Como Fazer o Livro Informações Perfeito para o seu Alojamento Local

Dar as boas-vindas aos seus hóspedes da melhor forma é o primeiro passo para causar uma boa impressão e para que comecem a sua experiência inesquecível desde o primeiro momento. Afinal, as primeiras interações são a chave para que consiga conectar-se. Não se esqueça que o objetivo é ter hóspedes felizes, que decidem voltar e que recomendam o seu alojamento.

Quando os hóspedes chegam ao seu alojamento é importante que sintam que estão a entrar numa casa confortável e acolhedora onde podem encontrar tudo o que precisam – incluindo informação.

Uma das coisas que pode usar neste sentido é o Livro de Informações. Este livro irá não só garantir que ajuda os seus hóspedes a ter umas férias inesquecíveis, ao dar-lhes dicas que só um verdadeiro local conhece, como também evitará receber chamadas em pânico dos seus hóspedes às 11 da noite porque a luz se foi abaixo e não sabem o que fazer.

Se quer o livro de informações perfeito mas não sabe como o fazer, pode usar o nosso e-book já feito e começar a editá-lo de acordo com o seu alojamento local. Descarregue gratuitamente:

Não consegue ver o formulário para descarregar o Livro de Informações? Clique aqui.

Delineamos algumas informações e os conselhos mais importantes que deve seguir quando está a preparar o seu livro de informações perfeito.

 

O que é o livro de informações

Quando os hóspedes começam as suas férias num alojamento local, por norma, existem uma série de informações que lhes transmitem, e sejamos honestos pode ser difícil lembrarem-se de tanta coisa. Desde as instruções de check-in, as regras da casa, até como ligar a televisão, toda esta informação que lhes diz no início da sua estadia, provavelmente entra por um ouvido e sai pelo outro.

Por isso é importante ter um livro de informações, de forma a reduzir o stress de lhes dizer tudo e mais alguma coisa e também para permitir que os seus hóspedes começam as suas férias relaxados. Para além de que, com um livro de informações bem feito, poderá ter uma ferramenta extra que o ajuda a fazer os seus hóspedes sentirem-se bem acolhidos no seu alojamento.

O livro de informações, que como o nome diz, deve conter as informações sobre o seu alojamento local, os cuidados a ter com a vizinhança e até algumas sugestões de coisas a fazer na sua cidade, é uma forma de dar as boas-vindas aos seus novos hóspedes.

Pode juntar aos miminhos de boas-vindas o livro de informações para os seus hóspedes terem tempo de ver tudo com calma e poderem consultar todas as instruções a qualquer momento sem lhe terem que perguntar tudo. Outra opção é usar uma caixa de entrada unificada para enviar o seu livro de informações a todos os seus hóspedes que vêm de diferentes plataformas antes (ou durante) as suas estadias.

 

É obrigatório?

Sim, de acordo com as leis em vigor para os estabelecimentos locais, tem obrigatoriamente que disponibilizar um livro com informações. Este tem que incluir informação sobre o estabelecimento, as regras de utilização internas, as regras do condomínio e o seu contacto telefónico.

Para além de ter que incluir estas informações sem falta, o livro tem que estar disponível em português, inglês e, pelo menos, em mais duas línguas estrangeiras.

 

Porque precisa de um livro de informações?

Além de ser obrigatório, existe uma série de outros motivos pelo qual é tão importante dispor de um livro de informações. Ao oferecer os serviços corretos aos seus hóspedes desde o primeiro momento que eles entram no seu casa de aluguer de férias pode fazer toda a diferença. Muito provavelmente irá melhorar a sua taxa de hóspedes que voltam a repetir estadias.

Já deve ter ouvido que os detalhes são o que tem que ter em atenção para oferecer uma experiência única aos seus hóspedes e são neles que se tem que focar!

Demonstre aos seus hóspedes que se importa

Um livro de informações faz com que as estadias que proporciona se sintam mais personalizadas. Isto é especialmente verdade se incluir guias de coisas para fazer na sua cidade ou secções específicas para o seu público alvo.

Apesar de que em Portugal muitos anfitriões gostam de receber os seus hóspedes presencialmente, este nem sempre é o caso, portanto este livro pode servir-lhe como uma forma de dar as boas-vindas aos seus hóspedes. Se pelo contrário, se dispõe a receber os seus hóspedes, pode fazê-lo muito mais rapidamente se tiver todas as informações num livro de boas-vindas. De ambas as formas, demonstra ao seu hóspede que se preocupa e lhe quer dar o seu apoio no decorrer de toda a estadia.

