Faturação no Alojamento Local: Um Guia para Emitir Faturas

Existem vários documentos que partilha com os seus hóspedes ao longo das estadias, desde o documento para fazer o registo no SEF, o contrato de arrendamento ou até as regras da casa. E é claro, não podia ficar esquecida a faturação do alojamento local.

Como qualquer outro negócio, os alojamentos locais também têm que passar faturas quando os hóspedes lhes fazem um pagamento. Contudo, este tema não fica por aqui, ainda que de forma diferente, também as comissões que são pagas as plataformas de reserva estão sujeitas a serem declaradas.

Como já deve estar a imaginar existe uma série de detalhes a ter em conta em relação à faturação do seu alojamento local, que vamos explicar detalhadamente.

Se estiver a procura de um modelo de fatura gratuito que pode preencher e enviar aos seus hóspedes, basta descarregar o nosso modelo simplificada que contém todos os campo obrigatórios preparados para si:

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NOTA: Este template serve apenas como modelo de fatura para reservas de alojamento local e não foi legalmente verificado. A Lodgify não assume qualquer responsabilidade pelas informações fornecidas. Se tiver alguma dúvida sobre a faturação ou a contabilidade do seu negócio, contacte um contabilista profissional ou um advogado com experiência na área.

 

Faturação no alojamento local

Uma fatura é um documento usado para formalizar uma transação de compra e venda de bens ou serviços entre duas partes: o fornecedor (quem vende) e o cliente (quem compra). Por isto, as faturas são um elemento essencial na contabilidade e na gestão fiscal dos negócios, uma vez que documentam e detalham os termos da transação e servem como comprovativo de pagamento.

O primeiro a ter em conta no que toca à faturação do seu alojamento local é que sempre que há uma transação financeira, tem que ser emitida uma fatura.

Dito isto, como titular do alojamento local tem a responsabilidade de emitir uma fatura cada vez que lhe fazem um pagamento. É de notar que mesmo quando tem uma empresa que gere o seu alojamento local por si, é importante certificar-se que serviços a empresa em questão inclui, e se farão isto por si ou não.

Sendo esta uma exigência legal, a não emissão de faturas pode resultar em multas e comprometer a reputação do seu negócio, por isso é sempre importante consultar um contabilista certificado para verificar que não lhe escapa nada.

 

Regras da faturação do alojamento local

Explicamos-lhe agora por alto alguns detalhes que deve ter em atenção quando emite uma fatura no seu alojamento local:

• As faturas são sempre passadas aos utilizadores dos serviços, que neste caso são os hóspedes. Mesmo quando utilizam uma plataforma terceira para fazer a reserva, como o Airbnb ou a Booking.com, a fatura é em nome do hóspede (e não em nome da plataforma).
• O valor a faturar deve incluir o valor total do alojamento, isto inclui taxas, comissões de limpeza e quaisquer outros custos adicionais. A única coisa que não deve incluir na fatura, é a comissão que as plataformas de reserva cobram aos hóspedes (as que lhe cobram a si são incluídas na mesma).
• Se não estiver isento de IVA, tem que emitir a fatura com IVA à taxa reduzida (que é de 6% no território continental, 5% na Madeira e 4% nos Açores).
• O NIF do hóspede deve constar na fatura, mesmo que seja um hóspede estrangeiro deve identificá-lo, usando, por exemplo, o número do passaporte.
• As comissões que paga a plataformas terceiras também têm que ser comunicadas às finanças. Estas, geralmente, estão sujeitas a obrigações fiscais específicas porque são pagamentos efetuados a não residentes. Ainda que existam exceções, tem que fazer uma retenção na fonte a 25%.

Muita informação? Não se preocupe, continue a ler que explicamos tudo em detalhe.

 

Afinal, a quem deve emitir a fatura?

