Viele Eigentümer von Ferienwohnungen beschließen, eine Immobilie zu kaufen und aus der Ferne verwalten zu lassen. Diese Option eignet sich für alle Gastgeber, egal ob diejenigen, die ihre Immobilie an international Reisenden anbieten wollen, die, die in ein Gebiet mit hoher touristischer Nachfrage investieren möchten oder diejenigen, die ein Ferienhaus im Ausland besitzen und es vermieten möchten, wenn sie es nicht nutzen.
Insbesondere in den letzten Jahren hat sich die Situation rund um die Verwaltung aus der Ferne verändert und ist heutzutage ein selbstverständlicher Teil der Arbeitswelt geworden. Die Zahl der Menschen, die aus der Ferne arbeiten, ist in den letzten fünf Jahren um 44 % gestiegen. Die Verwaltung von Ferienwohnungen stellt Sie als Vermieter jedoch vor neue Herausforderungen.
Zudem kommen besonders am Anfang einige Fragen auf, wie z. B. lässt sich die eigene Ferienimmobilie auch aus der Ferne verwalten und vermieten? Wenn Sie selbst nicht in der Nähe Ihrer Ferienwohnung wohnen, keine Zeit für die tagtäglichen Verwaltungsaufgaben haben oder gerade selbst im Urlaub sind, müssen Sie sich Gedanken um die Verwaltung und Ferienwohnung Betreuung auf Distanz machen. Wie können Sie trotzdem gewährleisten, dass Sie Ihren Gästen eine tolle Erfahrung bieten, auch wenn Sie nicht selbst vor Ort sind?
Deswegen haben wir haben für Sie die wichtigsten Tipps und alternative Wege gefunden, die Ihnen viel Arbeit abnehmen können und es Ihnen gleichzeitig ermöglichen, Ihre Ferienwohnung verwaltung auch aus der Ferne zu führen.
Sie können das Formular zum Herunterladen der Vermieter Checkliste nicht sehen? Klicken Sie hier.
Was ist eine Vermietung aus der Ferne?
Eine Ferienvermietung aus der Ferne bedeutet, dass sich die Wohnung einige Autostunden entfernt, in einem anderen Bundesland oder sogar in einem anderen Land befindet.
Die Verwaltung von Fernmietobjekten ist nicht nur auf den Standort beschränkt, da Gastgeber, die in der Nähe ihres Mietobjekts wohnen, möglicherweise nicht in der Lage sind, sich dem Geschäft in Vollzeit zu widmen oder selbst häufig zu reisen.
Viele lösen diese Probleme, indem sie jemand anderes für die Verwaltung und Reinigung der Wohnung sowie die Begrüßung und Betreuung der Gäste einzustellen – manche zählen sogar auf eine Agentur. Das kann auf Dauer aber sehr kostspielig werden
Ferienhausverwaltung Kosten die eine Vermietung aus der Ferne mit sich bringt?
Die Ferienhausverwaltung aus der Ferne, ist für viele Gastgeber schon längst Alltag. Dennoch ist vielen nicht bewusst, welche Vorteile dies mit sich bringen kann. Allerdings sollte man die damit verbunden Kosten auf keinen Fall vergessen. Zwar bringen die Tools und die Hilfsmittel, in die Sie investieren werden, einige Kosten mit sich, rentieren sich aber auf längere Zeit definitiv.
Trotzdem raten wir Ihnen, die genauen Ferienhausverwaltungs Kosten im Vorhinein zu berechnen und klare Prioritäten zu setzen. So ist ein Smart Home System zwar super nützlich und vereinfacht das Leben der fern Vermieter um einiges, ist jedoch für Ihre Ferienwohnung nicht überlebenswichtig.
Dagegen ist eine professionelle Reinigung, Handwerke oder die Verwaltung Ihrer Ferienwohnung um einiges wichtiger. Denn ohne Reinigung oder handwerkliche Hilfe wird es schwer Ihrer Immobilie überhaupt aus der Ferne zu vermieten.
Wie verwaltet man eine Ferienwohnung aus der Ferne?
Wo auch immer Sie sich befinden, Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle Bedürfnisse Ihrer Gäste erfüllen und ihnen ein 5-Sterne-Erlebnis bieten. Mit dem rasanten Wachstum der Ferienvermietung Branche sind neue Technologien und Online-Plattformen entstanden, die Hausbesitzern helfen, die volle Kontrolle über ihr Geschäft zu übernehmen. Diese Tools ermöglichen es den Gastgebern, ihre Ferienwohnungen effizient zu betreiben, ohne tatsächlich vor Ort zu sein. In vielen Fällen kann dadurch sogar die Arbeitsbelastung verringert werden.
