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Lässt sich die eigene Ferienwohnung auch aus der Ferne verwalten und vermieten? Wenn Sie selbst nicht in der Nähe Ihrer Ferienwohnung wohnen, keine Zeit für die tagtäglichen Verwaltungsaufgaben haben oder gerade selbst im Urlaub sind, müssen Sie sich Gedanken um die Verwaltung auf Distanz machen. Wie können Sie trotzdem gewährleisten, dass Sie Ihren Gästen eine tolle Erfahrung bieten, auch wenn Sie nicht selbst vor Ort sind?

Viele lösen dieses Problem, indem sie jemand anderes für die Verwaltung und Reinigung der Wohnung sowie die Begrüßung und Betreuung der Gäste einzustellen – manche zählen sogar auf eine Agentur. Das kann auf Dauer aber sehr kostspielig werden.

Deswegen haben wir alternative Wege und Technologien gefunden, die Ihnen viel Arbeit abnehmen können und es Ihnen gleichzeitig ermöglichen, Ihre Ferienwohnung auch aus der Ferne zu verwalten.

Kommunikation mit Gästen

Nachdem Sie eine Buchung bestätigt haben und grundlegende Details wie An- und Abreisedatum, Zahlungsart usw. geklärt sind, fängt die richtige Betreuung Ihrer Gäste gerade erst an. Persönliche Kommunikation und Koordination sind hierbei das A und O.

Die meisten Gäste wollen eine genaue Beschreibung der Verkehrsanbindung oder Anfahrt zu Ihrem Ferienhaus und der nahegelegenen Parkmöglichkeiten. Außerdem möchten viele wissen, welche Restaurants und Cafés Sie persönlich empfehlen und was man in der Umgebung alles unternehmen kann. Falls Ihr Inserat keine Angaben über vorhandene Bettwäsche und Handtücher beinhaltet, wollen Gäste auch dazu im Voraus von Ihnen informiert werden.

All diese Fragen lassen sich auch aus der Distanz ganz einfach per Telefon, E-Mail oder WhatsApp beantworten. Zu diesem Zweck könnte es sogar empfehlenswert sein, dass Sie sich ein zweites Smartphone mit separater Nummer zulegen. So können Sie die Anfragen von Gästen und Ihr Privatleben besser trennen und behalten immer den Überblick.

Allerdings wollen Sie es bestimmt möglichst vermeiden, jedes Mal aufs Neue mit den gleichen Fragen überhäuft zu werden. Sie haben ja schließlich auch noch andere Dinge zu erledigen. Darum schicken Sie Ihren Gästen am besten schon im Voraus einen allgemeinen Fragebogen, der Antworten auf die meist gestellten Fragen gibt. Alternativ können Sie auch automatisierte Antworten oder standardisierte E-Mails einrichten. Das nimmt Ihnen viel Arbeit ab und Ihre Gäste werden es zu schätzen wissen, genauestens über ihren Urlaub informiert und vorbereitet zu sein!

Vorbereitung der Wohnung

Die eigentliche Vorbereitung der Wohnung (Reinigung der Zimmer, Waschen der Wäsche, Einkauf von Grundnahrungsmitteln) kann letztendlich nur vor Ort erledigt werden. Es ist unerlässlich, dass die Unterkunft nach, bzw. vor, jedem einzelnen Aufenthalt gereinigt und für die neuen Gäste vorbereitet wird.

Wenn Ihnen dies selbst nicht möglich ist und Sie auch kein Self-Service Apartment anbieten, sollten Sie dazu einen oder mehrere Mitarbeiter einstellen – je nachdem wie viele Mietobjekte Sie haben.

Wenden Sie sich am besten an eine professionelle Agentur, damit Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Ferienwohnung nach den höchsten Standards gepflegt wird.

Unterschrift des Mietvertrages

Bevor die Wohnung bezogen werden darf, sollten Sie einen FeWo Mietvertrag aufsetzen und ihn von Ihren Gästen unterschreiben lassen. Gerade wenn Sie selbst nicht vor Ort sein können, sollte der Vertrag Punkt für Punkt genau festlegen, was die Bedingungen dieser kurzfristigen Vermietung sind.

Falls jemand anderes Ihre Gäste für Sie willkommen heißt, können Sie dieser Person mit der Vertragsunterschrift beauftragen. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie den Mietvertrag auch einfach vorher an Ihre Gäste schicken, damit sie ihn sich genau durchlesen und online unterschreiben können. Hierfür gibt es einige Optionen, wie DocuSign oder Smallpdf, die sie teilweise sogar direkt in Ihre Buchungsstrecke einbauen können, wenn Sie eine eigene Homepage haben.

