Fechaduras de Alojamento Local: Opções de Entrega de Chaves

Sabemos que a entrega das chaves do seu alojamento local pode ser um desafio, especialmente com hóspedes que chegam e saem em diferentes horas a cada semana. Esta é uma tarefa que soma à longa lista de responsabilidades de um gestor de propriedades, e por isso a escolha da fechadura certa para o seu alojamento local é fundamental.

Embora entregar as chaves pessoalmente tenha os seus pontos positivos, se faz a gestão do seu alojamento à distância ou possui várias propriedades, esse processo pode causar bastante stress.

Mas não se preocupe, hoje em dia existem várias soluções que facilitam o processo. Vamos explicar detalhadamente cada uma delas.

Antes de vermos todas as opções disponíveis, lembre-se de partilhar o livro de informações com hóspedes antes da sua chegada. Independentemente do método que usa, isto ajuda a esclarecer como funciona o processo no seu alojamento. Faça o download gratuitamente:

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Prós e contras de automatizar a entrega das chaves

Tal como fazer o check-in do seu alojamento local online tem benefícios e pontos negativos, a entrega das chaves de forma automática também apresenta vantagens e desafios. Apesar de ser uma abordagem menos tradicional, pode estar mais alinhada com as necessidades dos hóspedes e do seu negócio.

Quando se trata de alojamentos locais, a entrega das chaves pode rapidamente tornar-se numa tarefa complexa e exigente, especialmente quando consideramos alguns dos desafios mais comuns:

• Horários de chegada dos hóspedes
• Reservas de curta duração
• Esforço de comunicação e coordenação
• Tempo e custos associados à entrega das chaves do alojamento local
• Gestão à distância

A automatização surge como uma alternativa que resolve muitos destes problemas, mas não deixa de ter as suas próprias limitações. Por isso, vamos avaliar os prós e contras para decidir que abordagem melhor se adapta ao seu caso.

Evite os problemas de última hora

Quando entrega as chaves aos seus hóspedes, pode ir com a melhor das intenções de lhes dar as boas-vindas pessoalmente. No entanto, a realidade é que atrasos nos voos, trânsito ou até condições meteorológicas podem acabar por adiar ou dificultar esta tarefa. Claro que, quando estas coisas acontecem, ninguém tem culpa, mas são fatores difíceis de controlar.

E o que acontece? Acaba por ficar horas à espera ou, pior, são os seus hóspedes que têm de esperar por si. Nenhuma destas situações é ideal para começar a estadia com o pé direito, e se quer uma avaliação positiva, ainda menos.

Ao automatizar a entrega das chaves, liberta-se da obrigação de estar fisicamente presente para receber os hóspedes, permitindo-lhes chegar a qualquer hora sem problemas para ninguém.

Adapte-se aos seus hóspedes

Adaptar-se aos seus hóspedes, em vez de serem eles a adaptarem-se a si, é uma prioridade se quer proporcionar uma boa experiência. No entanto, isto pode ser complicado quando, por exemplo, os voos chegam às 3 da manhã.

Com uma solução alternativa para entregar as chaves, pode dormir tranquilamente enquanto oferece uma experiência excecional aos seus hóspedes. Eles sentir-se-ão bem acolhidos, e você ganha flexibilidade e tranquilidade.

Maior conveniência para si

Tem uma reserva de última hora ou quer aproveitar para encaixar estadias curtas, mas não lhe apetece andar para trás e para a frente a entregar chaves? Automatizar a entrega das chaves pode ser a solução perfeita.

Partilhar um código de acesso com os hóspedes, em vez de lhes entregar chaves físicas, permite-lhe gerir o alojamento com muito mais flexibilidade. Desta forma, pode continuar a aproveitar todas as oportunidades de reservas, sem que isso complique a sua vida.

Maior segurança

Já teve hóspedes que perderam as chaves do alojamento? Ou tem receio de que façam cópias das chaves que lhes foram entregues? Automatizar o acesso à sua propriedade ajuda a reduzir estes riscos.

Com sistemas modernos, como fechaduras digitais ou cofres de chaves, pode alterar códigos entre estadias, controlar remotamente o acesso e até receber notificações de quem entra ou sai do alojamento. Desta forma, tem muito mais segurança ao alugar o seu alojamento.

