Lorsque l’on débute dans l’industrie des locations saisonnières, il y a beaucoup de choses à prendre en compte avant d’accepter des réservations. En effet, il est premièrement indispensable d’élaborer un bail de location saisonnière et de le faire signer entre le propriétaire et l’hôte avant de louer tout hébergement de vacances. Celui-ci permet de fixer les règles et protéger les deux parties en cas de litige.
Il est parfois difficile de savoir par où commencer et de connaître les informations à mentionner dans ce document, alors laissez-nous vous guider dans la réalisation de votre bail de location saisonnière. Pour cela, Lodgify a créé un modèle-type de bail de location saisonnière à télécharger gratuitement afin d’aider les propriétaires de location de courte durée à se lancer dans leur nouvelle activité.
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Qu’est ce qu’un bail de location saisonnière ?
Un bail de location saisonnière peut être défini comme un contrat entre un propriétaire et un locataire, qui permet aux deux parties de définir le règlement et d’autres conditions sous forme d’un document écrit officiel.
Car en effet, un simple accord tacite (une simple poignée de mains ou un “d’accord” oral par exemple) ne suffit pas pour que les deux parties s’engagent à respecter les conditions et règles de location qui ne seraient d’ailleurs inconnues des locataires sans support visuel. Il faut donc un accord écrit, comprenant les droits et les obligations précises à respecter afin de s’assurer que les deux parties comprennent de quoi s’agit l’accord avant de s’engager dans la signature du bail de la location saisonnière.
Pourquoi avez-vous besoin d’un bail de location saisonnière ?
Il est courant de constater que la plupart des propriétaires hésitent à se plonger dans le cadre légal et administratif d’un bail de location saisonnière, car les formalités et démarches que représente un tel document peuvent s’avérer fastidieuses et chronophages. Mais quel que soit l’investissement personnel injecté dans l’élaboration de ce bail, le jeu en vaut la chandelle dans la mesure où se munir de ce dernier est synonyme de sécurité et d’assurance,
Protéger votre hébergement
À l’aide des conditions et du règlement intérieur que vous pouvez intégrer à votre bail de location saisonnière, vous pourrez informer vos hôtes de la façon dont ils doivent traiter votre hébergement, tout en ne les obligeant à rien. Il s’agit davantage d’un guide et d’un aperçu des vos attentes, plutôt que d’un code de conduite formel obligeant les hôtes à respecter scrupuleusement les règles de votre propriété.
Le bail de location saisonnière est donc un accord formel pour que les hôtes suivent les règles et qui vous assure d’être couvert s’ils ne le font pas. Il permet d’avoir par écrit la preuve qu’ils ont accepté vos règles et vos attentes, ce qui vous donne quelque chose sur laquelle appuyer s’ils ne respectent pas cet accord. C’est particulièrement important si vous envisagez de déposer une demande d’indemnisation auprès d’une agence de voyages ou d’une assurance tierce partie, car elles voudront voir autant de preuves que possible.
Définir les règles
Comme tout propriétaire de location saisonnière qui se respecte, vous voulez être le meilleur hôte possible pour vos invités. Néanmoins, des malentendus et des attentes non satisfaites peuvent survenir. Chaque logement est différent, et les règles avec. Il arrive donc que des hôtes apportent d’anciennes normes, comme le service de chambre ou la prise en charge à l’aéroport, mais qui ne sont pas inclus dans votre logement. Afin d’éviter toute incompréhension, mettez les choses au clair à l’écrit afin qu’ils savent à quoi s’attendre.
D’autre part, cela leur permet également d’optimiser leur séjour. Si par exemple, ils ne savaient pas que le départ se faisait à 14 heures, ils seront peut-être heureux de savoir qu’ils pourront profiter davantage de leur séjour dans votre location saisonnière. En guidant vos locataires à travers les grandes lignes de leur séjour grâce à votre bail de location saisonnière convenablement préparé, vous ne pourrez que leur donner satisfaction.
Le bail de location saisonnière est conçu pour que les hôtes et les invités soient sur la même longueur d’onde, afin d’éviter de sérieux problèmes durant et après le séjour. Imaginez que quelque chose arrive à votre hébergement à la suite d’un mauvais traitement de la part du client. Le bail de location saisonnière vous donnera du poids et un statut juridique pour résoudre le problème si vous deviez en arriver là.
Collecter facilement les frais et les paiements
De nombreux propriétaires choisissent d’organiser les séjours qu’ils proposent selon une approche « à la carte », c’est-à-dire qu’au lieu d’inclure certains extras dans le séjour, ils deviennent des frais supplémentaires à la demande du client.
Par exemple, disons que vous proposez une option supplémentaire pour le petit-déjeuner à vos clients. Si vous demandez à vos clients d’accepter les frais supplémentaires dans le bail de location saisonnière, il n’y a pas de place pour l’erreur. Vous serez en mesure d’encaisser le paiement plus rapidement, car il est écrit dans le bail qu’ils ont accepté les frais supplémentaires. Cela vous évite d’avoir à relancer vos clients pour qu’ils paient ou justifient les frais.
Que doit inclure votre bail de location saisonnière ?
Vous trouverez ci-dessous une liste de critères que votre bail doit comporter. Cela vous aidera à en établir les grandes lignes, que vous pourrez ensuite présenter à votre avocat. Il ou elle sera alors en mesure de formuler vos exigences en langage juridique.
Le lieu et l’adresse de l’hébergement
Voilà un élément simple mais crucial à inclure dans votre bail : l’emplacement de votre location de vacances. Certains pays et certaines villes ont adopté des lois spécifiques relatives aux locations saisonnières ; il est donc important d’inclure l’adresse de votre hébergement dans votre brouillon avant de le montrer à votre avocat.
