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Wie Sie eine Buchungsanfrage ablehnen (inkl. kostenlose Vorlage)

Wie Sie eine Buchungsanfrage ablehnen (inkl. kostenlose Vorlage)

Sowohl Sofortbuchungen als auch Buchungen für die erst eine Buchungsanfrage gestellt werden muss, haben ihre Vorteile. Dennoch geht mit dem Buchungsmodell per Anfrage eine etwas unangenehmere Aufgabe einher: das Ablehnen von Anfragen. Es kann alle möglichen Gründe dafür geben, eine Buchungsanfrage nicht anzunehmen. Wenn Sie die passenden Worte aber direkt parat haben (falls Sie überhaupt antworten), kann das die ganze Situation um einiges einfacher für Sie machen.

Wir haben für Sie also 5 Tipps zusammengeschrieben, worauf Sie beim Beantworten von Bewertungen achten sollten. Außerdem können Sie sich Beispielantworten für das Ablehnen einer Buchungsanfrage kostenlos herunterladen.


Sie können das Formular zum Herunterladen der Antwortvorlagen für das Ablehnen von Buchungsanfragen nicht sehen? Klicken Sie hier.

Wieso sollte ich auf Buchungsanfragen antworten?

Auch wenn Sie eine Buchungsanfrage nicht annehmen, kann es hilfreich sein, auf Buchungsanfragen zu antworten.

Sie verscheuchen keine möglichen Gäste

Gäste haben eine positivere Erinnerung an Ihre Ferienwohnung, wenn Sie eine nette Absage bekommen, anstatt dass die Buchung einfach abgelehnt wird. Sollten Sie also nur eine Absage verschickt haben, weil Sie bereits eine Buchung haben, Ihre Ferienwohnung anderweitig besetzt ist oder Ihre Reinigungskraft sich diese Tage frei genommen hat, sollten Sie in jedem Falle mit einer netten Absage auf die Buchungsanfrage reagieren. So haben Sie eine höhere Chance, dass der Kunde Sie im Kopf behält für zukünftige Buchungen.

Gast gute Erfahrungen

Sie zeigen Buchungsportalen, dass Sie aktiv sind

Aktive, engagierte Gastgeber und Inserate mit viel Zulauf werden von Buchungsportalen oft belohnt und Sie ranken gegebenenfalls höher auf Buchungsportalen. Wenn Sie jedoch viele Buchungsanfragen bekommen und so gut wie keine annehmen beziehungsweise immer die gleiche automatisierte, vorgegebene Ablehnungs-Antwort verschicken, können Buchungsportale andere Inserate präferieren. Die Vor- und Nachteile von Buchungen per Buchungsanfrage können Sie sich in unserem Blogpost auch noch einmal genauer angucken.

Worauf sollten Sie achten, wenn Sie Buchungsfragen ablehnen?

Auch wenn Sie eine Buchungsanfrage ablehnen, ist der Gast noch “Kunde” der Buchungsplattform, demnach sollten Sie stets mit Respekt auf den Gast eingehen und den Grund der Absage begründen. Wir haben Ihnen hier die Top-Tipps zusammengefasst, auf die Sie achten sollten.

1. Seien Sie höflich

Selbst wenn Sie einen Gast ablehnen, ist es ganz wichtig, dass Sie trotzdem immer freundlich, höflich und professionell bleiben. Andernfalls setzen Sie den guten Ruf Ihrer Ferienwohnung und Ihres Ferienwohnungsbusiness aufs Spiel.

Es ist auch gar nicht nötig, bei jedem einzelnen Gast mit Ihrer Antwort bis ins Detail zu gehen. Sie können sogar eine allgemeine Vorlage zur Ablehnung von Buchungsanfragen schreiben und diese einfach wiederverwenden.

Buchungsanfrage ablehnen

Unabhängig vom Umstand, sollten Sie immer daran denken, den Interessenten für ihre Buchungsanfrage zu danken. Der Gast war immerhin so nett, sich für Ihre Ferienwohnung zu entscheiden. Es kommt auch immer gut an, in der Antwort dem Gast viel Glück bei der weiteren Suche zu wünschen. Denn der Kunde will ja höchstwahrscheinlich trotzdem noch in den Urlaub fahren.

