Wer mit Liebe zum Detail eine Ferienwohnung oder ein Ferienhaus eingerichtet hat, warten mit Kribbeln im Bauch auf die ersten Gäste. Dabei sind nicht nur die Lage der Immobilie, die Ausstattung und die Anzeigenbeschreibung ausschlaggebend dafür, ob Sie sich mit Ihrer Ferienwohnung von der stetig wachsenden Konkurrenz abheben können. Auch Ihre Erreichbarkeit als Vermieter, die telefonische oder schriftliche Kommunikation mit möglichen Gästen und natürlich die Seriosität Ihres Angebots entscheiden darüber, ob Gäste wieder kommen.
Als Vermieter einer Ferienwohnung gehören somit nicht nur die Annahme von Buchungen, die Online-Vermarktung Ihrer Ferienwohnung und die Reinigung Ihrer Unterkunft, sondern auch die Bearbeitung von Anfragen Ihrer Gäste vor, während und nach deren Aufenthalt, zu Ihrem Alltag. Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang eine professionelle Buchungsbestätigung.
Aber wissen Sie auch, welche Bedeutung die Buchungsbestätigung für Sie und Ihre Gäste hat und was Sie was Sie bei einer Buchungsbestätigung Ferienwohnung unbedingt beachten müssen?
Wir haben in diesem Artikel ein paar nützliche Informationen für Sie zusammengestellt. Und damit die Verwaltung Ihrer Ferienwohnung oder Ihres Ferienhauses so einfach wie möglich ist, stellen wir Ihnen hier ebenfalls eine Buchungsbestätigungs Vorlage für Ihre Ferienwohnung zur Verfügung.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die in diesem Artikel und der Buchungsbestätigung Vorlage für Ihre Ferienwohnung enthaltenen Informationen lediglich allgemeiner Natur sind. Das bedeutet, dass Sie Ihre individuelle Lage stets mit einem fachkundigen Rechtsberater besprechen sollten.
Sie können das Formular zum Herunterladen des Fewo Buchungsbestaetigungs Muster nicht sehen? Klicken Sie hier.
Was ist eigentlich eine Buchungsbestätigung?
Wie der Name schon sagt, ist die Buchungsbestätigung ein Mittel einem Gast die Buchung einer Ferienwohnung oder eines Ferienhauses zu bestätigen. Damit schließt eine Buchungsbestätigung Ferienwohnung den Buchungsvertrag zwischen Vermieter und Gast ab und ist entsprechend mit einigen Rechten und Pflichten verbunden.
Eine Buchungsbestätigung macht den Beherbergungsvertrag verbindlich und verpflichtet beide Seiten des Vertrags zur Einhaltung der abgemachten Leistungen in Zusammenhang mit der gebuchten Ferienimmobilie. Andersherum heißt das aber auch, dass eine Buchung erst mit Versand beziehungsweise Erhalt einer Buchungsbestätigung Ferienwohnung rechtssicher ist. Daher sollten Sie keine Zeit verstreichen lassen bevor Sie Ihre Buchungsbestätigung verbindlich an Ihre Gäste senden.
Wie kommt ein Beherbergungsvertrag zustande?
Damit ein Beherbergungsvertrag zustande kommen kann, bedarf es einer Willenserklärung von beiden Seiten. Wer seine Ferienwohnung oder sein Ferienhaus lediglich anbietet und bewirbt, spricht noch längst keine Willenserklärung aus.
Entgegen weitverbreiteter Auffassung stellt das Anbieten der Ferienwohnung entweder auf der eigenen Webseite oder auf Buchungsportalen, wie Airbnb, FeWo-direkt oder Booking.com somit noch keine Willenserklärung des Vermieters dar. Die Willenserklärung muss nämlich jedes Mal an eine bestimmte Person geknüpft sein und kann nicht für die Allgemeinheit ausgesprochen werden.
Wenn ein Gast also Ihre Unterkunft buchen möchte, ist dies noch kein Vertragsabschluss. Es handelt sich hierbei erst einmal nur um eine Anfrage und um die Willenserklärung oder das Aussprechen eines Interesses des Gastes.