Ajude os seus hóspedes a usarem o seu alojamento

Conhece todos os cantos à casa mas os seus hóspedes não. A única coisa que conhecem do seu alojamento são as fotos que viram e as descrições dos seus anúncios.

De forma a que eles não se sintam perdidos é fundamental terem uma forma de se guiar. Explique-lhes a melhor forma de usar todas as comodidades do seu alojamento para que eles se sintam mais em casa e para que possam tirar o partido completo de tudo o que oferece. Tenha disponível, por exemplo, os passos para ligar a sua máquina de lavar louça ou as instruções de WIFI.

Forneça recomendações locais

Mostrar aos seus hóspedes o que eles podem fazer na sua zona é uma excelente forma de tornar a experiência que eles têm inesquecível.

Qualquer pessoa que seja nova na zona ficaria agradecida por poder ter dicas de pessoas locais.+, e no final de contas, a experiência que os hóspedes têm é influenciada pela experiência que têm fora da casa de férias. O que os hospedes fazem e como interagem com a cidade irá refletir-se em como eles se sentem pelo alojamento local.  Certamente, irá recomendar os melhores sítios que conhece e isso pode fazer toda a diferença.

Assegure-se que os seus hóspedes têm uma excelente viagem ao recomendar-lhes opções divertidas durante as estadias.

Receba avaliações de 5 estrelas

Quer que os hóspedes tenham uma viagem incrível, e quer que isso se reflita nas avaliações que fazem. Afinal, uma avaliação brilhante indica a qualidade de serviço que oferece e permite-lhe atrair mais hóspedes (e a que os que já tiveram uma viagem incrível a quererem voltar a repetir).

Quanto mais detalhista for mais recompensado será quando o hóspede se sentar para escrever a sua avaliação, que dará credibilidade não só ao seu negócio de alojamento local como ao seu site.

 

O que incluir no seu livro de informações

Quando está a decidir o que realmente incluir no seu livro de informações, não se pode esquecer que cada secção deve ser útil para ajudar novos hóspedes a acomodarem-se ao seu alojamento e à zona onde estão, muito provavelmente, pela primeira vez.

Separamos em duas partes o que deve incluir: as informações que são obrigatórias estarem no seu livro de informações e as que lhe recomendamos que inclua.

 

Informações obrigatórias:

Quer escolha inserir estas informações em subsecções ou fazer secções específicas só para elas, as seguintes informações são obrigatórias no seu livro de boas-vindas:

1. Como fazer a recolha de resíduos urbanos
2. O funcionamento dos eletrodomésticos
3. Ruído e cuidados que os hóspedes têm que ter para evitar perturbações que causem incómodo e afetem a tranquilidade e o descanso dos vizinhos
4. Contacto telefónico do responsável pela exploração do estabelecimento
5. Regras do condomínio

 

O que recomendamos:

Para além do que é obrigatório incluir no seu livro de informações, existem outras informações que recomendamos fortemente que inclua no seu livro, especialmente se quer personalizá-lo.

Informações de boas-vindas

A primeira parte do seu livro de boas-vindas deve ser exatamente isso… dar as boas-vindas aos hóspedes que vão ficar na sua casa de aluguer de férias..

Aproveite esta oportunidade para causar uma boa primeira impressão, aqui pode mostrar a sua personalidade, falar do que distingue o seu alojamento local de todos os outros e fazer o seu hóspede sentir-se verdadeiramente bem vindo.

É a oportunidade perfeita para se introduzir e mostrar que se preocupa com a experiência que quer que eles tenham na sua casa.

Pode também incluir um breve sumário de:

• Protocolos de limpeza
• Informações de estacionamento
• Código de acesso à propriedade (se necessário)
• Password da internet
• O seu contacto telefónico

Deve incluir isto no início para os hóspedes que não leem o livro de informações, uma vez que estas informações base são sempre relevantes. Se não lerem o livro irão definitivamente perguntar por elas.

Índice

Num mundo perfeito os seus hóspedes irão ler o livro do início ao fim, mas a realidade não é essa. Os hóspedes estão entusiasmados por começarem as suas férias e provavelmente irão folhear o livro só para as partes que querem realmente saber.

