Eigentümer und Verwalter von Ferienwohnungen, die lieber erstmal Buchungsanfragen statt gleich Sofortbuchungen annehmen, haben manchmal eine etwas unangenehme Aufgabe: das Ablehnen von Anfragen. Es kann alle möglichen Gründe dafür geben, eine Buchungsanfrage nicht anzunehmen. Wenn Sie die passenden Worte aber direkt parat haben (falls Sie überhaupt antworten), kann das die ganze Situation um einiges einfacher für Sie machen.
Hier haben wir Ihnen 6 bewährte Wege aufgelistet, mit dessen Hilfe Sie Buchungsanfragen so reibungslos wie möglich ablehnen können.
1. Seien Sie höflich
Selbst wenn Sie einen Gast ablehnen, ist es ganz wichtig, dass Sie trotzdem immer freundlich, höflich und professionell bleiben. Andernfalls setzen Sie den guten Ruf Ihrer Ferienwohnung und Ihres Vermietungsgeschäfts aufs Spiel.
Es ist auch gar nicht nötig, bei jedem einzelnen Gast mit Ihrer Antwort bis ins Detail zu gehen. Sie können sogar eine allgemeine Vorlage zur Ablehnung von Buchungsanfragen schreiben und diese einfach wiederverwenden.
Unabhängig vom Umstand, sollten Sie immer daran denken, den Interessenten für ihre Buchungsanfrage zu danken. Fall Sie möchten, können Sie auch ruhig den Grund dafür angeben, warum Sie diese nicht akzeptiert haben. Ansonsten können Sie es einfach bei einer allgemeine Antwort belassen, die für alle abgelehnten Anfragen verwendet werden kann, wie z. B.:
„Leider können wir Ihre Buchungsanfrage derzeit nicht entgegennehmen. Wir wünschen Ihnen viel Glück bei Ihrer weiteren Suche und einen schönen Urlaub.“
2. Seien Sie hilfsbereit
Beim Lesen einer Buchungsanfrage, ist manchmal schon auf den ersten Blick klar, dass der Gast (oder die Gruppe von Gästen) nicht für Ihre Ferienwohnung geeignet ist – das ist auch völlig in Ordnung. Natürlich will niemand, dass sich der andere im Falle einer solchen Situation schlecht fühlt. Es gibt ein paar Möglichkeiten, um dies zu vermeiden und die Ablehnung der Anfrage reibungslos abzuwickeln.
Vielleicht haben Sie ja auch andere Bekannte im Umkreis, die eine Ferienwohnung vermieten, die sich besser eignen würde. Warum den Interessenten dann also nicht gleich eine passendere Unterkunft weiterempfehlen? Damit schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie tun Ihrer Kontaktperson einen Gefallen, indem Sie ihr eine neue Buchung einbringen, und Sie stehen mit dem potenziellen Gast weiterhin auf gutem Fuß. Das kann sich auszahlen, falls dieser sich irgendwann nochmal mit einer geeigneteren Buchungsanfrage bei Ihnen melden sollte.
3. Seien Sie ehrlich
Einer der bewährtesten Wege, eine unpassende Anfrage abzulehnen, besteht darin, einfach ehrlich und authentisch zu sein – vorausgesetzt natürlich, dass Ihre Begründung niemanden kränken oder diskriminieren wird!
Letztendlich ist dies schließlich eins der Merkmale, welches Ferienwohnungen und Hotels voneinander unterscheidet. Hotels akzeptieren meistens jegliche Art von Gästen, aber in Ihrem Fall geht es sich um Ihr persönliches Eigenheim. Daher haben Sie allein auch das letzte Wort darüber, wer bei Ihnen zu Gast sein darf und wer nicht.
Grundsätzlich schätzen Menschen Transparenz. Es ist nicht nötig, eine Geschichte zu erfinden, um die Gründe zu erklären, aus denen Sie einen Gast ablehnen. Seien Sie einfach ehrlich. Ihre Mitteilung wird bei den Interessenten ankommen und sie werden sich ganz einfach woanders nach der richtigen Unterkunft umschauen.
4. Erwähnen und verweisen Sie auf Regeln in der Beschreibung
Falls in der Buchungsanfrage etwas erwähnt wird, was den Vorgaben Ihres Inserats ausdrücklich widerspricht, machen Sie klar, dass Sie die Anfrage aus diesem Grund ablehnen.
Indem Sie auf Ihr Inserat zurückverweisen, wirken Sie verantwortungsbewusst und fair, da für jede Ihrer Buchungsanfragen dieselben Konditionen und Voraussetzungen gelten. Außerdem regt es potenzielle Gäste dazu an, Inserate zukünftig erstmal sorgfältig und aufmerksam zu lesen, bevor Sie eine Buchungsanfrage abschicken. Dadurch werden Enttäuschungen auf beiden Seiten vermieden.
Es ist keinesfalls nötig, mit einem aggressiven oder offensiven Tonfall zu reagieren. Geben Sie einfach sachlich an, dass „wie in der Beschreibung erwähnt, [Haustiere / Kinder / mehr als 10 Gäste] nicht erlaubt sind und die Buchungsanfrage daher diesmal nicht entgegengenommen werden kann”.
5. Vertrauen Sie Ihrem Bauchgefühl – es geht um Ihr Eigentum
Einige Eigentümer plagen die Gewissensbisse, nachdem sie eine Buchungsanfrage abgelehnt haben, während andere sich darum gar keinen Kopf machen. Im Endeffekt haben Sie aber keinen Grund sich schuldig zu fühlen, wenn Sie eine Buchungsanfrage als ungeeignet erachten.
Gesunder Menschenverstand und Bauchgefühl können bei dieser Entscheidungsfindung ebenfalls eine große Rolle spielen – insbesondere, wenn es um die Vermietung Ihres Eigenheims geht. Wenn Sie bei einer Buchungsanfrage eine ungutes Gefühl haben, dann wahrscheinlich auch aus gutem Grund! Zudem wollen Sie es mit Sicherheit nicht riskieren, ein Opfer von FeWo-Abzocke zu werden.
Vorsicht ist immer besser als Nachsicht. Gehen Sie also lieber auf Nummer sicher und meiden böse Überraschungen. Selbst wenn dies bedeutet, dass Sie ab und zu eine Buchungsanfrage weniger annehmen.
6. Wenn man nichts Nettes zu sagen hat…
Wie es so schön heißt: „Reden ist Silber, Schweigen ist Gold“. Die meisten FeWo-Websites und Buchungsportale verfügen über einen simplen Button zur Beantwortung von Buchungsanfragen. Zerbrechen Sie sich also nicht unnötig den Kopf, falls es Ihnen schwerfällt, die richtigen Worte zu finden, um eine Anfrage abzulehnen. Manchmal ist der schnelle und schmerzlose Weg die beste Option.
Ein einfacher Klick auf den Button „Ablehnen” hilft Ihnen schnell aus der Zwickmühle. So können Sie sich wieder anderweitiger Angelegenheiten widmen und vor allem Ihre restlichen, noch ausstehenden Buchungsanfragen verwalten!
Welche Erfahrungen haben Sie bisher damit gemacht, Buchungsanfragen abzulehnen? Haben Sie persönliche Berichte, die Sie mit anderen Eigentümern teilen möchten? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!