Damit rechtlich ein Beherbergungsvertrag zustande kommt, müssen Sie diese Anfrage nun annehmen und gleichzeitig auch Ihre Willenserklärung aussprechen. Somit kommt ein verbindlicher Beherbergungsvertrag zustande, wenn Sie eine Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung schreiben und diese mit Namen und Anschrift an einen Gast senden. Alternativ können Sie eine Buchungsbestätigung allerdings auch mündlich aussprechen. So bedarf es grundsätzlich keiner Schriftform, es sei denn beide Vertragspartner vereinbaren dies ausdrücklich miteinander.
Insbesondere aus Gründen der Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit empfiehlt es sich jedoch eine Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung in schriftlicher Form an Ihre zukünftigen Gäste zu senden. Zu diesem Zweck finden sich im Internet diverse Bestätigungsschreiben Vorlage kostenlos. Oder Sie nutzen im Rahmen eines Buchungssystems eine automatisierte Buchungsbestätigung Vorlage.
Buchungsbestätigung Ferienwohnung Muster
Da es sich bei der Buchungsbestätigung um Ihre persönliche Willenserklärung handelt, gibt es in puncto Form, Format oder Inhalt keine bestimmten Voraussetzungen.
Derweil Sie Ihren Gästen also grundsätzlich auch über das Telefon eine getätigte Buchung bestätigen können, geht es bei einer Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung vor allen Dingen darum einem Gast mitzuteilen, dass die Reservierung erfolgreich war und ein Beherbergungsvertrag zustande gekommen ist.
Trotzdem ist es ratsam die Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung in Schriftform zu versenden. So haben Sie in jedem Fall einen handfesten Beweis, dass Sie die Buchung tatsächlich bestätigt haben.
Je nach persönlichen Vorlieben können Sie die Buchungsbestätigung Ihrer Ferienwohnung schreiben und anschließend direkt als E-Mail an Ihren Gast versenden. Oder Sie erstellen handschriftlich eine Buchungsbestätigung, die als Dokument zusammen mit wichtigen Informationen zu Wohnung, Haus und Umgebung an Ihre Gäste gesendet wird. Dabei bietet es sich auch an den Mietvertrag für Ihre Ferienwohnung direkt mitzusenden. So hat der Gast alle wichtigen Dokumente für die Buchung beisammen, kennt alle geltenden Bedingungen und kann diese durch seine Unterschrift bestätigen.
Warum wird eine Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung benötigt?
Derweil Sie Ihr Ferienhaus oder Ihre Ferienwohnung vermieten, um einen Verdienst oder Nebenverdienst zu erwirtschaften oder vorhandene Räumlichkeiten effektiv zu nutzen, können Sie nicht wissen, wer Ihr Angebot in Anspruch nimmt. Ebenso wie bei Mietwohnungen oder Immobilien, die Dritten zur Verfügung gestellt werden, sichern Sie sich über einen detaillierten Mietvertrag ab. Gleiches gilt natürlich auch für den Gast oder Mieter.
Sollte also einmal etwas zu Bruch gehen, Einrichtung, Ausstattung oder Objekt zu Schaden kommen oder einer Ihrer Gäste verletzt sich während eines Aufenthaltes, sind Sie dank eines solchen Mietvertrags rechtlich abgesichert. Aber ab wann genau gilt dieser Vertrag und ab wann sind Sie als Vermieter auf der sicheren Seite?
Ein Beherbergungsvertrag tritt erst mit dem Erhalt einer Buchungsbestätigung Ihrer Ferienwohnung in Kraft. Und erst mit einem rechtsgültigen, schuldrechtlichen Vertrag verpflichten sich Gast und Vermieter zur Erbringung vereinbarter Leistung, Zahlung anfallender Gebühren und nicht zuletzt dem Bereitstellen der jeweiligen Immobilie.
Kurz gesagt, erst wenn Sie beispielsweise eine Formular der Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung geschrieben und versandt haben, ist die Vermietung Ihrer Ferienunterkunft rechtswirkend und keine der beiden Parteien kann ohne Weiteres von dem Mietvertrag zurücktreten. Aus diesem Grund wird unbedingt eine Buchungsbestätigung benötigt.
Wer derweil noch keine eigene Buchungsbestätigung verfasst hat oder neu im Geschäft ist, kann unsere Buchungsbestätigung Urlaubs Vorlage oder den Vordruck der Buchungsbestätigung für die Ferienwohnung nutzen.
