Pocas cosas son tan importantes para que un negocio de alquiler vacacional tenga éxito como la organización. Hoy en día, en un sector cada vez más competitivo, llevar un buen seguimiento de las reservas es esencial para evitar cancelaciones y overbookings.
La solución más popular en la actualidad son los software de gestión de propiedades, pero son herramientas de pago. Si todavía no estás preparado para invertir dinero, una buena alternativa gratuita puede ser usar una plantilla de Excel en tu alquiler vacacional.
Las plantillas de Excel son una forma sencilla de tener un calendario con las reservas de tu alojamiento, al menos cuando aún estás empezando. Conscientes de ello, en Lodgify hemos decidido crear nuestra propia plantilla gratuita. Descárgala gratis a continuación:
¿No ves el formulario para descargar el calendario? Haz clic aquí.
¿Quieres saber qué es exactamente un calendario de reservas, por qué es importante usar al menos una plantilla de Excel en tu alquiler vacacional y mucho más? Entonces, ¡sigue leyendo!
¿Qué es un calendario de reservas?
Un calendario de reservas es un registro organizado con las fechas de entrada, estancia y salida de los huéspedes de tu alquiler vacacional, amén de otros detalles importantes como el número de personas o el precio a cobrar.
Las plantillas de Excel son un método rudimentario de gestionar las reservas, pero si sólo acoges a huéspedes de vez en cuando (menos de 10 veces al año) y tienes tu alojamiento anunciado en una única plataforma de Internet, quizás no te haga falta más.
Por otro lado, si tu alojamiento ya empieza a parecerse a (¡o es!) un negocio en toda regla, probablemente Excel y sus plantillas se te queden pequeños. En este caso, nuestra recomendación es que te plantees usar un software de alquiler vacacional para gestionar tu calendario de reservas.
La mayoría de software de este tipo cuentan con un channel manager, que permite sincronizar todas las reservas de múltiples alojamientos o habitaciones en canales como Airbnb, Booking.com o Vrbo automáticamente y en tiempo real.
Si prevés tener muchas reservas este verano, un software de este tipo, disponible desde 10 € al mes, puede ayudarte a gestionar tu calendario de forma mucho más eficiente y, ante todo, evitará que estés en en desventaja frente a la competencia.
¿Cuáles son las ventajas de usar un calendario de reservas?
Como ya comentamos al principio de este artículo, hoy en día es esencial usar un calendario de reservas si se quiere gestionar en condiciones un alquiler vacacional, independientemente de que uno sea profesional o no.
Algunas de las ventajas de usar una herramienta de este tipo son:
Automatiza tareas
Nuestra plantilla de Excel para alquileres vacacionales está muy bien si aún acabas de empezar en el sector y tienes pocas reservas, pero a medida que empieces a acoger más huéspedes y anunciar en varias plataformas de Internet, verás que la cantidad de trabajo aumenta considerablemente.
He aquí donde un calendario de reservas avanzado puede resultar muy útil.
La integración con channel manager de estos calendarios hace que, cuando recibas una reserva en Booking.com, por ejemplo, no tengas que crear un apunte a mano. La reserva se añadirá automáticamente al calendario y las fechas se bloquearán en otras plataformas como Airbnb o tu web. ¿No está mal, no?
Evita overbookings
Usar un calendario de reservas te permitirá reducir las posibilidades de toparte con un problema bastante común: aceptar dos reservas en las que las fechas coinciden.
Nuestra plantilla de Excel te permitirá mantener un registro actualizado con las fechas en las que tu propiedad estará ocupada, para que sea más sencillo no aceptar reservas que en realidad no puedes satisfacer.
Con todo, a veces un calendario manual como el de nuestra plantilla de Excel no será suficiente. Por ejemplo, imagínate que recibes una reserva en Booking.com y un minuto después otra en Airbnb. ¡No te daría tiempo a bloquear las fechas!
Si quieres evitar esto, la mejor opción es apostar por un software de alquiler vacacional con calendarios de reservas sincronizados automáticamente.
Mejora tu planificación
Los calendarios de reservas son útiles porque permiten llevar un registro organizado de las fechas de entrada, estancia y salida de tus huéspedes, además de otros detalles relevantes.
Otra ventaja de tener tus reservas en un calendario es que podrás identificar rápidamente las fluctuaciones en la demanda y ajustar tus precios en consecuencia, además de analizar el nivel de ocupación de tu alojamiento a lo largo del tiempo.
No sólo eso, sino que, al poder comprobar de un vistazo las fechas en las que tu alquiler vacacional va a estar ocupado, te será más fácil organizar la limpieza o la compra de suministros del mismo.
Cómo usar nuestra plantilla de Excel
Nuestra plantilla de Excel para alquileres vacacionales es extremadamente fácil de usar.
Una vez la hayas descargado, necesitarás tener instalado un software como Microsoft Excel o usar Google Sheets (por ejemplo) para abrirla.
A continuación, verás frente a ti un calendario en el que cada alojamiento (o habitación de tu alojamiento) debe colocarse en las filas de la izquierda, mientras que en las columnas podrás ver las fechas (días, meses y años).
Si tu alojamiento va a estar vacío, no tienes que hacer nada, y si va a estar ocupado, deberás rellenar con colores las casillas correspondientes a los días en cuestión en la plantilla.
¿Colores? Así es. Si bajas la mirada podrás ver una pequeña guía en la que aparecen los distintos colores y su significado en el calendario. En este caso, por ejemplo, el rojo significa que tienes una reserva y el azul que vas a estar tú en la propiedad.
Conclusiones
Una plantilla de Excel para alquileres vacacionales es un buen comienzo para iniciarse en el negocio o si sólo gestionas unas pocas reservas al año. Por supuesto, un software de alquiler vacacional es mucho más cómodo y fiable, pero si buscas una alternativa gratuita, nuestra plantilla para Excel es una opción más que válida.
Puedes descargarla rellenando el formulario a continuación:
¿No ves el formulario para descargar el calendario? Haz clic aquí.
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