Gestire una casa vacanze a distanza significa che la casa si può trovare a qualche ora di macchina, in un’altra regione o addirittura in un altro paese.
Gestire una casa vacanze a distanza o qualsiasi struttura extralberghiera può essere una scelta motivata da diverse ragioni. Forse hai investito in una casa vacanze lontana dalla tua residenza, vorresti viaggiare di più diventando nomade digitale o hai calcolato la redditività di una casa vacanze come una valida fonte di reddito secondaria. Fino a pochi anni fa, gestire una casa vacanze o un B&B a distanza sembrava un’utopia, ma oggi non è più così.
Grazie ai gestionali PMS, la maggior parte dei processi di gestione a distanza di una casa vacanza può essere automatizzata. Inoltre, è diventato più sicuro affidarsi ad agenzie o property manager o trovare un team di pulizie professionali anche al di fuori delle grandi città.
Se stai pensando a come gestire una casa vacanze a distanza, ti lasciamo qui alcuni consigli utili. Non dimenticare di compilare un buon business plan per valutare se la gestione a distanza di una casa vacanze, un B&B o un Airbnb sia la scelta giusta per te!
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Come si gestisce una casa vacanze da remoto?
Indipendentemente da dove ti trovi geograficamente, dovrai garantire che le esigenze dei tuoi ospiti siano sempre soddisfatte, offrendo loro un’esperienza a 5 stelle e mantenere alta la tua reputazione sui portali di prenotazione online.
Con la rapida crescita dell’industria delle case vacanze, sono emerse nuove tecnologie e piattaforme online che consentono ai proprietari di case di prendere il pieno controllo della loro attività. Questi strumenti permettono di gestire una casa vacanze in modo efficiente anche senza essere fisicamente presenti, permettendo anche di ridurre il carico di lavoro.
Ecco alcuni consigli per gestire a distanza una casa vacanze:
1. Utilizza un software per la gestione di case vacanze
Gestire una casa vacanze a distanza può essere una sfida impegnativa. Tuttavia, l’automazione può aiutarti a tenere sotto controllo il business anche quando sei lontano. Sul mercato esistono diversi gestionali PMS, ma non tutti offrono le funzionalità necessarie.
Con un buon PMS come quello di Lodgify, potrai gestire ogni aspetto della tua casa vacanze da remoto. Le funzionalità più importanti per la gestione a distanza di un B&B, CAV o struttura extralberghiera includono:
- Comunicazione con gli ospiti da una casella di posta unificata;
- Calendari sincronizzati in tempo reale;
- Check-in automatico;
- Invio delle schedine alloggiati web e dati ISTAT;
- Contabilità;
- Impostazione delle tariffe dinamiche.
Avere tutto sotto controllo e mantenere i calendari delle prenotazioni dei diversi canali sempre sincronizzati in tempo reale è il primo passo fondamentale per gestire una casa vacanze a distanza.
2. Check-in e check-out automatizzato
Il check-in e il check-out automatizzati nelle case vacanze sono concetti in uso da tempo, adottati da molti proprietari, anche quelli che vivono vicino alla loro proprietà. Potrai così decidere se, scegliere la strada tradizionale e assumere il personale per i check-in o decidere che non è necessario salutare personalmente gli ospiti all’arrivo e alla partenza, il che può essere un grande vantaggio, specialmente se gli ospiti arrivano tardi o hanno un ritardo.
Sistemi integrati in Lodgify come ad esempio, Vikey o CheckIn ti permettono di farlo in modo semplice e veloce.
Ci sono diversi modi sicuri per permettere ai tuoi ospiti di fare il check-in autonomamente:
- Serrature WIFI
- Lockbox
- Serrature elettroniche
- Serrature intelligenti
Se preferisci un sistema più tradizionale, puoi organizzare la consegna delle chiavi indicando agli ospiti un posto sicuro vicino alla proprietà dove possono ritirarle o affidarti ad un property manager o agenzia.
Automatizzare il check-in e il check-out ti permette di semplificare una parte grande del gestire una casa vacanze a distanza, ovvero la burocrazia del registrare gli ospiti inviando i dati ad Alloggiati Web e la comunicazione ISTAT e permettendo orari di check-in più flessibili per i tuoi ospiti.
3. Sistemi di domotica
Il mercato odierno offre ai proprietari di immobili in affitto infinite possibilità di gestire a distanza la casa vacanza e quindi l’attività senza dover essere presenti. Simile al check-in automatico, è possibile installare sistemi di automazione domestica dove sarai in grado di monitorare e controllare l’aria condizionata, il termostato, l’illuminazione ecc.
