Gestire una casa vacanze a distanza significa che la casa si può trovare a qualche ora di macchina, in un’altra regione o addirittura in un altro paese.
La gestione degli affitti a distanza non si limita solo all’ubicazione. I proprietari che vivono vicino alla loro proprietà in affitto potrebbero anche non essere in grado di dedicarsi all’attività a tempo pieno o di muoversi spesso.
Molti proprietari di case vacanze scelgono di acquistare e gestire una proprietà a distanza. Questa opzione è adatta a tutti i padroni di casa: quelli che desiderano investire in una zona dove c’è un’alta domanda di turismo, quelli che vogliono pubblicizzare la loro proprietà ai viaggiatori internazionali o quelli che possiedono una casa per le vacanze all’estero e desiderano affittarla quando non la usano.
Circa 10 anni fa, il telelavoro poteva sembrare un sogno, ma sta diventando sempre di più un modo di vivere. Per quanto non ai livelli degli Stati Uniti, dove il numero di persone che lavorano a distanza è aumentato del 44% negli ultimi cinque anni (grazie, se così si può dire, alla pandemia), anche in Italia il telelavoro sta lentamente ma sicuramente prendendo piede.
Ma lavorare da casa presenta sempre nuove sfide per i proprietari di case vacanze e gli amministratori di proprietà. Che tu sia un proprietario e/o gestore di immobili urbani o per le vacanze, non puoi non essere interessato a questo nuovo sviluppo del mercato turistico.
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Come si gestisce una casa vacanze da remoto?
Ovunque tu ti trovi geograficamente, dovrai comunque assicurarti di soddisfare tutte le esigenze dei tuoi ospiti e offrire loro un’esperienza a 5 stelle. Con la rapida crescita dell’industria delle case vacanze, sono emerse nuove tecnologie e piattaforme online che aiutano i proprietari di case a prendere il pieno controllo della loro attività. Questi strumenti permettono ai proprietari di gestire la casa vacanza in modo efficiente anche senza essere fisicamente presenti. Spesso, inoltre, permettono di ridurre il carico di lavoro.
Vediamo alcuni consigli per gestire a distanza una casa vacanze:
1. Crea un piano lockdown
Anche se questo potrebbe sembrarti troppo catastrofico, non si è mai troppo preparati. Con un piano di emergenza in caso di lockdown o di evenienza simile, sarai in grado di rispondere rapidamente ed efficacemente ai vari livelli di gravità e mettere a punto delle azioni correttive al tuo lavoro.
Fa’ un elenco delle tue priorità e includi un breve schema di ciò che intendi raggiungere. Tra gli obiettivi durante una crisi potrebbero esserci:
- Ridurre la diffusione dell’infezione tra il personale e gli ospiti
- Minimizzare gli effetti sull’attività
- Mantenere le attività aziendali
- Mantenere un gestione calma e controllata, senza panico
- Comunicare in modo trasparente con lo staff e gli ospiti
Puoi anche stabilire delle aspettative chiare decidendo come sarà strutturato il tuo team remoto, così come la selezione dei responsabili delle decisioni. Questo passo è importante perché ti aiuterà a decidere come e quando attivare il piano e le azioni da intraprendere.
Più documentazione hai, più facile sarà attivare il piano quando sarai costretto a lavorare da remoto.
2. Prendi un software per la gestione di case vacanze
Gestire casa vacanza a distanza può essere una bella sfida. Tuttavia l’automazione può permetterti di tenere il business sotto controllo anche se se lontano.
Con un software per le case vacanze come Lodgify, sarai in grado di monitorare e gestire le operazioni, pur continuando a ricevere prenotazioni.
3. Check-in e check-out automatizzato
Il check-in e il check-out automatizzati nelle case vacanze sono concetti che esistono da un po’ di tempo; si tratta di un processo già adottato da molti padroni di casa, anche da quelli che vivono vicino alla loro proprietà. La semplicità che ne deriva è che non devi per forza salutare i tuoi ospiti all’arrivo e alla partenza, e può essere un grande vantaggio, specialmente se gli ospiti arrivano tardi o hanno un ritardo.
Ci sono diversi modi sicuri per permettere ai tuoi ospiti di fare il check-in da soli: Serrature WIFI, lockbox, serrature elettroniche, serrature intelligenti. Se preferisci attenerti al sistema tradizionale, puoi effettuare la consegna delle chiavi segnalando ai tuoi ospiti un posto sicuro, vicino alla proprietà, dove tieni le chiavi. Può trattarsi di un negozio o di un bar vicino, ma puoi anche affidare ai vicini o a degli amici la chiave della casa in affitto.
4. Sistemi di domotica
Il mercato odierno offre ai proprietari di immobili in affitto infinite possibilità di gestire a distanza la casa vacanza e quindi l’attività senza dover essere presenti. Simile al check-in automatico, è possibile installare sistemi di automazione domestica dove sarai in grado di monitorare e controllare l’aria condizionata, il termostato, l’illuminazione ecc.
