Stellen Sie sich vor, Ihre Gäste kommen in Ihrer Ferienunterkunft an und freuen sich auf den bevorstehenden Urlaub. Wie können Sie gewähren, dass Ihre Gäste sich ab dem ersten Moment wohl fühlen und entspannen können? Richtig! Ein reibungsloser, problemloser Check-in. Denn das Letzte, was Gäste nach einem langen Reisetag möchten, sind Probleme. Genau aus diesem Grund ist ein smoother Gästewechsel-Prozess so wichtig! Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste sich wie zu Hause fühlen. Denn ein reibungsloser Start kann gerne mal ausschlaggebend für gute Bewertungen sein und zu Gästen führen , die es kaum erwarten können, wiederzukommen.
Um sicherzustellen, dass jeder Gast einen grandiosen Start in den Urlaub hat, finden Sie hier acht Top Tipps, um den Gästewechsel-Prozess von Check-Out bis Check-In in Ihrer Ferienwohnung zu optimieren. Diese Schritte werden nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Gäste steigern, sondern auch den Ruf Ihres Unternehmens verbessern. Also schauen wir uns das wichtigste in Kürze an!
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Achten Sie auf Sauberkeit und Sicherheitsvorkehrungen
Blitzblank und auf dem neuesten Stand: Das sind die perfekten, aber mittlerweile auch vorausgesetzten Bedingungen für einen Aufenthalt in einer Ferienwohnung. Organisieren Sie die Reinigung in Ihrer Ferienwohnung, sodass weder der letzte Gast bei seinem Check-Out, noch der neue Gast bei seinem Check-in etwas vom Reinigungsprozess mitbekommt. Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Reinigungs-Checkliste, um alle Bereiche abzudecken, von den Türknöpfen bis zu den Fernbedienungen, und stellen Sie sicher, dass jeder Winkel tadellos ist. Mit zuverlässigem, guten Reinigungspersonal steht einer sauberen Ferienwohnung nichts mehr im Weg.
Sicherheit ist ebenso wichtig – überprüfen Sie, ob Ihre Schlösser stabil sind, alte Gäste keinen Zugang mehr haben und die Rauchmelder funktionieren. Dieses Engagement für Sauberkeit und Sicherheit beruhigt nicht nur Ihre Gäste, sondern regelmäßige Kontrollen ersparen Ihnen auch haufenweise Stress.
Bieten Sie direkte Kommunikation
Ein klarer und offener Kommunikationsweg mit Ihren Gästen kann den Unterschied vorm und beim Check-In ausmachen. Für Ihre Gäste bedeutet die Sicherheit zu wissen, dass ihr Gastgeber gut und schnell antwortet, dass sie sich entspannen können und mit einem ruhigen Gewissen in den Urlaub fahren können. Am besten ist es, wenn Sie den Gast außerdem stets über das Medium erreichen können, was ihm am liebsten ist – sei es per SMS, E-Mail oder über eine Messenger-App wie WhatsApp.
So können Probleme vor der Ankunft beseitigt werden, Präferenzen abgeklärt werden und eine Grundlage für Vertrauen und Unterstützung während des gesamten Aufenthalts geschafft werden. Um den Prozess zu automatisieren und zu vereinfachen, sollten Sie automatische Antworten für häufig gestellte Fragen einrichten und Ihre persönliche Note bei dem Anschreiben einbringen oder bei einmaligen Anfragen. Dieses Gleichgewicht zwischen Technologie und persönlicher Betreuung sorgt dafür, dass sich jeder Gast willkommen und geschätzt fühlt und sein Urlaub mit einem positiven Gefühl beginnt!
💡 Pro-Tipp: Das Jonglieren mit Nachrichten über verschiedene Plattformen hinweg kann ziemliche Kopfschmerzen bereiten. Die Nutzung eines PMS mit einem einheitlichen Posteingang, wie es Lodgify anbietet, kann den Arbeitsaufwand, den Sie mit der Kommunikation haben, deutlich verringern. Dieses Tool fasst alle Nachrichten an einem zentralen Ort zusammen und erlaubt es Ihnen Antwortvorlagen zu erstellen und Nachrichten zu automatisieren. Mehr dazu können Sie hier erfahren.
Geben Sie klare, leicht verständliche Anweisungen für die Ankunft.
Schicken Sie Ihren Gästen rechtzeitig vor ihrer Ankunft detaillierte Anweisungen, wie sie in Ihr Haus gelangen können, einschließlich Wegbeschreibung, Parkinformationen, Stock, Wohnung und gegebenenfalls Anweisungen zum schlüssellosen Zugang in leicht verständlichen Schritten.
