Livret d’accueil de location saisonnière : exemple et modèle PDF

Les voyageurs qui arrivent chez vous seront ravis d’avoir à leur disposition toutes les informations utiles sur les activités et les commerces à proximité, les installations de la maison, vos recommandations de bars et de restaurants, etc. Toutes ces indications doivent se trouver dans le livret d’accueil de votre location saisonnière.

Tout ce que vous indiquez dans ce document doit être utile aux voyageurs qui découvrent la région et logent dans votre hébergement. Vous ne savez pas quoi indiquer dans votre livret d’accueil de location saisonnière ? Pas de panique, nous sommes là pour vous guider !

Découvrons ensemble ce que vous devez inclure dans votre livret  d’accueil de location saisonnière grâce à notre checklist sous forme de modèle.

Vous ne voyez pas le formulaire pour télécharger notre modèle de livret d’accueil de location saisonnière ? Cliquez-ici.

Pourquoi avez-vous besoin d’un livret d’accueil pour votre location ou votre gîte ?

En ayant un livret d’accueil clair et complet, vos invités auront accès à vos recommandations et conseils à portée de main. Plus besoin pour eux de vous écrire ou de vous téléphoner. Ces indications pratiques sont essentielles pour le bon déroulement du séjour de vos invités. Cela facilite également la communication et vous évite de répondre aux mêmes questions après l’arrivée de nouveaux invités. 

De plus, le livret d’accueil peut paraître superflus mais c’est une attention supplémentaire qui peut faire la différence aux yeux de vos invités. C’est ce genre de petit détail que les voyageurs garderont à l’esprit au moment de laisser un commentaire sur votre hébergement !

Voici les raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un livret de bienvenue pour votre location saisonnière :

• Le livret d’accueil montre à quel point vous vous souciez de vos invités. Ce document est nécessaire pour accueillir et guider vos nouveaux invités et les mettre à l’aise dans votre maison.
• Il permet à vos invités de s’orienter dans votre hébergement. Cela aidera les visiteurs à connaître votre propriété et à utiliser vos équipements correctement. Ce document indique tous les services et commodités disponibles dans l’hébergement, donnant des instructions sur le wifi, l’usage du lave-vaisselle ou de la TV, etc.
• Ce document permet aussi de partager des recommandations locales. Un livret d’accueil sert à donner à vos invités des conseils et des recommandations personnelles pour rendre leur expérience mémorable. Restaurants, bars, épiceries, musées, visites, etc : n’hésitez pas à partager vos activités préférées !
• Ce livret de bienvenue peut vous aider à obtenir des avis très positifs. Plus vous votre livret est complet, plus vous serez récompensé pour votre travail minutieux dans les avis en ligne.

Rédiger et créer un livret d’accueil de toute pièce peut sembler être une tâche fastidieuse. Vous passerez probablement beaucoup de temps à essayer de trouver la bonne structure du texte, le ton que vous devez utiliser et les informations utiles que vous devez inclure.

Pas de panique ! Nous sommes là pour vous guider dans la rédaction de votre livret de bienvenue pour location saisonnière. Nous avons créé une checklist des éléments indispensables à inclure dans votre livret d’accueil. Découvrez-les par la suite et téléchargez notre modèle gratuit avec toutes les informations nécessaires à la rédaction de votre livret.

💌 Téléchargez cette check-liste gratuite avec tous les éléments indispensables à ajouter dans votre livret d’accueil de locations de vacances.

Ce qu’il faut inclure dans le livret d’accueil de location saisonnière

Avant de rédiger le livret d’accueil de votre établissement (meublé de tourisme, appartement, maison, chambres d’hôtes, gîte, etc.), nous vous recommandons d’organiser les informations utiles par sections. Cela permettra à vos invités de trouver facilement ce qu’ils cherchent. Suivons les étapes pas à pas.