Per quanto riguarda il controllo del rumore nella tua proprietà, negli Stati Uniti sono già comuni applicazioni come NoiseAware o Party Squasher che possono informarti se gli ospiti stanno facendo una festa. In caso di rumore eccessivo, riceverai un avviso sul cellulare e potrai intervenire immediatamente, evitando qualsiasi problema con i vicini. Da noi ci vorrà ancora un po’ di tempo per averle (la privacy ha la sua importanza, comunque: gli ospiti potrebbero non gradire di essere “monitorati”), ma arriveranno presto.
I tuoi nuovi ospiti riceveranno un piacevole benvenuto in una casa già sapientemente illuminata e riscaldata o climatizzata. Inoltre, puoi anche assicurarti che tutto venga spento dopo la partenza degli ospiti ed evitare di pagare bollette eccessive di elettricità e riscaldamento.
Sia che tu voglia risparmiare energia o che tu voglia creare un’atmosfera piacevole per accogliere gli ospiti, la domotica si rivela estremamente utile.
5. Proteggi la casa
La sicurezza è estremamente importante, soprattutto quando devi gestire casa vacanza a distanza. Visto che la casa potrebbe rimanere vuota, tra un soggiorno e l’altro, durante queste pause vi sono misure di sicurezza che devono essere messe in atto.
Alcuni sistemi di sicurezza chiave sono le telecamere di sorveglianza, i sensori di movimento e gli allarmi antifurto. Molti di questi sistemi possono essere collegati al cellulare o computer. Se scatta un allarme, riceverai immediatamente una notifica sullo smartphone e potrai controllare le telecamere in diretta.
Tuttavia, alcuni ospiti potrebbero non amare una telecamera di sorveglianza e nutrire preoccupazioni per la privacy e la protezione dei dati. Assicurati di informare in anticipo i tuoi ospiti che nella casa ci sono dei sistemi di sicurezza in atto. Potrebbero gradirlo, e molto. Ma anche no…
Dato che non sei sul posto per incontrare personalmente i tuoi ospiti, puoi sempre controllare gli ospiti durante il processo di prenotazione. Cerca di conoscerli prima di accettare la prenotazione e da’ loro l’indirizzo esatto solo quando la prenotazione è stata completata e hai ricevuto il pagamento. Dopo tutto, siamo sicuri che vorrai evitare ospiti fastidiosi, specialmente quando non sei in zona.
6. Cerca fornitori di servizi di qualità
Fai qualche ricerca nella zona in cui si trova il tuo appartamento o casa in affitto e prendi contatti con la manutenzione locale: un idraulico, un elettricista o un tuttofare.
Spiega loro la tua situazione, che hai una casa in affitto ma non vivi nelle vicinanze, e chiedi loro se possono essere il tuo punto di contatto se dovesse succedere qualcosa quando gli ospiti sono nella proprietà. In questo modo, saranno presenti e in grado di riparare qualcosa in caso di emergenza (una perdita, un allagamento, un’interruzione di corrente, ecc.).
7. Trova una domestica o un’impresa di pulizia affidabile
Oltre agli appaltatori, è molto importante, soprattutto nei periodi post COVID, assumere un servizio di pulizia professionale che gestisca i compiti di routine come la disinfezione e la pulizia e la gestione del ricambio degli ospiti.
Niente è più importante del ritrarre le tue proprietà nel miglior modo possibile e questo inizia con l’avere una casa pulita. Il denaro che investirai in una buona pulizia della casa sarà uno dei tuoi migliori investimenti nell’attività delle case vacanze. Le recensioni negative a causa una proprietà mal tenuta e sporca sono incredibilmente difficili da superare.
Inoltre, un servizio di pulizia si assicurerà che anche i luoghi spesso trascurati e difficili da raggiungere siano puliti, per garantire una casa vacanza immacolata. Puoi anche fornire loro un elenco di controllo personalizzato per la pulizia della casa vacanze e assicurarti che rispettino i protocolli di pulizia.
8. Prendi in considerazione un gestore
Una delle pratiche più comuni per gestire una casa vacanze a distanza è avere un manager che la gestisca al posto tuo. Questa tende ad essere l’opzione più popolare e conveniente. Vi sono diverse possibilità offerte da moltissime aziende di servizi. Alcuni gestori di proprietà si occupano anche della pulizia e del reperimento dei servizi necessari, o fungono da contatto di emergenza per gli ospiti durante il soggiorno. Un manager può anche essere presente per il check-in e il check-out. Alcune società offrono anche un servizio di concierge.
A seconda del manager o dell’azienda interessati, il costo di un gestore può arrivare a incidere anche fino al 10-20% per ogni prenotazione, a volte anche di più. Tu potrai ancora occuparti del marketing e delle prenotazioni, il manager si occuperà di tutto ciò che riguarda gli ospiti e la proprietà stessa.
9. Pensa al concierge digitale
Come accennato prima parlando dei servizi di domotica, anche il concierge digitale può fare un gran comodo per la gestione di una casa vacanze a distanza. Si tratta in buona parte di servizi forniti da startup innovative che, in Italia, stanno sfondando sul mercato proprio in questo periodo di pandemia.
