Möglicherweise hat auch bei Ihnen alles klein angefangen – eine vererbte Ferienwohnung, ein Sommerhaus am Meer oder eine Immobilie als Investition für die Zukunft. Nach einigen Jahren der Vermietung und schwarzen Zahlen wird jedoch einigen klar, dass das Ferienvermietungsgeschäft sehr vielversprechend und gewinnbringend sein kann. Plötzlich erwischt man sich, wie man auf der liebsten Immobilienwebsite rumstöbert, hält den nächsten Schlüssel in der Hand und verwaltet auf einmal mehrere Ferienwohnungen.
Bei der Verwaltung von mehreren Ferienwohnungen sprechen Buchungsportale oft von einer Ferienwohnungsagentur. Doch auch wenn Sie noch nicht unter die Kriterien einer Agentur fallen steht eins fest: Sie haben ein Ferienwohnungsbusiness, tragen Verantwortung und müssen gucken wie sie sich organisieren und Ihre Abläufe automatisieren können. Wir geben in diesem Artikel ein paar Tipps, worauf Sie bei der Verwaltung von mehreren Immobilien achten sollten.
Wo liegt der Unterschied zwischen meiner Ferienwohnung und meinem Business?
Nun habe ich 5 Ferienwohnungen – muss ich diese auch alle gleich behandeln? Nein! Erst einmal hilft es vielleicht zu verstehen, dass zumindest bei den meisten Business’s die Ferienwohnungen nicht alle gleich sind und sein sollen. Alle Ferienwohnungen sollen etwas gemeinsam haben, jede Immobilie hat aber auch andere Vorzüge.
Nehmen wir mal eine Getränkemarke wie Coca-Cola als Beispiel. Diese wäre bei uns jetzt das Business an sich, unsere Ferienwohnungen sind Fanta, Sprite, Fuze Eistee Pfirsich, Vio Bio Limo Holunder Zitrone und Powerade. Der Geschmack ist bei allen Getränken anders und die Zielgruppe muss zwar nicht immer variieren, kann sie jedoch – von Getränk zu Getränk – von Ferienwohnung zu Ferienwohnung. Das Ziel ist es, dass Kunden sich an Fanta erinnern und was sie genau an dem Geschmack der Fanta so wertschätzen, sie jedoch auch grundsätzlich wissen, dass Fanta von Coca-Cola ist und es noch andere Geschmäcker gibt, die man testen kann.
Um dies nun einmal auf Ihr Ferienwohnungsbusiness zu beziehen: Wenn Sie mehrere Ferienwohnungen haben, wird eine vielleicht an der Ostsee liegen und eine andere sich in der Nähe eines Skigebiets im Harz befinden. Jede Wohnung wird eine andere Zielgruppe ansprechen und demnach sollte sich auch Ihr Handling und die Bewerbung der Ferienwohnungen unterscheiden. Wichtig ist es dennoch, dass Ihr Business zu einer gut etablierten und bekannten Marke wird und Gäste Ihre Ferienwohnungen bestenfalls mit Ihrem Business verbinden.
Wie kann ich eine Marke für mein Business aufbauen?
Zum Thema Markenaufbau haben wir bereits ein Webinar veranstaltet. Hier haben wir grundsätzlich erklärt, warum ein einprägsamer Name, eine auffällige Schriftart, ein Logo mit Pep, ein stimmiges Farbkonzept und vor allen Dingen der Wiedererkennungswert für eine Marke unabdingbar sind. Bei einer einzelnen Ferienwohnung kann das alles jedoch sehr viel leichter sein, da diese in sich selbstverständlich einheitlich ist.
Wenn Sie mehrere Ferienwohnungen haben sollten Sie folgendes versuchen:
- Erstellen Sie keine einzelnen Kanäle für jede Ferienwohnung, sondern gesammelte Kanäle unter ihrem Markennamen (Website, Instagram, Facebook, TikTok)
- Fügen Sie bei den Inseraten auf den Buchungsportalen immer Ihren Business Namen irgendwo hinzu oder fügen Sie sogar ans Ende der Fotos Ihr Logo hinzu
- Bewerben Sie vorrangig Ihre Marke und nur unter bestimmten Bedingungen (wie z.B. exzessiver Leerstand) einzelne Ferienwohnungen ohne Ihre Marke zu erwähnen
- Achten Sie auf Wiedererkennungswert in der Art der Kommunikation, Logo, Schriftart und wenn möglich sogar Farbschemata (dies kann bei mehreren Wohnungen schwer sein)
Erstellen Sie eine Website für all Ihre Ferienwohnungen
Dieser Punkt geht mit der Markenpräsenz einher. Denn wie soll Ihre Marke bekannt werden und gefunden werden, wenn Sie keine eigene Website besitzen?
Wenn man gerade ins Ferienwohnungsbusiness einsteigt und nur eine Ferienimmobilie besitzt, kann man diese gerne auch mal nur über Buchungsportale vermieten. Bei mehreren Unterkünften werden Sie jedoch unangenehm oft auf Ihrer Abrechnung daran erinnert, dass OTA’s (Online-Travel-Agencies) Provisionen einfordern. In Summe ist diese Provision für viele Ferienwohnungen schnell ziemlich hoch und ein Dorn im Auge eines jeden Gastgebers, besonders wenn man daran denkt, dass diese Gebühren zu großen Teilen vermeidbar sind.