Um índice ajuda a organizar o seu livro de boas-vindas, e ajuda os seus hóspedes a encontrarem o que procuram mais rapidamente.

Informações de chegada e partida

Se está a planear enviar uma cópia digital do seu livro de informações antes dos seus hóspedes chegarem, é uma boa ideia incluir as informações de chegada e de partida nas primeiras páginas.

Isto inclui a morada completa do seu alojamento, direções para a sua casa a partir do aeroporto e estações de comboio/autocarro mais próximos e regras de check-in e check-out (e mencione se são flexíveis ou rigorosas), entre outras.

Lembre-se que pode enviar automaticamente o seu livro de informações para os seus hóspedes quando quiser através de mensagens automáticas ao utilizar um software de gestão de propriedade como a Lodgify.

Contactos de emergência

Algo que não pode faltar, tal como o seu contacto, são informações de contactos e moradas de recursos de emergência, como:

• Clínica médica ou hospital mais próximo
• Bombeiros
• Departamento da Polícia

Nunca se sabe o que pode acontecer e os seus hóspedes não têm os recursos que normalmente têm nas suas casas. Seguramente ficaram mais descansados ao saberem que tem a segurança deles em mente.

Políticas do alojamento local

Se já fez as suas Regras da Casa, é uma boa ideia anexá-las ao seu livro de informações. Se por outro lado não preparou esta lista tão indispensável, é crucial incluir políticas do seu alojamento para evitar problemas como discussões com os seus hóspedes que dizem que não tinham conhecimento de regras nenhumas. Por este motivo, aconselhamos que anexe estas regras também ao contrato de arrendamento que o seu hóspede assina.

Qualquer que seja a forma que decide apresentar as normas do seu alojamento, o importante é que os hóspedes tenham conhecimento delas. Aproveite este momento para explicar quaisquer procedimentos que os seus hóspedes têm que ter em atenção. Aqui também é um bom momento para mencionar como se faz a recolha do lixo e que regras tem o seu condomínio.

Lista de comodidades

Talvez os seus hóspedes tenham feito a reserva com muita antecedência, portanto podem ter se esquecido de todas as comodidades que oferece no seu alojamento. Mencionar isto pode ser útil para os seus hóspedes tirarem partido completo da sua estadia.

Além disso, ao descrever exatamente o que tem, oferece aos hóspedes, de certa forma, permissão para usar todas as comodidades. Tem um lareira na sala? Os seus hóspedes podem não estar seguros se a podem ligar, especialmente se é algo que não têm na sua própria casa. Uma lista completa irá dar-lhes a sensação de reafirmação para usar tudo o que disponibiliza.

Instruções de uso

A par com a lista de comodidades, vem as instruções de como as usar. É importante incluir informações de como usar os seus eletrodomésticos ou outros serviços que tem no seu alojamento. No final de contas, não lhe serve de nada ter aquecimento central se os seus hóspedes não o sabem pôr a funcionar. Mais tarde, vão se queixar de que passaram um frio desgraçado nas férias de natal.

Pode escrever instruções como:

• Acesso à propriedade (código do cofre, código da garagem, portão)
• Internet
• Termostato
• Banheira de hidromassagem e lareira
• Churrasco
• Piscina
• Máquina de lavar e secar roupa
• Utensílios de cozinha
• Controle remoto para TV/DVD
• Netflix/HBO/Hulu

Também pode incluir aqui informações que só você sabe e que permitirão uma melhor experiência. Por exemplo, existe um truque para abrir a  porta? A internet funciona melhor numa parte da casa? Diga tudo aos seus hóspedes para que eles saibam o que esperar,

Guia de atividades, de bares e de restaurantes

Aqui vem a sua oportunidade de brilhar. Apesar de que alguns viajantes já vêm com o seu itinerário da viagem feito e definido, existem outros que são mais flexíveis e que ficam agradecidos com as recomendações que lhes dá. Afinal, ninguém conhece uma cidade melhor do que as pessoas que lá vivem.

Mostre o seu conhecimento com uma lista das melhores atividades que se podem fazer perto do seu alojamento. Pode incluir todas as atividades mais populares na sua zona, como passeios, rotas de bicicletas, praias, mercados de produtos naturais ou de coisas em segunda-mão, tudo o que seja relevante e que possa ser divertido para quem nunca visitou a cidade.

