Molti proprietari di case vacanze si chiedono se richiedere una cauzione o caparra per la casa vacanze o affitti brevi sia una scelta giusta per la loro attività. Ecco alcuni motivi per cui è vantaggioso farlo:
- Protezione finanziaria: la caparra ti permette di coprire eventuali danni causati dagli ospiti, riducendo il rischio finanziario.
- Responsabilizzazione degli ospiti: sapere che una caparra è in gioco incentiva gli ospiti a trattare la proprietà con maggiore rispetto.
- Flessibilità: puoi decidere l’ammontare della caparra basandoti sulle specificità della tua proprietà e sulle regole che desideri imporre.
Il rischio che qualche episodio spiacevole accada c’è sempre e, per quanto tu possa dare istruzioni ben precise sul comportamento da tenere all’interno della proprietà, l’imprevisto è dietro l’angolo.
Prima di pensare alla richiesta di una caparra per locazione turistica o depositi cauzionali per affitti brevi e case vacanze, e alla relativa restituzione nel caso tutto andasse bene, bisogna provare a ridurre al minimo la probabilità che questi potenziali episodi si verifichino.
Come? Col regolamento per la casa vacanze! Le regole sono fondamentali, e, per far sì che queste vengano seguite, non c’è soluzione migliore che metterle per iscritto.
Puoi scaricare un esempio di regolamento per case vacanze e affitti brevi gratuitamente. Clicca qui.
Perché chiedere la caparra per affitti brevi e case vacanze
Non esiste alcuna legge che imponga l’obbligo di richiedere una caparra per gli affitti brevi o le case vacanze. Tuttavia, richiederla è una pratica essenziale per la tutela sia per te proprietario e gestore, che per i tuoi ospiti. Ecco perché:
Protezione per i proprietari e gestori
Per te, richiedere una caparra rappresenta una forma di tutela contro ospiti maleducati e poco rispettosi. Sapendo di dover pagare una caparra in anticipo, i potenziali ospiti che non hanno intenzione di rispettare la tua proprietà potrebbero decidere di rivolgersi a host più accomodanti e meno prudenti.
Trasparenza per gli ospiti
Informare i tuoi ospiti riguardo alla caparra è altrettanto importante. Sapranno in anticipo del denaro extra che dovranno versare, spesso prima ancora di partire per le vacanze. Questo li aiuterà a gestire meglio le loro finanze. Inoltre, pagare una caparra li incentiverà a mantenere un comportamento corretto durante il soggiorno, sapendo che riceveranno la restituzione solo dopo un controllo della casa alla fine del soggiorno.
In sintesi, richiedere una caparra non solo protegge la tua proprietà, ma crea anche un rapporto di trasparenza e rispetto con i tuoi ospiti, assicurando che entrambi possiate godere di un soggiorno senza problemi.
Caparra versata prima della disdetta casa vacanza e cancellazione del soggiorno
La restituzione della caparra per una casa vacanza è una pratica comune. Fortunatamente, gli ospiti davvero incivili sono rari, quindi nella maggior parte dei casi la caparra viene restituita. Questo avviene dopo un controllo accurato della proprietà da parte tua, del manager o dell’impresa di pulizie, e prima del checkout degli ospiti.
Se richiedi la caparra con largo anticipo, potrebbe capitare di doverla restituire se gli ospiti cancellano la prenotazione. In questi casi, è importante agire prontamente: restituisci la caparra non appena ricevi la notifica della cancellazione e invia agli ospiti una copia della ricevuta dell’avvenuto pagamento. Questo gesto dimostra la tua buona fede e professionalità, restituendo un importo che non ti è dovuto trattenere.
7 cose da fare per gestire bene la caparra per affitti brevi e case vacanza
Che tu promuova la tua proprietà casa vacanze su Airbnb, Booking.com o altri portali OTA, è fondamentale saper gestire correttamente la caparra per affitti brevi e case vacanze proprio per evitare problemi e malintesi con gli ospiti.
