La communication avec les voyageurs, la mise en ligne des annonces sur les plateformes de réservation de location saisonnière, l’accueil des locataires, la gestion du ménage, le règlement des litiges, etc… Tant de tâches qui demandent un temps conséquent et pouvant ainsi générer des risques importants en cas d’étourdis si le propriétaire ne maîtrise pas parfaitement chaque étape de cette entreprise complexe.
Ainsi, pour pallier ce type de désagrément, bon nombre de propriétaires font appel à une conciergerie Airbnb pour déléguer ces missions et ainsi louer leurs location saisonnière en toute sérénité. C’est là que vous, professionnel proposant des services de concierge, intervenez.
Ceci dit, il n’y a pas que la gestion d’une location saisonnière qui prend du temps. Gérer une conciergerie Airbnb peut aussi l’être, car demande non seulement de devoir totalement ou partiellement gérer la location saisonnière d’un client, mais aussi et surtout d’en gérer plusieurs simultanément.
Ainsi, comment se faciliter la vie et automatiser une conciergerie Airbnb ? Tout comme en location saisonnière, de nombreuses facettes de cette activité peuvent être automatisées et donc vous faciliter la vie. Découvrez comment à l’aide de 8 initiatives que vous pouvez mettre en place afin d’avoir l’esprit plus tranquille !
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Pourquoi automatiser sa conciergerie Airbnb ?
Une conciergerie Airbnb permet d’apporter une solution concrète et fiable à des propriétaires de location saisonnière en manque de temps. Mais comme nous l’avons signifié plus tôt, travailler dans le domaine de la conciergerie n’est pas non plus chose aisée ! Afin de non seulement optimiser le temps de vos clients mais aussi le votre, automatiser les tâches les plus chronophages d’une telle activités s’avère être un parfait moyen d’optimiser son temps afin d’éventuellement pouvoir l’utiliser ailleurs (peut-être dans la gestion d’une location saisonnière ?).
Il existe en effet de nombreuses solutions pour automatiser certaines des tâches les plus fastidieuses impliquées dans la gestion d’une conciergerie Airbnb . Automatiser ses processus est notamment possible grâce à quelques outils et démarches bien pensées, pouvant vous permettre de notamment gérer plus facilement la communication avec les clients, la tarification, les paiements, etc. Tout ce que cela demande, c’est un esprit malin et un petit investissement de temps pour tout mettre en place et s’assurer que tout fonctionne bien.
Comment automatiser sa conciergerie ?
Découvrez donc ici même les différentes manières d’automatiser votre conciergerie Airbnb que nous avons déniché pour vous afin que vous puissiez gérer votre temps et vos activités avec plus grande aisance.
1. Cadrer vos démarches de travail
Il est d’abord primordial de cadrer les débuts de la prise de contact avec un client : tout commence par une visite du logement afin de vérifier qu’il soit déjà éligible à une location sur le site Airbnb, et qu’il corresponde à vos standards. Vous pourrez ensuite proposer à votre client vos services et le laisser choisir les options qu’il souhaite parmi vos prestations. Après le contrat de conciergerie signé, vous connaissez déjà la musique, il sera temps de se retrousser les manches et de gérer l’annonce de votre client, des invités et de l’Airbnb.
Afin d’optimiser votre activité, vous pouvez notamment choisir 3 grands démarches :
La démarche axé voyageurs : en prenant en compte chaque étape d’un séjour typique (demande de réservation, paiement, check-in / check-out…) qui suit donc tout le temps la même logique, vous pouvez vite savoir quels supports et outils automatique vous pouvez mettre en place afin d’éviter les accrochages.
La démarche axé propriétaires : comme le déroulement des séjour qui suit toujours le même schéma, la relation avec les clients suit généralement aussi un parcours toujours très similaire. Prise de contact, suivi de l’activité, les recommandations sur l’aménagement de l’Airbnb… Des tâches récurrentes qui vous permettent donc d’éviter les incertitudes et ainsi de vous préparer sans risques en amont avec des e-mails et documents types ainsi que des outils performants.
La démarche axé logement : La vérification du logement suit aussi un parcours assez précis, de la 1ère visite aux aménagements, en passant par l’inspection régulière, les processus de ménage ou encore les données techniques. En sachant tout du Airbnb, vous aurez encore plus de facilité à mettre en place vos outils et supports.