Lassen Sie sich von unseren 14 Tipps der Verwaltung von Ihrer Ferienwohnung aus der Ferne inspirieren:
Tipp 1: Bereiten Sie die Wohnung vor
Die eigentliche Vorbereitung der Wohnung, wie zum Beispiel die Reinigung der Zimmer, Waschen der Wäsche und Einkauf von Grundnahrungsmitteln, kann letztendlich nur vor Ort erledigt werden. Es ist unerlässlich, dass die Unterkunft vor und nach jedem einzelnen Aufenthalt gereinigt und für die neuen Gäste vorbereitet wird.
Wenn Ihnen dies selbst nicht möglich ist und Sie auch kein Self-Service Apartment anbieten, sollten Sie dazu eine Reinigungskraft einstellen – je nachdem wie viele Mietobjekte Sie haben. Am besten wenden Sie sich an eine professionelle Agentur, damit Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Ferienwohnung nach den höchsten Standards gepflegt wird.
Das Geld, das Sie in eine gute Reinigung investieren, wird eine der besten Investitionen sein, die Sie in der Vereinsverwaltung tätigen. Schlechte Bewertungen über eine schlecht gepflegte und schmutzige Immobilie ist unglaublich schwer zu überwinden.
Darüber hinaus würde ein Reinigungsdienst dafür sorgen, dass häufig vernachlässigte und schwer zugängliche Stellen in Ihrer Ferienwohnung makellos sind. Sie können dem Reinigungsdienst sogar eine persönliche Checkliste für die Reinigung der Ferienwohnung zur Verfügung stellen, um sicherzustellen, dass er sich an Ihre Reinigungsprotokolle hält.
Tipp 2: Personalisiertes Service durch ein Willkommensbuch
Ihre Gäste haben nun alle Ihre Koffer in die Wohnung getragen, jeder hat sich sein Zimmer oder Bett ausgesucht und jetzt überlegen sie, was sie unternehmen könnten. Auch wenn Sie selbst nicht vor Ort sind, um Tipps zu geben, können Sie Ihre Gäste hierbei unterstützen.
Für ein hervorragendes Ferienwohnung Service, können Sie ein Willkommensbuch anbieten wo Sie Ihren Gästen darin Infos und persönliche Empfehlungen zur Umgebung, Aktivitäten und Veranstaltungen geben. Das werden sie auf jeden Fall zu schätzen wissen.
Das Willkommensbuch können Sie ganz klassisch als Buch binden lassen oder auch hier eine digitale Variante nutzen. Erstellen Sie z. B. eine eigene Homepage oder nutzen Sie eine App, um Ihren Gästen stets aktuelle Informationen und direkte Links mit mehr Infos zu bieten. Ein solches Online-Willkommensbuch gibt Ihnen auch die Möglichkeit, den Inhalt aus der Ferne zu bearbeiten, neue Aktivitäten hinzuzufügen oder sogar Videos von Ihnen als interaktive Begrüßung für die Gäste hochzuladen.
Ganz egal, ob Sie ein Buch in Papierform erstellen oder sich die Mühe machen es zu digitalisieren, denken Sie daran folgende Informationen einzubauen:
- Willkommensgruß
- Vorstellung Ihrer Unterkunft (WLAN-Passwort, Müllentsorgung, Nutzung der Waschmaschine usw.)
- Check-Out-Zeiten
- Aktivitäten in der Umgebung (schöne Wanderwege, besondere Strände, Aussichtspunkte, Radwege und Ähnliches)
- Empfehlungen zu Restaurants, Cafés und Kneipen (z. B. mit Link zu Google Maps oder TripAdvisor)
- Praktische Informationen zur Nachbarschaft (Parkplätze, Geldautomaten, Supermärkte, Apotheken)
- Rufnummern der Polizei, Feuerwehr und Krankenhaus
Wenn Sie etwas Mühe und Kreativität in Ihr Willkommensbuch stecken, können Sie bei Ihren Gästen damit wirklich einen guten Eindruck machen, damit sie gerne wiederkommen. Dann macht es auch nichts aus, wenn Sie selbst abwesend sind.
