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Ser propietario o gestor de uno u más alquileres vacacionales significa tener muchas responsabilidades en cuanto a la propiedad y aquellos que la reservan; desde saber promocionar el inmueble en general hasta procesos tan específicos como el check-in y el check-out de los huéspedes.

¿Creías que recibir y despedir a tus huéspedes no era tan importante como poner almohadas cómodas y dejarles un par de cápsulas de café? ¡Craso error!

En este artículo te explicaremos por qué debes prestar un excelente servicio de check-in y check-out a tus invitados, qué incluyen exactamente estos procesos y cómo se pueden llevar a cabo.

¿En qué consiste hacer el check-in y check-out?

Cuando hablamos de check-in nos referimos al momento en el que los huéspedes entran en nuestro alquiler vacacional, y todo aquello relacionado con esta llegada.

En cambio, cuando hablamos del check-out estamos refiriéndonos a lo opuesto; la partida de los huéspedes una vez estos han disfrutado de su estancia en nuestra propiedad.

Pero ¿qué es exactamente lo que sucede durante el check-in y el check-out? ¿Qué cosas hay que tener en cuenta para que sean exitosos?

Check-in o llegada de los huéspedes

Muchos viajeros eligen quedarse en un alquiler vacacional porque les parece más personal y agradable, y es que el check-in no solo incluye abrirles la puerta, sino todas estas etapas:

Comunicación previa

El contacto personal con tu huésped seguramente empiece en el momento de su reserva, pero seguirá también cuando tengas que prepararlo todo para su estancia en tu propiedad. Esto es, decirles cómo va a ir el check-in, quién va a recibirles, preguntarles a qué hora llegarán, etc.

También, y esto ya es para ganar puntos, es el momento de explicarles cómo llegar a tu apartamento desde el aeropuerto, tren o por carretera, y preguntar si necesitan algo específico en la nevera (por ejemplo, para alguien que tenga alergias alimentarias).

Si el huésped tiene que pagar una fianza por posibles daños en el momento del check-in, recuérdaselo antes del día de su llegada.

Recibimiento

El recibimiento consiste en la entrega de llaves, el tour por la propiedad y las explicaciones que requiera cualquier elemento del apartamento. Enséñales todos los rincones de la casa, especialmente los que has preparado para ellos, y hazles tener ganas de empezar a hacer vida en tu propiedad.

Asegúrate de que el huésped pruebe la llave y sepa cómo abrir la puerta (te parecerá una tontería, pero quizás su puerta no tenga el mismo mecanismo que la tuya, y comprobar esto os puede ahorrar una llamada de emergencia).

También es importante explicar el funcionamiento de los electrodomésticos, dónde están los productos que pueden utilizar (en el baño, en la cocina, etc.) e incluso especificar el procedimiento con la basura. Aquí les tienes que indicar todo lo que tengan que saber y lo que quieras que sepan, sin excepción (así que sería aconsejable sentarse y pensar en todas estas cosas antes del momento de explicarlas).

Si el huésped tiene que pagar una fianza por posibles daños, ahora es el momento de hacerla efectiva.

Información sobre la zona

Desde cómo moverse en transporte público hasta cuáles son los mejores restaurantes para probar la cocina local. Piensa buenas recomendaciones que ofrecer a los huéspedes y resuelve sus necesidades. ¿Tu apartamento no tiene lavadora? Recomiéndales una lavandería que vaya con monedas. ¿Hay zonas que tendrían que evitar a según qué hora? Muéstraselas en un mapa. ¿Van a ir mucho en metro? Explícales cómo funcionan los billetes y cuáles les salen más a cuenta.

Aquí también puedes darles a conocer las opciones en cuanto a ocio; obras de teatro, parques de atracciones, etc. ¡Lo mejor es dejarles unos mapas y folletos en los que puedan encontrar toda la información que necesiten!

Contacto de emergencia

Quizás este sea el punto más importante. Asegúrate de que saben tu teléfono (el móvil y, si tienes, el fijo) y tu correo electrónico. Diles a qué horas pueden encontrarte disponible y, en caso de no hacerlo, a qué otro número pueden llamar.

Proporciónales también una lista de los números de teléfono de emergencias locales: ambulancias, policía, bomberos y taxis.

Ten en cuenta que proporcionar tanta información de golpe no es garantía de que la recuerden y la puedan poner en práctica, sobretodo si vienen cansados después de un largo viaje. Por eso te recomendamos hacer una guía de bienvenida en la que se exprese por escrito toda la información e instrucciones que les has detallado durante el check-in.

¿No sabes por dónde empezar haciendo una buena guía de bienvenida? ¡Descárgate nuestra plantilla gratuita!

Si quieres ir más allá y causar una buenísima impresión a tus huéspedes, también puedes aprovechar este momento para darles algún pack de bienvenida. Puede ser desde tarjetas regalo para restaurantes y cafés de la zona hasta una cesta con souvenirs originales para ahorrarles la búsqueda de regalitos para sus familiares y amigos.