Das sollte in einer Buchungsbestätigung Ferienwohnung enthalten sein:
- Zunächst sollten Sie Details zur Ferienwohnung nennen. Dazu gehören die Adresse und Name der Unterkunft, ggf. der Name des Vermieters oder Verwalters und detaillierte Kontaktinformationen, wie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
- Außerdem sollten Sie auch den Aufenthaltszeitraum festhalten. Zusätzlich empfiehlt es sich die Uhrzeiten für die Anreise und die Abreise, bzw. den Check-In und den Check-Out anzugeben.
- Halten Sie in der Buchungsbestätigung Ihrer Ferienwohnung auch noch einmal fest, für wie viele Gäste die Buchung getätigt wurde. Wenn Sie für Kinder und Erwachsene unterschiedliche Preise festgelegt haben, können Sie auch hier die jeweilige Anzahl aller gebuchten Gäste
- Wenn Ihre Ferienwohnung Haustiere erlaubt und Ihr Gast das Mitführen seines/ihres Haustiers mit Ihnen vereinbart hat, können Sie auch das noch einmal in der Buchungsbestätigung Ihrer Ferienwohnung Regelungen zum Mitbringen von Haustieren und worauf Ihre Gäste im Detail zu achten haben, sollten Sie zusätzlich in Ihrer Hausordnung aufführen. Diese können Sie einer Buchungsbestätigung der Ferienwohnung bei Wunsch beifügen. Des Weiteren lohnt es sich gerade bei tierfreundlichen Ferienunterkünften genau darauf einzugehen, welche Bereiche in Haus, Wohnung, Garten oder auch Umgebung der tierische Begleiter nutzen darf. Stellen Sie gegebenenfalls ein Hundekörbchen oder eine Decke und spezielle Handtücher zum Reinigen der Pfoten nach einem Ausflug bereit? Gibt es Wasser- und Futtertöpfe? Oder welche Gegenstände sollten vierbeinige Gäste am besten selbst mitbringen? Auch Informationen zu einer möglichen Leinenpflicht sind denkbar und schaffen bei Ihren Gästen einen Mehrwert.
- Geben Sie dem Gast eine genaue Auskunft über die Zusammensetzung des Mietpreises. Nennen Sie noch einmal den Preis pro Nacht, anfallende Reinigungskosten, mögliche Zusatzgebühren für vereinbarte Leistungen (z.B. für das Mitbringen von Haustieren, frühere Anreise oder spätere Abreise, etc.), die Summe der Anzahlung, sowie die Gesamtsumme.
- Sie können an dieser Stelle auch die Stornierungsbedingungen und -gebühren bestimmen oder diese alternativ im Mietvertrag auflisten. Oder Sie nutzen direkt unsere Buchungsbestätigung Vorlage für Ihre Ferienwohnung kostenlos.
Wann sollten Sie eine Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung versenden?
Haben Sie die ersten Anfragen für Ihre Ferienwohnung oder Ihr Ferienhaus erhalten? Wunderbar! Das sind fantastische Neuigkeiten! Dennoch können Sie bei Anfragen noch keine Buchungsbestätigung versenden. Erst wenn sich ein möglicher Urlauber fest dazu entscheidet Ihre Unterkunft für einen spezifischen Zeitraum zu mieten und eine entsprechende Willenserklärung macht, ist es Zeit für die Buchungsbestätigung.
Nun können Sie eine Vorlage Buchungsbestätigung nutzen und eine für Sie und Ihre Unterkunft passende Bestätigungsschreiben Vorlage kostenlos ausfüllen. Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen ein umfassendes Buchung Ferienwohnung Muster zur Verfügung, das Sie gemäß Ihrer Vorstellungen individuell anpassen können.
Obwohl hier ausreichend Raum für Kreativität und Individualität besteht, sollten Sie eine Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung nicht auf die leichte Schulter nehmen. Prüfen Sie ein Buchungsbestätigung Ferienwohnung Muster daher auf Haut und Nieren bevor Sie es an einen Gast senden! Passt das Format zu Ihrem Angebot? Sind alle wichtigen Informationen enthalten? Müssen gegebenenfalls weitere Punkte hinzugefügt werden?
