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Wenn Sie nicht am gleichen Ort wie Ihre Ferienwohnung wohnen, keine Zeit für die tagtäglichen Aufgaben der Verwaltung haben oder gerade selbst im Urlaub sind müssen Sie sich Gedanken um die Verwaltung der Ferienwohnung auf Distanz machen. Wie können Sie Ihren Gästen eine wunderbare Erfahrung bieten, wenn Sie selbst nicht vor Ort sind?

Eine einfache Art die Verwaltung zu handhaben ist es jemanden für die Reinigung der Wohnung, Begrüßung und Betreuung der Gäste einzustellen oder sogar auf eine Agentur zu zählen – das wird aber auf Dauer sehr kostspielig. Im folgenden schauen wir uns verschiedene Wege an, wie Technologie Ihnen viel Arbeit abnehmen kann und es Ihnen ermöglicht Ihre Ferienwohnung auch aus der Ferne zu verwalten.

Kommunikation mit Gästen

Nachdem Ihre Gäste die Buchung bestätigt haben und alle Details wie Daten, Preise, Rabatte etc geklärt sind, geht es an die detaillierte Kommunikation und Koordination. Die meisten Gäste moöchten wissen, wie sie am besten zu Ihrem Ferienhaus kommen, ob es Parkplätze in der Nähe gibt, welche Restaurants und Cafés Sie empfehlen, ob Ihre Wohnung auch mit Bettwäsche und Strandhandtüchern ausgestattet ist etc. Auch wenn Sie nicht vor Ort sind können Sie diese Anfragen leicht per Telefon, Email oder sogar Whatsapp beantworten. Falls Sie keinen Zugang zu einem Computer haben, können Sie auf Ihr Lodgify Konto natürlich auch per Smartphone zugreifen und auch so auf kleinem Format die gleichen Funktionen nutzen.

Bereiten Sie Ihre Gäste auf den Urlaub vor! Falls Sie häufig die gleichen Fragen ge stellt bekommen, kann es hilfreich sein, automatische Antworten oder standardisierte Emails einzurichten, aber dazu ein anderes Mal mehr.

Vorbereitung der Wohnung

Die eigentliche Vorbereitung der Wohnung – Reinigung der Zimmer, Waschen der Wäsche, Einkauf von Basislebensmittel – geht nur wenn jemand vor Ort ist. Falls Sie kein Self-Service Apartment anbieten, sollten Sie hier eine oder einen Mitarbeiter einstellen. Mit Lodgify können Sie Ihren Mitarbeitern Zugang zu Ihren Buchungen geben, sodass jeder selbstständig arbeiten kann und jederzeit informiert ist, wann die nächsten Gäste an- oder abreisen.

Unterschrift des Mietvertrages

Bevor die Wohnung bezogen werden darf, sollten Sie einen Mietvertrag aufsetzen und ihn mit Ihren Gästen unterschreiben. Gehen Sie den Vertrag Punkt für Punkt durch, stellen Sie klare Hausregeln (zum Thema Haustiere, Parties und z.B. Lautstärke) auf und fügen Sie auch ein Inventar Ihrer Ferienwohnung an. Sie können diesen Mietvertrag vorher an Ihre Gäste schicken, damit sich diese mit ihm vertraut machen können und Ihre Gäste bitten ihn online zu unterschreiben. Hierfür gibt es viele Optionen wie Docusign oder Hellosign, die sie teilweise sogar direkt in Ihre Buchungsstrecke auf Ihrer Webseite mit einbauen könnten.

Hier sehen Sie einen Beispielmietvertrag, den Sie als Muster oder als Vorlage für Ihre eigene Ferienwohnung verwenden können: Mustermietvertrag ansehen. Ihr Mietvertrag sollte auf jeden Fall schriftlich abgeschlossen werden, verlassen Sie sich nicht auf eine mündliche Abmachung und achten Sie darauf, keine weiteren Reiseleistungen (außer der Beherbergung) aufzuführen, Ihren Vertragspartner genau zu identifizieren (Mit Adresse, Telefonnummer und Email Adresse), die Endpreise und Buchungsinformationen (Personanzahl, Schlüsselübergabe und Check-Out) vollständig und korrekt anzugeben und eine Inventarliste sowie Ihre Hausregeln anzuhängen.

Begrüßung mit Schlüsselübergabe

Wenn diese wichtigen aber eher administrativen Dinge erledigt sind, können Sie Ihre Gäste in Ihrem Feriendomizil willkommen heißen! Sollten Sie selbst nicht vor Ort sein, gibt es viele verschiedene (und sichere) Möglichkeiten die Schlüßelübergabe zu organisieren.