Check-out o partida de los huéspedes

El proceso de check-out no solo consiste en despedirse de los huéspedes, recoger la llave y devolverles la fianza en caso de no haber desperfectos. Para ti, este proceso supondrá más que el de check-in y, aunque el huésped ya se haya ido, es igual de importante.

Despedida de los huéspedes y recogida de llaves

Antes ya hemos hablado de lo importante que es el trato personal y agradable que supone reservar en un alquiler vacacional, así que una buena manera de ser atentos con los huéspedes es estar allí cuando se vayan de nuestro apartamento, para hacer la devolución de llaves más fácil, preguntarles cómo ha sido su estancia y desearles un buen viaje.

Revisión de desperfectos y devolución de la fianza

Revisa cada rincón que pueda haber usado (o no) el huésped que acaba de abandonar tu propiedad. Si hay algún desperfecto, calcula cuánto te puede costar repararlo y devuelve la parte de la fianza que sobre. Si no lo hay, devuelve la cantidad íntegra cuanto antes (el huésped estará esperando recibir la transferencia y respirará aliviado cuando sepa que todo ha ido bien).

En este momento también puedes recordarle a tu huésped que estarías encantado de recibir una opinión suya en tu web o página de anuncios.

Si quieres que tu huésped tenga claras sus obligaciones (y las tuyas) desde el principio, redacta un contrato que exprese los detalles de su estancia.

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Limpieza y preparación para nuevos huéspedes

Esta es la fase del “borrón y cuenta nueva”. Tienes que poner a lavar toda la ropa de cama y de baño, reemplazar los artículos de aseo personal y reordenarlo todo. También tendrás que limpiar el polvo y, si es necesario, hacer una limpieza a fondo.

Cuando el proceso es automatizado

¿Qué significa un proceso automatizado de check-in y check-out? Cuando hablamos de este concepto nos referimos a las ocasiones en las que el check-in y el check-out no requieren tu presencia, y se pueden llevar a cabo mediante varias formas.

Esta manera de hacer tiene defensores y detractores, pero empecemos por definir las opciones que tenemos si queremos automatizar nuestros procesos de check-in y check-out. Ah, y no sólo hablamos de la entrega de llaves; hay aplicaciones que te permiten llevar a cabo todo el check-in y dar la bienvenida al huésped sin necesidad de que el propietario o gestor esté presente. ¡Incluso pueden ofrecer a tus huéspedes reservas a restaurantes y guías de la zona!

Cerraduras automáticas

Hay diferentes formas de tener una cerradura automática, pero las más utilizadas son aquellas que permiten acceder al apartamento mediante un código o una aplicación para teléfonos móviles.

Hay ya varias soluciones en el mercado que consisten en acoplar una cerradura electrónica o candado encima de la cerradura original, para que se pueda abrir utilizando una aplicación u otros elementos (como por ejemplo pulseras) que cuenta con conexión a wifi.

Otra solución es la de integrar en la entrada de la propiedad una caja de seguridad que se abre mediante un código u aplicación de móvil, y que sirve para guardar las llaves de la puerta.

Empresas externas

Si quieres automatizar el proceso de check-in y check-out completamente pero no quieres perder el toque humano y agradable, siempre puedes contratar a una empresa con personal especializado que pueda hacer tu trabajo por ti.

No solo les abrirá la puerta a tus huéspedes y les explicará todo lo relacionado con su estancia y su viaje, sino que también se encargará de limpiar la casa después de cada invitado y dejarla lista para el siguiente.

Pros y contras del check-in y check-out automático

Además de no poder dar ese trato personal que diferencia a los alquileres vacacionales de los hoteles, automatizar un proceso de check-in puede tener otros inconvenientes. Para empezar, no puedes asegurarte de que quien ha llegado a tu apartamento es quien realmente dijo ser durante la reserva. Tampoco puedes asegurarte de que entiendan bien las normas de la casa o que sepan del funcionamiento de todos los electrodomésticos, y desde luego no podrás recomendarles lugares de la zona, cosa que restará mucho a su experiencia final en tu propiedad.

Los puntos a favor de este tipo de sistemas son el tiempo que se ahorra el propietario y/o gestor, además de la agilización del proceso, la facilidad de llevarlo a cabo y la libertad que proporciona a los huéspedes.


Tanto si priorizas el toque personalizado como el ahorro de tu tiempo, ahora ya puedes ofrecer una experiencia plena a la hora de hacer el check-in y el check-out en tu alquiler vacacional.

Si estás interesado en la gestión del check-in y el check-out de tu propiedad, también te interesará saber cómo aumentar tus reservas y ahorrarte tiempo gestionando tu negocio mediante una buena página web para tu alquiler vacacional. ¡Regístrate en Lodgify para poder hacerlo posible!

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Gestión del check-in y el check-out en alquileres vacacionales
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