Sborsare soldi non piace a nessuno, nemmeno in caso di piccole somme. Ed è proprio per questo motivo che essere chiari e trasparenti fin dal primo istante è il miglior modo possibile per affrontare l’argomento con i tuoi potenziali ospiti. Affronta la questione della caparra per la tua casa vacanze immediatamente e con chiarezza. Essere trasparenti fin dal primo istante aiuta a stabilire aspettative corrette e a evitare problemi futuri. Specifica chiaramente l’importo della caparra, le condizioni per la sua restituzione e le possibili situazioni in cui potrebbe essere trattenuta.
Ma ecco alcune pratiche raccomandate per la riscossione, la gestione e la restituzione della caparra:
1. Fai riferimento ai tuoi prezzi per calcolare l’ammontare del deposito
Stabilire l’importo del deposito cauzionale per affitti brevi richiede un po’ di strategia e attenzione.
Molti proprietari e gestori scelgono di utilizzare una cifra prestabilita (es. 250€) o una percentuale del costo totale del soggiorno (es. 10%). Entrambe le opzioni hanno i loro vantaggi e possono essere adattate in base alle tue esigenze specifiche.
Chiaramente, per decidere l’importo da chiedere agli ospiti, dovrai innanzitutto tenere presente la durata dell’affitto: più a lungo si fermeranno, più sarà probabile che si verifichino degli incidenti. Sfortunatamente, nella maggior parte dei casi non puoi capire subito (o addirittura prima di incontrarli) che tipo di ospiti ti aspettano. Pertanto, per decidere la percentuale dell’affitto casa vacanze che costituisce la caparra non puoi che andare per tentativi e trovare un equilibrio che si adatti al tuo caso specifico.
Di solito i proprietari chiedono il 10% dell’importo totale del soggiorno. Questo va bene nel caso di permanenze un po’ più lunghe, ma nessuno può assicurarti che in un soggiorno di tre notti i tuoi ospiti non riescano a fare danni incalcolabili. Non esiste una soluzione migliore, semplicemente prova a prendere carta e penna e a fare due calcoli. E, ovviamente, cerca di essere coerente e costante nei tuoi calcoli.
Ecco un esempio di calcolo:
- Soggiorno di 5 notti a 100€ per notte: 5 x 100€ = 500€
- Caparra al 10%: 500€ x 10% = 50€
- Soggiorno di 10 notti a 80€ per notte: 10 x 80€ = 800€
- Caparra al 10%: 800€ x 10% = 80€
Il nostro consiglio?
Poiché non puoi prevedere il comportamento degli ospiti prima di incontrarli, devi essere flessibile nel calcolo della caparra. Prova diverse formule e trova quella che funziona meglio per la tua proprietà. Ad esempio, potresti iniziare con il 10% per soggiorni lunghi e aumentare leggermente la percentuale per soggiorni più brevi.
Sii coerente nei tuoi calcoli e trasparente con gli ospiti. Spiega chiaramente come viene calcolata la caparra e assicurati che gli ospiti comprendano che l’importo sarà restituito alla fine del soggiorno, a meno che non si verifichino danni.
Infine, se calcolando la percentuale, ottieni una cifra più alta, considera di applicarla. Questo ti fornirà una maggiore sicurezza finanziaria e tranquillità.
2. Controlla scadenza e restrizioni delle modalità di pagamento della cauzione
Sii chiaro e trasparente, sempre.
Sei libero di accettare il pagamento in contanti oppure con carta di credito. Quello che però devi assolutamente fare è comunicare il tutto al tuo potenziale ospite. Assicurati di includere tutte le informazioni pertinenti sulle modalità di pagamento della cauzione nella pagina web della tua casa vacanze o all’interno delle condizioni sui portali che utilizzi, come Booking.com o Airbnb. Questa trasparenza aiuta a stabilire aspettative chiare e a evitare sorprese.
Se accetti il pagamento in contanti, specifica chiaramente quando e come la cauzione deve essere consegnata. Indica se il pagamento deve avvenire al momento del check-in e come gestirai la restituzione al check-out.