Ganz klassisch können Sie Ihre Nachbarn, gute Freunde oder sogar Kneipe an der Ecke um einen Gefallen bitten und ihnen den Schlüssel für Ihre Ferienwohnung anvertrauen. Dann sind Sie aber von ihren Zeiten und Verfügbarkeiten abhängig und kommen schnell in die Gefahr diesen Gefallen nicht jedes Mal einfordern zu können. Auch hier kann Technologie weiterhelfen!

Hier gibt es im Groben drei Optionen: Schlüsselbox, elektronische Schlösser und Smart Locks. Schlüsselboxes sind nichts Neues und trotzdem – oder gerade deswegen – eine gute Wahl, wenn es darum geht die Schlüsselübergabe so einfach wie möglich zu gestalten. Jeder kennt sie, eine Schlüsselbox mit Zahlenschloss ist in den meisten Baumärkten zu haben und die Anschaffung ist meistens nicht sehr teuer. Sie legen einfach den Haustürschlüssel in die Box, verschließen die Box mit einer Zahlenkombination und geben diese sowie den Standort (das Versteck) der Box an Ihre Gäste weiter. Mit einem elektronischen Schloss sparen Sie sich die Schlüssel und kommen einfach mit einer Zahlenkombination aus, um die Tür zu entriegeln und wieder zu verschließen. Genau wie bei einer Schlüsselbox können Sie auch hier die Zahlenkombination jederzeit aktualisieren und so sicherstellen, dass die Kombination für jeden Gast eine neue ist. Elektronische Schlösser bieten den Vorteil, dass jeder Gast in einer Gruppe einfach Zugang zum Haus hat (nicht alle müssen gleichzeitig nach Hause kommen) und dass kein Schlüssel verloren gehen kann – allerdings sind Sie ein wenig kostspieliger in der Anschaffung.

Falls Ihnen Schlüsselboxen und elektronische Schlösser ein wenig altmodisch erscheinen, ist die dritte Option die Richtige für Sie: Smart Locks. Mit diesen intelligenten Schlössern lässt sich der Zugang zu Ihrer Ferienwohnung per Smartphone steuern. Nur wenn ein von einem verifizierten Smartphone (per Bluetooth) gesendetes Signal empfangen wird, wird die Tür geöffnet. Sie sind einfach zu installieren und geben Ihnen genau Auskunft darüber wer Zutritt zum Haus hat – Sie können so zum Beispiel den Check-In für die nächsten Gäste bequem von Ihrem Smartphone aus freigeben. Neben den höheren Kosten in der Anschaffung, ist zu Bedenken dass Smart Locks nur mit Internet-fähigen Handys funktionieren.

Je nachdem an welche Art von Gästen Sie am häufigsten vermieten können Sie sich für die eine oder andere Variante entscheiden.

Automatisiertes Haus mit Klima Anlage/Heizung und Licht Einstellungen

Genauso wie Ihr Smartphone bei der Schlüsselübergabe wichtig ist, können Sie es auch zur Einstellung im Haus nutzen: Mit einem Smart Home System können Sie per Klick von Ihrem Handy aus Temperatur und Licht in Ihrer Ferienwohnung einstellen. So bereiten Sie Ihren neuen Gäste einen wunderbaren Empfang in einem einladend beleuchtenden Haus mit der richtigen Temperatur.

Für Smart Home Systeme gibt es unzählig viele Anbieter – am besten lassen Sie sich hier direkt von einem Experten beraten.

Sicherheit im Haus

Nachdem Ihre Gäste nun Ihre Ferienwohnung bezogen haben – aber auch wenn diese gerade leer steht – ist es wichtig, dass Sie sich um die Sicherheit Ihres Hauses Gedanken machen. Auch hier können Sie natürlich auf die nachbarschaftlichen Dienste zählen aber auch einen Schritt weitergehen und verschiedene Technologien nutzen, um sich z.B. vor Diebstahl zu schützen. Denken Sie daran ein gutes Schloss, eine Alarmanlage und eventuell sogar Überwachungskameras und ein Safe im Haus zu installieren. Und natürlich gibt es neben diesen großen Anschaffungen auch kleine Tricks, die zeigen, dass ein Haus bewohnt ist: Lichter anlassen, Garten regelmäßig säubern und sich mit den Nachbarn austauschen.