Per quanto riguarda il controllo del rumore nella tua proprietà, puoi scegliere sistemi come Minut che possono informarti se gli ospiti stanno facendo una festa. In caso di rumore eccessivo, riceverai un avviso sul cellulare e potrai intervenire immediatamente, evitando qualsiasi problema con i vicini.
I tuoi nuovi ospiti riceveranno un piacevole benvenuto in una casa già sapientemente illuminata e riscaldata o climatizzata. Inoltre, puoi anche assicurarti che tutto venga spento dopo la partenza degli ospiti ed evitare di pagare bollette eccessive di elettricità e riscaldamento.
Sia che tu voglia risparmiare energia o che tu voglia creare un’atmosfera piacevole per accogliere gli ospiti, la domotica si rivela estremamente utile.
4. Proteggi la casa
La sicurezza è estremamente importante, soprattutto quando devi gestire casa vacanza a distanza. Visto che la casa potrebbe rimanere vuota, tra un soggiorno e l’altro, durante queste pause vi sono misure di sicurezza che devono essere messe in atto, soprattutto nel 2024 con l’entrata in vigore delle norme legate al Codice CIN.
Oltre gli estintori e rilevatori di gas e monossido di carbonio obbligatori, ci sono alcuni sistemi di sicurezza chiave tra cui installare delle telecamere di sorveglianza all’ingresso della casa vacanze, i sensori di movimento e gli allarmi antifurto. Molti di questi sistemi possono essere collegati al cellulare o computer. Se scatta un allarme, riceverai immediatamente una notifica sullo smartphone e potrai controllare la telecamera in diretta.
Tuttavia, alcuni ospiti potrebbero non amare una telecamera di sorveglianza e nutrire preoccupazioni per la privacy e la protezione dei dati. Assicurati di informare in anticipo i tuoi ospiti che nella casa ci sono dei sistemi di sicurezza in atto.
Dato che non sei sul posto per incontrare personalmente i tuoi ospiti, puoi sempre controllare gli ospiti durante il processo di prenotazione. Cerca di conoscerli prima di accettare la prenotazione e da’ loro l’indirizzo esatto solo quando la prenotazione è stata completata e hai ricevuto il pagamento. Dopo tutto, siamo sicuri che vorrai evitare ospiti fastidiosi, specialmente quando non sei in zona.
5. Cerca fornitori di servizi di qualità
Per gestire una casa vacanze a distanza in modo efficiente, è fondamentale trovare fornitori di servizi di qualità. Fai una ricerca nella zona in cui si trova il tuo appartamento o casa in affitto e prendi contatti con la manutenzione locale, inclusi idraulici, elettricisti e tuttofare.
Spiega loro la tua situazione: hai una casa in affitto ma non vivi nelle vicinanze. Chiedi se possono essere il tuo punto di contatto in caso di emergenza quando gli ospiti sono nella proprietà. In questo modo, saranno presenti e pronti a intervenire per riparare eventuali problemi, come una perdita, un allagamento o un’interruzione di corrente.
Stabilire un rapporto di fiducia con fornitori locali ti garantirà che la tua proprietà sia sempre in buone mani, assicurando una gestione senza stress e un servizio tempestivo per i tuoi ospiti.
6. Lavora con un’impresa di pulizie o professionisti di pulizie che conoscono il settore
Per gestire una casa vacanze a distanza con successo, è essenziale collaborare con un’impresa di pulizie o professionisti del settore che conoscono le esigenze specifiche delle case vacanze e strutture extralberghiere. Trova un’azienda o dei professionisti che abbiano esperienza nel settore dell’ospitalità e che comprendano l’importanza di mantenere alti standard di pulizia per garantire un’esperienza eccellente ai tuoi ospiti (evitando recensioni negative).
Assicurati che il team di pulizie sia affidabile e disponibile a lavorare con flessibilità, in modo da poter gestire le pulizie tra una prenotazione e l’altra senza problemi. La pulizia impeccabile è un aspetto fondamentale per ottenere recensioni positive e mantenere alta la reputazione della tua proprietà.
Potrai collaborare e tenere sotto controllo prodotti da acquistare, creare checklist e comunicare con il personale con l’app di Lodgify per i gestori. Collaborare con professionisti esperti ti permetterà di offrire un ambiente pulito e accogliente agli ospiti, facilitando la gestione della tua casa vacanze a distanza.
7. Potresti affidarti ad un’agenzia o property manager
Una delle pratiche più comuni per gestire una casa vacanze a distanza è affidarsi a gestore o property manager che la gestisca al posto tuo. Questa opzione tende a essere la più popolare e conveniente, con diverse possibilità offerte da molte aziende di servizi.
Alcuni gestori di proprietà si occupano anche della pulizia e del reperimento dei servizi necessari, o fungono da contatto di emergenza per gli ospiti durante il soggiorno. Un manager può anche essere presente per il check-in e il check-out. Alcune società offrono anche un servizio di concierge.
