Bei der Vermietung von Ferienwohnungen vertrauen Sie Ihr Eigentum, womöglich sogar Ihr eigenes Zuhause, jemandem an, den Sie nicht kennen. Da ist es verständlich, dass die ein oder andere Angst aufkommt und man sich als Vermieter absichern möchte.
Es gibt dabei verschiedene Möglichkeiten, wie zum Beispiel Versicherungen, festgelegte Hausregeln oder auch das Verlangen einer Kaution für Ihre Ferienwohnung. Die Kaution für Ferienwohnungen stellt eine Art Garantie dar: Der Gast zahlt die Kaution vor seiner Anreise und erhält Sie nach dem Aufenthalt zurück, wenn er die Unterkunft unbeschädigt verlässt.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, welche Vorteile eine Mietkaution für Ihre Ferienwohnung bringt und was Sie dabei beachten sollten.
Sie können das Formular für das Kautionsabrechnungsmuster nicht sehen? Klicken Sie hier.
Was ist eine Kaution für Ferienwohnungen?
Die Kaution einer Ferienwohnung wird im Normalfall vom Gast bei Ihnen als Vermieter hinterlegt, um sich gegen mögliche aufkommende Schäden abzusichern. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was es bei der Mietkaution zu beachten gibt.
Die Vorteile von Kautionen für Ferienwohnungen
Für Sie als Vermieter hat es natürlich einige Vorteile, eine Mietkaution zu verlangen. Denn die Kaution bietet für Sie und Ihre Unterkunft Sicherheit. Denn wenn Gäste einen Schaden verursachen, diesen nicht melden und ohne dafür bezahlt zu haben abreisen, bleiben Sie sonst als Vermieter auf den Kosten sitzen. In solchen schwierigen Fällen ist es dann oftmals auch kompliziert, Gäste im Nachhinein noch zu erreichen.
Auch für die Gäste kann eine Schadenskaution jedoch von Vorteil sind. Denn im Schlimmstfall zahlt man lieber einen Teil der Kaution als eine Anzeige zu bekommen oder als dass ein Fall vor Gericht geht.
Doch soweit muss es gar nicht kommen: Eine Kaution für Ihre Ferienwohnung stärkt oft schon das Verantwortungsbewusstsein der Gäste in Bezug auf den Umgang mit der Unterkunft und der Einrichtung.
Ihre Ferienwohnung wird besser behandelt und oft auch sauberer hinterlassen. Das wiederum führt dazu, dass Sie zwischen der Abreise Ihrer Gäste weniger Zeit und Arbeit aufwenden müssen, um Ihre Unterkunft für die Ankunft der nächsten Gäste vorzubereiten.
Außerdem sorgt eine Mietkaution dafür, dass Sie partout nicht Ihr Geld auslegen müssen, sollten Reparaturen notwendig werden. Wenn Sie beispielsweise einen Handwerker oder einen Schlüsseldienst beauftragen müssen, können Sie die Kosten von der Kaution abziehen und haben ein geringeres finanzielles Risiko.
Das sollten Sie bei der Mietkautionen Ihrer Ferienwohnung tun
Das Einführen und Umsetzen einer Mietkaution ist komplexer, als Sie sich das vielleicht vorstellen. Wir haben im nächsten Abschnitt für Sie die To-Do’s zusammengefasst. Von der Berechnung der Kaution Ihrer Ferienwohnung bis zur Einziehung im Zweifelsfall.
Berechnen Sie die richtige Kautionshöhe
Als aller erstes sollten Sie die Kautionshöhe Ihrer Ferienwohnung berechnen. Das Stichwort liegt hier auf berechnen, denn bei allen Geld-sensiblen Themen sollten Sie nicht einfach raten. Nicht vorhandene Transparenz was die Kosten angeht, ist bei Gästen nämlich schnell einmal ein Ausschlusskriterium.
Beim Festlegen der Kautionshöhe haben Sie generell zwei verschiedene Optionen:
- Viele Vermieter berechnen einen Festpreis als Kaution für die Ferienwohnung. Dieser Betrag bleibt, unabhängig von der Länge des Aufenthalts, immer derselbe und wird oft daran festgemacht, wie teuer und hochwertig die Ausstattung der Unterkunft ist. Häufig liegt die Mietkaution hier zwischen 100 und 300 Euro.
- Andere wiederum setzen stattdessen einen Prozentsatz fest (z.B. 10 % des Gesamtpreises). Je nach Buchungszeitraum und Aufenthaltsdauer ergibt sich dadurch ein höherer oder niedrigerer Kautionsbetrag.