Eine ganz allgemeine, aber dennoch höfliche Antwort wäre zum Beispiel diese:

„Leider können wir Ihre Buchungsanfrage derzeit nicht entgegennehmen. Wir wünschen Ihnen viel Glück bei Ihrer weiteren Suche und einen schönen Urlaub.“

2. Helfen Sie weiter

Beim Lesen einer Buchungsanfrage, ist manchmal schon auf den ersten Blick klar, dass der Gast (oder die Gruppe von Gästen) nicht für Ihre Ferienwohnung geeignet ist – das ist auch völlig in Ordnung. Natürlich will niemand, dass sich der andere im Falle einer solchen Situation schlecht fühlt. Es gibt ein paar Möglichkeiten, um dies zu vermeiden und die Ablehnung der Anfrage reibungslos abzuwickeln.

Weiterempfehlen

Vielleicht haben Sie andere Bekannte im Umkreis, die eine Ferienwohnung vermieten, die sich besser eignen würde. Warum den Interessenten dann also nicht gleich eine passendere Unterkunft weiterempfehlen? Damit schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie tun Ihrer Kontaktperson einen Gefallen, indem Sie ihr eine neue Buchung einbringen und Sie stehen mit dem potenziellen Gast weiterhin auf gutem Fuß. Das kann sich auszahlen, falls dieser sich irgendwann nochmal mit einer geeigneteren Buchungsanfrage bei Ihnen melden sollte. Kooperationen wie diese funktionieren besonders gut, wenn Sie und der andere Vermieter eine grundsätzlich unterschiedliche Zielgruppe haben.

3. Seien Sie ehrlich, aber greifen Sie niemanden an

Einer der bewährtesten Wege, eine unpassende Anfrage abzulehnen, besteht darin, einfach ehrlich und authentisch zu sein – vorausgesetzt natürlich, dass Ihre Begründung niemanden kränken oder diskriminieren wird!

Hilfreich ist es auch immer sich nicht darauf zu beziehen, was der angefragte Gast nicht hat, sondern wie der Traum-Gast aussieht. Das ganze lässt sich etwas leichter durch ein Beispiel erklären.

Statt: Leider glauben wir nicht, dass Ihre Gruppe ruhig genug ist für unsere Ferienwohnung und müssen demnach die Buchungsanfrage ablehnen.

Lieber: Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns in unserer Ferienwohnung auf ältere Paare fokussieren, da wir hier die besten Erfahrungen gemacht haben, was Lärmbeschwerden von Nachbarn anging. Demnach vermieten wir die Ferienwohnung zur Zeit nicht an.

Letztendlich ist dies eins der Merkmale, das Ferienwohnungen und Hotels voneinander unterscheidet. Hotels akzeptieren meistens jegliche Art von Gästen, aber in Ihrem Fall geht es um Ihr Eigentum, gegebenenfalls sogar um Ihr Haus. Daher haben Sie allein auch das letzte Wort darüber, wer bei Ihnen zu Gast sein darf und wer nicht und welche Risikos Sie eingehen möchten.

Grundsätzlich schätzen Menschen Transparenz. Es ist nicht nötig, eine Geschichte zu erfinden, um die Gründe zu erklären, aus denen Sie einen Gast ablehnen. Seien Sie einfach ehrlich und nett dabei. Wenn Sie nur, um den heißen Brei herum reden, “riskieren” Sie auch weitere Anfragen von Personen, die Sie aufgrund des Profils nicht aufgenommen haben (sei es Alter, Gruppengröße oder keine Bewertungen von Gastgebern.

4. Erwähnen und verweisen Sie auf Regeln in der Beschreibung

Falls in der Buchungsanfrage etwas erwähnt wird, was Angaben in Ihrem Inserat, der Hausordnung oder Ihrem Mietvertrag widerspricht, machen Sie Ihren Gästen klar, dass Sie die Anfrage aus diesem Grund ablehnen.