Tipp 3: Automatisierte Schlüsselübergabe
Sobald all diese wichtigen, administrativen Dinge erledigt sind, ist es an der Zeit, Ihre Gäste in Ihrer Ferienunterkunft richtig willkommen zu heißen. Auch wenn Sie das nicht persönlich tun können, gibt es trotzdem viele verschiedene, sichere Möglichkeiten, die Schlüsselübergabe zu organisieren.
Ganz klassisch können Sie Ihre Nachbarn, gute Freunde oder sogar die Kneipe an der Ecke um einen Gefallen bitten und ihnen den Schlüssel für Ihre Ferienwohnung anvertrauen. Dann sind Sie allerdings völlig von dessen Verfügbarkeit abhängig. Gerade in der voll belegten Hauptsaison ist das keine flexible, nachhaltige Option.
An dieser Stelle können alternative Lösungen und Technologie Ihnen weiterhelfen. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, eine Schlüsselbox, elektronische Schlösser oder Smart Locks zu installieren.
Das automatisierte automatisierten Schlüsselübergabe ist ein Konzept, das es schon seit einiger Zeit gibt und das viele Gastgeber bereits übernommen haben. Der Vorteil ist, dass Sie Ihre Gäste bei der Ankunft und Abreise nicht begrüßen müssen. Das ist kann von großem Vorteil sein, vor allem, wenn die Gäste spät ankommen oder sich verspäten.
Tipp 4: Kommunizieren Sie mit Ihren Gästen
Nachdem Sie eine Buchung bestätigt haben und grundlegende Details wie An- und Abreisedatum sowie Zahlungsart geklärt haben, fängt die richtige Betreuung Ihrer Gäste gerade erst an. Persönliche Kommunikation und Koordination sind hierbei das A und O.
Die meisten Gäste wollen eine genaue Beschreibung der Verkehrsanbindung oder Anfahrt zu Ihrem Ferienhaus und der nahegelegenen Parkmöglichkeiten. Außerdem möchten viele wissen, welche Restaurants und Cafés Sie persönlich empfehlen und was man in der Umgebung alles unternehmen kann. Falls Ihr Inserat keine Angaben über vorhandene Bettwäsche und Handtücher beinhaltet, wollen Gäste auch dazu im Voraus von Ihnen informiert werden.
All diese Fragen lassen sich auch aus der Distanz ganz einfach per Telefon, E-Mail oder WhatsApp beantworten. Zu diesem Zweck könnte es sogar empfehlenswert sein, dass Sie sich ein zweites Smartphone mit separater Nummer zulegen. So können Sie die Anfragen von Gästen und Ihr Privatleben besser trennen und behalten immer den Überblick.
Allerdings wollen Sie es bestimmt möglichst vermeiden, jedes Mal aufs Neue mit den gleichen Fragen überhäuft zu werden. Sie haben ja schließlich auch noch andere Dinge zu erledigen. Darum schicken Sie Ihren Gästen am besten schon im Voraus einen allgemeinen Fragebogen, der Antworten auf die meist gestellten Fragen gibt. Alternativ können Sie auch automatisierte Antworten oder standardisierte E-Mails einrichten. Das nimmt Ihnen viel Arbeit ab und Ihre Gäste werden es zu schätzen wissen, genauestens über ihren Urlaub informiert und vorbereitet zu sein.
Tipp 5: Ziehen Sie ein Smart Home System in Erwägung
Mit Heimautomatisierung, auch als Smart Home System bekannt, können Sie per Klick, von Ihrem Handy aus Temperatur und Licht in Ihrer Ferienwohnung einstellen. So bereiten Sie Ihren neuen Gästen einen angenehmen Empfang, in einem einladend beleuchteten Haus, das bereits gut beheizt oder klimatisiert ist. Außerdem können Sie so auch selber sicherstellen, dass nach Abreise der Gäste alles ausgeschaltet ist und Sie keine überflüssigen Strom- und Heizkosten zahlen.
Um alles noch weiter zu vereinfachen, könnten Sie sich überlegen eine Smart Home System wie Alexa oder Amazon Echo anzuschaffen. So können Ihre Gäste ganz einfach Fragen stellen und erhalten im Nu eine Antwort.
Allerdings sind solche Helfer nicht bei allen beliebt und viele haben Bedenken, betreffend Datenschutz und Privatsphäre. Deswegen müssen Sie Ihre Gäste unbedingt im Voraus darüber informieren, dass ein solches System vorhanden ist. Am besten fragen Sie vorher, ob sie der Aktivierung des Smart Home Systems zustimmen oder nicht.
