Si vous n’êtes pas disponible ou vous n’habitez pas à proximité du logement lorsque les invités arrivent, la gestion des clés sur Airbnb peut devenir un sujet angoissant. Heureusement, il existe plusieurs options qui vous permettent d’automatiser le processus de remise des clés.
Vous vous demandez alors comme tous les propriétaires et gestionnaires de location saisonnière : Comment bien gérer mes clés Airbnb en toute sécurité ? Et comment puis-je remettre les clés à mes hôtes Airbnb ?
Il y a beaucoup d’hôtes qui cachent les clés dans un certain endroit caché près de la porte d’entrée, mais cette variante n’est pas recommandée en raison de sa faible sécurité. Vous pouvez également confier les clés à une connaissance de confiance ou faire appel à une société qui les remettra aux invités pour vous.
Nous avons rassemblé ci-dessous les 9 solutions et astuces les plus utilisées pour la bonne gestion des clés Airbnb, afin que vous puissiez décider laquelle vous convient le mieux.
Nos 9 conseils pour la gestion des clés Airbnb
Mettre vos clés sous le paillasson ou sous un pot de fleur est probablement l’un des moyens les plus simples d’échanger vos clés ! Cette solution est effectivement facile : il n’y a rien à payer, rien à organiser ni à penser. Néanmoins, la méthode la plus simple est malheureusement aussi la moins sûre. De nombreux invités n’apprécieront pas non plus de perdre leur temps à chercher la clé, et en plus, vous risquez que votre clé soit trouvée par quelqu’un qui n’est pas censé être là.
Voici nos meilleures recommandations pour une gestion des clés Airbnb en toute sécurité et en toute sérénité !
1. Bien gérer son calendrier
Avant toute chose, une bonne gestion de votre calendrier est crucial au bon fonctionnement de votre location saisonnière. Assurez-vous donc que vos calendriers soient toujours à jour et cohérents. Non seulement vous éviterez des doubles réservations, mais en plus vous aurez une meilleure vision globale de votre planning et vous pourrez ainsi mieux gérer vos clés sur Airbnb.
Pensez-donc à rapidement :
- Mettre à jour et synchroniser tous vos calendriers
- Vérifier les informations des réservations mais aussi de vos invités
- Donner des instructions claires et précises à vos hôtes
- Confirmer vos nouvelles réservations et mettez un rappel quant à leur arrivée et départ
- Planifier à l’avance les demandes de paiements et du dépôt de la caution (si nécessaire)
- Vérifier toutes vos transactions
- Planifiez vos messages à envoyer à vos invités
Pensez à utiliser un Channel Manager pour faciliter votre vie puisque ce dernier synchronisera à votre place, toutes vos réservations sur toutes vos plateformes externes !
2. Donnez des instructions claires
Pour éviter de perdre du temps et d’énergie, il est important que vos hôtes sachent exactement quelles sont les directions à prendre. Nous ne voulons pas qu’il se retrouve le jour j, perdu dans la nature à chercher les clés de votre Airbnb pendant une bonne demi-heure. Vous risquez de recevoir des avis négatifs et de perdre des invités potentiels.
Voici donc les éléments clés à insérer dans vos instructions de gestion des clés Airbnb :
- La date et l’heure du check-in et check-out
- Les instructions de récupération et remise des clés à l’arrivée et au départ
- Le nombre de clés et leurs fonctions
- Le lieu et l’endroit des clés ou de la boîte à clés en cas de check-in automatique
- Le code de la boîte à clés s’il y en a une
- Les conséquences en cas de perte ou de vol des clés
- Une attestation de remise des clés à approuver et signer pour plus de sûreté. Nous avons par ailleurs créé un modèle d’attestation de remise des clés prêt à utiliser pour vous faciliter la vie. Vous pouvez le télécharger gratuitement à la fin de cet article !
- Rédigez bien toutes vos instructions dans votre règlement intérieur
3. Toujours garder le double des clés
Le propriétaire (le bailleur) peut effectivement conserver un double des clés du logement qu’il a mis en location saisonnière.
Cependant, il n’a pas le droit d’entrer dans l’hébergement sans l’accord du locataire. Même en cas d’urgence (dégât des eaux par exemple), le propriétaire ne peut pas entrer dans le logement occupé par le locataire sans son autorisation.
Il est donc important de toujours disposer du double des clés pour assurer vos arrières en cas de complications ou de problèmes d’entrée et de sortie.
Bon à savoir : si le propriétaire ou le gestionnaire entre dans le logement sans l’accord du locataire, le locataire peut porter plainte pour violation de domicile. Le propriétaire peut alors être condamné à une peine d’1 an de prison et à une amende de 15 000 €.
4. Confier les clés à un voisin ou un proche
C’est une solution assez populaire pour les nouveaux hôtes sur Airbnb. Après tout, votre voisin est juste là et il est facile d’avoir un arrangement informel avec une bouteille de vin ou une petite somme d’argent chaque fois qu’il accueille vos invités.
Cette solution présente toutefois des inconvénients. Votre voisin n’aura pas plus envie que vous de répondre à la porte à n’importe quelle heure de la journée, vous ne pouvez donc pas accueillir des invités 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 de cette manière. Votre voisin a une probablement une vie et ne sera donc pas toujours disponible.
