Propriétaire ou gérant, lorsque l’on débute dans l’industrie de la location saisonnière, il y a plusieurs choses à prendre en considération avant d’accueillir les invités chez soi. L’une des plus importantes est le contrat de location saisonnière.
Il est indispensable de signer un contrat entre le propriétaire et l’hôte avant de louer une villa, un appartement, un chalet ou même une yourte. Celui-ci permet de protéger aussi bien les hôtes que le propriétaire en cas de désaccord ou de litige, et vous permet de rester confiant lorsque vous louez votre logement à des inconnus.
Toutes les locations sont différentes, et les conditions générales sont donc amenées à changer d’un logement à un autre. Cependant, il est parfois difficile de savoir par où commencer et de connaître les informations à mentionner dans ce document. C’est pour cette raison que Lodgify a créé un modèle-type de contrat de location saisonnière à télécharger gratuitement afin d’aider les propriétaires et les gérants à se lancer dans leur activité !
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C’est quoi un contrat de location saisonnière ?
Un contrat de location saisonnière (ou autrement dit le contrat de location à court terme) est un bail conclu entre un propriétaire et un locataire. Ce contrat permet aux deux parties de définir les conditions et les périodes exactes de location sous forme d’un document écrit. C’est un contrat similaire à un bail pour un simple appartement sauf que dans ce cas de figure, votre contrat ne couvrira que la courte période pendant laquelle vos hôtes louent votre propriété, ce qui va durer généralement entre 1 et 30 jours.
En effet, un simple accord tacite ne suffit pas pour que les deux parties s’engagent à respecter les conditions énoncées. Il vous faut un accord écrit, comprenant les droits et les obligations ainsi que les conditions précises à respecter afin de s’assurer que les deux parties comprennent de quoi s’agit l’accord avant de s’engager dans la signature du bail de la location saisonnière meublée.
À qui s’adresse le contrat de location saisonnière ?
Comme nous l’avons mentionné dans la définition du contrat de location de courte durée, ce contrat est destiné aux deux parties, mais de quelle manière ? L’hôte et l’invité jouent des rôles différents et ont des attentes différentes en ce qui concerne le contrat de location de vacances, voici comment :
Les Invités
Le contrat de location de vacances permet aux clients de savoir ce que l’on attend d’eux en termes d’entretien de la propriété, d’enregistrement et de départ, et de responsabilités générales de leur séjour. Ce point est particulièrement important si vous proposez une location de vacances alternative, telle qu’une yourte ou une cabane dans les arbres, qui peut nécessiter des soins supplémentaires ou des instructions spécifiques pour l’utilisation de la propriété.
Les Hôtes
Cet accord vous rend, en tant qu’hôte, responsable du séjour de vos hôtes. Le contrat de location à court terme indique clairement à vos hôtes le rôle que vous jouez dans leurs vacances. Par exemple, s’ils ne peuvent vous joindre qu’à certaines heures ou si vous avez une procédure spéciale pour gérer le départ, l’hôte doit en informer ses hôtes dans le contrat.
Pensez également à inclure le taux d’occupation maximal dans cette section, et précisez le nombre d’adultes et d’enfants que votre propriété peut accueillir. Dans les rares cas où vos hôtes prévoient d’organiser des fêtes délirantes, cette clause vous permettra d’y mettre à terme immédiatement.
Différents noms de contrats de location de vacances
Il n’est pas facile de se tenir au courant de tous les termes utilisés dans le secteur de la location de vacances. Pour éviter toute confusion, nous avons dressé une liste des noms sous lesquels les contrats de location de vacances sont connus :
- Contrat de location de vacances à court terme
- Contrat de location à court terme
- Contrat de location de maison à court terme
- Contrat de location de vacances
- Contrat de location de vacances
- Contrat de bail résidentiel à court terme
Pourquoi avez-vous besoin d’un contrat de location de vacances ?