2. Automatiser la communication avec les voyageurs
Vous le savez, l’une des vocations d’une conciergerie Airbnb est de permettre aux propriétaires de louer en toute tranquillité, mais aussi de les alléger de la communication avec les voyageurs qui ne se limite pas seulement à la prise de réservation et à quelques questions. Il se peut que certains voyageurs fassent des demandes quelque peu farfelues, que d’autres envoient des messages sans arrêt ou encore qu’ils arrivent en avance et demandent donc à entrer.
Pour ne plus se sentir débordé, vous pouvez donc mettre en place une démarches axé sur les voyageurs (comme précédemment cité) afin de recevoir ainsi moins de sollicitation de la part des clients, de gagner plus de temps pour travailler sur d’autres sujets stratégiques liés à votre activité, mais aussi pour garantir la fluidité de vos process avec votre équipe et vos prestataires.
Cela passe donc par étudier tous les cas et profil voyageurs possible, afin de développer les outils et messagerie automatique adéquates selon chaque situation.
3. Utiliser la tarification dynamique
Rien de mieux que la tarification dynamique pour automatiser la fixation des prix de sa conciergerie Airbnb. Il n’est pas toujours facile de fixer le prix de son logement Airbnb et d’en tirer la meilleure rentabilité possible en analysant simplement le marché. La meilleure option pour gagner du temps tout en optimisant le taux d’occupation et la rentabilité de la location saisonnière Airbnb est donc la tarification dynamique, car elle permet de proposer le meilleur prix au meilleur moment en fonction de la concurrence, et de générer des revenus supplémentaires en optimisant les tarifs.
Parmi les outils puissants de tarification dynamique, vous pouvez par exemple misez sur PriceLabs. Partenaire de Lodgify, ce logiciel analyse les données du marché actuel tout en offrant la possibilité de programmer des automatisations pour gérer les prix et les restrictions de séjours. Par exemple, si la disponibilité sur le marché des locations Airbnb diminue, alors le logiciel augmentera automatiquement les tarifs des biens dont vous vous occupez. Bien sûr, il est possible de modifier les tarifs quand vous le souhaitez !
4. Automatiser la collecte de caution
Et oui, automatiser sa conciergerie Airbnb jusqu’à la collecte de la caution, c’est possible ! Certains PMS (nous aborderons ces outils en dernière partie) proposent par exemple de directement de gérer cette partie pour vous, bien souvent par les services d’une passerelle de paiement partenaire, comme par exemple avec Lodgify et sa collaboration avec SUPERHOG.
Le logiciel de SUPERHOG offre notamment la possibilité de demander automatiquement une caution aux invités et une vérification automatique de ces derniers afin d’atteindre un haut niveau de sécurité, qui est un argument de taille pour un propriétaire vous faisant confiance pour la gestion de son activité.
Avec cet outil, le service de caution choisi sera informé à chaque nouvelle réservation et pourra déclencher la collecte de caution par e-mail. C’est donc un outil parfait pour renforcer la fiabilité de vos réservations en vous préservant de la survenue d’éventuelles dégradations ou de problèmes impayés. En utilisant SUPERHOG, vous faites un pas de plus vers l’automatisation de votre conciergerie.
5. Systématisez la vérification d’identité de vos voyageurs
Nous parlions à l’instant de vérification des voyageurs, car il est en effet important de ne pas prendre cet aspect à la légère dans votre processus d’automatisation de votre conciergerie Airbnb. En qualité de professionnels de la location, vous devez faire face à de nombreuses obligations auprès des propriétaires comme des voyageurs.
Choisir la vérification d’identité de vos voyageurs reste la meilleure option pour louer en toute tranquillité. En faisant appel à vos services, les propriétaires attendent de vous une gestion irréprochable de leurs biens, tant du point de vue financier que de la sécurité. Ainsi, autant anticiper le plus possible en misant sur l’utilisation d’outils de vérification adaptés à votre activité.
