Imaginez le scénario : vos invités devaient partir à 11 heures. Vous avez de nouveaux invités qui arrivent à 15 heures. Vos invités prennent leur temps et ne quittent pas avant 14 heures.
Vous devez donc soit préparer la propriété en moins de temps, soit retarder l’enregistrement pour les prochaines arrivées. Dans les deux cas, cela vous dérange et peut même entraîner deux commentaires négatifs le même jour.
Si vous avez connu de nombreux départs tardifs, ou si vous en avez assez que vos invités prennent leur temps pour quitter votre location de vacances, voici 7 choses que vous pouvez faire pour y mettre un terme une fois pour toutes :
1. Le règlement intérieur
Le règlement intérieur est une façon professionnelle d’aménager le terrain pour tous les invités qui entrent dans votre propriété. Il vous donne l’occasion d’indiquer clairement ce que vous attendez d’eux, ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas faire, et les sanctions qui seront prises en cas de violation de ces règles. Lorsque vos invités sont tous sur la même longueur d’onde et qu’ils savent clairement ce qui est permis et ce qui est interdit, vous vous sentez beaucoup plus maître de la situation.
Les règles de maison typiques sont les suivantes : bruit, tabagisme, animaux domestiques, ordures, stationnement, visiteurs, etc. Il est extrêmement important et essentiel d’indiquer l’heure de départ dans votre règlement intérieur. Vous devez également indiquer l’heure exacte sur le site web de votre location de vacances et sur tout autre OTA sur lequel vous figurez.
Vos invités doivent respecter votre règlement intérieur tel qu’il est signé par eux. Nous avons créé un modèle de règlement intérieur que vous pouvez télécharger et personnaliser vous-même. Bien entendu, nous avons inclus l’heure de départ. Vous pouvez le télécharger ici.
2. N’oubliez pas le dépôt de garantie
Une fois que vous avez indiqué l’heure de départ dans votre règlement intérieur, vous devez ajouter quelques conséquences en cas d’infraction. Bien qu’un dépôt de garantie soit généralement utilisé en cas de dommages causés à la propriété ou d’usure et de crainte des meubles et des commodités, il peut également être utilisé en cas de violation du règlement intérieur.
Vous pouvez donc prendre une caution à vos invités, et ne la leur rendre que s’ils ont quitté l’hôtel à l’heure indiquée. En percevant une avance remboursable, les propriétaires disposent d’un pot dans lequel ils peuvent puiser et duquel ils peuvent déduire des fonds en cas de départ tardif. Cela empêchera plus probablement les clients de partir en retard s’ils savent qu’ils devront payer pour cela.
3. Facturer des frais de retard au départ
Vous pouvez même prendre des mesures supplémentaires pour éviter les retards en appliquant une taxe de sortie. Il existe de nombreuses façons de le faire, vous pouvez soit les facturer à l’heure, par exemple 50 $ de l’heure, soit même les facturer pour une journée entière. Ces frais supplémentaires pourraient vous éviter un départ tardif et, si cela devait se produire, vous gagneriez au moins un peu d’argent.
Là encore, vous pouvez imposer ces frais de départ sur votre site de location de vacances et sur les principaux OTA tels que Airbnb, VRBO ou HomeAway. N’oubliez pas d’indiquer les frais de départ sur votre contrat de location saisonnière, que les clients devront signer à leur arrivée.
4. Communiquez avec vos invités
La communication avec vos invités commence très probablement dès qu’ils réservent votre location de vacances, mais se poursuit également lors de la préparation de leur arrivée. Vous devez les informer de la procédure d’enregistrement, leur indiquer qui sera présent pour les accueillir, leur demander à quelle heure ils arriveront, etc.
Si vous voulez éviter de faire payer vos invités ou de leur retirer une partie de leur caution, vous pouvez tout régler avant que des mesures négatives ne soient prises. Le simple fait de demander à vos invités à quelle heure ils quitteront les lieux simplifiera tout. Il n’y a absolument aucun mal et cela peut même éviter des problèmes.
S’ils déclarent qu’ils partiront plus tard, bien sûr, c’est à ce moment-là que vous devez leur dire que ce n’est pas possible. Proposez ensuite des solutions, par exemple vous pouvez rester quelques heures mais je fais payer 50 dollars de l’heure après l’enregistrement. Vous pouvez aussi leur confier leurs bagages dans votre propriété ou leur recommander un endroit local.
Vous pouvez également faire preuve de souplesse. Si vous n’avez pas de nouvelles réservations pour ce jour précis, envisagez d’être indulgent et laissez-les rester quelques heures gratuitement. Cela pourrait entraîner un bilan et des recommandations extrêmement positifs, ce qui se traduirait par une augmentation globale du nombre de réservations !
5. Le check-out : être présent au moment du départ
L’un des moyens les plus efficaces d’éviter un départ tardif est d’être physiquement présent à l’heure du départ. De cette façon, les clients ne peuvent pas profiter du fait que personne n’est là pour s’assurer qu’ils partent. De plus, ils ne pourront physiquement pas rester plus longtemps lorsque l’hôte sera arrivé à la propriété pour les contrôler.
Si vous disposez d’un enregistrement automatisé ou si vous gérez la location à distance, envisagez d’engager un logiciel de gestion locative ou un gestionnaire immobilier. Chaque entreprise propose un type de service différent. Si certains gestionnaires immobiliers s’occupent du nettoyage et du remplacement des équipements, d’autres font office de contact d’urgence pour les clients pendant leur séjour. Ils peuvent être engagés pour être présents uniquement à l’enregistrement et au départ. Cela constitue un avantage considérable, surtout lorsque vous avez de nouveaux arrivants le jour même.
Certains hôtes sont même allés jusqu’à changer le code de la serrure de leur porte WIFI après l’heure de départ afin que les invités ne puissent pas accéder à la propriété.
6. Check-out en avance : avancer l’heure de départ
Une autre solution serait de changer l’heure de votre départ. Si vous êtes enclin à régler vos départs en retard, pensez à régler le check-out plus tôt qu’elle ne l’est en réalité. Cela vous donnera en effet plus de temps de tout préparer entre chaque changement d’invité. Ainsi, vous pourrez anticiper ces problèmes avant même qu’ils ne se produisent.
7. Faire un rappel la veille du départ
La veille du départ, envoyez à vos invités un rappel amical avec l’heure de départ. Un simple texte suffira. Voici un exemple que vous pouvez utiliser :
Bonjour (nom de l’invité), j’espère que vous avez apprécié votre séjour à (nom de la location). Je vous rappelle que le départ est prévu demain à 12 heures. Nous vous souhaitons un bon voyage de retour et espérons vous revoir bientôt !
Vous pouvez également informer vos invités que les nettoyeurs arriveront à l’heure du check-out et que vous avez de nouveaux invités qui arrivent. Le système de réservation de location de vacances de Lodgify comprend des messages automatiques que vous pouvez envoyer à vos invités, de sorte que vous n’oublierez jamais et que vous n’aurez pas à vous inquiéter !
N’oubliez pas d’indiquer dans votre règlement intérieur, sur votre site web et sur tout site de référencement externe l’heure exacte de départ. En suivant ces 7 conseils essentiels, vous pouvez enfin empêcher les clients de ne pas respecter vos heures de départ.
