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Molti proprietari di case vacanze si chiedono spesso se un deposito cauzionale o una protezione in caso di danni sia un’opzione giusta per la loro attività.

I vantaggi di richiedere ai tuoi ospiti un deposito cauzionale sono diversi: non solo puoi decidere l’ammontare basandoti sulle specificità e le regole della tua proprietà, ma stabilendo questa condizione trasmetterai loro il giusto senso di responsabilità per la durata di tutto il soggiorno.

Ad ogni modo, esistono delle pratiche che è raccomandabile seguire in caso di riscossione, gestione e restituzione di un deposito cauzionale. Continua a leggere per scoprire cosa è bene fare e cosa no!

Cosa fare:

Fai riferimento ai tuoi prezzi per calcolare l’ammontare del deposito

È consuetudine, per moti proprietari di case vacanze, fare riferimento ad una cifra prestabilita (es. 250€) o ad una percentuale (es. 10% del costo totale) per calcolare la somma da richiedere come cauzione. Nel caso in cui la percentuale ottenuta da questo calcolo fosse più alta…è proprio quella la cifra che dovresti applicare ai tuoi ospiti.

Controlla scadenze e restrizioni delle modalità di pagamento della cauzione

Se non hai intenzione di accettare il pagamento del deposito cauzionale in contanti al momento del check-in, quasi sicuramente opterai per l’addebito e il conseguente rimborso. In entrambi i casi, assicurati di prendere confidenza con ciò che riguarda costi e complicazioni che ne possano derivare. Ad esempio, utilizzare il sistema di addebito e rimborso potrebbe significare incorrere in qualche costo aggiuntivo per la transazione. Mentre invece, quando si utilizzano metodi di pre-autorizzazione, potrebbero esserci dei limiti di tempo da rispettare.

Stabilisci regole chiare nel tuo contratto di affitto

È importante che nel contratto di affitto siano incluse le regole specifiche della tua casa e qualsiasi tipo di violazione che comporti la totale o parziale perdita della caparra. Più dettagli potrai fornire, meglio sarà al fine di ridurre eventuali danni da parte degli ospiti.

Processa subito il deposito cauzionale

Qualunque metodo utilizzerai, è essenziale incassare l’assegno o procedere con l’addebito il prima possibile. Questo eviterà la possibilità di mancata notifica o errori nei dettagli della carta di credito, e ti permetterà di chiedere ancora una volta conferma delle informazioni.

Mantieni una buona relazione con lo staff di pulizia

In alcuni casi può capitare che gli ospiti non si sentano in dovere di riportare alcuni danni accidentali verificatisi nella tua casa. Ecco perché instaurare un’ottima relazione con il  personale incaricato di pulizia e mantenimento della proprietà è fondamentale. Loro, infatti, saranno in grado di fare un veloce inventario dopo ogni partenza dei viaggiatori ed assicurarsi che non ci siano stati danni, in caso contrario sapranno indicartelo e il problema potrà essere gestito tempestivamente.

Sii cosciente dei danni già esistenti (e cerca di compensarli!)

Se la tua proprietà ha già subito danni che non è possibile riparare prima che il prossimo gruppo di ospiti effettui il check-in, offri loro un dettaglio simbolico come “risarcimento”. Che si tratti di una bottiglia di vino, del frigorifero fornito di generi alimentari o di un buono per un pasto nel tuo ristorante locale preferito, assicurati di conservare le ricevute e decurtare il costo dal deposito cauzionale degli ospiti precedenti.

Per poter agire in questo modo, avrai bisogno di un clausola specifica nel contratto di affitto sottoscritta, in accordo, da ambe le parti.

Concedi ai tuoi ospiti il giusto intervallo di tempo per il pagamento del deposito

Se i tuoi ospiti pagheranno tramite assegno, potrebbero essere necessari dai tre ai cinque giorni lavorativi per ricevere e processare il pagamento. Al contrario, se pagheranno con carta di credito saranno sufficienti 24-48 ore affinché il pagamento venga effettuato e tu lo possa ricevere.