Uma experiência menos personalizada

Embora haja muitas vantagens em automatizar a entrega das chaves, é verdade que as boas-vindas presenciais também têm os seus pontos fortes. Por exemplo, numa era em que tudo é feito através de um telemóvel, alguns hóspedes podem sentir falta de uma interação humana mais calorosa.

Receber os hóspedes em pessoa dá-lhe a oportunidade de lhes dar as boas-vindas de forma personalizada e criar uma boa impressão desde o início da estadia.

Explique as regras da casa

Ao entregar as chaves pessoalmente, pode aproveitar para explicar novamente as regras da casa do seu alojamento local, como horas de silêncio, uso de áreas comuns ou detalhes sobre o check-out.

Esta interação pode ajudar a prevenir mal-entendidos e potencia uma estadia mais tranquila para ambos os lados.

Verifique quem são os hóspedes

A entrega das chaves presencial também permite confirmar se os hóspedes correspondem à reserva feita. Pode verificar se o número de pessoas coincide com o esperado e se quem assina o contrato é quem vai realmente ficar no alojamento.

Esta verificação ajuda a evitar situações problemáticas, reforça a segurança do seu alojamento e assegura que está tudo em ordem.

 

Tipos de fechaduras para alojamento local e soluções disponíveis

Decidiu que uma fechadura automática é a solução para o seu alojamento local… Mas que tipo de fechaduras existem para além das tradicionais?

Nem todas as portas são iguais, e o mesmo se aplica às fechaduras. Na realidade, quando falamos da automatização de casas, este é um mundo sem fim, e as fechaduras automáticas não são uma exceção!

Uma fechadura bem escolhida não só facilita o processo de entrada e saída dos hóspedes como também torna possível uma transição mais fluida entre estadias. Contudo, nem todas as soluções são universais ou se ajustam às necessidades específicas de cada alojamento.

De seguida, vamos apresentar algumas das principais opções disponíveis para lhe ajudar a perceber por onde começar.

Cofre de chaves para alojamento local

Cofres de chaves para o alojamento local não são uma novidade, mas continuam a ser uma boa opção para simplificar a entrega de chaves. Quase toda a gente os conhece, e muitos até já usaram um cofre de chaves em algum momento. Estes cofres tornam o processo de entrega das chaves prático e funcional.

Um cofre de chaves com código pode ser facilmente encontrada na maioria das lojas de ferragens locais, em chaveiros ou online. Isto faz dos cofres de chaves uma das formas mais simples e económicas de garantir o acesso seguro ao seu alojamento local, permitindo que os hóspedes obtenham as chaves a qualquer momento.

Estes cofres podem ser verdadeiros salva-vidas, especialmente em situações de emergência ou imprevistos. Basta depositar a chave na caixa, configurar um código e fornecer aos hóspedes instruções claras sobre como utilizá-la. Simples!

Não se esqueça de informar os seus hóspedes sobre o seguinte:

• Onde está localizado o cofre de chaves (muitos proprietários preferem escondê-la, por exemplo, atrás de uma parede).
• Como usar o cofre de chaves.
• A combinação do cofre.
• Como devolver as chaves após o check-out.

A maioria dos cofres de chaves para alojamento local disponíveis atualmente permite alterar a combinação para cada novo hóspede, garantindo que não precisa de se preocupar com o facto de visitantes anteriores se lembrarem ou partilharem o código.

 

Fechaduras inteligentes

Se considera que os cofres para chaves são demasiado tradicionais para o seu alojamento local, existe uma alternativa moderna que merece a sua atenção: as Fechaduras Inteligentes.

Estas fechaduras permitem controlar o acesso à propriedade de forma prática e segura, utilizando um smartphone. Algumas opções desbloqueiam a porta quando recebem um sinal via Bluetooth ou Wi-Fi, enquanto outras utilizam sistemas que permitem o envio de códigos diretamente para o telemóvel dos hóspedes.

