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Buchungsbestätigung Ferienwohnung: Kostenlose Vorlage

Buchungsbestätigung Ferienwohnung: Kostenlose Vorlage

Für ein erfolgreiches Ferienwohnungsbusiness braucht es nicht nur ein schönes Inserat und eine schöne Unterkunft. Ein seriöses Ferienwohnungsbusiness muss professionell sein und somit ist nicht zuletzt die Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil der Ferienwohnungsvermietung. Gästen kann eine nicht ausgebaute Website, nur sporadischer Kontakt und keinerlei E-Mails dubios erscheinen. 

Wenn Sie etwas bestellen oder buchen gucken Sie höchstwahrscheinlich direkt in Ihren Mail Posteingang und suchen nach einer Mail die Ihre Bestellung bestätigt. Automatisch wird sich also auch Ihr Gast etwas unwohler fühlen, wenn er oder sie keine Buchungsbestätigung erhält. Demnach schauen wir uns in diesem Artikel an, warum Sie eine Buchungsbestätigung brauchen, wie Sie eine Buchungsbestätigung am besten verschicken und was in eine Buchungsbestätigung hinein gehört. 

Wir haben in diesem Artikel ein paar nützliche Informationen für Sie zusammengestellt. Und damit die Verwaltung Ihrer Ferienwohnung oder Ihres Ferienhauses so einfach wie möglich ist, stellen wir Ihnen hier ebenfalls eine Buchungsbestätigungs Vorlage für Ihre Ferienwohnung zur Verfügung.

Sie können das Formular zum Herunterladen der Vorlage der Buchungsbestätigung nicht sehen? Klicken Sie hier.

Was ist eigentlich eine Buchungsbestätigung?

Wie der Name schon sagt, ist die Buchungsbestätigung eine Mail, um dem Gast mitzuteilen, dass seine Bestellung geglückt ist und erfolgreich war. In diesem Fall würden Sie dem Gast mitteilen, dass die Ferienunterkunft erfolgreich reserviert, bezahlt oder allgemeiner gesagt gebucht wurde. Damit schließt eine Buchungsbestätigung Ferienwohnung den Buchungsvertrag zwischen Vermieter und Gast ab und ist entsprechend mit einigen Rechten und Pflichten verbunden.

Buchungsbestätigung Vertragsabschluss Ferienwohnung

Eine Buchungsbestätigung macht den Vermietungsvertrag verbindlich und verpflichtet beide Seiten des Vertrags zur Einhaltung der abgemachten Leistungen in Zusammenhang mit der gebuchten Ferienimmobilie. Andersherum heißt das aber auch, dass eine Buchung erst mit Versand beziehungsweise Erhalt einer Buchungsbestätigung Ferienwohnung rechtssicher ist. Wenn es einen Systemfehler geben sollte oder Ähnliches und der Gast keine Buchungsbestätigung erhält, so ist der Aufenthalt auch noch nicht “rechtlich genehmigt”.

Warum wird eine Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung benötigt?

Mit einer Buchungsbestätigung sichern Sie sich in erster Linie ab. Ein Kunde verpflichtet sich mit der erfolgreichen Buchung dazu, den angegebenen Betrag für seinen Aufenthalt zu bezahlen und stimmt in jedem Falle (auch wenn er oder sie nicht anreisen kann) den Stornierungsbedingungen zu.

Damit ein Beherbergungsvertrag zustande kommen kann, bedarf es einer Willenserklärung von beiden Seiten. Wer seine Ferienwohnung oder sein Ferienhaus lediglich anbietet und bewirbt, spricht noch längst keine Willenserklärung aus. Auch wenn es so aussieht, als ob man eine Ferienunterkunft von Buchungsportalen wie Airbnb, FeWo-direkt oder Booking.com direkt mieten könnte, entsteht noch keine Willenserklärung des Vermieters – nur durch das Inserieren der Ferienwohnung. Die Willenserklärung muss nämlich jedes Mal an eine bestimmte Person geknüpft sein und kann nicht für die Allgemeinheit ausgesprochen werden.

Come sincronizzare il calendario di Airbnb con Booking

Wenn ein Gast also Ihre Unterkunft buchen möchte, ist dies noch kein Vertragsabschluss, sondern erst einmal nur eine Anfrage , die der Vermieter noch annehmen muss.

Viele Gastgeber haben auf Plattformen wie Airbnb das Buchungsmodell der Sofortbuchung aktiviert, somit werden die Anfragen automatisch von der Plattform angenommen. Die Willenserklärung wird also automatisch von Airbnb ausgesprochen und somit kommt ein verbindlicher Beherbergungsvertrag zustande.

Für Ihre eigene Website oder Buchungen per Buchungsanfrage müssen Sie diesen Schritt jedoch selbst übernehmen. Grundsätzlich muss die Buchungsbestätigung für die Ferienwohnung nicht schriftlich erfolgen, sondern kann auch mündlich erfolgen. Insbesondere aus Gründen der Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit empfiehlt es sich jedoch eine Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung in schriftlicher Form an Ihre zukünftigen Gäste zu senden. Unsere Buchungsbestätigungs-Vorlage dafür finden Sie unten bei uns im Artikel zum Herunterladen.