Für Smart Home Systeme gibt es unzählig viele Anbieter. Suchen Sie einfach online nach aktuellen Tests und Vergleichen, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden.
Tipp 6: Sicherheit der Ferienwohnung durch Systeme
Die Sicherheit Ihrer Ferienwohnung ist äußerst wichtig, vor allem, wenn Sie die Immobilie über längere Zeiträume hinweg verwalten. Ihr Mietobjekt kann zwischen den Aufenthalten leer stehen, daher müssen während dieser Abwesenheit Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden.
Einige wichtige Sicherheitssysteme sind Überwachungskameras, Bewegungsmelder und Einbruchmeldeanlagen. Viele dieser Systeme können mit Ihrem Mobiltelefon oder Computer verbunden werden. Wenn ein Alarm ausgelöst wird, erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung auf Ihrem Smartphone und können die Live-Kameras überprüfen.
Da Sie Ihre Gäste nicht persönlich vor Ort treffen, sollten Sie die Gäste während des Buchungsvorgangs immer überprüfen. Lernen Sie Ihre Gäste kennen, bevor Sie die Buchung annehmen, und teilen Sie ihnen die genaue Adresse erst mit, wenn die Buchung abgeschlossen ist und die Zahlung eingegangen ist. Schließlich wollen Sie problematische Gäste vermeiden, vor allem, wenn Sie nicht vor Ort sind.
Tipp 7: Erstellen Sie eine Liste von qualifizierten Auftragnehmern
Erkundigen Sie sich in der Gegend, in der Sie wohnen, und knüpfen Sie Kontakte zu örtlichen Wartungsfirmen sowie Klempner, Elektriker und Handwerker.
Erklären Sie Ihre Situation, dass Sie eine Wohnung haben, aber nicht in der Nähe wohnen. Zudem sollten Sie fragen ob der jeweilige Arbeiter Ihr Ansprechpartner sein kann, wenn während der Zeit, in der Ihre Gäste in der Wohnung sind, etwas passiert. Auf diese Weise können sie im Notfall (z. B. bei einem Leck, einer Überschwemmung oder einem Stromausfall) sofort eingreifen und etwas in Ordnung bringen.
Tipp 8: Ziehen Sie einen Immobilienverwalter in Erwägung
Eine der üblichsten Methoden bei einer Fernvermietung ist es, eine Hausverwaltung einzusetzen. Dies ist in der Regel die beliebteste und bequemste Option. Jedes Unternehmen bietet eine andere Art von Dienstleistung an. Einige Hausverwaltungen kümmern sich um die Reinigung und die Erneuerung von Ausstattungen oder dienen als Notfallkontakt für die Gäste während ihres Aufenthalts. Ein Hausverwalter kann auch beim Ein- und Auschecken der Gäste anwesend sein. Einige Unternehmen bieten sogar einen Concierge-Service an.
Je nach Verwalter oder Unternehmen können sie zwischen 10 und 20 % pro Buchung ausmachen, manchmal auch mehr. Während Sie sich weiterhin um das Marketing und die Reservierungen kümmern können, kümmert sich ein Hausverwalter um alles, was mit den Gästen und der Ferienhausverwaltung selbst zu tun hat.
Tipp 9: Vermarkten Sie Ihre Ferienwohnung
Die gute Nachricht bei einer Fernvermietung ist, dass Sie bei der Vermarktung Ihrer Ferienwohnung nichts ändern müssen. Es gibt viele Möglichkeiten, für Ihr Objekt zu werben: eine eigene Webseite, SEO, Einträge in OTAs, ein Blog, E-Mail-Kampagnen, soziale Medien und vieles mehr. Es gibt zwar mehrere Möglichkeiten, aber es ist wichtig, dass Sie sich für jede einzelne Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass Ihr Angebot eine hohe Aufmerksamkeit erhält.
Wenn Sie sich entschieden haben, in ein Mietobjekt an einem beliebten Urlaubsort zu investieren, ist eine regelmäßige Vermarktung ein absolutes Muss, um das ganze Jahr über eine hohe Belegungsrate zu erzielen.
Tipp 10: Halten Sie Ihre Webseite und Inserate auf dem neuesten Stand
Neben der Verwaltung von der Vermarktung Ihrer Ferienwohnung ist es wichtig, dass Sie aktuelle Informationen auf Ihrer Webseite und in Ihren Angeboten anbieten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Webseite und die Fotos auf dem neuesten Stand sind, und antworten Sie auf alle Nachrichten und Bewertungen Ihrer Gäste. Diese Aufgaben können ohne den Einsatz einer Ferienvermietungssoftware zeitaufwändig sein.
