Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de optimizar el funcionamiento de un alojamiento turístico es llevar a cabo una contabilidad eficaz y rigurosa. Todo negocio que se precie debe hacerlo, pero esto cobra más importancia si cabe ahora que el control de Hacienda sobre los alquileres vacacionales se ha intensificado y las inspecciones de turismo son más comunes que nunca.
Puede que la idea de elaborar la contabilidad de tu negocio te resulte tediosa, pero se trata de un pequeño esfuerzo que a la larga te permitirá ahorrarte dolores de cabeza y ganar en tranquilidad. No sólo eso, sino que es además un componente fundamental de una gestión eficaz, que con el tiempo hará que la rentabilidad, RevPAR y niveles de ocupación de tu propiedad crezcan.
Afortunadamente, no hace falta ser un experto en tesorería para realizar una contabilidad básica de los gastos e ingresos de tu alojamiento. Por este motivo, hemos elaborado este artículo, en el que te contaremos nuestros mejores consejos de contabilidad para alquileres vacacionales. Sigue leyendo para descubrirlos.
1. Aprovecha la tecnología
Los tiempos en los que llevar la contabilidad de un negocio consistía en rellenar innumerables folios con anotaciones hace mucho que quedaron atrás. Hoy en día, la tecnología ha hecho de esta tarea algo infinitamente más sencillo, por lo que ¿por qué no aprovecharlo?
Existe una gran cantidad de programas informáticos enfocados a la contabilidad, como los famosos ContaPlus y ContaSol, pero ninguno de ellos está enfocado específicamente a los alojamientos turísticos.
Sin embargo, algunos softwares de gestión de alquileres vacacionales sí integran herramientas de contabilidad específicas para esta clase de propiedades. Si la idea de administrar todo desde un único lugar te resulta atractiva, quizás sean la opción ideal para ti.
2. Crea una base de datos
La mejor forma de facilitar la elaboración de la contabilidad de tu alquiler vacacional es asegurarse de que tienes toda la información necesaria a tu alcance. Crear una base de datos que contenga información de tus operaciones, clientes y proveedores es algo sencillo y que te ayudará enormemente cuando llegue el momento de pagar tus impuestos.
Hay una gran variedad de herramientas de creación de bases de datos en el mercado, pero para las necesidades de la mayoría de propietarios y gestores softwares como Microsoft Access o Excel ofrecen una buena combinación de accesibilidad y utilidades.
3. Conserva las facturas
Ofrecer factura a tus huéspedes y conservar tu copia es algo absolutamente indispensable no sólo para poder llevar una contabilidad efectiva en tu alojamiento, sino también para operar dentro de la legalidad.
Si obtienes todas tus reservas a través de plataformas de alquiler vacacional, en principio no deberás preocuparte, pues éstas las elaboran y guardan automáticamente. Sin embargo, si también utilizas otros canales, como una página web propia, necesitarás crear tus propias facturas y entregárselas a tus huéspedes.
El módulo de contabilidad de Lodgify puede hacerlo por ti, pero si todavía no estás preparado para dar el paso, puedes descargar nuestra plantilla para facturas de alquileres vacacionales, totalmente gratis.
4. Elabora un balance
No subestimes la utilidad de tener un balance contable a tu disposición en todo momento. El balance te dará una visión general del funcionamiento y salud de tu negocio, al mostrarte en un sólo lugar los activos, pasivos y el patrimonio neto de tu alquiler vacacional.
Otra herramienta muy útil es la cuenta de resultados, en la que podrás ver reflejados las cuentas de gastos e ingresos de tu alojamiento de forma pormenorizada.
5. Presta atención a la liquidez
Liquidez, circulante, flujo de caja, cash flow… Lo llames como lo llames, el concepto es siempre el mismo: la cantidad de dinero que tu negocio tiene disponible para gastar de forma inmediata en todo momento.
Se trata de una de las métricas más importantes del funcionamiento de tu alquiler vacacional. El efectivo es necesario para financiar la operativa diaria de cualquier negocio, por lo que en ocasiones puede resultar más conveniente financiar que quedarse sin un colchón para emergencias (del que hablaremos más adelante) que, en caso de surgir un imprevisto, puede causar que te encuentres con un “bonito” descubierto en tu cuenta.
6. Reduce gastos innecesarios
La temporada baja es la época ideal para sentarse a revisar concienzudamente los gastos que ha incurrido tu alquiler vacacional durante los meses de mayor actividad. Lo más probable es que, al revisarlos con calma, descubras costes de los que podrías prescindir o, al menos, que podrías reducir.