Egal auf welchem Weg – Ihr Mietvertrag sollte auf jeden Fall schriftlich abgeschlossen werden. Verlassen Sie sich nicht allein auf eine mündliche Abmachung und achten Sie darauf, keine weiteren Dienstleistungen (außer der Beherbergung) aufzuführen.

Außerdem sollte Ihr Vertragspartner genau benannt werden (mit Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail), genauso wie die endgültigen Preise und die Buchungsinformationen. Zu Letzteren gehören grundlegend die Personenzahl, Schlüsselübergabe und Check-Out.

Zusätzlich zum Mietvertrag sollten Sie außerdem auch klare Hausregeln (zu Themen wie Haustiere, Veranstaltungen, Lautstärke usw.) aufstellen und eine komplette Liste der Einrichtung Ihrer Ferienwohnung beifügen. So ist der ursprüngliche Zustand Ihrer Ferienwohnung schriftlich festgehalten, falls irgendetwas in die Brüche gehen sollte.

Begrüßung mit Schlüsselübergabe

Sobald all diese wichtigen, administrativen Dinge erledigt sind, ist es an der Zeit, Ihre Gäste in Ihrer Ferienunterkunft richtig willkommen zu heißen! Auch wenn Sie das nicht persönlich tun können, gibt es trotzdem viele verschiedene, sichere Möglichkeiten die Schlüsselübergabe zu organisieren.

Ganz klassisch können Sie Ihre Nachbarn, gute Freunde oder sogar die Kneipe an der Ecke um einen Gefallen bitten und ihnen den Schlüssel für Ihre Ferienwohnung anvertrauen. Dann sind Sie allerdings völlig von dessen Verfügbarkeit abhängig. Gerade in der voll belegten Hauptsaison ist das keine flexible, nachhaltige Option.

An dieser Stelle können alternative Lösungen und Technologie Ihnen weiterhelfen. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, eine Schlüsselbox, elektronische Schlösser oder Smart Locks zu installieren. Erfahren Sie hier noch mehr zur automatisierten Schlüsselübergabe!

Heimautomatisierung mit gesteuerter Klimaanlage, Heizung und Beleuchtung

Mit Heimautomatisierung, auch als Smart Home System bekannt, können Sie per Klick, von Ihrem Handy aus Temperatur und Licht in Ihrer Ferienwohnung einstellen. So bereiten Sie Ihren neuen Gästen einen angenehmen Empfang, in einem einladend beleuchteten Haus, das bereits gut beheizt oder klimatisiert ist.

Außerdem können Sie so auch selber sicherstellen, dass nach Abreise der Gäste alles ausgeschaltet ist und Sie keine überflüssigen Strom- und Heizkosten zahlen.

Um alles noch weiter zu vereinfachen, könnten Sie sich überlegen eine Smart Home System wie Alexa oder Amazon Echo anzuschaffen. So können Ihre Gäste ganz einfach Fragen stellen und erhalten im Nu eine Antwort.

Allerdings sind solche Helfer nicht bei allen beliebt und viele haben Bedenken, betreffend Datenschutz und Privatsphäre. Deswegen müssen Sie Ihre Gäste unbedingt im Voraus darüber informieren, dass ein solches System vorhanden ist. Am besten fragen Sie vorher, ob sie der Aktivierung des Smart Home Systems zustimmen oder nicht.

Für Smart Home Systeme gibt es unzählig viele Anbieter. Suchen Sie einfach online nach aktuellen Tests und Vergleichen, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden.

Sicherheit der Ferienwohnung

Die Sicherheit Ihre Ferienunterkunft ist natürlich immer ein enorm wichtiger Punkt – aber vor allem, wenn Sie nicht persönlich nach dem Rechten schauen können. Gerade wenn die Unterkunft zwischen Aufenthalten leer steht, muss die Sicherheit trotz Ihrer Abwesenheit gewährleistet werden.

Auch hier können Sie natürlich auf die nachbarschaftlichen Dienste zählen oder einen Schritt weitergehen und moderne Sicherheitssysteme nutzen. Ein einbruchsicheres Schloss sollte Standard sein. Zusätzlich empfiehlt es sich auch eine Alarmanlage und eventuell Überwachungskameras außen zu installieren. Mit Letzteren können Sie sich heutzutage oft sogar ganz einfach über WLAN verbinden. Dann erhalten Sie bei ausgelöstem Alarm sofort eine Benachrichtigung auf Ihrem Smartphone und können die Kameras live überprüfen, egal wo Sie sich gerade aufhalten (vorausgesetzt Sie haben Internetzugriff).