Beachten Sie dabei allerdings, dass die Höhe der Mietkaution nicht den Wert von drei Monatsmieten (ohne Nebenkosten) überschreiten darf. Außerdem kann eine zu hoch angesetzte Kaution potenzielle Gäste von der Buchung abhalten.
Halten Sie alles im Mietvertrag fest
Wenn der Betrag der Mietkaution einmal festgelegt ist, sollten alle Bedingungen der Kaution im Mietvertrag Ihrer Ferienwohnung festgehalten werden. Nehmen Sie am besten einen Abschnitt mit auf, in welchem Sie die Höhe der Kaution festhalten und den Zeitraum, wann die Rückzahlung erfolgt.
So wissen beide, Vermieter und Gast auf was genau sie sich einigen und es kann keiner nachher sagen, er hätte von der Bedingung der Kaution nichts gewusst.
Stellen Sie eine klare Hausordnung auf
Ganz nach dem Motto: Doppelt hält besser. Es empfiehlt sich neben der Auflistung der Kaution in dem Mietvertrag, auch eine klare Erklärung in der Hausordnung zu hinterlassen. Denn Schadensbegrenzung fängt immerhin mit einer ausführlichen Hausordnung an. Denn hier könen Sie den Gästen klarmachen, wie sie sich in der Unterkunft verhalten sollten und was zu unterlassen ist.
Es ist wichtig, dass Sie in Ihrer Hausordnung alle Regeln klar aufzählen und ganz genau erklären, was Sie von Ihren Gästen erwarten. Das verhindert, dass Ihre Einrichtung unsachgemäß verwendet wird und beugt Schäden vor (z.B. vom Verrücken von Möbeln).
Im Gegenteil zum Mietvertrag sollten Sie bei der Hausordnung auf die genauen Bedingungen der Mietkaution eingehen: Aus welchem Grund erheben Sie überhaupt eine Kaution? Bei welchen vorliegenden Schäden verliert der Gast den Anspruch auf Rückzahlung? Wann und wie werden Sie dem Gast die Kaution zurückerstatten?
Überlegen Sie sich, wie die Kaution eingezogen und erstattet wird
Die einfachste Methode ist, die Kaution der Ferienwohnung jedes Mal bei der Ankunft entgegenzunehmen. Allerdings ist diese Option ziemlich unpraktisch für diejenigen, die Ihre Gäste nicht persönlich empfangen oder die Schlüsselübergabe automatisiert haben. Und nicht nur ist diese Variante unpraktisch, es ist auch nicht die sicherste Option.
Für Sie kann es also eine bessere Variante sein, wenn Ihre Gäste die Mietkaution einfach gleich bei der Buchung zahlen.
Bei vielen Buchungsportalen oder auch Property Management Systemen, können Sie eine Kaution direkt hinterlegen, sodass diese automatisch bei der Buchung eingezogen und zurückgezahlt wird. Es gibt auch Dienstleister, die sich ausschließlich um die Kautionsabwicklung von Vermietern kümmern. Lodgify integriert beispielsweise Swikly, einem Anbieter für die Verwaltung der Kautionen
Wie Sie die Kaution Ihrer Ferienwohnung einziehen, sollten Sie auch schriftlich in der Hausordnung und im Mietvertrag festhalten.
Dokumentieren Sie die Bezahlung der Kaution
Ganz egal, welche Zahlungsmethode Sie letztendlich wählen, sorgen Sie dafür, dass die Mietkaution stets sorgfältig in der Rechnung der Buchung mit aufgeführt ist.
Dies gewährleistet, dass der Zahlungsvorgang richtig dokumentiert wird, was vor allem bei Barzahlungen unerlässlich ist. Achten Sie außerdem darauf, die Bezahlung der Kaution des Ferienhauses so zügig wie möglich abzuwickeln.
Geben Sie Ihren Gästen einen zeitlichen Rahmen für die Zahlung der Kaution
Geben Sie Ihren Gästen die nötige Zeit, um die Kaution für die Ferienwohnung zu bezahlen. Für Scheckzahlungen, Einzugsermächtigungen und Überweisungen sollten Sie 2 bis 5 Werktage einplanen.
Bei Zahlungen per Kreditkarten, PayPal oder anderen Online-Zahlungsmethoden sollten dagegen 24 bis 48 Stunden ausreichend sein.
Sie können die Zahlung der Kaution entweder kurz vor der Anreise (z.B. bis 14 Tage vorher) verlangen oder direkt am Tag der Ankunft, per Barzahlung.
Erstellen Sie eine Inventarliste
Um festzustellen, ob Ihre Gäste sorgsam mit Ihrer Unterkunft und der Einrichtung umgegangen sind, oder um sicherzugehen, dass nichts aus der Ferienwohnung entwendet wurde, sollten Sie unbedingt eine Inventarliste erstellen.