Hablamos de cosas como, por ejemplo, la factura de la luz, del agua o de Internet. Haz números para saber si estás pagando por potencia o ancho de banda que no necesitas.
También puede que también hayas gastado dinero en elementos decorativos que al final del día no han supuesto una diferencia para tus clientes.
Por otra parte están las comisiones de las plataformas de alquiler vacacional, que suelen rondar el 15% de cada reserva. ¿La mejor manera de evitarlas? Dos palabras: reservas directas.
Si consigues que tus clientes efectúen sus reservas a través de tu página web, ambos os ahorrareis las comisiones y tu negocio será mucho más competitivo. ¿Quieres saber cuánto dinero podrías evitar gastarte? Lee nuestro artículo sobre las comisiones de Airbnb.
7. Prepárate para los imprevistos
Puede que la fábula de la hormiga y la cigarra se le suela contar a los niños, pero no hay duda de que es perfectamente aplicable a la vida adulta, y específicamente, a los negocios. Si quieres que tu alquiler vacacional tenga un éxito duradero deberás tener un plan para las contingencias a las que eventualmente te tendrás que enfrentar.
La mayoría de expertos en finanzas recomiendan contar con un colchón suficiente para cubrir los gastos básicos de tu negocio durante al menos 3 meses, pero si puedes superar esta cantidad, mejor que mejor.
Otra buena idea es contratar un seguro específico para alquileres vacacionales. No caigas en la trampa de pensar que es suficiente con un seguro de hogar, pues esta clase de garantías no suelen cubrir el alquiler de la vivienda a corto plazo y con fines turísticos.
Cada persona es un mundo, pero para la mayoría es preferible contabilizar el gasto fijo de un seguro de alquiler vacacional que tener que apuntar una gran pérdida si un cliente se marcha sin pagar, destroza tu casa ¡o incluso decide okuparla!
Recuerda, la diferencia entre un alquiler vacacional estable y uno que falla en cuanto las cosas se tuercen un poco está en su grado de preparación para lo inesperado.
8. Separa tus cuentas
Un error bastante frecuente entre los propietarios y gestores de alquileres vacacionales es el de utilizar su cuenta personal para la operativa de su alojamiento. Si sólo tienes una propiedad, quizás pienses que no es tan importante, pero nada podría ser menos cierto.
Tener una cuenta bancaria exclusiva para tu alquiler vacacional te facilitará enormemente el seguimiento de las entradas y salidas de dinero de tu negocio. ¿Por qué complicar un proceso que ya de por sí puede resultar farragoso como es el declarar el alquiler de tu vivienda vacacional?
9. Ojo a las fechas importantes
El motivo más importante por el que debes llevar al día la contabilidad de tu alquiler vacacional es, con diferencia, estar preparado para las fechas en las que se declaran impuestos como el IVA, el IRPF o el Impuesto de Sociedades.
No atender a tus obligaciones fiscales o hacerlo de forma incompleta puede acarrearte una multa por parte de la Agencia Tributaria que eche por traste tus beneficios del año. Por este motivo, te recomendamos que mantengas siempre en mente estas fechas, algo que puedes hacer siguiendo el calendario tributario disponible en la página web de Hacienda.
10. Delega la tarea en un profesional
Sí aún así crees que la tarea te supera, o directamente no te apetece llevar la contabilidad de tu alquiler vacacional, la opción de contratar a un profesional para que lo haga por ti puede que te resulte atractiva.
Sin embargo, en algunos casos puede que simplemente necesites algo de asesoramiento. En estas situaciones, acudir a una de las múltiples asociaciones de alquiler vacacional de España puede ser la clave del éxito, pues la mayoría ofrecen consultoría legal y fiscal a sus miembros.
Conclusiones
Puede que llevar la contabilidad no sea la parte más glamurosa de gestionar un alquiler vacacional, pero ello no quita que sea una de las más importantes.
Por suerte, hoy en día existen soluciones tecnológicas que te permitirán simplificar esta engorrosa tarea, como el módulo de contabilidad incluido en el software de gestión integral de alojamientos turísticos de Lodgify.
Esperamos que los consejos que hemos recopilado en este artículo te resulten de utilidad. ¿Te ha quedado alguna duda o pregunta? No te lo pienses y cuéntanosla en los comentarios.