Und bedenken Sie, dass im Gegensatz zu einer reinen Reservierung erst mit einer Buchungsbestätigung auch ein rechtswirkender Beherbergungsvertrag zustande kommt.
Buchungsbestätigung verbindlich versendet – und nun?
Sobald eine Buchungsbestätigung geschrieben und versandt ist, ist der Mietvertrag einer Ferienimmobilie für beide Seiten – Gast und Vermieter – verbindlich. Sowohl die gebuchten Gäste als auch der zuständige Vermieter müssen die vereinbarten Leistungen nun erbringen.
Das bedeutet für den Vermieter unter anderem, dass Ferienwohnung oder Ferienhaus für den angegebenen Zeitraum, im angebotenen Zustand, mit allen vereinbarten Leistungen und zum vorher festgelegten Preis für alle gebuchten Gäste zur Verfügung stehen müssen. Achten Sie daher noch bevor Sie die Buchungsbestätigung Ihrer Ferienwohnung schreiben genau darauf, dass Ihre Immobilien im gewünschten Zeitraum zur Verfügung steht und Sie alle angebotenen Leistungen erbringen können.
Auf der anderen Seite verpflichtet sich der Gast dazu den vereinbarten Mietpreis in angemessener Form zu begleichen und die Regeln der Hausordnung zu achten.
Eine Stornierung des Mietverhältnisses oder der Buchung ist lediglich dann möglich, wenn beide Seiten Ihr Einverständnis dazu geben. Für diesen Fall ist eine genaue Regelung von Stornierungen und möglichen Rückerstattungen in Vertrag und allgemeinen Geschäftsbedingungen von Vorteil. Unter Umständen können Sie Diskussionen und Missverständnisse so von vornherein vermeiden. In zahlreichen Buchungsportalen finden Sie unterdessen nicht nur ein Buchungsbestätigung Vorlage, sondern ebenfalls Hinweise zu Stornierungsbedingungen und AGB´s.
Achtung: Wer seine Ferienwohnung oder sein Ferienhaus über ein solches Buchungsportal anbietet und vermietet, stimmt im Allgemeinen den dort geltenden Bedingungen zu. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit diese im Vorfeld genau zu lesen.
Buchungsbestätigung bei Sofortbuchungen – das gilt es zu beachten!
Bei Buchungsportalen von Ferienwohnungen, wie Airbnb oder FeWo-direkt gibt es die Möglichkeit Sofortbuchungen zu aktivieren. Hier wird die Buchung von einem Gast automatisch für Sie bestätigt und meistens wird direkt eine Anzahlung vom Gast eingezogen.
Dennoch haben Sie stets die Wahl, wenn Sie Ihre Unterkunft auf diesen Portalen inserieren, ob Sie eine solche Funktion aktivieren möchten oder nicht. Sollten Sie diese aktiveren, hat das definitiv einige Vorteile für Sie. So müssen Sie sich beispielsweise nicht mehr selbst um die Beantwortung einer Anfrage kümmern oder eine Buchungsbestätigung der Ferienwohnung schreiben. Dennoch kann diese Buchungshilfe auch eine Herausforderung darstellen. Denn sobald eine Buchungsbestätigung versendet wurde, ist diese verbindlich und kann nur in Ausnahmefällen storniert werden. Achten Sie daher darauf, dass auch kurzfristige Buchungen für Sie händelbar sind oder konfigurieren Sie die entsprechende Funktion, sodass Sie auch bei wechselnden Gästen ausreichend Zeit für eine Endreinigung und weitere anfallende Arbeiten haben. Zudem sollten Sie sich auch über die Stornierungsbedingungen der jeweiligen Portale im Klaren sein.
Die Buchungsbestätigung Ferienwohnung ist ein wichtiger Bestandteil bei der Vermietung von Ferienwohnungen und Ferienhäusern. Daher sollte sie nicht außer Acht gelassen werden. Mit ihr kommen einige Rechte und Pflichten auf Vermieter aber auch auf Gäste zu. Doch nicht jeder kennt sich auf diesem Gebiet optimal aus. Nutzen Sie daher unsere kostenlose Buchungsbestätigung Vorlage und gehen Sie auf Nummer sicher!