Indem Sie auf Ihr Inserat zurückverweisen, wirken Sie verantwortungsbewusst und fair, da für jede Ihrer Buchungsanfragen dieselben Konditionen und Voraussetzungen gelten. Außerdem regt es potenzielle Gäste dazu an, Inserate zukünftig erstmal sorgfältig und aufmerksam zu lesen, bevor Sie eine Buchungsanfrage abschicken. Dadurch werden Enttäuschungen auf beiden Seiten vermieden.

Hausregeln

Es ist keinesfalls nötig, mit einem aggressiven oder offensiven Tonfall zu reagieren. Geben Sie einfach sachlich an, dass „wie in der Beschreibung erwähnt, [Haustiere / Kinder / mehr als 10 Gäste] nicht erlaubt sind und ich deshalb die Buchungsanfrage leider nicht annehmen kann”.

5. Vertrauen Sie Ihrem Bauchgefühl – es geht um Ihr Eigentum

Selbstverständlich kann man sich etwas schlecht fühlen, wenn man Gäste ablehnt, Sie sollte aber im Hinterkopf behalten, dass es sich um Ihr Eigentum handelt und Sie das Recht dazu haben, selbst zu bestimmen, wen Sie in Ihrer Ferienwohnung unterbringen wollen. Im Endeffekt haben Sie also keinen Grund sich schuldig zu fühlen, wenn Sie eine Buchungsanfrage als ungeeignet erachten.

Gesunder Menschenverstand und Bauchgefühl können bei dieser Entscheidungsfindung ebenfalls eine große Rolle spielen – insbesondere, wenn es um die Vermietung Ihres Eigenheims geht. Wenn Sie bei einer Buchungsanfrage ein ungutes Gefühl haben, dann wahrscheinlich auch aus gutem Grund! Zudem wollen Sie es mit Sicherheit nicht riskieren, ein Opfer von FeWo-Abzocke zu werden.

Vorsicht ist immer besser als Nachsicht. Gehen Sie also lieber auf Nummer sicher und meiden böse Überraschungen. Selbst wenn dies bedeutet, dass Sie ab und zu eine Buchungsanfrage weniger annehmen. Alternativ können Sie sich aber auch immer mit einem stichfesten FeWo Mietvertrag oder einer guten Hausordnung absichern.

Was wenn ich die passenden Worte nicht finde?

Die meisten FeWo-Websites und Buchungsportale verfügen über einen simplen Button zur Beantwortung von Buchungsanfragen, ohne dass Sie eine Antwort verfassen müsse. Selbstverständlich sollten Sie, wie oben erwähnt, grundsätzlich Buchungsanfragen mit einer persönlichen Nachricht beantworten, sollten Sie sich jedoch schuldig fühlen, zu sehr den Kopf zerbrechen oder grundsätzlich ein schlechtes Bauchgefühl und keine Erklärung haben, können Sie diese Option immer nutzen. Manchmal ist der schnelle und schmerzlose Weg die beste Option.

Buchungsanfrage ablehnen Vorlage

Wir haben Ihnen aber auch einige Antworten zusammen geschrieben, die Sie nutzen können, um Airbnb Buchungsanfragen abzulehnen. So ist das Schreiben einer Antwort auf die Anfrage gar nicht mehr so schlimm. Unsere Antwortsvorlagen können Sie sich hier kostenlos herunterladen.


Sie können das Formular zum Herunterladen der Antwortvorlagen für das Ablehnen von Buchungsanfragen nicht sehen? Klicken Sie hier.

Das wars…

Das Beantworten von Buchungsanfragen, auch wenn Sie Gäste ablehnen, ist wichtig und solange Sie höflich und ehrlich sind und im besten Fall sogar Alternativen bieten, kann Ihnen nichts passieren. Nutzen Sie gerne unsere Vorlagen und im schlimmsten Fall passiert auch nichts, wenn Sie ab und an eine Anfrage ohne Erklärung ablehnen.

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