Cosa non fare:

Non dimenticare di rimborsare la cauzione

Il  miglior modo per giocarti la possibilità di avere una recensione positiva da parte degli ospiti è dimenticare di rimborsare loro la cauzione. Controlla le linee guida locali per sapere con certezza entro quanti giorni devi procedere con il rimborso (solitamente tra 14 e 45) e ricorda che, in generale, è illegale trattenere il deposito senza giusta causa.

Non utilizzare i depositi cauzionali per generare ulteriore reddito

Questo genere di depositi esistono per un’unica ragione: coprire le riparazioni in caso di danni. Non devi, pertanto, cercare di trarne vantaggio. Alcuni articoli presenti in casa, come stoviglie, tazze e bicchieri, hanno più probabilità di subire danni accidentali e dovrebbero poter essere sostituiti senza che gli ospiti debbano farsi carico di un conto salato.

Non trattenere la cauzione solo per dispetto

In qualità di proprietario, è tua responsabilità restituire il deposito cauzionale agli ospiti non appena lasciata la tua casa. Per qualunque riparazione di danni causati da loro, sarà necessaria una valida ricevuta che attesti il lavoro effettuato o gli oggetti rimpiazzati. Se non sarai in grado di produrre una ricevuta, di certo non potrai addebitare alcun costo.

Non trascurare l’importanza delle prove fotografiche

Se hai ragione di credere che un ospite o un gruppo di ospiti abbia causato un danno nella tua proprietà, ricorda di scattare foto o girare video del danno in questione. Ti tornerà utile nel caso in cui ti venisse contestato. Una buona idea potrebbe essere quella di lasciare una fotocamera digitale al personale di pulizia, in modo che possano tenere d’occhio la tua casa vacanze e riportarti eventuali anomalie.

Non farti prendere dall’ansia se il danno è maggiore di ciò che può coprire la cauzione

Sebbene molti proprietari di case vacanze operino da anni nel settore senza aver avuto affittuari “scomodi”, esiste una piccola percentuale di incidenti, le cosiddette Storie dell’orrore di Airbnb. In casi come questi, la distruzione causata nella o alla proprietà va ben oltre i costi che un deposito cauzionale può coprire. Ma non temere, esistono  altre possibili soluzioni.

Prima di tutto, puoi tentare di recuperare il denaro  parlando a tu per tu con gli ospiti. Ciò è particolarmente efficace se gli ospiti si sono rivelati onesti e hanno denunciato il danno di propria spontanea volontà perché in preda a senso di colpa e responsabilità.

Altrimenti, come “ultima spiaggia”, puoi intraprendere azioni legali contro gli affittuari. Ma fai attenzione, perché a volte una decisione di questo tipo può finire per costarti ancora di più a lungo termine. Ci sono molti tribunali per le controversie di modesta entità che si occupano di questo tipo di questioni, tuttavia è sempre meglio consultare un avvocato di fiducia prima di procedere con qualsiasi azione legale.

Cosa ci guadagni

Riscuotere il deposito cauzionale è uno dei metodi più efficaci per far sì che la tua casa vacanze rimanga libera da preoccupazioni e nelle migliori condizioni. Se da un lato può risultare scoraggiante per gli ospiti che effettuano soggiorni brevi, dall’altro i depositi cauzionali offrono un ulteriore livello di sicurezza in aggiunta all’assicurazione per case vacanze.

Se comunichi chiaramente con gli ospiti e li rassicuri sul fatto che il loro deposito sarà rimborsato immediatamente (a condizione che non causino danni e aderiscano alle regole della proprietà), non dovresti avere problemi nell’inserimento di questa condizione nel contratto di affitto.

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Depositi cauzionali: cosa fare e cosa non fare per la tua casa vacanze
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