Wenn Sie eine eigene Website für Direktbuchungen haben, können Sie Ihre Inserate auch auf dieser bewerben und müssen hier nicht mit Provisionsabgaben rechnen. Hinzu kommt, dass eine Website für mehrere Ferienwohnungen Ihnen und Ihren anderen Ferienwohnungen Aufmerksamkeit gibt. Denn sollte ein Gast nach einer Ihrer Ferienwohnungen suchen, kommt er direkt auf die allgemeine Seite und findet dort auch noch Ihre anderen Angebote. Mit mehreren Ferienwohnungen ist Ihre Website also SEO technisch besser aufgestellt und somit automatisch auch leichter über Google zu finden.
Es gibt mehrere Website Erstellungstools auf dem Markt die explizit auf Ferienwohnungen spezialisiert sind.
Priorisieren Sie Organisation und Übersicht
Man kann ohne Plan, mit viel Stress es hinkriegen eine Ferienwohnung zu verwalten, doch aller spätestens wenn eine Ferienwohnung an einem anderen Ort hinzukommt, braucht man ein Konzept.
Das wichtigste ist, dass Sie einen guten und exakten Überblick über Ihre Ferienunterkünfte, die Gäste, Buchungen und daraus resultierenden Aufgaben haben. Denn sobald Sie den Überblick verlieren, merken dies auch die Gäste, was in negativen Bewertungen resultiert.
Folgende Tipps haben wir für Sie für die Organisation von mehreren Immobilien:
Interne Namen
Für manche Buchungsportale ist es vorteilhaft keinen direkten Namen zu haben wie “Rhein Refugium”, sondern die Ferienwohnung direkt im Titel zu beschreiben, wie “Gemütliche, ruhige Ferienwohnung mit Kamin im Zentrum von Köln”. In diesem Fall werden die Namen jedoch sehr lang. Für ein gutes und einfaches Handling ist es wichtig, kurze Namen zu haben, die man schnell zuordnen und überall verwenden kann. Demnach würden wir Ihnen empfehlen, Ihren Ferienwohnungen interne Namen zu geben, die nur Sie und (wenn vorhanden) Ihre Mitarbeiter benutzen. Sie können hierfür eine simple Nummerierung nutzen wie Ferienwohnung 1, Ferienhaus 2, … oder beispielsweise nach Straßen gehen (Ferienwohnung Musterstr.)
Einheitliche Abläufe
Versuchen Sie die Abläufe, Regeln, Bedingungen und Zeiten so gut wie möglich zu vereinheitlichen. Es ist sehr viel einfacher, wenn alle Ihre Wohnungen die gleichen Konditionen haben und die gleiche Check-In und Check-Out Zeit. So vermeiden Sie unnötige Verwirrung.
Planen Sie indem Sie alle Ferienimmobilien in Betracht ziehen
Besonders für Wartungen und Instandsetzung ist es wichtig, frühzeitig zu planen. Sie haben den Vorteil, dass Sie mehrere Ferienwohnungen haben – gegebenenfalls sogar im gleichen Bundesland. Nutzen Sie dies! Achten Sie darauf, dass Sie zu jeder Zeit die Nachfrage stillen können, renovieren Sie eine Ferienwohnung nach der anderen und bieten Sie Ausweichlösungen an.
Minimieren Sie die Anzahl Ihrer Kanäle
Wenn Sie für jede Ferienwohnung andere Programme, Mails und Buchungsportale haben, werden Sie mit Sicherheit irgendwann verrückt – vollkommen verständlich man ist eben auch nur ein Mensch.
Tun Sie sich also einen gefallen und fragen sich – welche Programme, Kanäle & Co. brauche ich wirklich und brauche ich sie für jede Ferienwohnung oder kann ich mein Business vielleicht als eines nutzen.
Es gibt jedoch auch Kanäle, die man nicht herunterschrauben will, die jedoch trotzdem jeweils andere Passwörter, Posteingänge, Buchungen und Rechnungen erfordern – genau – die Rede ist von Buchungsportalen. Wir haben aber eine gute Nachricht für Sie es gibt Programme, die all diese Portale zusammenfügen und Ihnen einen einheitlichen Posteingang bieten. So müssen Sie auf nichts verzichten, verlieren jedoch auch nicht den Überblick oder verlieren Zeit durch das Einloggen in alle Portale.
Vermeiden Sie Doppelbuchungen
Eine der Sachen, die am schädlichsten für ein Ferienwohnungsbusiness ist, sind Doppelbuchungen. Bei vielen Immobilien auf unterschiedlichen Buchungsportalen, kann es bei der manuellen Verwaltung leicht mal passieren, dass eine Ferienwohnung zweimal gleichzeitig gebucht wird. Dies führt zu mindestens einer Stornierung, Ärgernis der Gäste und gegebenenfalls sogar schlechten Bewertungen. Demnach ist es ratsam, wenn man mehrere Ferienwohnungen als Business verwaltet, einen Channelmanager zuzulegen.