Se invece preferisci non gestire contanti, puoi optare per l’addebito su carta di credito. In questo caso, è importante familiarizzare con i costi e le restrizioni associati a questo metodo, come ad esempio:
- Costi di transazione: le transazioni con carta di credito possono comportare costi aggiuntivi. Verifica con il tuo provider di pagamento quali sono questi costi e informane gli ospiti.
- Tempi di pre-autorizzazione: La pre-autorizzazione è un metodo comune che blocca l’importo sulla carta di credito dell’ospite senza effettivamente addebitarlo, ma la pre-autorizzazione ha dei limiti di tempo che devono essere rispettati (spesso 7-14 giorni). Se il soggiorno supera questo periodo, potrebbe essere necessario rinnovare la pre-autorizzazione o scegliere un altro metodo.
In tutti i casi, assicurati di prendere confidenza con ciò che riguarda costi e complicazioni che ne possano derivare.
Ad esempio, utilizzare il sistema di addebito e rimborso potrebbe significare incorrere in qualche costo aggiuntivo per la transazione. Mentre invece, quando si utilizzano metodi di pre-autorizzazione, potrebbero esserci dei limiti di tempo da rispettare.
3. Stabilisci regole chiare nel tuo contratto di affitto, o su Airbnb o Booking.com
È importante che nel contratto di affitto siano incluse le regole specifiche della tua casa e qualsiasi tipo di violazione che comporti la totale o parziale perdita della caparra casa vacanze. Specifica tutte le regole della tua casa. Questo include le norme sul comportamento, l’uso delle strutture, le restrizioni su animali domestici, fumatori, feste e così via. Più dettagli fornisci, meglio sarà per prevenire eventuali danni da parte degli ospiti e brutti malintesi.
Se non sei esperto nella redazione di contratti, puoi utilizzare modelli precompilati. Questi contratti includono tutte le clausole essenziali e sono pronti per essere personalizzati con le specifiche della tua proprietà. Cliccando su questo link, puoi scaricare un contratto di affitto gratuito e pronto per essere utilizzato!
4. Riscuoti subito la caparra affitti brevi
Qualunque metodo utilizzerai, è essenziale incassare l’importo o procedere con l’addebito il prima possibile.
Questo eviterà la possibilità di mancata notifica o errori nei dettagli della carta di credito e ti permetterà di chiedere ancora una volta conferma delle informazioni. I disguidi legati al trasferimento di denaro sono all’ordine del giorno. Parti per tempo e mettiti in contatto col tuo ospite il prima possibile.
5. Scegli collaboratori ed imprese delle pulizie di cui ti puoi fidare
In alcuni casi può capitare che gli ospiti non si sentano in dovere di riportare alcuni danni accidentali verificatisi nella tua casa. Ecco perché instaurare un’ottima relazione con il personale incaricato di pulizia e mantenimento della proprietà è il primo step per incorrere di dover pagare danni che invece avrebbero dovuto pagare i tuoi ospiti.
Assicurati che lo staff dell’impresa di pulizie sia ben informato sulle regole della casa e sugli standard di pulizia attesi. Comunica loro l’importanza di segnalare eventuali danni o problemi riscontrati durante le pulizie, puoi aiutarti con applicazioni come Turno ad esempio dove potranno inviarti e archiviare tutte le foto di eventuali danni e come si trova lo stato della tua proprietà al cambio ospiti.
Non sempre avrai il tempo e la possibilità di recarti a controllare se la casa si trova nelle stesse condizioni in cui si trovava prima del soggiorno dei tuoi ospiti. Ci saranno occasioni in cui semplicemente dovrai affidare a terzi la gestione, la pulizia e il controllo di eventuali danni.
E chi meglio del personale di pulizia sarà in grado di fare un veloce inventario dopo ogni partenza dei viaggiatori, assicurandosi che non ci sia stato alcun tipo di danno? Ma in questo caso, accertati di trattenere i tuoi ospiti per un po’ di tempo, in modo da ricevere informazioni dal personale delle pulizie!
6. Sii cosciente dei problemi già esistenti (e cerca di compensarli!)
Accadrà che, in alcune situazioni, tu non sia in grado di sistemare nell’immediato i danni subiti alla tua struttura, dovendo offrire alloggio ad altre persone.