Das sind grundlegende Dinge, die die meisten Wohnungsbesitzer bereits verinnerlicht haben. Denken Sie aber auch bei der Vermarktung Ihres Feriendomizils über Ihre Sicherheit nach? Sie sollten niemals vor Ihrer eigentlichen Wohnung ein ‘Zu Vermieten’ Schild aufhängen, da dies die falschen Leute anlocken könnte. Achten Sie darauf Ihre Wohnung nur über vertrauenswürdige Kanäle zu bewerben und geben Sie niemals die exakte Adresse preis. Auch bei den Fotos ist es wichtig, dass Sie nicht zu viel preisgeben – Ihre Ferienwohnung zwar so zeigen wie Sie ist aber Merkmale rauslassen, die diese identifizieren könnten (Außenansicht, Hausnummer, Straßennamen). Das gleiche gilt auch bei der Beantwortung von Buchungsanfragen: Lernen Sie Ihre Gäste erst kennen, bevor Sie die Buchung akzeptieren und geben Sie die exakte Adresse erst nach Abschluss der Buchung, Zahlungseingang und kurz vor Anreise bekannt.

Willkommensbuch als Webseite

Ihre Gäste haben nun alle Ihre Koffer in die Wohnung getragen, jeder hat sich sein Zimmer oder Bett ausgesucht und sie fangen damit an, ihren Urlaub zu planen. Auch wenn Sie nicht vor Ort sind können Sie Ihre Gäste hierbei unterstützen: Bereiten Sie ein Willkommensbuch vor und geben Sie Ihren Gäste so Infos zur Region, Aktivitäten und Veranstaltungen.

Das Willkommens-Buch können Sie ganz klassisch als Buch binden lassen aber auch hier einen Schritt weiter gehen und Technologie nutzen. Erstellen Sie eine eigene Webseite, nutzen Sie eine App oder schreiben Sie ein Wiki um Ihren Gästen aktualisierte Informationen und direkt Links zu mehr Infos zu bieten. Eine solche digitale Variante des Willkommens-Buches gibt Ihnen auch die Möglichkeit das Buch aus der Ferne zu bearbeiten, neue Aktivitäten hinzuzufügen oder sogar Videos von Ihnen als interaktive Begrüßung für jeden Gast hochzuladen.

Ganz egal, ob Sie ein Buch in Papierform erstellen oder sich die Mühe machen es zu digitalisieren, denken Sie daran folgende Informationen einzubauen: Willkommensgruß und Vorstellung Ihrer Wohnung (WLAN Passwort, Hausregeln, Müllentsorgung, Waschmaschinen Nutzung…), Abfahrtsinformationen wie Check-Out Zeiten, Aktivitäten in der Gegend (aber auch schöne Spaziergänge, besondere Strände, Aussichtspunkte, Radwege…), Empfehlungen zu Restaurants, Cafés und Kneipen (z.B. mit Link zu Google Maps oder TripAdvisor), praktische Informationen zur Nachbarschaft (Parkplätze, Geldautomaten, Supermärkte, Apotheken aber auch Rufnummern der Polizei, Feuerwehr und Krankenhaus). Da es hier viel zu beachten gibt und Sie mit einem gut gemachten Willkommensbuch wirklich einen guten Eindruck bei Ihren Gästen machen können, haben wir ein Muster vorbereitet, das Sie hier herunterladen können.

Alexa als Helfer während des Aufenthaltes

Um noch ein wenig mehr Technologie ins Spiel zu bringen, könnten Sie sich überlegen kleine Helfer wie Alexa oder Amazon Echo anzuschaffen. So können Ihre Gäste ganz einfach Fragen stellen und erhalten im Nu eine Antwort. Allerdings sind diese kleinen Helfer nicht bei allen beliebt und viele haben Zweifel zur Sicherheit und Privatsphäre.

Wenn Sie Ihre Ferienwohnung aus der Ferne verwalten und vermieten können Sie alternativ Ihren Gästen Ihre private Telefonnummer oder Whatsapp Nummer geben und sich verpflichten immer schnell zu antworten. So macht sich niemand Sorgen um Privatsphäre, Ihre Gäste erhalten trotzdem eine präzise Antwort und Sie erhalten den Kontakt zu Ihren Gästen.

 


Wie Sie sehen ist es nicht unbedingt notwendig vor Ort zu sein, um Gästen eine wunderbare Erfahrung in der eigenen Ferienwohnung zu bieten. Mit Technologie und Vorbereitung lässt sich ein Feriendomizil auch aus der Ferne verwalten.

 

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So verwalten Sie Ihre FeWo aus der Ferne
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