Para além de atividades, incluir localizações de restaurantes e bares ou discotecas é muito recomendado. Pode até dar recomendações de comidas tradicionais da região. Lembre-se de incluir números de telefone, websites e links para o TripAdvisor para que os hóspedes encontrem facilmente formas de fazer as reservas.

Considerar falar com alguns destes negócios locais para fazer uma parceria pode ser muito interessante tanto para si como para eles. Desta forma, para além de fomentar os negócios locais, tem a oportunidade de dar vouchers ou descontos aos seus hóspedes. Pode incluir isto no seu site para ter mais uma vantagem em relação a outros alojamentos locais na zona.

Se quer um extra especial junte também informações como:

• Super mercados mais próximos
• Lojas de conveniência abertas 24h
• Bombas de gasolina
• ATMs
• Farmácias
• Lugares de adoração

Incluir esta informação irá permitir que os seus hóspedes tenham uma estadia confortável e sem stress. São estes detalhes que melhoram viagens!

Leis locais e transportes públicos

Como sabe, os seus hóspedes não estão familiarizados em como funcionam as coisas na sua área. Chegar a uma nova cidade em que nunca estiveram pode ser avassalador. Um pequeno guia pode melhorar esta experiência, especialmente se os hóspedes tiverem a oportunidade de consultar isto nos primeiros momentos das suas viagens.

Existem leis locais que pessoas de fora podem não conhecer, como por exemplo que não se pode alugar trotinetes quando se consomem bebidas alcoólicas. Relembrar algumas destas regras pode ser útil para uma estadia sem problemas para os hóspedes e até pode evitar algumas histórias de terror para si.

Outra secção muito útil de incluir é de como funcionam os transportes públicos na sua área. Quais são os melhores? Onde podem encontrar horários? E quaisquer outras informações específicas para viajantes como:

• Serviços de táxi ou de shuttles
• Percurso de autocarros
• Aluguer de carros
• Estações de comboios e aeroportos
• Mapas locais

Secção personalizada para o seu público-alvo

O livro de boas-vindas serve para que os seus hóspedes se sintam valorizados, então porque não personalizar esta experiência ainda mais? Junte uma secção específica para o seu público-alvo para adicionar um fator “Wow” ao seu livro.

Mas como pode fazer isto? Por exemplo, se a sua casa de aluguer de férias está feita para receber  pessoas em lua de mel, pode juntar informações acerca de bons fotógrafos para casas, sites românticos para piqueniques, sítios onde se podem fazer massagens a dois, ou qualquer outra coisa específica a este tipo de viagens.

O importante é ter bem definido o seu público alvo, que provavelmente já definiu no seu plano de negócios para alojamento local, para saber como personalizar esta secção.

Onde o encontrar depois da estadia

A melhor forma de garantir que o seu hóspede volta ano após ano é assegurar-se que eles o seguem, ou mais claramente, seguem o seu alojamento local, nas redes sociais e no seu site. Desta forma têm conhecimento de promoções que tenha e nunca se esqueçam da experiência incrível que tiveram na sua propriedade.

Pode conseguir reservas diretas e pode evitar os custos de plataformas de reserva terceiras, que normalmente lhe cobram uma taxa por reserva Chegou ao momento de pôr os seus conhecimentos de marketing em prática para conseguir hóspedes leais que voltam. Não se esqueça que são este tipo de hóspedes que deixam avaliações extraordinárias que motivam outros hóspedes a reservarem!

 

Conclusão

O livro de informações, de facto, tem muitas informações a ter em conta, mas com o nosso guia, num instante, terá a forma perfeita de dar as boas-vindas aos seus hóspedes.

Não se esqueça de disponibilizar sempre o seu número de telefone ao condomínio para que lhe possam contactar com quaisquer questões na estadias dos seus hóspedes. É importante que demonstre ao seu condomínio que pretende manter a tranquilidade habitual do seu edifício e estar contactável para qualquer eventualidade ou queixa que tenham.

A questão que deve estar a pensar enquanto explicamos a importância do livro de reclamações é: o tempo e esforço que é necessário para preparar o livro de informações para o seu alojamento local.

Fazer todo o um novo livro de reclamações do zero pode parecer uma tarefa sem fim, e pode estar tentado a procurar onde pode comprar um já feito. Mas não vá já por esse caminho, pode descarregar o nosso template gratuito, que pode editar com tudo o que precisa para ter o livro de informações perfeito. E lembre-se, que quanto mais poder personalizar o seu livro, mais útil ele será para os seus hóspedes.

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