Aussi lourd qu’il puisse paraître, un contrat de location de vacances est essentiel pour votre entreprise, vos clients et vous-même. La plupart des hôtes hésitent à se plonger dans la légalité d’un contrat de location de vacances, car les formalités administratives peuvent être fastidieuses et prendre beaucoup de temps. Quel que soit l’effort initial requis, le jeu en vaut la chandelle.
Protégez votre propriété
« Mais qu’en est-il de mon règlement intérieur ? » se demandent peut-être certains hôtes. Également essentiel, votre règlement intérieur informera vos hôtes sur la façon de traiter votre propriété, mais il ne les obligera à rien. Il s’agit davantage d’un guide et d’un aperçu des attentes de vos hôtes, plutôt que d’un accord formel obligeant les hôtes à respecter les règles de votre propriété.
Le contrat de location de vacances est un accord formel pour que les hôtes suivent les règles et, même s’ils ne le font pas, vous êtes couvert. Vous avez par écrit qu’ils ont accepté vos règles et vos attentes, et s’ils ne respectent pas cet accord, vous avez quelque chose sur quoi vous appuyer. C’est particulièrement important si vous envisagez de déposer une demande d’indemnisation auprès d’une agence de voyages ou d’une assurance tierce partie, car elles voudront voir autant de preuves que possible.
Définir les attentes
Naturellement, vous voulez être le meilleur hôte possible pour vos invités. Néanmoins, des malentendus et des attentes non satisfaites peuvent survenir. Chaque logement est différent et il arrive que les hôtes apportent d’anciennes normes dans de nouveaux espaces. Peut-être que dans leur dernier logement, le service de chambre ou la prise en charge à l’aéroport étaient inclus, mais que faire si ce n’est pas le cas dans votre établissement ? Mettez les choses au clair afin qu’ils puissent se fixer des critères pour votre logement.
D’autre part, cela leur permet également de maximiser leur séjour. S’ils ne savaient pas auparavant que le départ se faisait à 14 heures, ils seront peut-être heureux de profiter davantage de leur séjour dans votre propriété. En guidant les clients à travers les grandes lignes de leur séjour grâce au contrat de location de courte durée, vous leur donnerez satisfaction.
Le contrat de location de vacances est conçu pour que les hôtes et les invités soient sur la même longueur d’onde, ce qui peut vous éviter de sérieux problèmes par la suite. Imaginez que quelque chose arrive à votre propriété à la suite d’un mauvais traitement de la part du client. Le contrat de location de vacances vous donnera du poids et un statut juridique pour résoudre le problème si vous deviez en arriver là.
N’accueillez que des invités fiables
N’oubliez pas que le contrat de location de vacances sert de guide pour les attentes de l’hôte, mais aussi pour les attentes de vos hôtes. Cela permet d’établir un profil clair du type d’invité que vous recherchez. Si votre propriété est soumise à une règle stricte interdisant les invités supplémentaires et les fêtes, alors un groupe de spring breakers pourrait ne pas accepter vos conditions, et ce n’est pas grave !
En fin de compte, vous ne voulez accueillir que des personnes qui conviennent à votre propriété, afin de garantir que tout le monde passe un bon moment, y compris vous-même. En décrivant les directives relatives aux voyages dans le contrat de location de vacances, vous vous assurez que vous n’accueillez que des hôtes qui conviennent à votre maison, ce qui vous évite des maux de tête ou des critiques négatives.
Recouvrez les frais et les paiements sans problème
De nombreux hôtes choisissent d’organiser leurs séjours selon une approche « à la carte ». C’est-à-dire qu’au lieu d’inclure certains extras dans le séjour, ils deviennent des frais supplémentaires, à la demande du client.
Disons que vous proposez une option supplémentaire pour le petit-déjeuner à vos clients. Si vous demandez à vos clients d’accepter les frais supplémentaires dans le contrat de location de vacances, il n’y a pas de place pour l’erreur. Vous serez en mesure d’encaisser le paiement plus rapidement, car il est écrit dans le contrat qu’ils ont accepté les frais supplémentaires. Cela vous évite d’avoir à relancer vos clients pour qu’ils paient ou justifient les frais.
Un contrat de location à court terme est-il obligatoire ?
