Lorsque l’on débute dans l’industrie de la location saisonnière en tant que propriétaire ou gestionnaire, il y a plusieurs éléments à prendre en compte avant d’accueillir les invités chez soi. L’un des plus importants est de disposer d’un contrat de location saisonnière solide.
La signature d’un contrat entre un hôte et les invités est indispensable avant de louer une villa, un appartement, un chalet ou même une yourte. Celui-ci permet de protéger aussi bien les propriétaires que les invités en cas de désaccord ou de litige, et cela vous permet de rester confiant lorsque vous louez votre logement à des personnes que vous ne connaissez pas.
Chaque location est unique, et les conditions de location peuvent donc varier d’un hébergement à l’autre. Cependant, il peut parfois être difficile de savoir par où commencer et quelles informations inclure dans ce document. C’est pourquoi Lodgify a créé un modèle-type de contrat de location saisonnière prêt à l’emploi, à télécharger gratuitement au format PDF, afin d’aider les propriétaires et les gestionnaires à se lancer dans leur activité !
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C’est quoi un contrat de location saisonnière ?
Un contrat de location saisonnière (ou contrat de location à court terme) est un bail saisonnier entre un propriétaire et un locataire. Ce contrat permet aux deux parties de définir les conditions et les périodes exactes de location sous forme d’un document écrit. C’est un contrat similaire à un bail pour appartement sauf que dans ce cas de figure, votre contrat ne couvrira que la courte période pendant laquelle vos invités louent votre propriété. La durée du contrat est souvent inférieure à un mois.
En effet, un simple accord tacite ne suffit pas pour que les deux parties s’engagent à respecter les conditions énoncées. Il vous faut un accord écrit, comprenant les droits et les obligations ainsi que les conditions précises à respecter afin de s’assurer que les deux parties comprennent de quoi s’agit l’accord avant de s’engager dans la signature du bail de la location saisonnière meublée.
À qui s’adresse le contrat de location saisonnière ?
Le contrat de location saisonnière est un contrat destiné aux deux parties : le locataire et le propriétaire ou gestionnaire.
Les hôtes et les invités ont des attentes différentes en ce qui concerne le contrat de location de vacances, on vous explique pourquoi.
Les invités
Le contrat de location de vacances permet aux clients de savoir ce qui est attendu en termes d’entretien de la propriété, d’enregistrement et de départ, ainsi que les responsabilités générales pendant le séjour.
Ce dernier point est particulièrement important si vous proposez une location de vacances alternative, telle qu’une yourte ou une cabane dans les arbres, ce qui peut nécessiter des consignes supplémentaires ou des instructions spécifiques pour l’utilisation de la propriété ou des parties communes.
Les hôtes
En signant le contrat de location vous indiquez votre responsabilité pour le séjour des invités. Dans le document sont indiqués vos coordonnées, à quel moment vous êtes joignable, si vous avez une procédure spéciale pour gérer le départ, etc.
Pensez également à inclure le taux d’occupation maximal dans le contrat, et précisez le nombre d’adultes et d’enfants que votre propriété peut accueillir. Dans le cas où vos hôtes prévoient d’organiser des fêtes sans autorisation, cette clause vous permettra d’y mettre à terme immédiatement.
Différents noms de contrats de location saisonnière
Il n’est pas facile de se tenir au courant de tous les termes utilisés dans le secteur de la location saisonnière. Pour éviter toute confusion, nous avons dressé une liste des noms sous lesquels les contrats de location saisonnières sont connus :
- Contrat de location de vacances
- Contrat de location à court terme
- Contrat de location de maison à court terme
- Contrat de location meublée de vacances
- Contrat de bail résidentiel à court terme
- Contrat de bail de location saisonnière
- Bail saisonnier ou contrat de bail saisonnier
Un contrat de location à court terme est-il obligatoire ?
Nous savons que cela peut sembler fastidieux. Vous avez déjà énuméré les règles de votre location saisonnière et, dans un sens, demandé à vos clients d’accepter vos conditions lorsqu’ils cliquent sur « réserver ». Alors quel est l’intérêt d’avoir un contrat de location saisonnière en plus de tous les autres documents nécessaires ?
En France, le contrat de location saisonnière n’est pas obligatoire pour les propriétaires, mais il est fortement recommandé. Nous vous expliquons pourquoi par la suite.
Attention ! Le contrat peut être cependant obligatoire si la réservation se fait via l’intermédiaire d’un tiers. De nombreuses agences de location de vacances ont déjà intégré un certain type de contrat sur leurs plateformes.