Opter pour une solution performante en matière de vérification d’identité constitue un atout indéniable auprès de votre clientèle, car permet notamment de de s’assurer de louer à une personne sérieuse en filtrant les clients à risque, porteurs d’une fausse identité ou encore d’une carte de crédit volée, permettant ainsi par extension d’instaurer un climat de confiance avec l’hôte dès la réservation
Pour ce type de processus, vous pouvez aussi compter sur SUPERHOG. Le fonctionnement reste simple et à la portée de tous. Le voyageur reçoit, directement après la réservation de son séjour, une notification l’invitant à fournir un certain nombre d’informations nécessaires à la vérification de son identité.
6. Mettre en place des arrivées autonomes
Processus bien connu dans le milieu, vous pouvez mettre en place des supports qui permettent aux locataires de réaliser un check in autonome pour vous éviter de vous déplacer.
Rien de plus simple : installer une boîte à clés avec code. Souvent situé à côté du portail ou de la porte d’entrée de la location, ce type de boîte s’ouvre via un code qui devra être envoyé automatiquement (cf. la messagerie automatique citée plus tôt) aux voyageurs afin qu’ils puissent récupérer les clés du logement.
Vous pouvez également miser sur l’installation d’une serrure connectée, avec l’accord de votre client, pour faciliter l’accès au logement de manière similaire. Ce gadget permet notamment d’accéder au logement avec un smartphone, mais aussi parfois par empreinte digitale, avec bien évidemment la possibilité d’activer ou désactiver à distance l’appareil pour bien verrouiller le logement quand il est inoccupé.
7. Opter pour des livrets d’accueil digitaux
Pour améliorer l’expérience client et gagner du temps, optez pour un livret d’accueil digital. En partageant ce livret à tous vos voyageurs, vous soulagerez vous et votre client d’un certain poids et donnerez à vos voyageurs le sentiment que vous êtes un hôte prévoyant.
Le livret d’accueil est un support 100 % numérique, accessible via un lien envoyé par vos soins, et consultable sur ordinateur, tablette et smartphone. Il est très généralement automatiquement traduit dans de nombreuses langues.
Il vous évite de vous répéter si les locataires ont tout le temps les mêmes questions sur le fonctionnement des appareils au sein des locations, mais aussi les règles à respecter, leurs droits et leurs obligations.
Bien évidemment, parmi les nombreux avantages à l’aspect numérique, c’est que vous pouvez le mettre à jour à distance, à n’importe quel moment. Mais aussi qu’il peut être enrichi par des médias très pratiques : photos, audio ou vidéos.
8. Choisir un PMS
Choisir un logiciel de gestion locative est indispensable pour automatiser sa conciergerie. Les PMS (Property Management System) comme celui de Lodgify est un logiciel qui permet aux établissements locatifs de gérer les réservations, l’enregistrement des arrivées et des départs, l’attribution des chambres, etc. de façon automatique. Utiliser un logiciel PMS pour sa conciergerie Airbnb est un gain de temps considérable.
Dans le cas de la gestion locative, le logiciel PMS offre la possibilité de piloter stratégiquement l’ensemble des biens mis en location et permet d’automatiser certaines tâches chronophages.
Afin d’éviter les doublons de réservations, il est indispensable de synchroniser les calendriers de réservations entre les plateformes Airbnb et le logiciel PMS. Pour cela, un Channel Manager est nécessaire. Il sert d’interface entre Airbnb et le logiciel PMS.
Conclusion
Comme pour une location saisonnière, automatiser sa conciergerie Airbnb est une tâche qui demande un peu d’investissement mais qui, par la suite, vous permettra de gagner du temps sur votre temps de travail tout en apportant satisfaction à vos clients. Automatiser ne veut pas dire que vous « délaissez » le Airbnb de vos clients au profit de processus automatiques ; mais signifie plutôt que vous êtes un professionnel moderne qui sait comment optimiser son temps et son activité. La qualité de vos services ne pourra qu’en être améliorée !
De plus, les processus et outils que nous vous avons cité ont tous fait la preuve et promettent réellement une gestion automatique et efficace du logement Airbnb de vos clients.
Cet article a piqué votre curiosité quant à la gestion d’une conciergerie Airbnb ? Vous êtes bien tombé, car ouvrir la sienne est en faite très accessible. Pour tout savoir à ce sujet, consultez notre article sur comment ouvrir une conciergerie Airbnb !
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