1. Message de bienvenue

Commencez tout d’abord par souhaiter la bienvenue à vos invités au sein de votre location saisonnière. Les accueillir ainsi vous permet non seulement de vous présenter, mais également de leur montrer que vous avez à cœur de leur offrir une expérience de qualité.

Cela sera particulièrement utile si vous disposez d’un système d’enregistrement automatique (avec une serrure connectée ou une boîte à clés par exemple) et que vous n’êtes généralement pas sur place pour accueillir les voyageurs en personne.

2. Renseignements sur l’arrivée et le départ

Pensez à inclure des renseignements sur l’arrivée et le départ dès les premières pages. Cela peut être particulièrement utile si vous décidez d’envoyer votre livret en format digital avant l’arrivée des invités sur place.

Cela doit comprendre votre adresse exacte, l’itinéraire à suivre pour arriver sur place (avec le plus de précision possible !) depuis l’autoroute, l’aéroport ou la gare la plus proche et les règles à suivre lors de l’arrivée et du départ.

N’oubliez pas d’indiquer si les heures de check-in et de check-out sont flexibles ou non et ajoutez les indications pour entrer si l’enregistrement se fait de manière autonome.

3. Les activités recommandées

Si certains invités arrivent avec un programme qu’ils souhaitent suivre à la lettre, d’autres voyageurs sont parfois à la recherche de recommandations de la part des gens du coin. Ils pensent donc directement à vos recommandations ! Il est donc important de dédier une partie de votre livret d’accueil aux activités et attractions des environs.

Ajoutez une liste de vos activités favorites près de chez vous. En fonction de l’emplacement de votre logement, vous pouvez également créer une section pour chaque type d’activité : circuits de randonnée, promenades, itinéraires ou pistes cyclables, plages et sports nautiques, parc d’attraction, visites culturelles, musées, etc.

Vous pouvez même aller encore plus loin en informant vos hôtes des promotions et des bons plans de commerces locaux, ou, encore mieux, des partenariats que vous avez établis avec certains commerçants pour leur garantir des offres spéciales !

4. Guide des bars et des restaurants

Rédigez une brève introduction sur les types de cuisine et les boissons que vos invités pourront trouver dans les environs. Existe-t-il une spécialité locale ou un type de cuisine typique des environs ? Listez ensuite vos restaurants, bars et endroits favoris pour bruncher, déjeuner ou dîner, en suggérant certains plats à essayer.

N’oubliez pas d’inclure les coordonnées de chaque établissement : numéro de téléphone, site web ou lien sur TripAdvisor, et même un plan Google Maps si possible ! Cela permettra à vos invités de les trouver facilement et de faire une réservation s’ils le souhaitent.

Pensez également à indiquer où trouver des produits frais et locaux, ainsi que certaines spécialités régionales.

5. Indications spécifiques sur l’hébergement

Toutes les locations saisonnières sont uniques. Même si vos invités ont l’habitude de séjourner dans des logements de vacances, chaque hébergement a des règles spécifiques. Il est donc temps de détailler de manière claire et précise toutes les règles relatives à votre hébergement. 

Dans cette partie, indiquez toutes les normes et procédures à suivre, et rédigez des instructions claires expliquant à vos invités ce que vous attendez d’eux durant leur séjour. Si les ordures sont récoltées le jeudi par exemple, vous devrez en informer vos invités pour qu’ils sachent à quel moment jeter leurs poubelles.

Vous pouvez également inclure les instructions relatives au fonctionnement du wi-fi, de la télévision, du barbecue, de la piscine et de tout autre équipement.

Indiquez également si vos invités peuvent fumer ou non, ce qu’ils doivent faire en cas de dommage, comment ils peuvent trier les ordures ou encore comment surveiller la consommation d’eau et d’électricité.