Pourquoi avez-vous besoin d’un contrat de location de vacances ?
Un contrat de location de vacances est essentiel pour votre entreprise, vos clients et vous-même. La plupart des hôtes hésitent à se plonger dans la légalité d’un contrat de location de vacances, car les formalités administratives peuvent être fastidieuses et prendre du temps. Cependant ce document peut vous sauver la mise dans bien des situations !
Protéger votre propriété
Le contrat de location de vacances est un accord formel pour que les invités suivent les règles et, même s’ils ne le font pas, vous êtes couvert. Vous avez la preuve écrite, de part la signature, qu’ils ont accepté vos conditions, et s’ils ne respectent pas cet accord écrit, vous avez quelque chose sur quoi vous appuyer.
C’est particulièrement important si vous envisagez de déposer une demande d’indemnisation auprès d’une agence de voyages ou d’une assurance tierce, car elles voudront recevoir autant de preuves que possible.
Définir les attentes
Naturellement, vous souhaitez être le meilleur hôte possible pour vos invités. Néanmoins, des malentendus et des attentes non satisfaites peuvent survenir.
Chaque logement est différent et il arrive que les client aient des attentes en fonction des logements qu’ils ont loués dans le passé. Peut-être que dans leur dernier logement, le service de chambre ou la prise en charge à l’aéroport étaient inclus, mais que faire si ce n’est pas le cas dans votre établissement ? Mettez les choses au clair afin qu’ils aient une idée précise sur les services inclus chez vous.
D’autre part, les informations claires permettent à vos invités d’organiser leur voyage au mieux. S’ils ne savaient pas auparavant que le départ se faisait à 14 heures, ils seront peut-être heureux de profiter davantage de leur séjour dans votre propriété. En guidant les clients à travers les grandes lignes de leur séjour grâce au contrat de location de courte durée, vous leur permettrez d’organiser un séjour réussi.
Le contrat de location saisonnière est conçu pour que les hôtes et les invités soient sur la même longueur d’onde, ce qui peut vous éviter de sérieux problèmes par la suite. Imaginez que quelque chose de malencontreux arrive dans votre propriété : dégât, accident domestique, etc. Le contrat de location de vacances vous donnera de la légitimité pour résoudre le problème en justice si vous en arrivez là (ce qu’on ne vous souhaite pas) !
Accueillir des invités fiables
Le contrat de location saisonnière sert de guide pour vos invités et met en avant également vos attentes. Votre contrat peut être un outil pour mieux cerner le type d’invitation que vous souhaitez accueillir. Si votre propriété est soumise à des rêgles strictes interdisant les invités supplémentaires et les fêtes, alors un groupe de jeunes pourrait ne pas accepter vos conditions, et ce n’est pas grave !
En incluant des directives précises dans le contrat de location, vous garantissez la sélection d’invités appropriés pour votre maison, ce qui vous permet d’éviter les problèmes et les commentaires négatifs qui pourraient surgir.
Ajouter les frais et services supplémentaires en toute transparence
De nombreux propriétaires aiment proposer des petits extras aux invités. Ces services supplémentaires sont particulièrement appréciés par les voyageurs qui souhaitent des séjours sur-mesure. Lorsque vous proposez des services en supplément, vous devez ajouter ces frais supplémentaires de manière claire sur un document signé. Il n’y aura pas de doutes quant aux prix et aux services.
Imaginons que vous proposez une option supplémentaire pour le petit-déjeuner à vos clients. Si vous demandez à vos clients d’accepter les frais supplémentaires dans le contrat de location de vacances, il n’y a pas de place pour l’erreur. Vous serez en mesure d’encaisser le paiement plus rapidement, car il est écrit dans le contrat qu’ils ont accepté les frais supplémentaires. Cela vous évite d’avoir à relancer vos clients pour qu’ils paient ou justifient le paiement.
Que doit inclure mon contrat de location de vacances ?
Voici une liste de questions que votre contrat doit couvrir. En y répondant, vous serez en mesure de définir les principales clauses de votre contrat, que vous pourrez ensuite présenter à un professionnel spécialisé. Cette personne pourra alors traduire vos exigences en termes juridiques appropriés.
Découvrons-les ensemble.
Qui apparaît sur le bail ?
Vous devez impérativement ajouter sur le contrat de location saisonnière le nom complet du locataire ou hôte et le nom complet du propriétaire ou du gestionnaire de la location.