Com este método, é possível definir remotamente horários específicos para o acesso, garantindo um processo de entrega de chaves simples e flexível. Esta solução é extremamente prática tanto para os hóspedes como para os anfitriões. Por um lado, os hóspedes deixam de depender da entrega física das chaves ou dos horários do anfitrião. Por outro, os anfitriões podem oferecer acesso ao alojamento a qualquer hora, sem preocupações com chaves que possam ser copiadas ou perdidas, mantendo assim a segurança da propriedade.

Integração de Fechaduras Inteligentes com um Software de Gestão de Alojamento Local

Atualmente, muitos softwares de gestão de alojamento local oferecem integrações com fornecedores de Smart Locks, tornando o acesso sem chaves ainda mais prático e permitindo a automação completa do processo de check-in.

Ao combinar fechaduras inteligentes com um software de gestão de alojamentos, é possível automatizar a gestão de acessos, proporcionar uma experiência mais fluida e conveniente para os hóspedes e reduzir significativamente o tempo e esforço na coordenação de entrega de chaves.

A Lodgify suporta a integração com vários serviços especializados em tecnologia de fechaduras inteligentes para alojamentos locais, como:

• Homeit – Com a Homeit, os anfitriões podem abrir remotamente as portas dos seus alojamentos a partir de qualquer lugar. A plataforma simplifica a criação e partilha de códigos de entrada e links personalizados para os hóspedes. Esta solução adapta-se a diferentes tipos de fechaduras, portas e edifícios, e até se pode integrar no sistema de intercomunicação dos edifícios. Descubra mais aqui.
• Vikey – A Vikey permite que os anfitriões acedam remotamente à porta do alojamento usando apenas um smartphone. Além de facilitar os check-ins e check-outs, esta integração oferece funcionalidades adicionais, como envio automático de informações de hóspedes para autoridades locais e processamento eficiente de pagamentos para serviços extra.
• Chekin – A Chekin é uma plataforma abrangente que, além de permitir acesso remoto, oferece funcionalidades como registo e identificação de hóspedes, relatórios automatizados para o SEF, gestão de depósitos online sem complicações e ferramentas estratégicas para upselling. É uma solução completa que vai além do check-in.
• Charge Automation – Com o software inovador da Charge Automation, os anfitriões podem gerir check-ins sem contacto, pagamentos e depósitos de forma prática e segura. A plataforma também facilita o upselling de extras, como pacotes de boas-vindas ou experiências locais, para melhorar ainda mais a experiência do hóspede.

Estas integrações não só melhoram a gestão operacional do seu alojamento local como também contribuem para uma experiência mais intuitiva e personalizada para os hóspedes, ajudando os anfitriões a destacar-se num mercado cada vez mais competitivo.

 

Fechaduras de portas eletrónicas

Outra opção para o alojamento local são as fechaduras eletrónicas. Com esta solução, pode dispensar completamente as chaves físicas e simplesmente fornecer aos seus hóspedes um código para acederem ao alojamento. As vantagens são evidentes: já não há o risco de perder chaves e, ao mesmo tempo, o sistema continua a ser fácil de usar para os hóspedes.

Assim como acontece com a opção da caixa de chaves, as fechaduras eletrônicas permitem atualizar o código a qualquer momento. No entanto, é importante ter em mente que estas fechaduras são, normalmente, mais caras do que uma caixa de chaves tradicional.

Caso o hóspede se esqueça do código, uma simples mensagem ou telefonema é suficiente para resolver o problema e permitir o acesso ao alojamento. Este tipo de “entrega de chaves” é particularmente vantajoso para proprietários que não estão presentes no local, uma vez que não há necessidade de deslocação para alterar o código ou resolver questões relacionadas com as chaves.

 

Entrega das chaves com apoio de terceiros

Entregar as chaves através de terceiros está a tornar-se cada vez mais comum entre os proprietários de alojamento local. Este método estabelece uma conexão entre anfitriões com locais próximos, como cafés e lojas, oferecendo um lugar seguro e conveniente para guardar as chaves entre as estadias dos hóspedes.

No entanto, as desvantagens são evidentes: nesta opção, os hóspedes continuam dependentes do horário de funcionamento dos estabelecimentos, e não é a solução mais conveniente.