Kurz gesagt, erst wenn Sie eine  Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung geschrieben und versandt haben, ist die Vermietung Ihrer Ferienunterkunft rechtswirkend und keine der beiden Parteien kann ohne Weiteres von dem Mietvertrag zurücktreten. Aus diesem Grund wird unbedingt eine Buchungsbestätigung benötigt.

Wann sollten Sie eine Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung versenden?

Haben Sie die ersten Anfragen für Ihre Ferienwohnung oder Ihr Ferienhaus erhalten? Wunderbar! Das sind fantastische Neuigkeiten! Dennoch können Sie bei Anfragen noch keine Buchungsbestätigung versenden. Erst wenn sich ein möglicher Urlauber fest dazu entscheidet, Ihre Unterkunft für einen spezifischen Zeitraum zu mieten und eine entsprechende Willenserklärung durch eine Buchung macht und Sie diese bestätigt haben, ist es Zeit für die Buchungsbestätigung.

Wie versenden Sie eine Buchungsbestätigung am besten?

Es gibt mehrere Möglichkeiten Ihre Buchungsbestätigung zu verschicken, die professionellste und am besten nachvollziehbarste ist jedoch der Versand per E-Mail. Entweder können Sie die wichtigsten Inhalte direkt in die Mail schreiben oder Sie können die Buchungsbestätigung wie auch den Mietvertrag und die Hausordnung als PDF der Mail anhängen.

Wenn Sie eine Ferienwohnung Software haben, können Sie je nach Software automatisierte Nachrichten nutzen. So müssen Sie keinen Finger mehr bewegen und nicht jedes mal aufs Neue mühsam die Buchungsbestätigung zusammenstellen. Mit sogenannten Platzhaltern können die Informationen der Buchungen nämlich von FeWo Softwares wie Lodgify automatisch ergänzt werden.

Buchungsbestätigung Lodgify Platzhalter

Nach Belieben können Sie hier Informationen ergänzen und diese zusammen mit Anhängen wie dem Mietvertrag oder der Hausordnung automatisch nach Bestätigung der Buchung verschicken lassen.

Was gehört in eine Buchungsbestätigung?

Beim Erstellen einer Vorlage für Buchungsbestätigungen sollten Sie darauf achten, alle wichtigen Informationen für den Gast und für Sie zu erwähnen. Folgende Infos dürfen nicht fehlen:

  • Zunächst sollten Sie Details zur Ferienwohnung nennen. Dazu gehören die Adresse und Name der Unterkunft, ggf. der Name des Vermieters oder Verwalters und detaillierte Kontaktinformationen, wie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
  • Darauffolgend sollten Sie auch den Aufenthaltszeitraum festhalten. Zusätzlich empfiehlt es sich, die Uhrzeiten für die Anreise und die Abreise, bzw. den Check-In und den Check-Out anzugeben.
  • Erwähnen Sie in der Buchungsbestätigung Ihrer Ferienwohnung auch noch einmal, für wie viele Gäste die Buchung getätigt wurde. Wenn Sie für Kinder und Erwachsene unterschiedliche Preise festgelegt haben, können Sie hier auch die jeweilige Anzahl aller gebuchten Gäste eintragen und das Alter gegebenenfalls differenzieren.
  • Zum Thema Hausregeln beziehungsweise Stornierungsbedingungen sollten Sie die allerwichtigsten Infos einmal zusammenfassen. Wenn Ihre Ferienwohnung Haustiere erlaubt und Ihr Gast ein Haustier angemeldet hat, können Sie hier auch noch einmal auf die spezifischen Regeln eingehen.
  • Geben Sie dem Gast eine genaue Auskunft über die Zusammensetzung des Mietpreises und welche Zahlungen bereits eingegangen sind und gegebenenfalls noch ausstehen.

Buchungsbestätigung Ferienwohnung Muster Vorlage

Da es sich bei der Buchungsbestätigung um Ihre persönliche Willenserklärung handelt, gibt es in puncto Form, Format oder Inhalt keine bestimmten Vorgaben einzuhalten.

Bei einer Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung geht es vor allen Dingen darum, einem Gast mitzuteilen, dass die Reservierung erfolgreich war und ein Beherbergungsvertrag zustande gekommen ist.

Je nach persönlichen Vorlieben können Sie die Buchungsbestätigung Ihrer Ferienwohnung schreiben und anschließend direkt als E-Mail an Ihren Gast versenden oder Sie erstellen handschriftlich eine Buchungsbestätigung und scannen diese ein. Mit der Buchungsbestätigung können Sie auch direkt alle anderen wichtigen Dokumente mitschicken, denen der Gast zustimmen muss für den Aufenthalt in Ihrer Ferienwohnung wie beispielsweise die Hausordnung und der Mietvertrag.

Buchungsbestätigung Ferienwohnung Vorlage

Wir haben Ihnen eine Muster-Buchungsbestätigung zusammengestellt, die Sie ebenfalls per Anhang verschicken können. Andernfalls können Sie auch die Inhalte des Musters nutzen, um eine E-Mail zu erstellen.

Die Buchungsbestätigung ist für Ferienwohnungsinhaber ein wichtiger Bestandteil, um ein professionelles Business zu führen. Daher sollten Sie Ihre Hausordnung, den Mietvertrag und eine Vorlage für Ihre Buchungsbestätigung jederzeit zur Hand haben. 

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