Pourquoi ? Tout d’abord, cela établit une preuve claire de l’identité des parties impliquées dans la transaction. En indiquant les noms et les numéros de documents d’identité si nécessaire, on évite toute confusion ou malentendu quant aux personnes concernées. De plus, mentionner les noms renforce la responsabilité et l’engagement mutuel. Chacune des parties sait avec qui elle conclut l’accord et est tenue de respecter les termes et les obligations qui y sont stipulés.
En cas de litige ou de besoin de recours légal, il est également crucial d’avoir les noms des parties pour faciliter toute procédure juridique éventuelle. En somme, en ajoutant les noms du propriétaire et du locataire sur un contrat de location saisonnière, on établit une base solide pour une relation de location claire, transparente et légalement contraignante.
Un conseil : N’oubliez pas d’indiquer également s’il y a des animaux de compagnie !
Quels sont les équipements de votre location de vacances ?
Quels sont les équipements présents dans votre location saisonnière ? Décrivez ce que vos invités pourront trouver dans votre logement, et dans quelles conditions. Pensez à inclure le linge de lit et les serviettes, le nombre de lits, le petit électroménager et les accessoires de cuisine, les meubles de jardin, etc.
Quelles sont les dates exactes du séjour ?
Il s’agit ici des modalités d’accès et de départ : le contrat de location doit préciser les dates et heures d’arrivée et de départ de vos invités. Indiquez également si les heures d’arrivée et de départ sont flexibles ou non.
Si vous ne pouvez pas remettre les clés en mains propres et que vous utilisez un système de serrures intelligentes ou une boîte à clés, vous pouvez y préciser les codes d’accès.
Si votre calendrier de réservation est souvent plein et que vous accueillez de nouveaux hôtes quelques heures après le départ d’autres visiteurs, pensez à inclure des informations sur les frais encourus en cas de départ après une certaine heure, en cas de retard. Pensez également à ajouter les frais liés aux arrivées tardives.
Quel est l’adresse de votre location ?
Ceci est un point crucial dans le contrat de location saisonnière : l’emplacement de votre location. Indiquez votre adresse précise et pour les gîtes ou les hébergements se trouvant des zones rurales, pensez à ajouter les coordonnées GPS.
Quelles sont les règles à respecter au sein de votre propriété ?
Dans cette section, présentez de manière concise votre règlement intérieur et expliquez clairement les conséquences en cas de non-respect des règles.
Votre règlement peut englober des éléments tels que l’interdiction de fumer, les restrictions sur les fêtes, les politiques concernant les animaux de compagnie, les règles de stationnement conformes aux réglementations du quartier, les mesures contre les nuisances sonores, ainsi que les informations pour le tri et le recyclage des déchets.
Quelles sont les différents frais et modalités de paiement ?
N’oubliez pas de détailler tous les frais que vos hôtes devront régler : coût total de la location, dépôt de garantie ou caution, acompte, frais de nettoyage etc. Vous pouvez aussi lister les services payants supplémentaires (et optionnels) tels que le service de restauration, l’utilisation du jacuzzi ou encore les frais supplémentaires pour les animaux de compagnie.
Ajoutez également les modalités de paiement, c’est-à-dire les différentes façons dont les locataires peuvent vous régler le séjour : chèques, chèques ANCV, carte bancaire, transfert, liquide, etc. Indiquez également la date limite pour les paiements.
Quelles sont les politiques d’annulation ?
Il est très important de mentionner les politiques d’annulation dans un contrat de location saisonnière. Pourquoi ? Eh bien, cela permet de se protéger, vous en tant que propriétaire et les locataires aussi. Cela évite les disputes et les soucis plus tard en établissant clairement les conditions et les conséquences d’une annulation.
En plus, en ayant des politiques d’annulation bien définies, vous pouvez gérer plus efficacement votre disponibilité et votre planification, en sachant à l’avance les éventuelles annulations et en pouvant prendre les mesures nécessaires pour relouer la période concernée.
Du côté des locataires, ça les aide à prendre des décisions en connaissance de cause. Ils savent combien ça pourrait leur coûter en cas d’annulation. En bref, inclure des politiques d’annulation claires dans le contrat de location saisonnière favorise une relation transparente et rend la location plus facile et prévisible pour tout le monde.
Annulations de réservations frauduleuses
Inclure une section à propos des politiques d’annulation vous permettra non seulement de dissuader les locataires peu scrupuleux, mais également de vous protéger en cas de réservation effectuée sous un faux prétexte (ex : organisation de fêtes avec des mineurs, dépassement du taux d’occupation maximal, etc.).
En incorporant quelques phrases juridiquement contraignantes vous donnant le droit d’annuler le séjour d’un invité,vous pourrez prendre des mesures immédiates pour expulser les clients mal intentionnés.