As faturas são sempre passadas aos utilizadores dos serviços, que neste caso são os hóspedes. Como dissemos, mesmo quando os hóspedes utilizam uma plataforma terceira para fazer a reserva, como o Airbnb ou a Booking.com, a fatura é em nome do hóspede, uma vez que as plataformas são apenas intermediárias.

Só existe uma exceção que é a de ser uma agência de viagens oficial a realizar a reserva, nesse caso passa a fatura à agência de viagens em questão.

Para os hóspedes portugueses basta utilizar o NIF deles para passar a fatura. No caso dos estrangeiros, que não possuem NIFs, podem usar os números de identificação, como o do passaporte, para identificar os clientes.

 

Como emitir faturas de alojamento local

Para emitir uma fatura, o primeiro passo é ter atividade aberta (algo que já deve ter feito quando abriu o seu alojamento local). As finanças do alojamento local são um tema complexo, é importante que não tente saltar passos porque pode acabar por cair numa grande embrulhada.

Com isto já estar tratado, tem várias opções. Pode aceder diretamente ao portal das finanças e proceder à emissão de uma fatura, mais a frente poderá ver os passos específicos de como fazer isto. Outra opção é usar um programa certificado para passar as suas faturas. Ou simplesmente usar um modelo já feito de uma fatura simplificada.

O valor da fatura do seu hóspede deve incluir o valor total do alojamento, isto inclui taxas e comissões de limpeza e quaisquer outros custos adicionais. Contudo, não deve incluir na fatura a comissão que as plataformas de reserva cobram aos hóspedes (ênfase: aos hóspedes, as comissões que as plataformas cobram aos hóspedes não são deduzidas da fatura, mas as que as plataformas lhe cobram a si são).

Ao emitir a fatura, é importante incluir todas as informações obrigatórias, como nome e NIF do prestador de serviços e do destinatário, descrição dos serviços prestados (também deve mencionar a quantidade), valor total, taxas aplicáveis e data de emissão.

 

Tipos de faturas para alojamento local

Como mencionamos antes, tem várias formas de passar faturas em Portugal, vejamos algumas delas:

• Usar um modelo já feito de uma fatura simplificada: Estes modelos são fáceis de usar uma vez que só tem que preencher com a informação estritamente necessária. Contudo só podem ser utilizados para transações de valores mais baixos (até 1.000 euros para clientes particulares e até 100 euros para empresas).
• Passar faturas através do Portal das Finanças: O portal online facilita a emissão de faturas diretamente pelo site, garantindo a conformidade com as normas fiscais, para além de que pode corrigir erros diretamente no portal caso necessite, e passar os respetivos recibos das faturas também.
• Adquirir um Programa de Faturação Certificado: A utilização de softwares certificados pela Autoridade Tributária garante que as faturas emitidas cumpram todos os requisitos legais e fiscais. Para além disso, este tipo de programas geralmente oferecem funcionalidades adicionais.

 

Como emitir faturas no portal das finanças

​​Para emitir faturas através do Portal das Finanças, pode seguir os passos abaixo:

1. Aceda ao Portal das Finanças, e faça login com o seu número de contribuinte (NIF) e a senha de acesso ou o código de acesso fornecido pela Autoridade Tributária.
2. Depois de se autenticar, procure o menu destinado à emissão de faturas. Pode aceder a este menu entrando em Todos os Serviços > Recibos Verdes.
3. Dentro da área de faturas, localize a opção para “Emitir Fatura”. Clique nesta opção para começar o processo de emissão.
4. Preencha os Dados da Fatura, alguns dados pedidos são: Data da prestação do serviço; Atividade do serviço (quando abriu atividade já escolheu o código adequado); NIF do hóspede (ou outra forma de identificação, no caso de ser estrangeiro); Descrição do serviço: “Prestação de serviços de alojamento mobilado para turistas, da data XX a data YY, no Alojamento Local ZZ, situado na morada:…”; Valor da reserva efetivamente cobrada aos hóspedes; Valor total da fatura (o que foi cobrado ao hóspede pela reserva); Taxa de IVA aplicável (se aplicável).
5. Revise todos os dados inseridos para garantir que estão corretos e submeta a fatura.
6. Após a emissão, a fatura será registada automaticamente no sistema da Autoridade Tributária. Não se esqueça de guardar uma cópia para os seus registos.
7. No próprio Portal das Finanças, poderá consultar as faturas emitidas, corrigir eventuais erros (emitindo uma nota de crédito, por exemplo), ou mesmo cancelar faturas, se necessário.