Nel caso si verificasse questo e tu non fossi in grado di riparare questi danni prima che il prossimo gruppo di ospiti effettui il check-in, offri loro un dettaglio simbolico come “risarcimento”.
Che si tratti di una bottiglia di vino, del frigorifero fornito di generi alimentari o di un buono per un pasto nel tuo ristorante locale preferito, assicurati di conservare le ricevute e decurtare il costo dal deposito cauzionale degli ospiti precedenti.
Per poter agire in questo modo, avrai bisogno di un clausola specifica nel contratto di affitto, sottoscritta da ambe le parti.
Ancora una volta, il contratto d’affitto è ciò che ti aiuterà.
7. Concedi ai tuoi ospiti un periodo giusto per il pagamento della caparra per l’affitto casa vacanze
Se i tuoi ospiti pagheranno tramite assegno, potrebbero essere necessari dai tre ai cinque giorni lavorativi per elaborare il pagamento e averlo accreditato.
Al contrario, se pagheranno con carta di credito saranno sufficienti 24-48 ore affinché il pagamento venga effettuato e tu lo possa ricevere.
Come evitare problemi di questa natura e mettere inutili pressioni ai tuoi ospiti, se non sei ancora in grado di visualizzare il deposito o la caparra versata nel tuo conto corrente?
Chiedi una semplice foto o uno screenshot della ricevuta di avvenuto pagamento.
5 cose da non fare con la caparra per locazione turistica
1. Non dimenticare di effettuare la restituzione dell’anticipo affitto casa vacanze
Il miglior modo per giocarti la possibilità di avere una recensione positiva da parte degli ospiti è dimenticare di rimborsare loro la cauzione.
Controlla le linee guida locali per sapere con certezza entro quanti giorni devi procedere con il rimborso (solitamente tra 14 e 45) e ricorda che, in generale, è illegale trattenere il deposito senza giusta causa.
Puoi evitare qualsiasi tipo di problema consegnando i soldi in contanti al tuo ospite nel momento in cui lascerà la tua abitazione. In questo modo lo lascerai felice e contento, avendo modo di salutarlo e ringraziarlo per aver scelto la tua struttura.
Scordati di rimborsare la caparra… e ti scorderai sia una buona recensione che la possibilità che gli ospiti tornino ad alloggiare nella tua proprietà!
2. Non utilizzare la caparra locazione turistica per generare ulteriore reddito
Questo genere di caparra per affitti brevi esiste per un’unica ragione: coprire le riparazioni in caso di danni. Non devi, pertanto, cercare di trarne vantaggio.
Fare i furbi non conviene e ingannare il tuo ospite è sbagliato. Tutto torna indietro, quindi cerca di essere sempre onesto e di non approfittare mai della tua posizione di forza. Anzi, se proprio devi, cerca di sorvolare sui piccoli danni, soprattutto se accidentali.
Alcuni articoli presenti in casa, come stoviglie, tazze e bicchieri, hanno più probabilità di subire danni accidentali e dovrebbero poter essere sostituiti senza che gli ospiti debbano farsi carico di un conto salato.
3. Restituzione caparra affitto casa vacanze: non far finta di dimenticarla per fare un dispetto agli ospiti
In qualità di proprietario, è tua responsabilità restituire il deposito cauzionale agli ospiti non appena lasciata la tua casa.
Per qualunque riparazione di danni causati da loro, sarà necessaria una valida ricevuta che attesti il lavoro effettuato o gli oggetti rimpiazzati.
Se non sarai in grado di produrre una ricevuta, di certo non potrai addebitare alcun costo.
Occhio, perché è un attimo incorrere in procedimenti di carattere legale!
4. Non trascurare l’importanza delle prove fotografiche
Se hai ragione di credere che un ospite o un gruppo di ospiti abbia causato un danno nella tua proprietà, ricorda di scattare foto o girare video del danno in questione.
Ti tornerà utile nel caso in cui ti venisse contestato.
