Ein Belegungskalender – oder auch Belegungsplan – ist für den erfolgreichen Betrieb einer Ferienwohnung unverzichtbar. Damit behalten Sie immer den Überblick über Ihre Reservierungen, auch wenn diese über mehrere verschiedene Kanäle eingehen.
Durch genaue Terminangaben zu Ihren Verfügbarkeiten können Gäste außerdem auf einen Blick erkennen, zu welchen Zeiten Ihre Ferienwohnung buchbar ist. Zumindest sollte es so funktionieren.
Was passiert jedoch, wenn zwei verschiedene Reservierungen für denselben Zeitraum bei Ihnen eingehen und versehentlich beide bestätigt werden?
Hier erfahren Sie, wodurch Doppelbuchungen verursacht werden, wie das Ihrer FeWo schadet und durch welche Maßnahmen Sie sie in Zukunft vermeiden können!
Wie kommt es zur Doppelbuchung im FeWo Belegungskalender?
Das Verwaltungssystem ist veraltet
Viele Vermieter von Ferienwohnungen verbringen unnötig Zeit damit, auf umständlichem Wege mit potenziellen Gästen zu kommunizieren. Für eine gemeinsame Terminfindung müssen erst mehrere E-Mails hin und hergeschickt werden, um klar sagen zu können, wann und wie lange die Ferienwohnung verfügbar ist.
Manchmal zieht sich das Ganze auch noch weiter in die Länge, wenn sich der Gast oder die Gäste doch wieder umentscheiden und erneut nach einem passenden Termin gesucht werden muss.
Die Anschaffung eines Belegungskalenders ist die simple Lösung für dieses Problem. Dadurch lässt sich der ineffiziente Nachrichtenaustausch gänzlich vermeiden. Sie können den Belegungskalender direkt in der Homepage für Ihre Ferienwohnung einbauen und einfach immer auf aktuellem Stand halten. Dadurch sparen Sie sich eine Menge Zeit.
Buchungskanäle sind nicht synchronisiert
Inserieren Sie auf Buchungsportalen wie Booking.com, FeWo-direkt oder Airbnb? Dann ist die Nutzung eines Buchungskalenders wahrscheinlich gar nichts Neues für Sie. Es gibt in diesem Fall allerdings ein ganz anderes Problem, welches die Doppelbuchungen Ihrer FeWo verursachen könnte.
Falls Sie Gebrauch von mehr als einem Buchungsportal machen und dazu eventuell auch noch eine eigene Homepage betreiben, gehen Ihre Reservierungen logischerweise über mehrere verschiedene Kanäle ein.
Wenn die Belegungskalender dieser einzelnen Kanäle nicht miteinander synchronisiert sind, kann es schnell passieren, dass Ihren Gästen Verfügbarkeiten angezeigt werden, die nicht mehr aktuell sind. Gerade während der Hauptsaison, wenn der Gästeansturm hoch ist, kommt es dann oft zu Verwechslungen und Verwaltungsfehlern.
Wie schaden Doppelbuchungen der FeWo?
Reservierungen müssen storniert werden
Nun sitzen Sie in der Zwickmühle und haben zwei verschiedene, bereits bestätigte Reservierungen für Ihre Ferienwohnung im selben Zeitraum. Mit welchen Konsequenzen für Ihre FeWo müssen Sie in so einem Fall rechnen?
Zunächst einmal sind Sie jetzt selbstverständlich dazu gezwungen, die zweite Buchung wieder zu stornieren. Das ist natürlich eine ziemlich unangenehme Aufgabe. Anders als beim Ablehnen einer Buchungsanfrage rechnet der Gast jetzt nämlich schon fest mit dem Urlaub und hat dafür vielleicht sogar bereits im Voraus gezahlt. Daher reicht an dieser Stelle keine einfache Absage und Sie müssen dem Gast die Situation genau erklären.
Wenn letzteres der Fall ist, müssen Sie diese Buchung nicht nur nachträglich wieder stornieren, sondern auch noch eine Rücküberweisung der Zahlung tätigen. All dies bedeutet weiteren überflüssigen Zeitaufwand.