Wenn Sie diese Anweisungen mit Fotos oder Videos versehen, können Sie Ihren Gästen helfen, sich ein Bild von ihrer Ankunft zu machen, ganz gleich, wie einzigartig oder abgelegen Ihr Anwesen auch sein mag. Somit vermeiden Sie Verwirrung, machen es leichter für Gäste und legen den Grundstein für ein problemloses Ankommen.
Automatisieren Sie den Check-In Prozess
Lange Anreise, Stress, um rechtzeitig für die Check-In Zeiten anzukommen und dann erst noch ein elendes Formular ausfüllen? Für die meisten Gäste ist dies der absolute Albtraum. Selbstverständlich legen einige Wert auf eine persönliche Begrüßung, aber für die meisten Gäste steht bei der Ankunft die Bequemlichkeit an erster Stelle: Hier kommen Pre-Check-In Formulare, Smart Locks und Lösungen für den schlüssellosen Zugang ins Spiel.
Fragen Sie Ihren Gast nach allen relevanten Informationen, die Sie für den AVS Meldeschein / die Kurtaxe brauchen im Vorhinein, sodass Ihre Gäste bei der Ankunft sich nicht erst noch durch Formulare wühlen müssen. (Der Inhalt eines Meldescheins ist gemäß §30 Absatz 2 des Bundesmeldegesetzes geregelt.)
Mit Smart Locks oder Codes können Sie für jeden Gast einen digitalen Schlüssel erstellen, dessen Gültigkeit Sie auf den Aufenthalt der Gäste beschränken können. Schlüsselverluste, Zeitstress für die Gäste und Schlüsselduplikate sind somit kein Problem mehr.
💡 Pro-Tipp: Wenn Sie Ihr PMS wie Lodgify mit Apps für den schlüssellosen Zugang synchronisieren, können Sie den Zugang komplett automatisieren, sodass Sie sich nicht einmal mehr um das Verschicken des Codes kümmern müssen und Ihre Gäste alle Informationen direkt in der Hand haben. Erfahren Sie mehr über die Lodgify-Integrationen hier.
Sie wollen die Schlösser nicht austauschen? Benutzen Sie eine Schlüsselbox!
Schlüsselboxen gibt es schon seit Jahrzehnten und sie können eine gute, einfache Lösung sein, um den Check-in Ihrer Gäste zu automatisieren. Solide Schlüsselkästen mit Codes sind in den meisten Baumärkten, bei Schlüsseldiensten oder online erhältlich und stellen eine kostengünstige Alternative dar, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste ihre Schlüssel erhalten und in die Wohnung kommen, unabhängig von der Tageszeit erhalten, zu der sie ankommen.
Tuen Sie die Schlüssel einfach in die Box, stellen Sie die Kombination ein und geben Sie Ihren Gästen die Anweisungen für den Zutritt zum Grundstück. Achten Sie darauf, dass Sie sich eine Schlüsselbox zulegen, bei der Sie gegebenenfalls den Code bei jedem Gästewechsel ändern können.
Bieten Sie ein digitales Willkommensbuch an
Stellen Sie, wenn Sie nicht persönlich vor Ort sind, eine digitale Begrüßung bereit und damit ist keine Chat-Nachricht, die „Hallo“ sagt gemeint, sondern eine persönliche Begrüßung wie eine Videonachricht, in der Sie Ihre Gäste beispielsweise wie ein virtueller Assistent durch ihre neue Ferienunterkunft führen. WLAN Passwörter, Tipps für Geräte und Dos und Don’ts ihres Aufenthalts – können Sie ebenfalls ins digitale Willkommensbuch schreiben.
Alternativ können Sie Ihren Gästen auch eine PDF-Version des Willkommensbuches Ihrer Ferienwohnung zukommen lassen, auch wenn dies nicht digital ist, haben Ihre Gäste so trotzdem jederzeit alle wichtigen Informationen über die Immobilie, den Check-In, Empfehlungen und die Hausordnung zur Hand. Wenn Sie komplett umsteigen von einem Willkommensbuch auf ein PDF reduzieren Sie auch noch den Bedarf an gedruckten Dokumenten und Guides, was Aktualisierungen einfacher und umweltfreundlicher macht.