Dans l’ensemble, le recours à un voisin est probablement une solution à n’utiliser qu’une ou deux fois, à moins que vous vous conveniez d’un échange win-win. Par exemple, vous pouvez simplement le remercier avec une petite comission, ou bien en offrant un cadeau de remerciement.
5. Faites appel à un agent de nettoyage
Le nettoyage et l’assainissement sont devenus une préoccupation majeure des invités. Il est primordial que les propriétaires et les gestionnaires de locations de vacances mettent en place des mesures de nettoyage strictes pour leurs locations. N’oubliez pas cependant que vous pouvez également confier vos clés Airbnb à un agent de nettoyage de confiance. Ce dernier s’occupera de la remise des clés sans votre présence.
Il vaut la peine d’investir dans une entreprise de nettoyage fiable pour votre propriété. Outre la santé, la sécurité mais aussi efficacité, rien ne rebute plus rapidement les invités qu’une location Airbnb peu propre et dont les clés sont difficiles à trouver. En gardant non seulement votre location propre étincelante, mais aussi en remettant efficacement vos clés, vous êtes sûres de recevoir des avis positifs !
6. Sous-traitez un service de conciergerie Airbnb
Une autre solution est celle de faire appel à une entité tierce pour s’occuper de votre gîte à distance. Que vous soyez un novice ou un habitué du secteur des locations de vacances, vous avez probablement déjà trop de choses à penser et à gérer, et vous n’avez donc pas le temps de remettre les clés vous-même à l’hôte.
Cette solution est particulièrement flexible et pratique puisque vous pouvez faire appel à un gestionnaire professionnel de location saisonnière de façon ponctuelle.
Un check-in à faire mais ne pouvez être présent ? Votre concierge est là pour vous aider et gérer non seulement l’accueil des hôtes, mais aussi la gestion de vos clés Airbnb à votre place.
Pensez donc à déléguer cette tâche aux services de conciergerie. Ils peuvent s’occuper de vos démarches de mise en location jusqu’à la gestion et l’évolution de votre location saisonnière, mais également sur d’autres plateformes. Vous pourrez alors sereinement penser à autre chose et être rassuré que quelqu’un s’occupera de la gestion de vos clés et d’accueillir correctement vos hôtes à votre place.
7. Une Boîte à clés
Une boîte à clé est probablement la solution la plus économique pour la gestion des clés Airbnb. Le paiement est unique et vous pouvez en obtenir un de qualité correcte à partir de 10 €.
Leur utilisation est assez connue, la plupart des gens les ont déjà utilisés. Cependant, ils sont probablement l’option la moins sûre de cette liste. Laisser votre clé sans surveillance dans un coffre à clé peut en faire une cible facile pour les criminels et pour les délits approuvés par la police, un coffre à clé doit seulement être capable de retarder une effraction de 60 secondes.
Empêcher les invités de revenir et d’accéder à nouveau à vos clés signifie que le code doit également être changé après chaque utilisation, ce qui n’est pas idéal si vous partez vous-même pour de longues vacances et que vous avez plusieurs réservations.
8. Les serrures intelligentes “Smart-locks”
Les serrures intelligentes sont des pênes dormants activés électroniquement, installés directement sur la porte et contrôlés par un smartphone. En tant que détenteur de la clé maîtresse, vous créez un nombre illimité de clés virtuelles sur votre appareil mobile et vous pouvez les envoyer à la personne qui est autorisé à l’accès de votre propriété.
Une serrure intelligente est une excellente solution pour les propriétaires éloignés, car elle élimine la possibilité pour les invités de perdre des clés physiques. Cette solution rend l’accès non seulement possible de n’importe où, mais aussi sûr et rapide. Comme dans un hôtel, l’hôte peut également choisir la durée exacte de validité d’une clé, et il peut donner à chaque invité sa propre clé.
9. Accueillir sur place pour marquer des points
Un propriétaire ou gérant de logement Airbnb qui accueille l’invité en main propre de manière sympathique est déjà un premier pas vers une bonne gestion des clés.
En effet, lorsque vous remettez les clés en main propre, vous pouvez donner une bonne première impression et vous mettez en place un climat de confiance. De plus, en sympathisant avec vos hôtes, vous pourrez mieux expliquer les règles de l’hébergement Airbnb.
Vous pouvez faire une bonne première impression convaincante grâce à ces règles simples :
- Veillez à avoir une apparence sympathique et soignée.
- Présentez-vous par votre nom et votre prénom.
- Montrez votre intérêt en posant des questions mais ne soyez pas trop insistant, soyez simplement attentif.
- Déposez les clés dans un endroit clair et précis.
- Laissez quelque part dans votre Airbnb, un livret d’accueil rappelant toutes les instructions du logement (fonctions des clés, code WiFi, etc)
Maintenant que vous disposez de tous nos conseils pour bien gérer vos clés sur Airbnb, vous pouvez choisir le système de verrouillage pour le check-in à distance qui vous convient. Chacune de ses solutions dispose de ses avantages et ses inconvénients, mais en les pesant, vous trouverez l’option qui convient le mieux à votre entreprise. Nous vous conseillons par ailleurs de choisir les solutions les plus sûres si vous avez les moyens. Non seulement cela réduira le risque de criminalité pour votre entreprise, mais cela améliorera les avis de l’invité sur votre location de vacances. Plus les avis sont favorables, plus vous avez de visiteurs, ce qui est toujours bon pour les affaires.