Diese gehen Sie immer vor und nach dem Aufenthalt der Gäste durch und notieren den Zustand des Inventars. Sollte etwas beschädigt worden sein, sehen Sie es also sofort und können die nötigen Maßnahmen ergreifen.
Gehen Sie vor dem Aufenthalt mit dem Gast alle Gegenstände der Liste durch und lassen Sie die Richtigkeit der Angaben durch eine Unterschrift des Gastes bestätigen. Da Sie im Zweifelsfall nachweisen müssen, dass der Schaden nicht schon vorher vorhanden war, ist dies die beste Lösung, um sich abzusichern.
Denken Sie daran Fotos zu machen
Dieser Punkt knüpft an den vorherigen an. Falls Sie sich ganz sicher sind, dass Ihr Gast oder Ihre Gäste einen Schaden verursacht haben, denken Sie daran diesen fotografisch festzuhalten. Foto- und Videomaterial als Beweis ist gerade dann wichtig, wenn Ihr Gast den Schaden selbst leugnet.
Sie können zum Beispiel Ihr Reinigungspersonal darum bitten, ein Foto zu machen, sobald diese einen Schaden oder ein Problem festgestellt haben. Oder Sie nehmen die Fotos selbst auf, wenn Sie unmittelbar nach der Abreise des Gastes Mängel entdecken.
Seien Sie ehrlich in Bezug auf bestehende Mängel
Es kann natürlich vorkommen, dass Ihre Ferienwohnung beschädigt wurde und Sie es nicht rechtzeitig schaffen, diesen Schaden vor dem nächsten Check-In zu beheben.
Seien Sie in so einem Fall immer ehrlich zu Ihren neuen Gästen. Sagen Sie ihnen vor Ankunft was passiert ist und bieten Sie ihnen etwas im Gegenzug an, wie z.B. eine Flasche Wein oder einen Gutschein für einen Restaurantbesuch.
Ansonsten kann es sein, dass Ihre neuen Gäste die Sorge haben werden, dass ihnen der Schaden angehängt wird. Gehen Sie also gemeinsam Inventarliste durch und notieren Sie unbedingt, dass der Schaden bereits vorhanden war.
Was Sie bei Kautionen für die Ferienwohnung vermeiden sollten
Jetzt wissen Sie an was Sie alles bei der Kaution für Ihre Ferienwohnung denken müssen. Allerdings gibt es auch Sachen, die Sie lieber sein lassen sollten. Wir gehen alles mit Ihnen durch.
Das Nichtbefolgen der gesetzlichen Bestimmungen beim Anlegen der Mietkaution
Wenn es um das Anlegen der Mietkaution geht, gilt es strikte Anweisung zu verfolgen. So sollte die Mietkaution getrennt von Ihrem übrigen Vermögen oder Privatkonto angelegt werden. Am besten ist es, wenn Sie ein separates Konto (auch Mietkautionskonto) anlegen.
Außerdem ist es ein Mythos, dass die Mietkaution nur auf den Namen des Vermieters, also Ihren Namen, angelegt werden darf. Denn solange der Vermieter die Mietkaution getrennt von seinem Vermögen anlegt, entspricht das voll und ganz den geltenden gesetzlichen Bestimmungen.
Mit Property Management Systemen können Sie diese getrennte Aufbewahrung umgehen. Bei manchen Buchungsportalen wie Booking.com geht dies ebenfalls.
Vergessen die Mietkaution zu erstatten
Denken Sie daran, die Kaution wieder zurückzuzahlen, ansonsten liegen Ihre Chancen auf eine positive Gästebewertung leider gleich bei null.
Höchstwahrscheinlich wird eher das Gegenteil der Fall sein und Sie werden sich darauf gefasst machen müssen, auf eine überaus negative Bewertung zu reagieren.
Lesen Sie je nach Land, in dem sich Ihre Ferienwohnung befindet, nach wie viel Zeit Sie haben, um die Mietkaution zurückzuerstatten. Normalerweise liegt diese Frist zwischen 14 und 45 Tagen. Jedoch gilt hier, je früher desto besser.
Vergessen Sie außerdem nicht, dass es in jedem Falle illegal ist, eine erstattbare Kaution einer Ferienwohnung ohne triftigen Grund einzubehalten.
Für jede Reparatur, die nach dem Besuch Ihrer Gäste notwendig ist, um die Ferienwohnung wieder in die alte Form zu bringen, benötigen Sie eine Rechnung oder einen anderweitigen Beleg.