Nous savons que cela peut sembler fastidieux. Vous avez déjà énuméré les règles de votre location de vacances et, dans un sens, demandé à vos clients d’accepter vos conditions lorsqu’ils cliquent sur « réserver », alors quel est l’intérêt d’avoir un contrat de location à court terme en plus de tous les autres documents nécessaires ?
En fin de compte, il n’est pas obligatoire, en soi, d’avoir votre propre contrat de location de vacances à court terme. Cela peut varier en fonction des lois locales et de l’État, mais au niveau fédéral, il n’y a pas d’obligation d’avoir un contrat de location de vacances. Un contrat peut être obligatoire si vous réservez par l’intermédiaire d’un tiers. De nombreuses agences de location de vacances ont déjà intégré un certain type de contrat dans leur plateforme. Néanmoins, il n’est peut-être pas obligatoire, mais il est fortement recommandé.
Que doit inclure mon contrat de location de vacances ?
Vous trouverez ci-dessous une liste de questions auxquelles votre contrat doit répondre. Cela vous aidera à établir les grandes lignes de votre contrat, que vous pourrez ensuite présenter à votre avocat. Il ou elle sera alors en mesure de formuler vos exigences en langage juridique.
Que fournit votre location de vacances ?
Quels sont les équipements inclus dans votre location saisonnière ? Cette rubrique concerne les informations sur la partie locataire (avec des espaces pour insérer leurs noms).
Décrivez ce que vos invités pourront trouver dans votre logement, et dans quelle condition. Pensez à inclure le linge de lit et les serviettes, le nombre de lits, le petit électroménager et les accessoires de cuisine, les meubles de jardin, etc.
Quelles sont les périodes exactes du séjour ?
Il s’agit ici des modalités d’accès et de départ : le contrat de location doit préciser les dates et heures d’arrivée et de départ de vos hôtes.
Si vous ne pouvez pas remettre les clefs en mains propres et que vous utilisez un système d’enregistrement automatique dans votre logement, vous pouvez préciser si les heures d’arrivée et de départ sont flexibles ou non.
Si votre calendrier de réservation est souvent plein et que vous accueillez de nouveaux hôtes quelques heures après le départ d’autres visiteurs, pensez à inclure des informations sur les frais encourus en cas de départ tardif.
Quel est le lieu et l’adresse de votre location ?
Voilà un élément crucial de votre contrat : l’emplacement de votre location de vacances. Certains pays et certaines villes ont adopté des lois spécifiques relatives aux locations saisonnières ; il est donc important d’inclure l’adresse de votre logement dans votre brouillon avant de le montrer à votre avocat.
Quelles sont les règles à respecter au sein de votre propriété ?
Passons à une étape à laquelle la plupart des propriétaires préfèrent ne pas penser : dans quels cas pourriez-vous avoir besoin d’expulser les hôtes de votre propriété ?
Dans cette section, présentez votre règlement intérieur de façon simple et expliquez clairement les conséquences en cas de non-respect des règles. Votre règlement peut couvrir le tabagisme, les fêtes, les animaux, la réglementation du quartier en matière de stationnement, les nuisances sonores ainsi que les règles à suivre pour recycler correctement les ordures.
Quelles sont les modalités de paiement ?
Cette rubrique s’agient bien des modalités de paiement.
N’oubliez pas de détailler tous les frais que vos hôtes devront régler : coût total de la location, dépôt de garantie, acompte, frais de nettoyage, etc. Vous pouvez aussi lister les services payants supplémentaires (et optionnels) tels que le service de restauration ou l’utilisation du jacuzzi.
Autres éléments à inclure
Réservations frauduleuse et modalités d’annulation
Inclure une section sur votre politique d’annulation, sur les réservations frauduleuses vous permettra non seulement de dissuader les locataires peu scrupuleux, mais également de vous protéger (via une recommandation d’assurance par exemple), ainsi que votre propriété, en cas de réservation effectuée sous un faux prétexte (ex : organisation de fêtes avec des mineurs, dépassement du taux d’occupation maximal, etc.).