Personalisieren Sie Ihre Gästeerfahrung mit kleinen Gesten
Sorgen Sie für ein extra besonderes Check-In Erlebnis, bei dem Sie eine persönliche Note einbringen, sodass die Gäste nicht nur eine frische Ferienwohnung erwartet, sondern auch ein gewisses extra.
Denken Sie an einen handgeschriebenen Willkommensgruß, an einen Korb mit lokalen Köstlichkeiten für diejenigen, die die Region kennenlernen möchten, oder an eine individuelle Karte, auf der die Orte verzeichnet sind, die ihre Gäste unbedingt besuchen müssen, z. B. gemütliche Cafés für Kaffeeliebhaber oder ruhige Parks für Naturliebhaber.
Feiern Ihre Gäste einen besonderen Anlass? Eine Flasche Sekt zum Jahrestag oder ein kleines Spielzeugset für den kleinen Entdecker einer Familie können einen schönen Aufenthalt in einen außergewöhnlichen verwandeln. Es sind diese durchdachten Details, die den Aufenthalt zu einem Erlebnis machen, das die Gäste nicht nur dazu veranlasst, gute Kritiken zu hinterlassen, sondern auch dazu, immer wieder zu kommen.
Stellen Sie ein Property Manager ein
Sie sind Fan von einer persönlichen Note, können aber aufgrund der Entfernung, eines Urlaubs oder eines vollen Terminkalenders nicht selbst anwesend sein? Haben Sie einen Back-up Plan parat!
Die Beauftragung eines Immobilienverwalters, der sich um den Check-in Ihrer Ferienunterkunft kümmert, kann eine gute Lösung sein, um Ihren Gästen trotzdem einen unvergesslichen Check-in zu bieten. Denn Sie können Ihren Property Manager oder Ihre Vemietungsagentur briefen, wie Sie wollen, dass Ihre Gäste begrüßt werden.
Diese menschliche Note sorgt für zusätzlichen Komfort und Sicherheit, so dass sich die Gäste vom ersten Moment an gut aufgehoben fühlen. Außerdem haben Sie so mehr Zeit, sich auf andere wichtige Aspekte Ihres Unternehmens zu konzentrieren, z. B. auf die Renovierung Ihrer Immobilie oder die Erweiterung Ihres Portfolios.
💡 Pro-Tipp: Neben der Schlüsselübergabe, der Reinigung beim Gästewechsel und dem Check-in selbst können Vermietungsunternehmen auch Sicherheitskontrollen durchführen. Wenn Sie viel zu tun haben oder Ihre Ferienwohnungen aus der Ferne verwalten, könnte ein Immobilienverwalter eine gute Hilfe sein.
Holen Sie sich Feedback zur stetigen Verbesserung ein
Wenn Sie sich aktiv um das Feedback Ihrer Gäste über ihre Erfahrungen beim Einchecken bemühen und sich dieses anhören und zu Herzen nehmen, ist das ein guter Schritt zur Perfektionierung des Prozesses. Eine einfache E-Mail im Nachhinein, ein kurzes Gespräch beim Auschecken oder ein Blick auf Bewertungsplattformen kann wirklich aufschlussreich sein. Besonders per Mail oder in Persona können Sie einen Fokus auf Kritik legen, um den Prozess zu verbessern. Sollte es nur positives Feedback sein, können Sie dieses auf Ihrer Website erwähnen.
Wenn Sie auf das Feedback Ihrer Gäste eingehen, verbessern Sie nicht nur den Check-in-Prozess für künftige Gäste, sondern zeigen auch, dass Ihnen die Meinung Ihrer Gäste wichtig ist.
Artikel Check-out: Unsere Zusammenfassung zum Abschluss
Diese Tipps sind der Schlüssel zu einem problemlosen Gästewechsel und sorgen dafür, dass der Urlaub für Ihre Gäste stressfrei und mit einem guten Gefühl beginnt. Wenn Sie alle Punkte beherzigen, bieten Sie bereits einen hohen Standard für Ihre Ferienwohnung und sorgen für positives Feedback und wiederkehrende Gäste.
Wenn Sie Ihr Management auf das nächste Level bringen möchten, sollten Sie ein PMS wie Lodgify in Betracht ziehen. Mit Funktionen wie einem einheitlichen Posteingang und Integrationen zu Smart Lock Zugangssystemen bietet Lodgify viele Funktionen, um Ihre Abläufe zu rationalisieren, Zeit zu sparen und Ihre Gäste vom Moment der Buchung an zu beeindrucken. Testen Sie Lodgify doch einfach kostenlos.
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