahlungsmanagement
Jedoch geht es nicht nur um kleine Extras und Ausstattungsmerkmale wie ein Fernseher oder ein Bild, um die Funktionalität der Ferienwohnung zu gewährleisten. Als Property Manager müssen Sie sich ebenfalls bei der Übergabe um Strom-, Wasser- und gegebenenfalls Gasanbieter kümmern sowie Internet und andere Dienstleister. Behalten Sie die gleichen Anbieter bei? Dann müssen Sie den Namen des Vertragspartners auf Ihren umschreiben lassen. Ändern Sie Verträge? Wenn ja, wie sind die Kündigungsfristen?
Fotos und Informationen
Dies ist wahrscheinlich die Phase, in der sich alles beginnt real anzufühlen und Sie spüren, dass die Immobilie fast Ihre ist. Stellen Sie sicher, dass Sie qualitativ hochwertige Fotos der Immobilie für Marketingzwecke machen, entweder selbst oder durch einen professionellen Fotografen, da Bilder der Schlüssel zu Buchungen sind.
Direktbuchungs-Website, Buchungsportale und PMS
Nun, da Ihre neue Immobilie genau so aussieht, wie Sie es sich für Ihre Gäste wünschen, ist es an der Zeit, ein Buchungssystem zu implementieren, beziehungsweise Ihre neue Ferienimmobilie zu Ihrer Property Management Software hinzuzufügen.
Ein PMS ist elementar für Immobilienverwalter, um Reservierungen und Verfügbarkeiten zu verwalten. Sie können die Ferienwohnung mit Hilfe eines Buchungswidgets in eine bereits bestehende Website integrieren oder mit Hilfe eines Website-Builders eine ganz neue Direktbuchungs-Website erstellen.
Sobald die Angebote online und bereit für Buchungen sind, können Sie alle Ihre Buchungswebsites mit dem Property Management System (PMS) synchronisieren, sodass Sie alle Buchungen, Verfügbarkeiten und Preise von einer zentralen Plattform aus verwalten können.
Verbesserung der Gästeerfahrung
Wie können Sie den langanhaltenden Erfolg Ihrer Immobilie sicherstellen? Mit glücklichen Gästen! Erstellen Sie ein Willkommenspaket für Ihre Gäste mit Informationen über die Ferienwohnung und die Umgebung, einschließlich Restaurantempfehlungen und Unternehmungsmöglichkeiten, sowie klaren Anweisungen für das Ein- und Auschecken, Hausregeln und Kontaktdaten für Notfälle.
Bonus-Tipp: Versuchen Sie, Kooperationen mit lokalen Unternehmen aufzubauen, damit Sie zusätzliche Dienstleistungen oder kleine Präsente für Ihre Gäste mit einem authentischen, lokalen Flair anbieten können.
Performance und Resultate analysieren
Um sicherzustellen, dass Sie in einem überfüllten Markt auf dem richtigen Weg sind und der Konkurrenz voraus sind, müssen Sie regelmäßig die Auslastung, die Einnahmen und die Ausgaben überprüfen. Diese Daten sind entscheidend für die Einschätzung der Lukrativität der Ferienwohnung und den Vergleich mit der Konkurrenz.
Zusammenfassung
Als Immobilienverwalter ist es unabhängig von der Größe Ihres Portfolios wichtig, einen effizienten, transparenten und vollumfänglichen Onboarding-Prozess zu haben. Er bildet die Grundlage für einen soliden Geschäftsplan und gibt dem Immobilieninhaber Vertrauen in Ihre Strategie.
Natürlich können Sie je nach Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen bestimmte Schritte zu Ihrer Checkliste hinzufügen oder weglassen; wir hoffen jedoch, dass Sie unsere kostenlose Checkliste hilfreich finden!
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Immernoch unsicher? Schauen Sie sich an, was andere zu uns sagen!
Sie können das Formular zum Download der Property Management Übergabe-Checkliste nicht sehen? Klicken Sie hier.