Gäste schreiben negative Bewertungen
So ein Vorfall hinterlässt beim betroffenen Gast zweifelsohne auch keinen guten Eindruck. Ganz im Gegenteil. Wahrscheinlich wird derjenige mit Enttäuschung und Verärgerung reagieren. Vor allem, wenn auch die Anreise schon gebucht ist und alternative Unterkünfte zur selben Zeit inzwischen nicht mehr verfügbar sind.
Wenn sich die Rückerstattung der eventuell bereits überwiesenen Bezahlung dann auch noch verzögert, scheint die ganze Situation kaum mehr zu retten. In dem Fall machen viele Gäste Ihrem Ärger leider mittels einer negativen Bewertung Luft – entweder auf dem jeweiligen Buchungsportal oder auf Ihrer Homepage.
Selbst wenn es bereits bis zu diesem Punkt eskaliert ist, sollten Sie trotzdem versuchen den Schaden zu begrenzen und persönlich auf die schlechte Bewertung reagieren. Ansonsten riskieren Sie es, potenzielle zukünftige Gäste abzuschrecken und Buchungseinnahmen zu verlieren.
So lassen sich Doppelbuchungen im FeWo Belegungskalender vermeiden
Die Sofortbuchungen deaktivieren
Um solche unangenehmen Situationen zu vermeiden, sollten Sie es in Betracht ziehen, die Sofortbuchungsfunktion gänzlich zu deaktivieren (falls Sie sie zurzeit nutzen).
Die Sofortbuchung hat viele Vor- und Nachteile und oft kann das Aktivieren sogar die Buchungsquoten Ihrer Ferienwohnung steigern. Falls sich bei Ihnen allerdings die Doppelbuchungen häufen, sollten Sie sich nochmal genau überlegen, ob dies für Sie wirklich die beste Strategie ist.
Die Deaktivierung der Sofortbuchung bedeutet, dass Gäste nur noch Buchungsanfragen stellen können, die von Ihnen zuerst bestätigt werden müssen. Dadurch haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Reservierungen und können jedes Mal sicherstellen, dass Ihre Ferienwohnung zum gewünschten Zeitraum auch tatsächlich verfügbar ist.
Natürlich kann aber auch dabei jedem mal ein Fehler unterlaufen, falls nicht mit Sorgfalt gearbeitet wird. Vor allem bei vielen verschieden Buchungskanälen, verliert sich schnell der Überblick über die einzelnen Buchungskalender.
Einen Channel-Manager für die Verwaltung nutzen
Es gibt einen Lösungsweg, der Irrtümer vorbeugt und Ihnen gleichzeitig den Verwaltungsvorgang völlig vereinfacht: die Synchronisierung all Ihrer Buchungskanäle durch die Verwendung eines FeWo Channel-Managers.
Das Prinzip ist ganz simpel. Sobald eine neue Reservierung eingeht, werden die Verfügbarkeiten in den Belegungskalendern all Ihrer Kanälen (Homepage, Buchungsportale) automatisch gleichzeitig aktualisiert.
Damit sparen Sie sich viel Zeit und Mühe, da Sie die Aktualisierungen nicht mehr nach jeder neuen Buchung selbst manuell vornehmen müssen. Stattdessen können Sie alle Ihre Reservierungen und externen Inserate bequem von einem Ort aus verwalten.
Außerdem werden Ihren potenziellen Gästen somit stets die richtigen Verfügbarkeiten angezeigt. Sie werden also nie wieder gezwungen sein, bereits bestätigte Reservierungen wieder zu stornieren, da der Buchungsprozess voll automatisiert abläuft.
Nun wissen Sie, wie Doppelbuchungen in Ihrem Belegungskalender zustande kommen und auch wie Sie sie zukünftig vermeiden können! Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, ob Ihnen schon einmal eine Doppelbuchung unterlaufen ist und wie Sie damit umgegangen sind!
