No hace falta tener más que un alquiler vacacional para darse cuenta rápidamente de cuántas responsabilidades implica gestionar un alojamiento de este tipo: en general, hay que estar al tanto del anuncio, los calendarios, los huéspedes y el estado de la propiedad.
Sin embargo, en particular, también hay que gestionar una serie de tareas algo menos conocidas, como puede ser el check-in de los huéspedes, que implica, entre otras cosas, la entrega de llaves o el envío del parte de viajeros a SES.HOSPEDAJES.
Una vez tengas cierta práctica, verás que hacer los check-ins y check-outs de tu apartamento turístico es pan comido, sobre todo si utilizas alguna de las herramientas de automatización disponibles en el mercado, pero al principio la tarea puede resultar abrumadora.
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Hemos escrito este artículo con lo anterior en mente: queremos ofrecerte una guía de calidad que te ayude a simplificar el check-in de tu apartamento turístico, ahorrándote trabajo y, a la vez, incrementando la satisfacción de tus huéspedes con el proceso.
Sigue leyendo para descubrir las claves.
Automatiza el proceso
Tras un largo día de viaje desde Alemania, Klaus y Anne, tus huéspedes en esta ocasión, llegan a la puerta del alojamiento que han reservado. Anne se lleva la mano al bolsillo, saca el móvil y con un simple gesto desbloquea la puerta. ¿No está mal, verdad?
Las cerraduras inteligentes son cada vez más populares en el sector del alquiler vacacional y, francamente, no nos extraña. ¿Por qué estar todo el día pendiente de cuándo llegarán tus huéspedes, desplazarte a la propiedad y, aún por encima, ofrecer un horario de check-in limitado, cuando puedes dejarlo todo en manos de una de estas cerraduras?
Si estás abierto a la idea, apostar por la automatización puede ser la clave para ofrecer una experiencia de check-in superior a tus huéspedes, cómoda y segura, en lugar de tener que pasar horas pendiente de su llegada.
Las cerraduras inteligentes, o smart locks, generan códigos únicos para cada grupo de huéspedes, que dejan de ser válidos tras la finalización de la estancia en cuestión. Si quieres minimizar el riesgo de pérdidas de llaves, o incluso de que alguien haga un duplicado, apostar por un smart lock puede ser la clave para ti.
¿No quieres cambiar la cerradura? Usa una caja de llaves
Las cajas de llaves son una alternativa ampliamente probada a las cerraduras inteligentes que también te permitirá agilizar el proceso de check-in en tu apartamento turístico.
La mayoría de ferreterías venden cajas de llaves de combinación simple, cuyo precio económico no les impide ser una opción válida para ofrecer check-in 24h en tu alojamiento.
El funcionamiento de estas cajas es sencillo: metes las llaves dentro, introduces la combinación y se la comunicas a tus huéspedes. La mayoría de cajas de llaves en la actualidad permiten cambiar la combinación entre estancias, para una mayor seguridad.
Cuida las instrucciones de llegada
Tus huéspedes agradecerán que les envíes instrucciones detalladas para llegar al alojamiento y, cuanto antes lo hagas, mejor. Una buena explicación sobre cómo acceder al alojamiento y dónde encontrar aparcamiento vale mucho más de lo que cuesta.
Ponte como objetivo que un niño de cinco años sea capaz de entender tus indicaciones. Una explicación paso a paso del proceso, acompañada de fotos o incluso vídeos, hará que el check-in de tus huéspedes vaya como la seda y sentará las bases de una estancia memorable.
Crea una guía de bienvenida
Una buena guía de bienvenida es un elemento clave para garantizar la satisfacción de tus huéspedes con su experiencia de check-in.
Este documento en formato digital o físico, debería actuar como el “mayordomo” de tu apartamento turístico, desvelando a los huéspedes los secretos del Wi-Fi o cómo domar a los electrodomésticos, entre otras cosas.
¿Qué otras cosas? Piensa en actividades fuera de la casa: recomendaciones de atracciones locales, restaurantes y, esto es muy importante, contactos de emergencia.