Ohne Beleg gibt es auch keinen Schadensbeweis und Ihren Gästen können Sie dann ganz gewiss nichts in Rechnung stellen. Lassen Sie also immer alles mit rechten Dingen zugehen und nutzen Sie das Vertrauen Ihrer Gäste nicht aus.
Die Kaution als zusätzliches Einkommen zu sehen
Dass die Kaution einzig und allein dem Zweck dient, durch Schäden verursachte Reparaturkosten zu decken, sollte sich von selbst verstehen.
Als Vermieter einer Ferienwohnung dürfen Sie dies nicht ausnutzen und die Kaution unrechtmäßig als zusätzliches Einkommen zweckentfremden.
Leicht zerbrechliche Dinge, wie Gläser oder Teller, können auch in einer Ferienwohnung schnell mal kaputt gehen. Es ist aber nicht empfehlenswert und notwendig, Ihre Gäste für die Ersetzung zu bestrafen und ihnen eine überflüssig hohe Rechnung aufzudrücken.
Die Kaution für normale Gebrauchsspuren einzubehalten
Zudem ist es selbstverständlich, dass Ihre Ferienwohnung und Möbel mit einer steigenden Anzahl von Gästen der Zeit abgenutzt werden.
Für diese gewöhnlichen Gebrauchsspuren ist die Mietkaution aber nicht vorgesehen. Sie dürfen Teile der Kaution nur einbehalten, wenn wirkliche Schäden entstanden sind, wie zum Beispiel zerstörte Möbel, defekte Elektrogeräte oder wenn nach der Abreise der Gäste wegen starker Verschmutzung eine intensive Reinigung notwendig ist.
Verzweifeln wenn die Kaution den Schaden nicht deckt
In den meisten Fällen wird nichts passieren, aber bei manchen Buchungen kommt es doch zu Problemen. Im allerschlimmsten Fall ist der Schaden so hoch, dass die Kaution die anfallenden Kosten nicht mehr deckt. Aber versuchen Sie sich in dieser Situation nicht die Fassung zu verlieren, denn es gibt nämlich noch ein paar weitere Optionen.
Zunächst einmal sollten Sie die Gäste kontaktieren und selbst mit Ihnen sprechen. In einem persönlichen Gespräch lösen sich solche Probleme oft einfacher auf, als erwartet. Besonders, wenn der Gast den Schaden selbst gemeldet und Sie eigenständig darauf angesprochen hat.
Falls ein Gespräch erfolglos ist und beide Seiten zu keiner Einigung untereinander kommen, können Sie noch einen Schritt weitergehen. In einer solchen Situation ist es eventuell nötig, dass Sie sich an einen Anwalt wenden, um die Angelegenheit fair zu klären. Bei dieser Entscheidung sollten Sie aber auch wieder die Kosten im Blick haben.
Abgesehen davon ist es auch ratsam, zusätzliche Versicherungen abzuschließen, wie z.B. die Hausratsversicherung. So können Sie entspannter bleiben, selbst wenn der Schaden die Höhe der Kaution übersteigt.
Kautionsabrechnung Muster
Wie wir vorhin schon gesehen haben, ist es wichtig, dass Sie bei der Abrechnung der Mietkaution an alles denken. Wir haben für Sie ein Muster für die Kautionsabrechnung erstellt und diesen Schritt vereinfacht. Um diesen zu erhalten, müssen Sie lediglich am Ende dieses Artikels auf „Jetzt herunterladen“ klicken. So einfach geht’s!
Fassen wir zusammen
Eine Mietkaution für die Ferienwohnung ist die wohl effektivste Methode, um sich vor Schäden zu schützen und den Erhalt Ihrer Ausstattung abzusichern.
Dadurch haben Sie ein ruhiges Gewissen, da eventuell entstehende Schäden auch schnell wieder beglichen werden können.
Eine Kaution mag zwar einige Urlauber vom Buchen abhalten, aber auf lange Sicht trägt die Kaution gewiss zur Sicherheit Ihrer Ferienwohnung bei. Dubiose Gäste werden so auch gleich zu Anfang aussortiert. Darüber hinaus wird die Kaution immer mehr zur Normalität, da heutzutage immer mehr Vermieter Gebrauch von dieser machen.
Denken Sie daran, Ihren Gästen vor Reiseantritt alles rund um die Kaution und die Hausregeln klar und deutlich zu erläutern. Versichern Sie ihnen außerdem, dass die Mietkaution auch direkt zurückerstattet wird, wenn alles glatt läuft.
Sie können das Formular für das Kautionsabrechnungsmuster nicht sehen? Klicken Sie hier.