Ein Channelmanager sorgt dafür, dass alle Buchungsportale synchronisiert werden und in Echtzeit aktualisiert werden. Somit werden bei einer Buchung auf einem Buchungsportal X alle Kalender von der Ferienwohnung auf den anderen Portalen automatisch an den Daten geblockt.
Automatisieren und vereinfachen Sie Ihr Aufgaben
Mehrere Ferienwohnungen zu verwalten bedeutet viele Aufgaben zu haben, oftmals genau die gleichen, die sich für jede Ferienwohnung oder nach jeder Woche wiederholen. Nichts ist lästiger als manuelle To-Do Listen, auf die man immer wieder die gleichen Aufgaben setzen muss. Jedes mal die gleiche Mail an Gäste zu schreiben mit den Hausregeln kann auch irgendwann anstrengend werden und wenn die Nebensaison ansteht und sie gegebenenfalls Ihre Preise ändern müssen, so wird dies für mehrere Ferienwohnungen auf mehreren Portalen schon fast eine Tagesaufgabe…
Der wichtigste Tipp ist also: Automatisieren Sie Ihre Aufgaben für all Ihre Ferienwohnungen. Vereinfachen Sie sich das Leben in dem Sie sich Vorlagen erstellen
- für Mails…
- für Antworten auf Bewertungen…
- für die Kommunikation mit Ihrem Personal (beispielsweise Reinigung)…
Besonders sich wiederholende Aufgaben verschwenden unnötigerweise Zeit. Achten Sie darauf, dass sie ein Tool benutzen, mit dem Sie gegebenenfalls diese Aufgaben automatisieren können. Sei es für verschiedene Ferienwohnungen oder für bestimmte Zeiträume. Dies können Checklist-Tools erledigen oder aber auch gewisse PMS.
Was ist ein PMS?
Ein PMS auch Property-Management-System ist ein Tool, das für Ferienwohnungsbesitzer ausgelegt ist und sich genau auf diese Aufgaben spezialisiert. Die grundsätzlichen Funktionen eines PMS sind ein Channelmanager, ein Website-Baukasten und Verwaltungstools. Mit diesen können Sie einen Überblick über Ihre Kosten und Ausgaben behalten, automatisch Emails an Gäste schicken; To-Do’s automatisieren; Preise, Inseratsinformationen und Verfügbarkeiten auf allen Buchungsportalen gleichzeitig organisieren und jegliche Kommunikation aus einem Posteingang verwalten.
Das Beste an dem ganzen? All diese Funktionen gibt es in einer einzigen App wie zum Beispiel Lodgify, sodass Sie nicht mehr zwischen unterschiedlichen Kanälen wechseln müssen.
Achten Sie auf rechtliche Vorgaben und Klauseln
Seien wir ehrlich – bei einer einzigen Ferienwohnung kann es sein, dass Sie unter dem Radar fliegen und wenn einmal ein Fehler unterläuft, dies nicht unbedingt auffällt. Nun haben Sie jedoch ein Business.
Investieren Sie also das Geld und/oder die Zeit und prüfen Sie alle rechtlichen Vorgaben gründlich. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Lizenzen und Genehmigungen haben und die örtlichen Gesetze und Steuervorschriften einhalten. Dies kann je nach Standort erheblich variieren.
Denken Sie auch an die rechtlichen Formulare – ist Ihr Mietvertrag stichfest? Haben Sie eine Datenschutzerklärung? Sind Ihre Stornierungsbedingungen klar ersichtlich?
Entwickeln Sie einen Notfallplan
Was passiert, wenn eine Wohnung einen Wasserschaden kriegt, es zu einem Stromausfall kommt, es in Ihrer Immobilie brennt oder es zu einer Naturkatastrophe kommt?
Wissen Sie was dann zu tun ist, sind Sie versichert und haben Sie einen Plan B? Denken Sie vor allen Dingen an folgende Punkte:
- Erstellen Sie eine Liste mit Sicherheitshinweisen und Notrufnummern, die in den Ferienwohnungen sichtbar platziert werden
- Stellen Sie sicher, dass Sie rund um die Uhr erreichbar sind oder eine Notfallkontaktperson haben für den Fall der Fälle
- Legen Sie einen klaren Kommunikationsplan fest, um Ihre Gäste im Falle eines Notfalls zu informieren
- Entwickeln Sie einen Evakuierungsplan und stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste wissen, wie sie im Notfall sicher das Gebäude verlassen können
- Je nachdem, wie anfällig Ihr Gebiet für Katastrophen ist, sind ggf. Notvorräte in Ihren Ferienwohnungen eine gute Idee
Alles in allem…
.. kriegen Sie das hin! Sie haben bereits Erfahrung mit Ferienwohnungen. Das einzige, was sich ändert, ist der Verwaltungsaufwand und die Struktur und Organisation. Doch wie gesagt gibt es auch hier Tools wie eine Ferienwohnungssoftware, die Ihnen hier Abhilfe leisten können. Wir wünschen Ihnen auf jeden Fall viel Erfolg!