Independientemente del formato que escojas para la guía de bienvenida, siempre es conveniente enviar una copia en formato PDF a tus huéspedes antes del check-in. De este modo, les darás tiempo para leerla con calma e ilusionarse con la estancia.
Mantén un canal de comunicación directa
Una comunicación ágil e informativa es absolutamente indispensable para crear una buena experiencia de check-in en tu apartamento turístico. Piensa en lo reconfortante que resultará para tus huéspedes saber que tienen a su anfitrión para lo que necesiten…
Asegúrate de ofrecer varios métodos de comunicación, puesto que no todos los huéspedes estarán familiarizados con los mismos, sobre todo cuando vienen de todos los países del mundo. Un correo electrónico y un número de teléfono son el mínimo exigible.
Sin embargo, puedes ofrecer una experiencia superior si permaneces atento a los SMS (aún populares en EE. UU.) o utilizas aplicaciones como Facebook Messenger o WhatsApp, populares en muchos países europeos, para comunicarte con tus huéspedes.
WhatsApp Business, una versión avanzada y completamente gratuita, es una auténtica bicoca para los anfitriones y nuestra recomendación personal. Las funcionalidades extra de esta versión de WhatsApp te ayudarán a responder mejor y más rápido a tus huéspedes.
Por último, no descartes configurar mensajes automáticos para enviar información rutinaria, como las instrucciones de llegada o las normas de la casa de tu alquiler vacacional, mediante alguna de las muchas herramientas de automatización del mercado.
Garantiza la limpieza en tiempo y forma
Pocas cosas son tan importantes como la “fase del borrón y cuenta nueva”; el tiempo que transcurre entre la salida de un grupo de huéspedes y la entrada del siguiente.
Si quieres garantizar una buena experiencia de check-in en tu apartamento turístico, deberás organizarte para limpiar el alojamiento de cabo a rabo, lavar la ropa de cama y reponer los útiles de aseo antes de que lleguen tus próximos huéspedes.
De lo contrario, ¿te imaginas los comentarios?
Contrata a un property manager
El día a día de un anfitrión es gratificante, sí, pero tampoco te vamos a engañar diciéndote que te vas a pasar las horas tumbado a la bartola. No, ser anfitrión conlleva dedicar una cantidad de tiempo que no todo el mundo tiene disponible.
Si es tu caso, plantéate trabajar con una agencia de gestión de propiedades. No tienes por qué delegar todas las tareas en la empresa en cuestión; algunos propietarios deciden hacerlo sólo con, por ejemplo, el proceso de check-in y check-out del alojamiento.
De este modo, tus huéspedes siempre tendrán a alguien que les reciba, les entregue las llaves y los acompañe por las distintas habitaciones del alojamiento. Este toque humano garantizará una buena experiencia de check-in en tu apartamento turístico.
Solicita la opinión de tus huéspedes
El último paso del camino hacia la perfección en el check-in consiste en escuchar activamente los comentarios de tus huéspedes.
Un simple correo electrónico de seguimiento, una conversación rápida al finalizar la estancia o un seguimiento de las valoraciones que dejan tus huéspedes en Internet son vitales.
Asegúrate de responder a las reseñas adecuadamente, ya que esto te permitirá granjearte una buena reputación en las plataformas de reservas donde tengas anunciado tu alquiler vacacional. Créenos: algo así vale su peso en oro de cara a futuras reservas.
Conclusiones
La importancia de ofrecer una buena experiencia de check-in en tu apartamento turístico no se debe subestimar. Como se suele decir, «las primeras impresiones lo son todo» o, al menos, son difíciles de cambiar.
Por este motivo, siempre deberás marcarte como objetivo que la estancia de tus huéspedes comience por todo lo alto; no hay mejor forma de garantizarse una reseña de cinco estrellas que ésta.
Ah, bueno: sí hay una mejor. Lodgify es el software que necesitas para maximizar el potencial de tu negocio de alquiler vacacional, gracias a herramientas que te permitirán responder a mensajes de múltiples plataformas desde un único lugar e integraciones sencillas con sistemas de acceso sin llave.
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