Das Ultimate-Paket von Lodgify, das bei 43 Euro anfängt, enthält Funktionen zur Gästekommunikation und Aufgabenverwaltungen, um all diese Aufgaben zu automatisieren. So können Sie sich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist: die Verwaltung Ihre Vermietung aus der Ferne.
Tipp 11: Erhalten Sie eine Unterschrift des Mietvertrages
Bevor die Wohnung bezogen werden darf, sollten Sie einen FeWo Mietvertrag aufsetzen und ihn von Ihren Gästen unterschreiben lassen. Gerade wenn Sie selbst nicht vor Ort sein können, sollte der Vertrag Punkt für Punkt genau festlegen, was die Bedingungen dieser kurzfristigen Vermietung sind.
Falls jemand anderes Ihre Gäste für Sie willkommen heißt, können Sie dieser Person mit der Vertragsunterschrift beauftragen. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie den Mietvertrag auch einfach vorher an Ihre Gäste schicken, damit sie ihn sich genau durchlesen und online unterschreiben können. Hierfür gibt es einige Optionen, wie DocuSign oder Smallpdf, die Sie teilweise sogar direkt in Ihre Buchungsstrecke einbauen können, wenn Sie eine eigene Homepage haben.
Egal auf welchem Weg – Ihr Mietvertrag sollte auf jeden Fall schriftlich abgeschlossen werden. Verlassen Sie sich nicht allein auf eine mündliche Abmachung und achten Sie darauf, keine weiteren Dienstleistungen (außer der Beherbergung) aufzuführen.
Außerdem sollte Ihr Vertragspartner genau benannt werden (mit Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail), genauso wie die endgültigen Preise und die Buchungsinformationen. Zu Letzteren gehören grundlegend die Personenzahl, Schlüsselübergabe und Check-out.
Zusätzlich zum Mietvertrag sollten Sie zudem auch klare Hausregeln zu Themen wie Haustiere, Veranstaltungen und Lautstärke aufstellen, genauso wie eine komplette Liste der Einrichtung Ihrer Ferienwohnung beifügen. So ist der ursprüngliche Zustand Ihrer Ferienwohnung schriftlich festgehalten, falls irgendetwas in die Brüche gehen sollte.
Darüber hinaus kann eine Ferienvermietung Software sehr nützlich sein. Denn es kann eine ziemliche Herausforderung sein, eine Ferienwohnung aus der Ferne verwalten zu lassen. Dank der Automatisierung können Sie jedoch sicher sein, dass Sie Ihr Geschäft unter Kontrolle haben, auch wenn Sie weit von Ihrer Immobilie entfernt sind.
Mit einer Ferienvermietungssoftware wie Lodgify können Sie Ihren Betrieb überwachen und verwalten, während Sie gleichzeitig Buchungen erhalten.
Wir fassen zusammen
Hoffentlich konnten wir Ihre Sorgen um die Herausforderung von einer Fernvermietung durch unsere Tipps schlichten. Wie Sie sehen, ist es nicht unbedingt notwendig selbst vor Ort zu sein, um Gästen eine positive Erfahrung in Ihrer Ferienwohnung zu bieten. Mit etwas technischer Hilfe und der richtigen Vorbereitung lässt sich Ihre Ferienwohnung auch aus der Ferne problemlos verwalten und vermieten.
Denken Sie an all die Menschen auf der Welt, die Ferienhäuser im Ausland haben und diese vermieten, wenn sie sie nicht selbst nutzen. Wenn der genaue Standort Ihrer Ferienunterkunft kein entscheidender Faktor ist, können Sie recherchieren, in welchen Gebieten Sie am günstigsten investieren können oder welche Gebiete bei den Reisenden am beliebtesten sind und Ihnen den größten Gewinn bringen werden.
Also auf was warten Sie noch? Fangen Sie an Ihr Vermietungsgeschäft anzupassen, damit Sie Ihr alltag so schnell wie möglich Flexibler gestalten können. Sie werden schnell erkennen dass das der Wendepunkt für die verwaltung Ihrer Ferienwohnung ist. Darüber hinaus machen diese Hilfsmittel Ihre Immobilie attraktiver, sicherer und auf lange Sicht vielleicht sogar rentabler.
Sie können das Formular zum Herunterladen der Muster Inventarliste nicht sehen? Klicken Sie hier.