Neben diesen großen Anschaffungen gibt es natürlich auch kleine Tricks, die Sie sich zunutze machen können. Um den Eindruck zu erwecken, dass ein Haus bewohnt ist einfach Lichter anlassen, Post hereinbringen, Garten regelmäßig säubern und sich mit den Nachbarn austauschen. Das sind die grundlegenden Dinge, die für die meisten Vermieter wahrscheinlich längst zur Routine gehören.

Aber denken Sie darüber hinaus auch bei der Vermarktung Ihrer Ferienwohnung über Sicherheit nach? Sie sollten z. B. niemals ein ‘Zu Vermieten’ Schild vor Ihrer Unterkunft aufhängen, da dies die falschen Leute anlocken könnte. Achten Sie außerdem darauf, Ihre Ferienwohnung nur über vertrauenswürdige Kanäle zu bewerben und geben Sie online niemals öffentlich die exakte Adresse an.

Auch bei den Fotos ist es wichtig, dass Sie nicht zu viel preisgeben. Sie wollen Ihre Ferienwohnung zwar authentisch darstellen, aber lassen Sie dabei Merkmale aus, durch die man die Lage eindeutig identifizieren könnte (Hausnummer, Straßenname).

Das Gleiche gilt auch bei der Bestätigung von Buchungsanfragen. Lernen Sie Ihre Gäste erst kennen, bevor Sie die Buchung akzeptieren und teilen Sie ihnen die exakte Adresse erst nach Abschluss der Buchung und Zahlungseingang mit. Da Sie selbst nicht vor Ort sind, um Ihre Gäste persönlich kennenzulernen, sollten Sie auch die Vor- und Nachteile der Sofortbuchung in Ruhe abwägen.

Willkommensbuch als persönlicher Ratgeber

Ihre Gäste haben nun alle Ihre Koffer in die Wohnung getragen, jeder hat sich sein Zimmer oder Bett ausgesucht und jetzt überlegen sie, was sie unternehmen könnten. Auch wenn Sie selbst nicht vor Ort sind, um Tipps zu geben, können Sie Ihre Gäste hierbei unterstützen.

Bereiten Sie ein Willkommensbuch vor und geben Sie Ihren Gästen darin Infos und persönliche Empfehlungen zur Umgebung, Aktivitäten und Veranstaltungen. Das werden sie auf jeden Fall zu schätzen wissen!

Das Willkommensbuch können Sie ganz klassisch als Buch binden lassen oder auch hier eine digitale Variante nutzen. Erstellen Sie z. B. eine eigene Homepage oder nutzen Sie eine App, um Ihren Gästen stets aktuelle Informationen und direkte Links mit mehr Infos zu bieten. Ein solches Online-Willkommensbuch gibt Ihnen auch die Möglichkeit, den Inhalt aus der Ferne zu bearbeiten, neue Aktivitäten hinzuzufügen oder sogar Videos von Ihnen als interaktive Begrüßung für die Gäste hochzuladen.

Ganz egal, ob Sie ein Buch in Papierform erstellen oder sich die Mühe machen es zu digitalisieren, denken Sie daran folgende Informationen einzubauen:

  • Willkommensgruß
  • Vorstellung Ihrer Unterkunft (WLAN-Passwort, Müllentsorgung, Nutzung der Waschmaschine usw.)
  • Check-Out-Zeiten
  • Aktivitäten in der Umgebung (schöne Wanderwege, besondere Strände, Aussichtspunkte, Radwege und Ähnliches)
  • Empfehlungen zu Restaurants, Cafés und Kneipen (z. B. mit Link zu Google Maps oder TripAdvisor)
  • Praktische Informationen zur Nachbarschaft (Parkplätze, Geldautomaten, Supermärkte, Apotheken)
  • Rufnummern der Polizei, Feuerwehr und Krankenhaus

Wenn Sie etwas Mühe und Kreativität in Ihr Willkommensbuch stecken, können Sie bei Ihren Gästen damit wirklich einen guten Eindruck machen. Dann macht es auch nichts aus, wenn Sie selbst abwesend sind.

Wie Sie sehen, ist es nicht unbedingt notwendig selbst vor Ort zu sein, um Gästen eine positive Erfahrung in Ihrer Ferienwohnung zu bieten. Mit etwas technischer Hilfe und der richtigen Vorbereitung lässt sich Ihre Ferienwohnung auch aus der Ferne problemlos verwalten und vermieten.


 

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So verwalten Sie Ihre FeWo aus der Ferne
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