Les périodes exactes de séjour
Il s’agit ici des modalités d’arrivée et de départ : le bail de location saisonnière doit préciser la date et heure d’arrivée, ainsi que celle de de départ.
Si vous ne pouvez pas remettre les clefs en mains propres et que vous utilisez un système d’enregistrement automatique dans votre logement, vous pouvez préciser si les heures d’arrivée et de départ sont flexibles ou non.
Si votre calendrier de réservation est souvent plein et que vous accueillez de nouveaux locataires quelques heures après le départ des anciens, pensez à inclure des informations sur les frais encourus en cas de départ tardif.
Les règles à respecter
Passons à une étape à laquelle la plupart des propriétaires préfèrent ne pas penser : dans quels cas pourriez-vous avoir besoin d’expulser les hôtes de votre location de courte durée ?
Dans cette section, présentez votre règlement intérieur de façon simple et expliquez clairement les conséquences en cas de non-respect des règles. Votre règlement peut couvrir le tabagisme, les fêtes, les animaux, la réglementation du quartier en matière de stationnement, les nuisances sonores ainsi que les règles à suivre pour recycler correctement les ordures.
Les conditions de propreté et entretien
Énoncez clairement les attentes des deux parties. Dans quel état vos visiteurs peuvent-ils s’attendre à trouver votre logement, et dans quel état doivent-ils le laisser ? N’oubliez pas que vos hôtes sont en vacances, alors formulez des attentes réalistes. Mettre les serviettes dans le panier à linge sale avant le départ n’a rien de bien compliqué, mais vos hôtes n’ont pas à nettoyer votre hébergement de fond en comble à l’issue de leur séjour.
Pensez également à indiquer à vos hôtes comment vous contacter en cas de problème de maintenance, ainsi qu’à leur fournir des numéros d’urgence si besoin.
Les équipements
Quels sont les équipements inclus dans votre location saisonnière ? Cette rubrique concerne les informations sur la partie locataire (avec des espaces pour insérer leurs noms).
Décrivez ce que vos invités pourront trouver dans votre logement, et dans quelles conditions. Pensez à inclure le linge de lit et les serviettes, le nombre de lits, le petit électroménager et les accessoires de cuisine, les meubles de jardin, etc.
Les modalités de paiement
N’oubliez pas de détailler tous les frais que vos hôtes devront régler : coût total de la location, dépôt de garantie, acompte, frais de nettoyage, etc. Vous pouvez aussi lister les services payants supplémentaires (et optionnels) tels que le service de restauration ou l’utilisation du jacuzzi.
Les exigences spécifiques
Tous les hébergements sont différents, et votre bail de location saisonnière doit refléter les spécificités du votre. Vous connaissez votre location et votre région mieux que personne, alors assurez-vous de mentionner tout élément particulier qui ne figurerait pas dans votre bail-type, qu’il s’agisse du climat local (ex : saison des moussons, tempêtes de neige) ou de votre location de vacances (adapté aux enfants ou non, adapté aux fauteuils roulants, aux animaux domestiques, etc).
En fonction du type d’hébergement que vous louez, il est fort probable que vous ayez à ajouter d’autres clauses spécifiques, qu’il s’agisse de précisions liées aux conditions climatiques, aux équipements de votre location saisonnière ou même à la législation locale.
L’état des lieux
L’état des lieux est un document non obligatoire mais fortement conseillé, qui indique l’état de votre bien dans toute son intégralité (installations, équipements, mobiliers, etc) avant et après chaque séjour, afin de s’assurer que tout soit en ordre. Ce document sera annexé au bail de location saisonnière et vous permettra d’avoir une liste complète des équipements et des objets présents au sein de votre location de vacances.
En effet, cette liste vous servira de support pour vérifier sur place, les conditions de votre bien alors veillez à ce que tous soient conformes aux normes et à disposition des invités.
Les modalités d’annulation
Inclure une section sur votre politique d’annulation, sur les réservations frauduleuses vous permettra non seulement de dissuader les locataires peu scrupuleux, mais également de vous protéger (via une recommandation d’assurance par exemple), ainsi que votre hébergement, en cas de réservation effectuée sous un faux prétexte (ex : organisation de fêtes avec des mineurs, dépassement du taux d’occupation maximal, etc.).
En incorporant quelques phrases juridiquement contraignantes vous donnant le droit d’annuler le séjour d’un locataire, vous pourrez expulser immédiatement ceux mal intentionnés.
Téléchargez le modèle gratuit de bail de location saisonnière
Notre modèle-type de bail gratuit est facilement modifiable et couvre tous les éléments fondamentaux à inclure dans votre bail de location saisonnière. Même s’il s’agit d’une solide base sur laquelle vous pouvez vous appuyer pour rédiger votre propre document, nous vous recommandons fortement de faire valider vos documents juridiques par un avocat spécialisé en droit des affaires avant de les utiliser dans le cadre de votre entreprise de location saisonnière.
Notre modèle de bail comprend une page de confirmation de réservation permettant de visualiser d’un seul coup d’œil les informations importantes sur vos hôtes, leur séjour et les paiements effectués ou en attente.
Voici notre liste de points à inclure dans votre bail de location saisonnière ! Il vous suffit de télécharger notre modèle-type de bail de location de vacances et il ne manquera plus que la signature des deux parties. Vous voilà lancé dans la gestion de votre entreprise de location de vacances !
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AVERTISSEMENT: CE MODÈLE EST UN BAIL DE LOCATION SAISONNIÈRE TYPE
Veuillez obtenir une assistance juridique de la part d’un avocat avant de finaliser tout document vous engageant juridiquement. Assurez-vous d’examiner et d’actualiser régulièrement votre contrat afin de vous conformer à la législation régionale et nationale en vigueur.