Ainda assim, esta solução é segura e mantém em parte o toque pessoal, algo que pode agradar a muitos hóspedes. Para além que não tem que instalar nenhum sistema com esta opção.

Para anfitriões a tempo inteiro, contratar alguém para gerir o processo de entrega de chaves pode ajudar a libertar a agenda e poupar tempo, sem que a experiência do hóspede perca o toque humano. No entanto, é importante garantir que a pessoa escolhida para representá-lo se enquadre bem com o perfil do seu alojamento, seja capaz de responder a perguntas básicas dos hóspedes e, idealmente, fale pelo menos inglês.

Contrate alguém para gerir o seu alojamento

O enorme crescimento da indústria do alojamento local resultou num aumento significativo de softwares e soluções para este setor. Isto traz um alívio para os proprietários mais ocupados, com opções que vão desde a gestão de tarefas, comunicação automatizada com os hóspedes, limpeza entre estadias e até empresas que tratam do check-in por si.

Como funciona a entrega de chaves através de empresas especializadas? A empresa contratada recebe o hóspede à chegada e, dependendo do acordo estabelecido, pode não só tratar da entrega das chaves do alojamento, mas também oferecer uma visita guiada pela propriedade, realizar verificações de segurança e organizar a limpeza da casa entre estadias.

Estes serviços são especialmente valiosos para proprietários com várias propriedades ou para quem gere um alojamento noutra cidade ou até noutro país. Esta solução oferece não apenas comodidade para si, mas também uma experiência de alta qualidade para os hóspedes, garantindo que tudo é tratado com profissionalismo e atenção ao detalhe.

 

Qual é a melhor solução para a entrega de chaves?

Todas as opções apresentadas têm os seus prós e contras. Uma solução especialmente popular entre os proprietários de alojamento local mais experientes é a utilização de smart locks, que oferecem maior agilidade nos processos de check-in e check-out, além de garantir um controle eficiente sobre a gestão do seu alojamento. No entanto, é verdade que requerem um investimento inicial mais elevado e podem não ser adequadas para todas as situações.

A resposta à pergunta “qual é a melhor solução?” depende de vários fatores, e é essencial avaliar cuidadosamente as necessidades específicas do seu alojamento antes de decidir. Aqui estão alguns pontos que deve considerar:

• Tamanho do negócio: Gere apenas uma propriedade ou tem várias? Proprietários com múltiplos alojamentos podem beneficiar mais de soluções automatizadas que poupam tempo e centralizam a gestão.
• Localização da propriedade: Está localizada numa área com boa conexão à internet? Algumas soluções, como fechaduras inteligentes, dependem de uma rede estável para funcionar corretamente.
• Orçamento disponível: Tem flexibilidade para investir numa solução inicial mais cara, ou prefere uma opção económica, como uma caixa de chaves? O orçamento é um fator crucial.
• Experiência do hóspede: Qual solução é mais intuitiva e prática para o perfil dos seus hóspedes? Algumas tecnologias podem ser menos familiares para hóspedes menos habituados a dispositivos digitais.
• Segurança: A segurança deve ser uma prioridade. Escolha opções confiáveis, com boa reputação no mercado, para garantir proteção tanto para si quanto para os seus hóspedes.

Independentemente da solução escolhida, é fundamental que haja um equilíbrio entre conveniência, custo e a experiência do hóspede. Nem sempre a opção mais moderna ou a mais económica será a ideal, o segredo está em encontrar aquilo que melhor se adapta à sua situação específica.

Conclusão

Independentemente de optar por fechaduras modernas, como as smart locks, por uma fechadura electrónica, por guardar a chave do seu alojamento num local seguro ou por delegar a entrega a uma pessoa ou empresa especializada, uma coisa é certa: simplificar o processo de chegada é fundamental para proporcionar aos seus hóspedes um início de férias perfeito e com total flexibilidade.

Nada contribui mais para uma avaliação brilhante do que começar a estadia de forma impecável, demonstrando cuidado e atenção desde o primeiro momento. Apostar em soluções práticas e eficientes não só facilita a gestão do alojamento, como também garante uma experiência inesquecível para os seus hóspedes.

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