A seconda del property manager o dell’azienda interessati, il costo di un gestore può arrivare a incidere anche fino al 10-20% per ogni prenotazione, a volte anche di più. Tu potrai ancora occuparti del marketing e delle prenotazioni, il manager si occuperà di tutto ciò che riguarda gli ospiti e la proprietà stessa.
L’obiettivo comune tra te e il property manager sarà lo stesso: avere successo nel property management ed essere in grado di gestire in modo efficace aumentando ii ricavi.
8. Cura il marketing e il posizionamento della tua casa vacanze
Il lato positivo del gestire una casa vacanze a distanza è che il marketing e posizionamento nel mercato non richiedono nessuna presenza fisica sul posto (se non per scattare delle ottime foto e arredarla, ma anche per questi servizi puoi sempre affidarti a professionisti!).
Ci sono molti modi per pubblicizzare la tua casa o appartamento: avere un sito web ottimizzato per SEO, fare annunci sulle OTA, scrivere un blog, campagne email e social media. Anche se ci sono diverse opzioni, è importante dedicare del tempo a ognuna di esse per assicurarsi che il tuo affitto abbia un’alta visibilità. E come sempre, se pensi che tutto questo sia troppo per te, delega il lavoro a professionisti.
Ecco alcune idee di marketing per migliorare il posizionamento della tua casa vacanze:
- Sito web ottimizzato SEO: assicurati che il tuo sito web sia ottimizzato per i motori di ricerca, utilizzando keyword rilevanti (ad esempio, sei qui perché stavi cercando “come gestire una casa vacanza a distanza”, “gestire B&B a distanza” e “gestire Airbnb a distanza”).
- Annunci sulle OTA: pubblica la tua proprietà su piattaforme di prenotazione online come Airbnb, Booking.com e Vrbo.
- Blog: scrivi articoli sul tuo blog riguardanti la tua casa vacanze, le attrazioni locali e consigli per i viaggiatori.
- Campagne email: invia newsletter periodiche agli ospiti passati e potenziali per mantenere alto l’interesse. Puoi raccogliere le email al check-in, ricorda di chiedere sempre il consenso secondo il GDPR!
- Social media: utilizza piattaforme come Facebook, Instagram e Twitter per condividere foto, offerte speciali e aggiornamenti.
- Influencer marketing: puoi invitare persone rilevanti o travel blogger nella tua struttura e collaborare con loro per scattare e pubblicare delle foto durant eil loro soggiorno nella tua struttura, dandoti visibilità.
Se hai deciso di investire e gestire a distanza una struttura in una destinazione turistica nota, il marketing costante è un must assoluto per assicurarti un alto tasso di occupazione tutto l’anno.
9. Tieni aggiornati il sito e gli annunci
Oltre a gestire la tua presenza online e a commercializzare il tuo alloggio, è importante offrire informazioni aggiornate sia sul tuo sito web che sugli annunci. Assicurati di mantenere aggiornate le foto sul tuo sito web e sugli annunci, e rispondi prontamente a tutti i messaggi e le recensioni dei tuoi ospiti.
Concentrarti su ciò che è più importante nella gestione da remoto della tua attività di affitto a breve termine è fondamentale, e tenere tutte le informazioni sempre aggiornate è uno di questi aspetti cruciali!
Mantenere il contenuto fresco e rispondere rapidamente può richiedere molto tempo, ma l’uso di un software all-in-one per case vacanze può semplificare notevolmente questo processo. Con un buon software gestionale, puoi automatizzare molte attività, come la gestione delle foto, le risposte ai messaggi dei tuoi ospiti con risposte automatiche e personalizzate e la sincronizzazione delle disponibilità sui vari canali di prenotazione.
Assicurarti che le informazioni siano sempre aggiornate e accurate è fondamentale per gestire una casa vacanze a distanza in modo efficiente e per garantire una buona esperienza agli ospiti.
10. Fornisci un libro di benvenuto
Dato che non sarai presente al check-in, puoi comunque dare ai tuoi ospiti un benvenuto personale fornendo un libro di benvenuto. Puoi davvero fare una buona impressione sui tuoi ospiti mettendoci un po’ di impegno e creatività.
Ecco alcune cose da includere nel tuo libro di benvenuto:
- Attività nella zona: Bei sentieri, spiagge speciali, punti panoramici, piste ciclabili, punti di interesse, ecc.
- Raccomandazioni per ristoranti e caffè: Consigli su dove mangiare e bere.
- Informazioni utili nel quartiere: Parcheggi, bancomat, supermercati, farmacie.
- Informazioni sui trasporti pubblici: Come muoversi nella zona utilizzando i mezzi pubblici.