Autres informations à ajouter
La propreté et l’entretien
Énoncez clairement les attentes des deux parties. Dans quel état vos invités peuvent-ils s’attendre à trouver votre logement, et dans quel état doivent-ils le laisser ? N’oubliez pas que les voyageurs sont en vacances, alors ayez des attentes réalistes quant au nettoyage. Mettre les serviettes dans le panier à linge sale avant le départ n’a rien de bien compliqué, mais vos hôtes n’ont pas à nettoyer votre propriété de fond en comble à l’issue de leur séjour.
Pensez également à indiquer à vos invités comment vous contacter en cas de problème de maintenance, ainsi qu’à leur fournir des numéros d’urgence si besoin. Indiquez également si une personne chargée du nettoyage ou de l’entretien se rendra sur les lieux.
Accès du propriétaire au logement
Cela peut paraître étrange, mais dans le cas de problème de maintenance ou d’une autre urgence quelconque, n’oubliez pas d’inclure une clause indiquant que vous pourriez avoir besoin d’accéder au logement pendant le séjour de vos invités. Assurez-vous d’indiquer le préavis que vous fournirez à vos hôtes avant d’arriver (ex : 2 heures / 24 heures). Cela vous permettra d’éviter tout litige ou réclamation au moment d’accéder à votre propriété.
Conditions spécifiques
Tous les logements sont différents, et votre contrat de location saisonnière doit refléter les spécificités de votre propriété. Vous connaissez votre logement et votre région mieux que personne, alors assurez-vous de mentionner tout élément particulier qui ne figurerait pas dans votre contrat-type, qu’il s’agisse du climat local (ex : saison des moussons, tempêtes de neige, etc), de l’accès et de la route, et tout autre particularité de votre logement (adapté aux enfants ou non, adapté PMR, accueil des animaux domestiques, etc).
En fonction du type de propriété que vous louez, il est fort probable que vous ayez à ajouter d’autres clauses spécifiques à votre propriété, qu’il s’agisse de précisions liées aux conditions climatiques, aux équipements de votre location saisonnière ou même à la législation locale.
L’état des lieux
L’état des lieux est un document non obligatoire mais fortement conseillé, qui indique l’état de votre hébergement et des installations avant et après chaque séjour afin de s’assurer que tout soit en ordre. Ce document peut être annexé au contrat de location saisonnière et vous permettra d’avoir une liste complète des équipements et des objets présents dans votre location saisonnière.
Checklist
C’est le moment de faire les dernières vérifications ! Vérifiez que votre contrat de location saisonnière contient les informations suivantes :
- Le nom complet du propriétaire/gestionnaire
- Le nom complet de tous les invités
- La présence d’animaux de compagnie
- Une liste des équipements de l’hébergement
- Les dates exactes du séjour
- L’adresse exacte de la location
- Les règles à respecter pendant le séjour
- Les modalités de paiement
- Tous les frais et le total de la réservation
- Les politiques d’annulation
- Les informations complémentaires
Dans les informations complémentaires vous pouvez indiquer la propreté et l’entretien, l’accès du propriétaire à la location, les conditions spécifiques du logement, l’état des lieux, le règlement et les normes pendant le séjour, etc.
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Notre contrat-type gratuit est facilement modifiable et couvre tous les éléments fondamentaux à inclure dans votre contrat de location saisonnière. Même s’il s’agit d’une base solide sur laquelle vous pouvez vous appuyer pour rédiger votre propre contrat, nous vous recommandons fortement de faire valider vos documents juridiques par un avocat spécialisé en droit des affaires avant de les utiliser dans le cadre de votre entreprise de location saisonnière.
Notre modèle de contrat comprend une page de confirmation de réservation permettant de visualiser d’un seul coup d’œil toutes les informations importantes sur vos hôtes, leur séjour et les paiements effectués ou en attente.
Il vous suffit de télécharger notre modèle de contrat de location de vacances complet, comprenant tous les éléments essentiels. Vous voilà prêt à vous lancer dans la gestion de votre entreprise de location saisonnière ! Il ne manquera plus que la signature des deux parties et c’est parti !
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AVERTISSEMENT: CE MODÈLE EST UN CONTRAT DE LOCATION SAISONNIÈRE TYPE
Veuillez obtenir une assistance juridique de la part d’un avocat spécialisé avant de finaliser tout document vous engageant juridiquement. Assurez-vous d’examiner et d’actualiser régulièrement votre contrat afin de vous conformer à la législation en vigueur.