Una buona idea potrebbe essere quella di lasciare una fotocamera digitale al personale di pulizia, in modo che possano tenere d’occhio la tua casa vacanze e riportarti eventuali anomalie.
5. Non farti prendere dall’ansia se il danno è maggiore di ciò che può coprire la caparra casa vacanze
Sebbene molti proprietari di case vacanza operino da anni nel settore senza aver avuto affittuari “scomodi”, esiste una piccola percentuale di incidenti ed esperienze negative quasi da storie dell’orrore.
In casi come questi, la distruzione causata nella o alla proprietà va ben oltre i costi che un deposito cauzionale può coprire. Ma non temere, esistono altre possibili soluzioni.
Prima di tutto, puoi tentare di recuperare il denaro parlando a tu per tu con gli ospiti. Ciò è particolarmente efficace se gli ospiti si sono rivelati onesti e hanno denunciato il danno di propria spontanea volontà perché in preda a senso di colpa e responsabilità.
Altrimenti, come “ultima spiaggia”, puoi intraprendere azioni legali contro gli affittuari. Ma fai attenzione, perché a volte una decisione di questo tipo può finire per costarti ancora di più a lungo termine. Ci sono molti tribunali per le controversie di modesta entità che si occupano di questo tipo di questioni, tuttavia è sempre meglio consultare un avvocato di fiducia prima di procedere con qualsiasi azione legale.
Come funziona il deposito cauzionale con Airbnb?
Tutti gli host di Airbnb non possono richiedere direttamente agli ospiti una somma di denaro che abbia la funziona di deposito cauzionale Airbnb. Nel caso di eventuali danni da parte degli ospiti, la piattaforma Airbnb prevede che l’host debba contattare l’assistenza e iniziare la procedura prevista secondo i termini e condizioni della copertura di Aircover, offerta a tutti gli host.
Esiste comunque un’eccezione! Di fatti, gli host che utilizzano un software per la gestione delle prenotazioni come Lodgify, possono richiedere agli ospiti un deposito cauzionale che verrà espressamente comunicato agli ospiti durante il processo di prenotazione.
Cerca di far comprendere l’importanza del deposito cauzionale al tuo ospite fin da subito. Scrivere e comunicare tutte le condizioni necessarie per alloggiare nella tua casa vacanze è fondamentale, non solo per essere chiari e trasparenti, ma anche per fargli comprendere l’utilità e la necessità di questo strumento che tutela sia lui che te.
Questo processo sarà possibile se utilizzi un Channel Manager e la somma verrà automaticamente sincronizzata nei dettagli della prenotazione.
In conclusione
In conclusione, riscuotere la caparra per gli affitti brevi è un metodo efficace per garantire la sicurezza della tua casa vacanze e mantenere la proprietà nelle migliori condizioni possibili.
Sebbene possa sembrare un ostacolo per gli ospiti che prenotano soggiorni brevi, i depositi cauzionali offrono un ulteriore livello di protezione per te come proprietario, oltre all’assicurazione per case vacanze.
La chiara comunicazione con gli ospiti è fondamentale. Assicurati di spiegare loro chiaramente le condizioni della caparra e di rassicurarli sul fatto che sarà rimborsata immediatamente alla fine del soggiorno, a condizione che non causino danni e rispettino le regole della proprietà.
Includere questa condizione nel contratto di affitto è importante per garantire che tutte le parti siano consapevoli e d’accordo sui termini. Con una comunicazione aperta e trasparente, la richiesta di caparra dovrebbe essere ben accettata dagli ospiti e contribuire a mantenere la tua casa vacanze in ottime condizioni.
Continua a seguire buone pratiche e assicurati di adottare misure preventive per proteggere la tua proprietà e offrire un’esperienza piacevole ai tuoi ospiti.
Dove e come comunicare il tutto? Semplice. Nel tuo sito web.
Aspetta un attimo. Ancora non ce l’hai? Cosa stai aspettando?
Creare la pagina web della tua casa vacanze è un gioco da ragazzi! È sufficiente provare Lodgify, gratuitamente!