Fornire i giusti servizi ai tuoi ospiti dal primo momento in cui entrano nella tua casa vacanza può davvero fare la differenza e migliorare il tasso di ritorno degli ospiti. Un libro di benvenuto ben curato non solo mostra attenzione ai dettagli, ma offre anche un’esperienza più confortevole e informata ai tuoi ospiti.
11. Cura la comunicazione con i tuoi ospiti
Comunica con i tuoi ospiti prima, durante e dopo il soggiorno. Fa’ loro sapere che, anche se non vivi in zona, possono mettersi in contatto con te se hanno problemi o non sono soddisfatti.
Ecco alcuni suggerimenti per una comunicazione efficace:
- Prima del soggiorno: Invia un messaggio di benvenuto con tutte le informazioni necessarie per il check-in e dettagli sulla casa vacanze.
- Durante il soggiorno: Resta disponibile per rispondere a eventuali domande o risolvere problemi. Un messaggio di controllo a metà soggiorno può fare una grande differenza.
- Dopo il soggiorno: Chiedi un feedback e ringraziali per aver scelto la tua proprietà. Questo non solo dimostra attenzione, ma può anche portare a recensioni positive.
Inoltre, non dimenticare di fornire loro un contatto di emergenza durante il soggiorno, che sia un amico fidato o il manager della proprietà. Se sei tu il punto di contatto d’emergenza, informa gli ospiti che possono contattarti per qualsiasi necessità urgente.
Assicurarsi che la comunicazione sia facile e ci sia sempre un contatto disponibile, in questo modo ti assicuri che gestire una casa vacanze a distanza dia comunque ai tuoi ospiti un’ottima esperienza durante la loro permanenza.
3 motivi validi per gestire una casa vacanze a distanza
Gestire una casa vacanze a distanza può sembrare una sfida, ma offre diversi vantaggi che la rendono un’opzione attraente per molti proprietari. Ecco tre motivi validi per considerare la gestione da remoto della tua proprietà:
- Flessibilità e libertà personale
Gestire una casa vacanze da remoto ti permette di vivere e lavorare ovunque desideri. Che tu voglia viaggiare o semplicemente non vivere nelle vicinanze della tua proprietà, la gestione da remoto ti offre una maggiore flessibilità e libertà personale. - Automazione e tecnologia
La tecnologia moderna consente di automatizzare molti aspetti della gestione delle case vacanze. Con l’uso di software gestionali (PMS), serrature elettroniche e servizi di concierge digitale, puoi monitorare e gestire la tua proprietà in modo efficiente senza essere presente fisicamente. - Maggiore sicurezza e controllo
Con i sistemi di domotica e videosorveglianza, puoi monitorare la tua proprietà in tempo reale e garantire la sicurezza degli ospiti. Inoltre, puoi ricevere notifiche immediate in caso di problemi, permettendoti di intervenire prontamente.
Gestire una casa vacanze a distanza offre numerosi vantaggi, dalla flessibilità personale all’uso di tecnologie avanzate. Considera questi motivi e valuta se la gestione da remoto sia la soluzione giusta per te.
In conclusione ricorda che:
All’inizio, gestire una casa vacanze a distanza può sembrare una grande sfida, ma con i giusti strumenti e strategie, diventa non solo gestibile, ma anche vantaggiosa. Non è necessario essere fisicamente presenti per garantire un’esperienza positiva ai tuoi ospiti. Molti proprietari di case vacanza in tutto il mondo gestiscono con successo le loro proprietà da lontano.
Se la posizione esatta della tua casa vacanze non è un fattore cruciale, considera di investire in aree strategiche che offrono maggiori ritorni. Le località popolari tra i viaggiatori possono migliorare la redditività e l’occupazione della tua proprietà.
L’uso di tecnologie moderne come il check-in automatico, i sistemi di domotica e i software di gestione PMS semplifica notevolmente la gestione di un B&B a distanza, di un Airbnb a distanza o di qualsiasi struttura extralberghiera. Questi strumenti non solo riducono il carico di lavoro, ma rendono la tua casa vacanze più attraente, moderna e sicura.
Con l’implementazione delle giuste soluzioni e una pianificazione efficace, gestire un Airbnb a distanza o gestire un B&B a distanza può diventare un processo fluido e redditizio. La tua casa vacanze può emergere con successo nel mercato, offrendo un’esperienza eccezionale agli ospiti, anche senza la tua presenza fisica.
In definitiva, la gestione da remoto non è solo possibile, ma può anche rivelarsi più semplice e vantaggiosa di quanto tu possa immaginare. Con gli strumenti e le strategie giuste, puoi ottimizzare la tua attività e ottenere risultati eccellenti, ovunque tu ti trovi.
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