6. Informations pratiques sur la ville

Cette dernière partie peut vous servir à rassembler toutes les informations utiles sur les services qui se trouvent à proximité de votre location saisonnière. Indiquez où se trouve le distributeur ou la pharmacie la plus proche, ajoutez les horaires des transports en commun, donnez des recommandations pour louer une voiture, ajoutez les coordonnées de l’office du tourisme le plus propre, etc.

Bien que certains invités préparent les vacances minutieusement avec un planning serré, d’autres peuvent être à la recherche de toutes ces informations pratiques !

7. Les règles locales à respecter

Certaines régions ont des réglementations et des règles locales très spécifiques qui s’appliquent aux locations saisonnières. Par exemple, certaines régions interdisent la réalisation de feux ou de barbecues en été. Dans d’autres zones, le dépôt de déchets ne peut se faire que dans les bennes spéciales, les visiteurs doivent donc jeter leurs déchets dans les installations locales.

Il est important d’informer vos invités de ces règles locales afin d’éviter tout problème lors de leur séjour.

8. Les transports

Aidez les visiteurs à explorer votre région en créant une section contenant des conseils sur les moyens de transport. Veillez à fournir les coordonnées, les horaires et tout autre détail qui pourrait être utile aux visiteurs, par exemple :

• Services de taxi et de navette
• Itinéraires de bus, de tram et/ou de métro
• Type de tickets ou abonnements
• Location de voitures
• Aéroports et gares à proximité
• Cartes et itinéraires

9. Petits plus

Si vous voulez vraiment impressionner vos invités, vous pouvez leur donner d’autres conseils afin de vous assurer qu’ils passent un séjour sans encombre. Vous pouvez utiliser la dernière section pour leur fournir des informations pratiques sur les services qui peuvent être utiles, tels que :

• Les magasins ouverts le dimanche
• Les dépanneurs ouverts 24h/24
• Les stations service
• Les banques ou distributeurs automatiques
• les pharmacies
• Les lieux de culte
• Les salles de sport
• Les lieux de co-working pour les télétravailleurs

En laissant ces indications à portée de main de vos invités, vous leur offrirez  toutes les informations pour un séjour sans stress.

10. Les numéros d’urgence

En dernier lieu, n’oubliez pas d’indiquer les numéros d’urgence en cas d’accident. Il est important que vos invités aient à disposition le numéro des autorités locales comme la gendarmerie ou le poste de police le plus propre. N’oubliez pas d’ajouter l’indicatif téléphonique du pays (+33 pour la France) !

Rappelez également les numéros d’urgence nationaux pour les voyageurs internationaux : le 15 pour le Samu, le 17 pour la Police Secours, le 18 pour les pompiers et le 112 qui est le numéro d’urgence européen.

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En bref

Toutes les informations présentes dans votre livret d’accueil permettront à vos invités de préparer au mieux leur voyage et de passer de bonnes vacances sans stress. Cela vous permettra, en tant que gestionnaire ou propriétaire de location saisonnière, de gagner du temps et d’éviter les questions répétitives de vos invités. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur ce qui compte : l’accueil des voyageurs !

Vous pouvez présenter ce livret sous différents formats (par exemple : un classeur, un PDF digital, un livre plastifié, etc.), mais essayez de garder vos différentes sections organisées pour que vos invités puissent trouver facilement chaque information. Ajoutez des marqueurs pour chaque section pour une meilleure lecture.

De plus, si vous disposez d’un logiciel de location saisonnière, vous pouvez envoyer votre livret d’accueil aux clients avant leur arrivée pour une meilleure organisation. Un logiciel de gestion pour votre location vous permettra non seulement de gérer toutes vos arrivées en toute tranquillité, mais aussi de gérer au quotidien vos prix, vos réservations, vos tâches et vos annonces sur les différentes plateformes de réservation grâce au Channel Manager.

Téléchargez dès à présent notre checklist gratuite de livret d’accueil de location saisonnière au format PDF. Ce modèle vous permet de créer votre livret pas à pas, sans rien oublier !