Dalla chiave digitale posta all’interno della casa, in grado di permettere al proprietario di sbloccare le porte e aprire agli ospiti, al servizio di check-in e check-out automatizzati presso strutture videosorvegliate dislocate strategicamente nelle grandi città, il concierge digitale la sta ormai facendo da padrone soprattutto in quelle realtà dove spostarsi da un punto all’altro non è così veloce né così comodo per motivi di distanza o di traffico.
Ecco perché il servizio di concierge digitale (è anche un servizio digitale per airbnb host) è un escamotage che può essere interessante anche per gestire a distanza una casa vacanze. Considera che anche la nota piattaforma OTA consiglia l’utilizzo di airbnb concierge app: se la consigliano loro, vuol dire che vale la pena. Perciò, da’ un’occhiata a questo articolo per avere alcune dritte sui sistemi più noti e più affidabili di concierge digitale.
10. Commercializza la tua proprietà
Il lato positivo del gestire casa vacanze a distanza è che non devi cambiare nulla quando si tratta di commercializzarla. Ci sono molti modi per pubblicizzare la tua casa o appartamento: avere un sito web ottimizzato SEO, fare annunci sulle OTA, scrivere un blog, campagne email, social media, ecc. Anche se ci sono diverse opzioni, è importante dedicare del tempo a ognuna di esse per assicurarsi che il tuo affitto abbia un’alta visibilità.
Se hai deciso di investire in una locazione presso una destinazione turistica nota, il marketing costante è un must assoluto per assicurarti un alto tasso di occupazione tutto l’anno.
11. Tieni aggiornati il sito e gli annunci
Oltre a gestire la tua presenza online e a commercializzare il tuo affitto, è importante offrire informazioni aggiornate sia sul tuo sito web che sugli annunci. Assicurati di mantenere aggiornate le foto del tuo sito web e dell’annuncio e rispondi a tutti i messaggi e le recensioni dei tuoi ospiti. Questi compiti possono richiedere molto tempo senza l’uso di un software all-in-one per case vacanze.
Il piano Ultimate di Lodgify, che parte da 45 dollari, include la comunicazione con gli ospiti e la gestione delle attività per automatizzare tutti questi compiti. In questo modo puoi concentrarti su ciò che è più importante nella gestione da remoto della tua attività di affitto a breve termine.
12. Fornisci un libro di benvenuto
Dato che non sarai presente al check-in, puoi comunque dare ai tuoi ospiti un benvenuto personale fornendo un libro di benvenuto. Puoi davvero fare una buona impressione sui tuoi ospiti mettendoci un po’ di impegno e creatività.
Ecco alcune cose da includere:
- Attività nella zona (bei sentieri, spiagge speciali, punti di vista, piste ciclabili, punti di interesse, ecc.)
- Raccomandazioni per ristoranti e caffè
- Informazioni utili nel quartiere (parcheggi, bancomat, supermercati, farmacie)
- Informazioni sui trasporti pubblici
Fornire i giusti servizi ai tuoi ospiti dal primo momento in cui entrano nella tua casa vacanza può davvero fare la differenza e potrebbe migliorare il tasso di ritorno degli ospiti.
13. Comunica con gli ospiti
Comunica con i tuoi ospiti prima, durante e dopo il soggiorno. Fa’ loro sapere che, anche se non vivi in zona, possono mettersi in contatto con te se hanno problemi o non sono soddisfatti.
Inoltre, non dimenticare di fornire loro un contatto di emergenza durante il soggiorno, che sia un amico o il manager della proprietà. Se sei tu il punto di contatto d’emergenza, informali che possono contattarti per e-mail, telefono o sms.
Ricordati che…
… gestire casa vacanza a distanza può sembrare una sfida, a prima vista; ma, una volta che avrai preso in esame quanto ti suggeriamo, non è così scoraggiante come sembra. Pensa a tutte le persone nel mondo che hanno case per le vacanze all’estero e le affittano quando non le usano personalmente.
Se l’ubicazione esatta della casa per le vacanze non è un fattore determinante, puoi cercare in quali aree per te sarebbe più vantaggioso investire, o quali sono le più popolari tra i viaggiatori e potrebbero quindi farti guadagnare di più.
Come puoi vedere, non è obbligatorio essere presente in prima persona per offrire agli ospiti un’esperienza positiva nella casa vacanza. Sostituti come il check-in automatico e la tecnologia in continua evoluzione possono minimizzare il carico di lavoro e allo stesso tempo permetterti di capire come gestire la casa vacanza a distanza nel migliore dei modi.
Gestire casa vacanze a distanza può davvero essere più semplice di quanto sembri! Con gli ultimi strumenti e le diverse modalità di gestione, i proprietari non devono essere presenti obbligatoriamente per gestire l’attività… Inoltre, tutti gli strumenti informatici e domotici renderanno la tua proprietà più attraente, più moderna, più sicura e forse anche più redditizia a lungo termine.
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