É importante lembrar que o Portal das Finanças oferece um sítio seguro para a gestão fiscal e emissão de documentos fiscais em conformidade com as normas tributárias portuguesas. É crucial que esteja familiarizado com as obrigações fiscais específicas para o tipo de fatura que está a emitir (fatura simplificada, fatura-recibo, etc.) e seguir os passos fornecidos pelo próprio portal.

 

Declaração das comissões das plataformas de reserva

Agora que já percebeu como fazer a faturação do seu alojamento local, deve se estar a perguntar como proceder com as comissões das plataformas de reserva, afinal como mencionamos antes, estas também têm que ser declaradas.

Antes de tudo, vejamos que comissões são estas.

Se já completou a sua primeira reserva sabe que as plataformas de reserva cobram taxas de serviços aos anfitriões. Por cada reserva que é feita através destas plataformas tem que pagar uma percentagem. Por exemplo, quando recebe reservas através do Airbnb, tem que pagar cerca de 3% de comissão do Airbnb. E o mesmo acontece com os restantes canais de reserva.

Até aqui está tudo bem… mas como entra este pagamento nas suas contas? Passamos a explicar.

 

Como declarar as comissões

Como já vimos, de forma às empresas declararem os pagamentos corretamente, é necessário emitir faturas, o que as leva ao pagamento dos respetivos impostos.

No caso das plataformas de reserva que têm residências fiscais fora de Portugal, como é o caso do Airbnb, Booking.com e Vrbo, os pagamentos efetuados a estas empresas são declarados de forma ligeiramente diferente.

A primeira coisa a saber é que deve entregar o Modelo 30 junto às finanças de forma a declarar que pagou estas comissões.

Para além disto, como a maioria das plataformas de reserva são entidades não residentes em Portugal, a obrigação de pagar os impostos sobre as comissões cai sobre si, uma vez que é o residente em território nacional. Isto significa que a responsabilidade de efetuar a retenção na fonte do IRC devido recai normalmente sobre si, o anfitrião.

 

Retenção na fonte no alojamento local

Existem diversos impostos a pagar no decorrer das opressões do seu alojamento local. A retenção na fonte é um deles.

No caso das comissões cobradas pelas plataformas de reserva, está obrigado a fazer a retenção na fonte de 25%. Estes valores retidos devem ser pagos ao Estado até ao dia 20 do mês seguinte ao que foram deduzidos.

Contudo, exatamente porque estas plataformas de reserva tem residência fiscal fora de Portugal, existe a possibilidade de ficar isento de fazer retenção na fonte. Esta isenção é o resultado de um acordo de eliminação de dupla tributação que existe entre Portugal e certos países. Para poder ficar isento de fazer a retenção na fonte deve apresentar o Modelo 21 RFI.

 

Conclusão

Emitir corretamente as suas faturas é essencial para a gestão eficaz do seu negócio de alojamento local. Cumprir com as obrigações fiscais não só evita multas pesadas como também melhora a transparência e a confiança com os seus hóspedes.

Sabemos que o funcionamento da faturação do alojamento local é um tema complexo, por isso estamos aqui para ajudar. Faça as pausas que precisa ao confiar num bom software de gestão de alojamento local, que lhe permite poupar horas a fio em tarefas repetitivas e organizar a contabilidade do seu alojamento de forma automática.

Ainda não descarregou o modelo de fatura para enviar aos seus hóspedes? Transfira agora gratuitamente o nosso modelo simplificado:

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