En incorporant quelques phrases juridiquement contraignantes vous donnant le droit d’annuler le séjour d’un hôte, vous pourrez expulser immédiatement les hôtes mal intentionnés.
Propreté et entretien
Énoncez clairement les attentes des deux parties. Dans quel état vos hôtes peuvent-ils s’attendre à trouver votre logement, et dans quel état doivent-ils le laisser ? N’oubliez pas que vos hôtes sont en vacances, alors formulez des attentes réalistes. Mettre les serviettes dans le panier à linge sale avant le départ n’a rien de bien compliqué, mais vos hôtes n’ont pas à nettoyer votre propriété de fond en comble à l’issue de leur séjour.
Pensez également à indiquer à vos hôtes comment vous contacter en cas de problème de maintenance, ainsi qu’à leur fournir des numéros d’urgence si besoin.
Accès du propriétaire au logement
Cela peut paraître étrange, mais dans le cas d’un problème de maintenance ou d’une autre urgence quelconque, n’oubliez pas d’inclure une clause indiquant que vous pourriez avoir besoin d’accéder au logement pendant le séjour de votre hôte. Assurez-vous d’indiquer le préavis que vous fournirez à vos hôtes avant d’arriver (ex : 2 heures / 24 heures). Cela vous permettra d’éviter tout litige ou réclamation au moment d’accéder à votre propriété.
Exigences spécifiques
Tous les logements sont différents, et votre contrat de location saisonnière doit refléter les spécificités de votre propriété. Vous connaissez votre logement et votre région mieux que personne, alors assurez-vous de mentionner tout élément particulier qui ne figurerait pas dans votre contrat-type, qu’il s’agisse du climat local (ex : saison des moussons, tempêtes de neige) ou de votre logement (adapté aux enfants ou non, adapté aux fauteuils roulants, aux animaux domestiques, etc).
En fonction du type de propriété que vous louez, il est fort probable que vous ayez à ajouter d’autres clauses spécifiques à votre propriété, qu’il s’agisse de précisions liées aux conditions climatiques, aux équipements de votre location saisonnière ou même à la législation locale.
L’État des Lieux
L’état des lieux est un document non obligatoire mais fortement conseillé, qui indique l’état de votre bien dans toute son intégralité (installations, équipements, mobiliers, etc) avant et après chaque séjour afin de s’assurer que tout soit en ordre. Ce document sera annexé au contrat de location saisonnière et vous permettra d’avoir une liste complète des équipements et des objets présents au sein de votre propriété.
En effet, cette liste vous servira de support pour vérifier sur place, les conditions de votre bien alors veillez à ce que tous soient conformes aux normes et à disposition des invités.
Téléchargez le modèle de contrat de location saisonnière gratuit
Notre contrat-type gratuit est facilement modifiable et couvre tous les éléments fondamentaux à inclure dans votre contrat de location saisonnière. Même s’il s’agit d’une solide base sur laquelle vous pouvez vous appuyer pour rédiger votre propre contrat, nous vous recommandons fortement de faire valider vos documents juridiques par un avocat spécialisé en droit des affaires avant de les utiliser dans le cadre de votre entreprise de location saisonnière.
Notre modèle de contrat comprend une page de confirmation de réservation permettant de visualiser d’un seul coup d’oeil les informations importantes sur vos hôtes, leur séjour et les paiements effectués ou en attente.
Voici notre liste de points à inclure dans votre contrat de location saisonnière ! Il vous suffit de télécharger notre modèle-type de contrat de location de vacances et il ne manquera plus que la signature des deux parties. Vous voilà lancé dans la gestion de votre entreprise de location à court terme !
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AVERTISSEMENT: CE MODÈLE EST UN CONTRAT DE LOCATION SAISONNIÈRE TYPE
Veuillez obtenir une assistance juridique de la part d’un avocat avant de finaliser tout document vous engageant juridiquement. Assurez-vous d’examiner et d’actualiser régulièrement votre contrat afin de vous conformer à la législation régionale et nationale en vigueur.
